Инструкция по делопроизводству в учреждении среднего профессионального образования (стр. 1 )

УТВЕРЖДАЮ
(руководитель организации или иное
должностное лицо, уполномоченное
утверждать инструкцию)
(подпись)		(фамилия, инициалы)
«		»		20		г.

Инструкция по делопроизводству в учреждении среднего профессионального образования

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция по делопроизводству в учреждении среднего профессионального образования (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства в учреждении среднего профессионального образования.

1.2. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в учреждении среднего

профессионального образования осуществляет управление делами
	(общий отдел, канцелярия)

Управление делами дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями учреждения среднего профессионального образования, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений учреждения среднего профессионального образования.

Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечивать правильное и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков и бумаги.

1.4. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о состоянии их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в управление делами.

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства учреждения среднего профессионального образования.

1.6. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу.

1.7. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо - сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копия акта передается в управление делами.

1.8. Запрещается переписка между структурными подразделениями учреждения среднего профессионального образования.

Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется директором или по поручению директора.

Ведение переписки от имени учреждения среднего профессионального образования с другими организациями осуществляется директором или по их поручению руководителями структурных подразделений.

1.9. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники.

1.10. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника учреждения среднего профессионального образования, с ее требованиями сотрудники должны быть ознакомлены под расписку.

1.11. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "ДСП", письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется специальными инструкциями.

2. Документы учреждения среднего профессионального образования

2.1. Учреждение среднего профессионального образования издает следующие документы:

2.2. В целях эффективного использования вычислительной техники (ВТ) в учреждении среднего профессионального образования устанавливаются единые правила оформления документов.

Для сокращения количества применяемых форм документов в учреждении среднего профессионального образования могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.

2.3. УФД включается в табель унифицированных форм документов учреждения среднего профессионального образования - перечень разрешенных к применению форм документов.

Ведение табеля, внесение в него изменений, контроль за применением осуществляет управление делами.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы и т. д.), а также на искусственных языках с использованием машинных носителей. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (наименование организации - автора документа, название вида (унифицированной формы документа), дата, индекс, заголовок к тексту, текст, визы, подпись).

В процессе подготовки и оформления состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т. д.

3.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках учреждения среднего профессионального образования и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (расположение реквизитов на бланках организационно - распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В учреждении среднего профессионального образования применяются бланки:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А3 (297 x 420 мм), А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Употребление бланков произвольной формы не разрешается. Заказ на изготовление бланков производится через управление делами.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Наименование организации - автора документа

Наименование учреждения среднего профессионального образования указывается в точном соответствии с положением об учреждении среднего профессионального образования. Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием.

3.3.2. Наименование вида документа

Название документа должно соответствовать его содержанию, табелю унифицированных форм документов учреждения среднего профессионального образования.

3.3.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для документа, требующего его утверждения, - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных одновременно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления дат.

3.3.4. Подпись документа

Документы, направляемые учреждением среднего профессионального образования в вышестоящие органы и управления, подписываются директором, по поручению директора.

Документы, направляемые учреждением среднего профессионального образования в адрес других организаций, учреждений и предприятий, могут подписываться руководителями структурных подразделений учреждения среднего профессионального образования.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем.