Управление знаниями Система менеджмента качества Стандарт организации (стр. 4 )

Измеритель степень владения работником знания – это их компетентность. Компетентность – это основанная на имеющихся знаниях понимание того, что необходимо для работы. Повышение компетенции работников – конечная цель процесса управления знаниями.

Аудит знаний в организации может быть проведён по разным причинам в соответствии с СТО-СМК-ДП-8.2.2. На начальном этапе аудит знаний является обязательным мероприятием. Как правило компания, проводящая аудит знаний ставит перед собой вопросы следующего списка:

Каковы наличные ресурсы знаний и каковы потребности организации знаний Где находятся эти ресурсы, кто из специалистов компании ими обладает, кто их использует Какие пробелы имеются в ресурсах знаний, в каких ситуациях информация дублируется, где информации недостаёт Каким образом реализуется движение потока знаний в организации Какие существуют в организации барьеры на пути движения знаний Как сказывается текущее использование собственных ресурсов знаний на результаты бизнеса, в каких случаях затраты в этой области затраты следует сократить, а в каких увеличить.

По результатам аудита составляется отчёт и проводится анализ со стороны высшего руководства. Ответственность за организацию аудита лежит на ответственном по качеству.

Основные этапы аудита знаний:

1 этап – подготовительный: оценка организационной культуры, в частности выяснение поддерживает ли культура создание знаний, обмен ими, их повторное использование, поддерживает ли инновации, на сколько эффективны в этом смысле социальная сеть организации

2 этап – проведение аудита знаний:

- формулировка целей аудита, последующая реализация проекта по управлению знаний или выявление знаний, оценка индивидуальной компетенции…

- определение наличных ресурсов знаний и потребность организации в знаниях (сбор, анализ, измерение, оценка явных и неявных корпоративных знаний) проводятся путём бесед со специалистом, при этом используются различные формы учёта ресурсов, в т. ч. баланс, дискуссии и т. п.

- разработка инвентаря знаний, т. е. категоризация явных и неявных знаний

- анализ потока знаний. Потоки знаний связывают людей, технологии и процессы. На этом же этапе устанавливается нехватка и дублирование знаний, устанавливаются факты лучшей практики, выясняются какие барьеры имеются на пути использования знаний.

- аудит знаний для специалистов, работа с неявными знаниями, привлечение консультантов по работе с неявными знаниями.

3 этап – анализ результатов:

- создание карт знаний (карта знаний – это визуальное представление активов по знаниям, какие они есть, где находятся, как реализуются потоки знаний)

- представление результатов аудита знаний в форме отчётов (составление обзора руководства презентации и т. п.)

4 этап – выработка рекомендаций и составление плана реализации рекомендации.

5 этап – разработка основ стратегии действий после внедрение рекомендации по итогам аудита.

Примечание: Что целесообразно учитывать в процессе аудита знаний.

Аудит это процесс непростой и затратный и в этой связи время и ресурсы, затраченные на удит знаний должны постоянно согласовываться с целями аудита. Все этапы аудита должны сопровождаться специальной документацией (протоколы, фиксирующие собираемые данные). Отдельную задачу представляет работа с проблемами, возникающими в ходе аудита, дело в том, что как правило проблема имеет не единственное решение и при выборе решения можно руководствоваться разными критериями. Эксперты в области управления знаний рекомендуют использовать критерии реалистичность, достижимость и управляемость. Информацию лучше представлять в позитивном ключе, чтобы получить поддержку всего коллектива и в первую очередь высшего руководства. Неявные знаний требуют особых подходов и это учитывать. Нужно отчётливо понимать, что аудит знаний это первый шаг по разработке стратегии по организации по управлению знаний. Часто методика проведения аудита знаний является частью стандарта организации по управлению знаниями.

Инструкция анализа контекста организации представлена в следующем разделе.

Инструкция анализа контекста управления знаниями

Разработка стратегического подхода начинается с оценки
контекста управления знаниями. Высшее руководство должно иметь четкое представление о данных, информации и знаниях, которые находятся внутри и за рамками организации. В этом случае при анализе знаний учитывает контекст организации и данные из реестра заинтересованных сторон.

Это представление является основой для определения разрыва как в возможности доступа к знаниям, так и в аспектах контекста, которые позволяют получить результаты от использования знаний. Поэтому одним из способов начала внедрения инициативы по
управлению знаниями является диагностика контекста управлениями знаниями и анализ разрыва.

Задачей этой диагностики является определение существующих возможностей компании в области управления знаниями, сопоставление их с лучшей практикой, разработка перспективного профиля знаний необходимого для реализации общей стратегии организации и разработка последовательности организационных преобразований, которые обеспечат желаемый контекст управления знаниями.

Диагностика контекста управления знаниями подразумевает оценку возможностей
эффективного управления знаниями по семи аспектам деятельности организации:
стратегия, культура, технология, источники знаний, доступность, качество знаний
и процессы в области знаний. По каждому аспекту в процессе диагностики задаются
вопросы, критические для успеха стратегии управления знаниями (УЗ). Например:

Аспект	Показатели, которые позволяет выявить диагностики контекста управления знаниями (но не ограничиваясь)
Стратегия	Диагностика определяет уровень взаимосвязи управления знаниями с общей организацией бизнеса, планами и стратегией компании. Диагностика может установить связано ли управление знаниями с конкретными стратегиями, например, с организацией взаимодействия с клиентами через Интернет. В конце концов, диагностика может выявить само наличие стратегии, которая связывает процессы, культуру и технологии УЗ с потребностями внешних заинтересованных сторон.
Культура	Диагностика определяет готовность организации включить УЗ в свою структуру, традиции и дух. В данном аспекте изучается всеобщая осведомлённость об УЗ, уровень поддержки высшего руководства, наличие связанных с УЗ ролей (должностей), уровень обучения и общий уровень интеграции УЗ в бизнес.
Технология	Диагностика определяет сделанные и перспективные инвестиции в технологии, позволяющие реализовать УЗ, включая хранилища данных, программное обеспечение для работы групп, системы электронного документооборота, и сетевые технологии.
Источники знаний	Диагностика определяет на сколько источники знаний как явных, так и скрытых идентифицированы, описаны и структурированы (индексированы) в организации. На данном этапе также определяется фрагментация данных в организации.
Доступность	Диагностика определяет уровень доступности идентифицированных источников знаний, а также степень защиты формализованных знаний.
Качество знаний	Диагностика определяет уровень дифференциации и сегментации формализованного знания по важности и актуальности для решения задач бизнеса. Также на этом этапе идентифицируются существующие процедуры по поддержанию актуальности информации и знаний.
Процессы УЗ	Окончательно, диагностика определяет степень формализации и понимания сотрудниками процесса передачи знаний между теми кто его ищет и его источниками. На данном этапе также оценивается интеграция процессов УЗ в общую систему бизнес процессов компании.

Как происходит процесс диагностики.

Типичный процесс диагностической оценки контекста знаний использует анкеты, подобные приведенной ниже. Пример предлагает респондентам оценить уровень идентификации источников знаний по 5-ти бальной шкале. Пример анкеты по диагностике контекста УЗ для аспекта Источников знаний

Аспект	Подуровень	1	2	3	4	5
4. Источники знаний	4.1 Идентификация источников знаний Задача На сколько существующие источники знаний как явных, так и скрытых идентифицированы в организации	Источники знаний в организации не идентифицированы. Организация не осознает (не понимает) концепцию источников знаний	Ограниченная идентификация знаний в организации Как правило связана с восприятием электронных и бумажных документов (явные источники знаний)	Более детальная идентификация источников знаний в организации Явные источники знаний расширяются до знаний находящихся базах систем групповой работы и знаний доступных в хранилищах данных Ограниченное признание скрытого знания	Формальная идентификация как явного, так и скрытого знаний в организации Определены следующие источники явного знания: Электронные документы Email Базы данных групповой работы Бумажные документы Отсканированные рисунки Признанные источники скрытого знания: Эксперты по отдельным предметам Компетенция экспертов Источники знаний ограничены рамками организации	Как явные, так и скрытые знания идентифицированы и занесены в карту знаний организации Существуют формальные карты знаний, которые соответствуют определённым форматам по УЗ Где необходимо карты знаний распространяются за пределы организации, охватывая важные внешние источники (знания заинтересованных сторон) Карты знаний обеспечивают организации свободный доступ и навигацию к источникам знаний

После оценки всех аспектов контекста УЗ может быть построена Карта контекста Управления знаниями (смотреть таблицу выше). Диагностическая диаграмма дает представление о возможностях эффективного внедрения УЗ в организации и помогает определить приоритетные аспекты контекста УЗ, которые необходимо развивать для получения достойных результатов от инициативы по УЗ. Когда перспективные требования к контексту УЗ определены, диаграмма может быть усовершенствована для идентификации разрыва в существующем и требуемом

Процесс диагностики позволяет организации сформулировать соответствующий план перехода в состояние, обеспечивающее требуемый контекст для реализации возможностей УЗ и расставить приоритеты между различными проектами УЗ
в разных аспектах контекста УЗ.

Идентификация особых возможностей в области УЗ определяет
основную ценность диагностического подхода. Компании, которые смогут
воспользоваться этими возможностями, разработав соответствующую стратегию, будут
иметь наибольшие шансы стать лидерами рынка в 21-м веке. «Выживание
соответствующих среде» будет превосходствовать. В новом тысячелетии
«соответствие» - это гибкость и скорость в управлении знаниями.

Ответственность за СТО-СМК-ПР-7.1.6.0.2015 несёт Ответственный по СМК.