Функционально-технические требования к системе электронного документооборота (стр. 2 )

Целью создания системы является повышение эффективности работы сотрудников организации с документами и связанной информацией за счет:

Создания единого пространства взаимодействия сотрудников организации, вовлечения их в бизнес-процессы и обеспечения единого порядка работы с документами и исполнения поручений; Создания централизованного хранилища документов и структурированных информационных ресурсов, организации общего доступа пользователей к хранящимся в системе данным; Использования эффективных механизмов поиска информации; Интеграции с клиентскими приложениями пакета MS Office, электронной почтой; Автоматизации процессов подготовки, согласования и подписания проектов документов; Автоматизации процессов исполнения и контроля исполнения документов и поручений; Обеспечения защиты хранящейся в системе информации от несанкционированного доступа; Использования удаленного и мобильного доступа к данным системы; Возможностей интеграции данных, обрабатываемых в других приложениях.

Результатом создания (внедрения) СЭД является решение следующих задач:

Формирование на основе поставляемого Исполнителем программного обеспечения единого хранилища электронных документов, создаваемых и обрабатываемых в СЭД; Автоматизация процессов подготовки, согласования, утверждения, регистрации, контроля исполнения, отправки, поиска документов; Формирование информационно-справочной системы посредством конфигурирования справочников СЭД; Разграничение прав доступа пользователей к информации, содержащейся в СЭД; Настройка маршрутов движения и порядка обработки документов в рамках СЭД; Разработка персональных рабочих мест пользователей (формы ввода-вывода и меню); Миграция данных из системы электронного документооборота на базе Lotus Notes; Формирование статистических отчетов по количественным показателям документооборота Общества.

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
ОГРАНИЧЕНИЯ И ДОПУЩЕНИЯ

Допущения

Детальные требования к реализации функциональных возможностей в Системе, описание используемых объектов и их взаимосвязей, взаимодействия, интеграции с внешними системами, матрицы ролей и полномочий, структура и характеристики данных в отчетных формах и т. п. будут определены в техническом задании на создание системы электронного документооборота.

ОПИСАНИЕ РАМОК ПРОЕКТА

Таблица 2

Описание рамок проекта и планируемых сроков реализации

Организационные рамки	-Аэро»
Планируемый срок реализации проекта	Планируемая дата окончания проекта: один год с момента подписания договора

ОПИСАНИЕ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ
КОЛИЧЕСТВЕННЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ

Документы поступают в организацию по почте, электронной почте, нарочно.

Входящий документопоток составляют следующие виды документов:

служебная корреспонденция; распорядительные документы.

Источники поступления входящей корреспонденции:

Головная организация; Контрагенты.

Ориентировочные объемы обрабатываемых документов приведены в таблице 3.

Таблица 3

Объемы документооборота

Входящая корреспонденция	10000 документов/год
Исходящая корреспонденция	11000 документов/год
ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (НОРМАТИВНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ БИЗНЕСА)	1150 документов/год
Приказы	500 документов/год
Служебные записки	3000 документов/год

АВТОМАТИЗИРУЕМЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Входящая Корреспонденция

Регистрация, сканирование Пересылка на рассмотрение Выдача поручений Исполнение, подготовка ответа Контроль исполнения, снятие с контроля Статистическая отчетность

Исходящая Корреспонденция

Подготовка проекта, отправка на согласование Согласование, подписание Регистрация Отправка Статистическая отчетность

Локальные нормативные документы (Приложение 2)

Подготовка проекта, отправка на согласование Согласование, подписание Регистрация Рассылка на ознакомление Выдача поручений Контроль исполнения, снятие с контроля Статистическая отчетность

Приказы

Подготовка проекта, отправка на согласование Согласование, подписание Регистрация Рассылка на ознакомление Выдача поручений Исполнение Контроль исполнения, снятие с контроля Статистическая отчетность

Служебные Записки

Подготовка проекта, отправка на согласование Согласование, подписание Регистрация Пересылка на рассмотрение Выдача поручений Исполнение Контроль исполнения, снятие с контроля Статистическая отчетность

ОПИСАНИЕ НЕДОСТАТКОВ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

На текущий момент документооборот Общества автоматизирован на базе СЭД Lotus Notes. Анализ ситуации выявил следующие недостатки:

в СЭД работает только часть сотрудников, как следствие: нет возможности довести до сведения конечного исполнителя информацию в электронном виде; нет возможности построения полноценной статистической отчетности; доминирующей остается бумажная доля документооборота; затруднен поиск документов и отслеживание их прохождения по маршрутам; часть процессов документооборота остается неавтоматизированными вследствие существующих ограничений системы; высокая стоимость техподдержки; отсутствие обновлений системы.

ЗАФИКСИРОВАННЫЕ БИЗНЕС-ТРЕБОВАНИЯ
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ

Таблица 4

Описание бизнес-требований

№	Описание требования	Связь с целями проекта
1	2	3
1	Снижение операционных рисков в бизнес-процессах	Снижение операционных рисков, путем выстраивания процессов и создание единой прозрачной контрольной среды
2	Работа сотрудников с информационными системами филиалов и Общества должна осуществляться в едином информационном пространстве, без необходимости в дублировании ввода информации, с бесшовной интеграцией со смежными системами и решениями	Сокращение трудоемкости деятельности бизнес подразделений за счет исключения дублирующего ввода информации в систему Общества филиалов.

ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИЯМ, РЕАЛИЗУЕМЫМ В СИСТЕМЕ

Таблица 5

Описание функциональных требований

№	НАИМЕНОВАНИЕ ТРЕБОВАНИЯ	ПЕРЕЧЕНЬ ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ ЗАДАЧ
1	2	3
1	Требования к системным справочникам	Поддержка простых и иерархических справочников Система должна поддерживать ведение справочников, необходимых для ее корректной работы. Справочником является специальный список, который содержит данные, используемые при заполнении регистрационных форм, а также используемые в информационных целях. Должны поддерживаться справочники как с простой структурой (одноуровневый список), так и с иерархической структурой (многоуровневый список). В иерархическом справочнике элементы могут объединяться в группы и подгруппы посредством папок. Система должна поддерживать неограниченную вложенность папок для иерархических справочников. Поддержка общих и технологических справочников В системе должны быть реализованы два типа справочников: −        Общие справочники, данные которых используются как для сервисных (заполнение регистрационных форм), так и для информационно-справочных целей (поиск информации). Данный тип должен быть доступен для широкого круга пользователей. −        Технологические справочники, данные которых используются только для сервисных целей. Ведение справочников этого типа осуществляется пользователем, исполняющим обязанности системного технолога. Состав справочников системы Система должна обеспечивать ведение следующих системных справочников: ­        «Подразделения и сотрудники» (общий) – перечень должностных лиц организации, содержит сведения об организационной структуре; ­        «Организации» (общий) – перечень внешних организаций с указанием основных реквизитов, адресных данных и другой справочной информации; ­        «Контакты» (общий) – перечень представителей организаций, а также перечень физических лиц; ­        «Группы документов» (технологический) – перечень групп документов, создаваемых в организации; обеспечивает классификацию документов по видовому признаку; ­        «Номенклатура дел» (технологический) – перечень дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения; обеспечивает классификацию документов в соответствии со структурой их хранения; ­        «Каталог (рубрикатор)» (технологический) – систематизированный перечень тематических рубрик; обеспечивает классификацию документов по тематическому признаку; ­         «Счетчик номерообразования» (технологический) – обеспечивает возможность присвоения каждому зарегистрированному документу уникального порядкового номера. ­        «Календарь рабочего времени» (технологический) – производственный календарь, перечень рабочих и нерабочих дней года; используется при назначении сроков исполнения в задачах. ­        «Сроки хранения» (технологический) – перечень сроков хранения документов; используется при определении длительности хранения дел. ­         «Типы ссылок» (технологический) – перечень типов ссылок для логического связывания документов между собой; обеспечивает сопоставление значений прямых и обратных ссылок. ­        «Типовые тексты» (технологический) – перечень типовых формулировок текстов поручений; используется при заполнении полей карточки справочника «Типовые значения пользователей». ­        «Типовые значения пользователей» (технологический) – перечень значений пользователя, с указанием типовых формулировок поручений и пользовательских списков исполнителей и контролеров; используется при заполнении полей карточки поручения. ­        «Шаблоны файлов» (технологический) –обеспечивает хранение шаблонов файлов, прикрепляемых к карточкам проектов и документов. ­        «Шаблоны печатных форм» (технологический) –обеспечивает хранение шаблонов файлов, формируемых для печати данных экранных форм. - «Глоссарий» - термины и определения, используемые в ЛНД Общества, с возможностью поиска по ключевому слову. Функции ведения справочников При работе с системными справочниками должны быть доступны следующие возможности (функции): −        Просмотр записей справочника; −        Добавление папки или элемента в справочник; −        Редактирование свойств папки или элемента; −        Логическое удаление папки или элемента из справочника («скрытие» записи справочника и запрет на выбор данного значения при заполнении регистрационных форм); −        Восстановление логически удаленных папок или элементов справочника; −        Физическое удаление папки или элемента из справочника (окончательное удаление данных); −        Настройка порядка сортировки и группировки записей справочника; −        Фильтрация записей справочника (отбор по определенному значению); −        Настройка различных представлений данных (вариантов отображения данных справочника); −        Поиск по справочнику; −        Перенос папок или элементов справочника из одной папки в другую.
2	Требования к хранилищам документов, поручений и задач	Система должна позволять создавать хранилища для следующих типов данных: ­        «Документы» – хранилище регистрационных карточек документов; ­        «Проекты документов» – хранилище регистрационных карточек проектов документов; ­        «Поручения» – хранилище карточек поручений (как самостоятельных, так и выданных по документу); ­        «Задачи по поручениям» – хранилище индивидуальных задач по исполнению и контролю поручений. ­        «Задачи совместной работы» – хранилище задач, создаваемых в ходе функционирования процессов совместной работы с проектами документов, включая задачи на подготовку проекта документа, согласование, утверждение (подписание), заверение и рецензирование.
3	Требования к рабочему месту пользователя	Персональные рабочие места пользователей Система должна предоставлять возможность создавать различные типы рабочих мест пользователей в зависимости от их функциональной роли в СЭД: ­        рабочее место пользователя, ­        рабочее место регистратора, ­        рабочее место руководителя, ­        рабочее место контролера, ­        общий шаблон рабочего места пользователя. Должна быть возможность привязки типа рабочего места к записям сотрудников по средствам справочника Подразделения и сотрудники. Структура рабочего места Персональное рабочее место пользователя представляет собой набор разделов: ­        главная страница с информационными блоками; ­        задачи – перечень задач пользователя по документам и поручениям; ­        документы – перечень документов; ­        личные папки пользователя; ­        отчеты; ­        поиск; ­        разделы, обеспечивающие доступ к опциональным функциям (например, наборы файлов). Набор разделов зависит от типа рабочего места. Для шаблонов рабочего места предусмотрены следующие наборы разделов: Главная страница рабочего места представляет собой набор статичных и динамичных блоков, а также панель с кнопкой обновления страницы. Содержимое и набор блоков зависят от роли пользователя. Статичные блоки должны содержать: ­        ссылки на формы создания или страницы рабочего места, ­        перечень ссылок, который зависит от шаблона рабочего места. Динамичные блоки должны: ­        отображать элементы списков (задачи или документы), ­        иметь два состояния: развернутое и свернутое. При раскрытии одного из динамичных блоков, все другие принимать свернутое состояние, раскрываемый блок акцентируется более темным цветом. В системе должны быть представлены следующие статичные блоки: ­        Корзина; ­        Найти; ­        Созданы мной; ­        Создать; ­        Справочники. В системе должны быть представлены следующие динамические блоки: ­        Истекают сегодня; ­        На доработку; ­        На отправку; ­        Новые документы; ­        Новые задачи; ­        Ожидают контроля; ­        Отчёты; ­        Проекты на регистрацию; ­        Просроченные; ­        Сняты с контроля; ­        Срочные. Набор статичных и динамических блоков на главной странице зависит от шаблона рабочего места. В шаблонах рабочего места должны быть представлены следующие блоки: 1.        Рабочее место пользователя: ­        Создать; ­        Новые; ­        Истекают сегодня; ­        Найти; ­        Просроченные; ­        Созданы мной. 2.        Рабочее место регистратора: ­        Создать; ­        Регистрация документов; ­        Отчеты; ­        Регистрация проектов; ­        На отправку; ­        Найти; ­        На списание; ­        Справочники. 3.        Рабочее место руководителя: ­        Создать; ­        Новые; ­        Просроченные; ­        Отчеты; ­        Завершенные; ­        Созданы мной. 4.        Рабочее место контролера: ­        Создать; ­        Новые; ­        Отчеты; ­        Истекают сегодня; ­        Просрочены; ­        Активные; ­        Найти; ­        Сняты с контроля; ­        Созданы мной. 5.        Общий шаблон рабочего места: ­        Создать; ­        Активные; ­        Найти; ­        Просроченные; ­        Истекают сегодня; ­        На доработку; ­        Ожидают контроля; ­        Завершенные; ­        Корзина; ­        Срочные; ­        Созданы мной. Настройка персональных рабочих мест Пользователю должны быть доступны следующие возможности настройки рабочего места: ­        Переключение между различными представлениями данных (задач, документов и проч.); ­        Фильтрация и просмотр отображаемых данных; ­        Исполнение требуемых действий с использованием форм исполнения; ­        Поиск задач и документов; ­        Создание личных папок и категоризация доступных для просмотра данных по личным папкам.
4	Требования к навигации в рамках системы	В системе должны быть предусмотрены настраиваемые механизмы навигации и доступа к информации, хранящейся и обрабатываемой в ней – веб-узлам, хранилищам данных, отдельным документам, поручениям, задачам и т. д. Система должна предоставлять гибкие инструменты для настройки навигации (структуры гиперссылок). Каждый пользователь должен иметь возможность самостоятельно настроить персональную систему гиперссылок, позволяющих в любой момент времени перейти в требуемую точку в информационном пространстве портала. Также должна быть предусмотрена возможность из любой части портала перейти на личный узел пользователя (его персональное рабочее место).
5	Требования к регистрационным формам	Работа с регистрационными формами Система должна позволять создавать и настраивать регистрационные формы (шаблоны регистрационных карточек) на основе типов содержимого Microsoft SharePoint Server 2013. Каждая форма (шаблон) должна включать перечень используемых в ней реквизитов – полей регистрационной карточки. Система должна предоставлять используемую по умолчанию стандартную форму (шаблон) универсальной регистрационной карточки для следующих типов данных: ­        документ; ­        проект документа; ­        поручение; ­        задача для исполнителя. При работе с регистрационными формами (шаблонами) должны быть предусмотрены следующие возможности: −        Изменения ее реквизитного состава (добавления, редактирования и удаления реквизитов); −        Настройки обязательности заполнения реквизитов; −        Скрытие реквизита (запрет на отображение реквизита при заполнении регистрационной карточки); −        Настройки порядка представления реквизитов при создании и просмотре регистрационных карточек, созданных на основе данной формы (шаблона); −        Присвоение рабочих процессов для формы (шаблона), автоматически запускаемых при создании новой регистрационной карточки на основе данной формы; Должны поддерживаться следующие типы реквизитов (полей карточки): ­        простой текст (однострочный); ­        простой текст (многострочный); ­        число; ­        дата и время; ­        флаг («да/нет»); ­        денежная единица; ­        гиперссылка или рисунок; ­        выбор из списка значений; ­        выбор из справочников «Группы документов», «Номенклатура дел», «Организации», «Контакты», произвольного справочника; ­        выбор из списка «Пользователей и групп Microsoft SharePoint Server 2013»; ­        вычисляемое значение (сведение в данное поле значений других полей типа «однострочный текст», «число», «дата», «флаг», «денежная единица» в соответствии с задаваемой формулой). Реквизиты стандартного шаблона карточки документа Состав реквизитов карточки документа в Системе должен зависеть от вида документа. При этом в карточке документа любого вида должны содержаться: ­        реквизиты, позволяющие идентифицировать документ в Системе (регистрационный номер и дата регистрации); ­        справочные поля, в которых указываются значения из предварительно настроенных перечней – справочников Системы; ­        поля выбора пользователей, в которых указываются значения из предварительно настроенного перечня – списка пользователей и групп пользователей SharePoint. Реквизиты стандартного шаблона карточки проекта документа Состав реквизитов карточки проекта документа в Системе должен зависеть от вида документа. При этом в карточке проекта документа любого вида должны содержаться: ­        реквизиты, позволяющие идентифицировать проект документа в Системе (номер проекта и дата проекта); ­        справочные поля, в которых указываются значения из предварительно настроенных перечней – справочников Системы; ­        поля выбора пользователей, в которых указываются значения из предварительно настроенного перечня – списка пользователей и групп пользователей SharePoint. Работа с дополнительными реквизитами карточек документов и проектов документов Для регистрационных карточек, создаваемых в хранилищах документов (проектов документов), должна быть предусмотрена возможность работы со следующими дополнительными множественными реквизитами: ­        Файлами документа (проекта), прикрепленными к регистрационной карточке; ­        Поручениями, выданными по документу; ­        Ссылками на другие документы, проекты и поручения; ­        Визами и подписями документа (отметками о визировании, подписании и ознакомлении); ­        Отметками о передаче документа должностным лицам (пересылке регистрационной карточки); ­        Списком адресатов исходящих документов; ­        Перечнем сопроводительных документов. Для работы с данными реквизитами должны быть реализованы специальные веб-страницы, переход на которые должен осуществляться из интерфейса основной регистрационной карточки. При работе с дополнительными реквизитами для пользователя должны отображаться данные об основном документе (группа документов, заголовок, дата регистрации и регистрационный номер). Реквизиты стандартных шаблонов карточек поручения и задач на исполнение Карточка поручения в Системе должна содержать следующие реквизиты: ­        Поручение; ­        Автор поручения; ­        Контролер; ­        Срочность; ­        Плановая дата исполнения; ­        Доступ на поручение; ­        Комментарии; ­        Документ, на основании которого выдано поручение; ­        Вышестоящее поручение; ­        Переносы срока исполнения; Карточка задачи на исполнение в Системе должна содержать следующие реквизиты: ­        Поручение; ­        Срочность; ­        Статус; ­        Описание; ­        Кому назначено; ­        Ответственный; ­        Плановая дата исполнения; ­        Фактическая дата исполнения; ­        Процент завершения; ­        Дата отчета; ­        Отчет об исполнении; ­        Документ, на основании которого выдано поручение; ­        Документ-ответ; ­        Комментарии; ­        Файлы поручения; ­        Переносы срока исполнения. Карточка задачи на согласование в Системе должна содержать следующие реквизиты: ­        Проект документа; ­        Задача; ­        Описание; ­        Статус; ­        Дата начала; ­        Плановая дата исполнения; ­        Фактическая дата исполнения; ­        Автор задачи; ­        Тип подписи; ­        Подпись; ­        Комментарии; ­        Самостоятельное подразделение; ­        Название рабочего процесса.
6	Требования к регистрации документов	Настройка регистрации документов Система должна позволять осуществлять регистрацию документов и проектов документов – создание новой регистрационной карточки, прикрепление к ней файлов любого формата и автоматическое присвоение регистрационного номера в соответствии с настроенным шаблоном. В зависимости от прав доступа, автоматически сформированный регистрационный номер должен быть доступен для последующего редактирования пользователям Системы. Система должна позволять настраивать автоматическую нумерацию документов (проектов) в пределах группы документов путем задания алгоритма (формулы) номерообразования. Данный алгоритм должен поддерживать использование следующих компонентов для формирования регистрационного номера: −        свободный номер (задается пользователем при регистрации); −        порядковый номер (в пределах группы документов); −        индекс группы документов; −        индекс группы проектов документов; −        индекс подразделения, к которому относится пользователь, создавший документ (проект); −        индекс самостоятельного подразделения, к которому относится пользователь, создавший документ (проект); −        индекс дела по номенклатуре дел, в которое списан документ; −        день регистрации; −        месяц регистрации; −        год регистрации (в формате «2 знака»); −        год регистрации (в формате «4 знака»); −        номер проекта документа (используется для сохранения значения номера проекта в номере документа); −        значение любого из присутствующих на карточке справочных полей. Для ЛНД Общества должен поддерживаться следующий алгоритм: - Присвоение номера проекта ЛНД: порядковый номер, дата размещения - После согласования проекта ЛНД ему присваивается номер в зависимости от уровня ЛНД. - Для ЛНД 2-3 уровня (Стандарты, Положения, Методические указания) присваивается номер указанный в ответе на запрос от Компании. - Для ЛНД 4 уровня (Инструкции, Технологические карты и др.) присваивается следующим образом:   ХХХХХ-ХХХХ-СП-ХХ   Уровень 1   Вид локального нормативного документа   Уровень 2   Порядковый номер локального нормативного документа   Уровень 3   Номер филиала (структурного подразделения) Общества Например, ИОТ-0005-СП-03 - Должна поддерживаться автоматическая и ручная проверка повторной регистрации документа в системе на основании следующих правил: вид ЛНД, Порядковый номер ЛНД, Номер филиала (структурного подразделения) Общества. - Присвоение номера проекта ЛНД Компании: порядковый номер, дата согласования. Должен поддерживаться произвольный порядок формирования алгоритма регистрационного номера из перечисленных компонентов, включая использование любых знаков-разделителей. Должна быть предусмотрена возможность для настройки администратором (технологом) системы начального значения автоматической нумерации. Должна поддерживаться автоматическая и ручная проверка повторной регистрации документа в системе на основании следующих правил: Для входящих документов при совпадении значений следующих полей: ­        № (внеш.), Дата (внеш.), Корреспондент (организация); ­        № (внеш.), Корреспондент (организация)        ; ­        № (внеш.), Дата (внеш.); Для исходящих документов: ­        Рег. номер, Дата, Адресат – документ; ­        Номер проекта, Дата проекта, Адресат (организация) – проект документа; Для внутренних документов (в том числе ЛНД): ­        Рег. номер, Дата – документ; ­        Номер проекта, Дата проекта – проект документа; Для договоров: ­        № (внеш.), Дата (внеш.), Корреспондент (организация)         – документ; ­        Номер проекта, Дата проекта, Адресат (организация) – проект документа; Для обращений граждан: ­        Корреспондент (организация), Корреспондент (Ф. И.О.); ­        Корреспондент (организация); ­        Корреспондент (Ф. И.О.). Автоматическая регистрация документа на основе проекта Система должна позволять в автоматизированном режиме регистрировать документы, создаваемые на основе утвержденных (подписанных) проектов документов. Также, должен быть предусмотрен ручной запуск процесса регистрации документа на основе проекта из интерфейса регистрационной карточки проекта. После запуска процесса регистрации должна создаваться новая регистрационная карточка документа с копированием значений всех совпадающих реквизитов. Кроме того, данные о ходе исполнения рабочих процессов должны сохраняться в соответствующих журналах новой карточки документа. Новая регистрационная карточка должна быть доступна в режиме редактирования (с учетом прав доступа) для возможности ручного заполнения (изменения) необходимых полей.
7	Требования к вводу данных в систему	Система должна поддерживать следующие способы ввода данных: −        создание файла в формате офисных приложений MS Office из интерфейса хранилища; −        сохранение файла в хранилище из приложений MS Office; −        отправка файла в хранилище по электронной почте; −        создание карточки документа, поручения, в т. ч. прикрепление файла к карточке.
8	Требования к совместному редактированию документов	В системе должен быть реализован механизм совместного редактирования файлов несколькими пользователями – функции «извлечения» и «возврата» файлов («check in/check out»), обеспечивающие контроль вносимых изменений. При выполненном извлечении файла одним пользователем система должна автоматически блокировать данный файл для изменения остальными пользователями.
9	Требования к работе с версиями документов	Система должна поддерживать автоматический контроль версий файлов, т. е. сохранение новой версии при каждом изменении файла и предоставлять возможность ознакомиться с внесенными изменениями, а также в любой момент вернуться к ранее сохраненной версии (присвоить ей статус текущей). Кроме того, сведения об изменениях реквизитов проекта должны фиксироваться с помощью редакций проекта. При создании новой редакции проекта сведения о предыдущей редакции фиксируются и становятся недоступными для изменения. В редакцию должны входить общие метаданные карточки проекта, вложенные файлы и визы, полученные в ходе согласования.
10	Требования к отправке документов по электронной почте	Система должна позволять отправлять документы по электронной почте. Возможность пересылки документа должна быть доступна только пользователям, имеющим право доступа к нему не ниже просмотра («чтения»). При выполнении команды отправки система должна позволять пользователю указывать следующие параметры: Организацию-контрагента, в которую пересылается документ  путем выбора из справочника «Организации» представителей контрагента, которым требуется переслать документ  путем выбора из справочника «Контакты»; адрес электронной почты, по которому пересылается документ; тему (заголовок) сообщения (для данного поля должно предлагаться значение по умолчанию в следующем формате: «Группа документов» «Регистрационный номер» от «Дата регистрации»); текст сообщения; поля карточки, добавляемые в текст сообщения; перечень файлов, прикрепленных к карточке документа с возможностью выбора файлов, подлежащих отправке, а также (в случае если файлы подписаны ЭЦП) с возможностью выбрать – отправлять файлы отсоединенных электронных подписей в письме или нет. После ввода требуемых данных должно происходить автоматическое формирование и отправка адресатам электронного сообщения. В обратном адресе (поле письма replyto) отправляемого сообщения должен быть указан адрес электронной почты пользователя, выполнившего команду отправки.
11	Требования к обеспечению движения документов внутри системы (свободная маршрутизация)	Система должна предоставлять возможность осуществлять пересылку элементов (ссылок на документы) на рабочие места пользователей.  Элемент должен содержать гиперссылку на месторасположение карточки документа в общем хранилище документов, а также основные метаданные, позволяющие идентифицировать данный документ на рабочем месте пользователя (без обращения к общему хранилищу). Пересылка элементов должна быть доступна из интерфейса регистрационной карточки. При пересылке система должна позволять пользователю указывать следующие параметры: пользователей, которым требуется направить документ – путем выбора из перечня пользователей и групп; категорию пересылки (цель) – путем выбора из набора стандартных значений (для документов: «Ознакомление», «Рассмотрение», «Исполнение», «Для сведения»; для проектов документов: «Ознакомление», «Для сведения»); Факт пересылки документа должен автоматически фиксироваться системой в его регистрационной карточке (в отдельном журнале), с указанием пользователя, осуществившего пересылку, пользователя-адресата, даты и времени пересылки.
12	Требования к автоматизации процессов совместной работы с документами	Шаблоны рабочих процессов В системе должны быть реализованы стандартные шаблоны рабочих процессов, позволяющих создавать и запускать отдельные экземпляры процессов. Система должна включать следующие стандартные шаблоны рабочих процессов: Пересылка на рабочее место – пересылка карточек документов на рабочее место пользователя; Совместная работа – автоматизация подготовки, согласования и подписания (утверждения) проектов документов; Создание задач – создание задач по поручениям, а также за обновление задач по поручениям (при изменении статуса и т. д.); Автоматическая регистрация – автоматическая регистрация документов в картотеках Системы; Предоставление доступа – предоставление пользователям дополнительного доступа к карточкам документов (проектов). Должны быть предусмотрены следующие возможности для настройки шаблонов рабочих процессов: Тип данных (элементов Системы), для которого должен выполняться процесс; Используемый шаблон процесса; Название процесса; Список для размещения задач, создаваемых в ходе исполнения процесса; Список для хранения данных о ходе процесса (журнал); Условия автоматического запуска процесса: при создании нового элемента списка; при изменении элемента списка; Фильтрация по метаданным элементов системы для запуска процессов. Данные параметры, определенные в шаблоне рабочего процесса, должны автоматически действовать для каждого запускаемого экземпляра рабочего процесса. Пересылка на рабочее место Рабочий процесс пересылки на рабочее место должен позволять осуществлять пересылку карточек документов на рабочие места пользователей Системы. В Системе должна быть обеспечена пересылка на рабочие места в ручном и автоматическом режимах. При ручной пересылке должна быть обеспечена возможность настроить следующие параметры: указать пользователей и группы пользователей, на рабочие столы которых будет осуществлена пересылка; тип задачи, определяющий действия, которые ожидаются от пользователя по направляемому документу.        При автоматической пересылке должна быть обеспечена возможность настроить следующие параметры: условия, при которых будет осуществляться пересылка; указать пользователей и группы пользователей, на рабочие столы которых будет осуществлена пересылка; указать действия, которые ожидаются от пользователя по направляемому документу. Совместная работа Шаблон рабочего процесса совместной работы должен позволять автоматически осуществлять последовательную или параллельную рассылку всем участникам процесса задач на согласование и утверждение проекта документа. При исполнении задачи на согласование документа, пользователь должен иметь возможность: согласовать или отклонить документ; ввести комментарии (в виде текста); переназначить задачу согласования другому пользователю; запросить изменение документа от другого пользователя; запустить следующий этап процесса. При исполнении задачи на утверждение документа, пользователь должен иметь возможность: утвердить или отклонить документ; ввести комментарии (в виде текста); переназначить задачу утверждения другому пользователю; запросить изменение документа от другого пользователя; запустить следующий этап процесса. После исполнения участниками процесса всех задач на согласование / утверждение должно происходить объединение всех результатов согласования / утверждения. Создание задач Шаблон рабочего процесса создания задач должен позволять осуществлять создание задач по поручениям, а также за обновление задач по поручениям. Шаблон процесса должен обеспечивать как последовательную, так и параллельную рассылку задач по поручениям пользователям. Кроме того, шаблон процесса создания задач должен поддерживать каскадную обработку поручений производится в соответствии со следующими правилами: автоматическое исполнение «родительского» поручения при исполнении подчиненных поручений; автоматическое исполнение подчиненных поручений при исполнении родительского поручения; одновременное применение двух предыдущих правил; отсутствие каскадной обработки. Автоматическая регистрация Шаблон рабочего процесса автоматической регистрации должен позволять осуществлять регистрацию в хранилищах Системы карточек документов на основе проектов. Должна быть реализована возможность как ручной так и автоматической регистрации документов. Предоставление доступа Шаблон рабочего процесса предоставления доступа должен позволять предоставлять доступ к элементам Системы другим пользователям. Должна быть реализована возможность как ручного так и автоматического предоставления доступа. При автоматическом предоставлении доступа должна быть обеспечена возможность настроить следующие параметры: указать условия предоставления доступа к элементам Системы; указать пользователей и группы пользователей; указать правило доступа к элементу Системы («чтение» или «участие»); удалить имеющиеся правила предоставления доступа к элементу Системы.
13	Требования к работе с поручениями и задачами по поручениям	Технология работы с поручениями и задачами В системе должна быть реализована технология, которая предполагает работу с поручениями пользователей, исполняющих роли – «руководитель», «контролер», «ответственный исполнитель» и «исполнитель». Данная технология должна предусматривать следующий порядок работы с поручениями и задачами: руководители создают поручения или утверждают проекты поручений для группы исполнителей; на основании выданного поручения автоматически создаются индивидуальные задачи для пользователей, являющихся исполнителями и контролерами, и рассылаются на их рабочие места (второй уровень контроля исполнения); исполнители работают со своими индивидуальными задачами, изменяют и исполняют их; контролеры работают (отслеживают ход исполнения, снимают с контроля и др.) с созданными для них задачами по контролю, задачами исполнителей, а также «родительскими» поручениями. Для поручений и задач, не требующих контроля исполнения, также должен поддерживаться механизм автоматического создания задач на основе поручений и рассылки задач исполнителям. Создание поручений Система должна поддерживать создание как самостоятельных поручений, так и поручений, выданных по документу. При создании поручения на основании документа в его карточке должна автоматически проставляться ссылка на данный документ. Кроме того, в Системе должна быть предусмотрена возможность создания проекта поручения, утверждаемого уполномоченным должностным лицом. Должна поддерживаться выдача поручения нескольким исполнителям и назначение контролера для поручения. Должна вестись история смены контроллеров (если при создании поручения был указан один контроллер, а далее поручение редактировалось и был указан другой контроллер, предыдущий контроллер должен быть отражен в отражен в отдельном реквизите карточки поручения). Создание задач для исполнителей и контролеров При выдаче в поручении определяются содержание задания, сроки его выполнения и перечень исполнителей. На основе выданного поручения должны автоматически создаваться индивидуальные задачи для каждого исполнителя и контролера, указанных в поручении. Индивидуальные задачи для исполнителей и контролеров пересылаются на их рабочие места в Системе. Содержание задачи по поручению для исполнителя определяется выдающим поручение пользователем. В системе должна быть предусмотрена возможность использования типовых формулировок текстов для повторяющихся однотипных поручений. Типовые формулировки должны быть персонализированы, для каждого автора поручения Система должны позволять создавать и хранить отдельный перечень типовых формулировок. При выдаче контрольного поручения пользователю, указанному в поручении в качестве контролера, пересылаются задачи всех исполнителей для оперативного мониторинга хода исполнения поручения, отслеживания сроков и итоговой оценки качества выполнения задания. Рассылка задач на рабочие места исполнителей и контролеров Задачи для исполнителей и контролеров должны рассылаться по рабочим местам пользователей – на каждом рабочем месте должен создаваться элемент – назначенная пользователю задача. Элемент должен содержать гиперссылку на карточку задачи в общем хранилище, а также включать основные сведения о ней. Для задач по поручениям по документу требуется представление ссылок на документ, по которому выдано поручение. Мониторинг хода исполнения поручений и задач на рабочих местах Должно быть реализовано обновление данных о поручениях и задачах при их изменении: обновление задачи при изменении «родительского» поручения; удаление задачи при удалении исполнителя из «родительского» поручения; обновление ссылки на рабочем месте пользователя при изменении задачи. Дополнительные требования к исполнению поручений и задач Система должна предусматривать: запрет редактирования реквизитов задачи за исключением тех, которые заполняются в процессе исполнения; возможность переназначения поручения другому пользователю с формированием иерархическая цепочка (т. н. «дерево») «родительское поручение – подчиненное поручение»; автоматическая обработка иерархических цепочек поручений – каскадная обработка поручений. Каскадная обработка поручений производится в соответствии со следующими правилами: автоматическое исполнение «родительского» поручения при исполнении подчиненных поручений; автоматическое исполнение подчиненных поручений при исполнении родительского поручения; одновременное применение двух предыдущих правил; отсутствие каскадной обработки.
14	Требования к созданию настраиваемых рабочих процессов	Система должна поддерживать исполнение экземпляров рабочих процессов, спроектированных и присоединенных к хранилищам данных средствами Microsoft Office SharePoint Designer.
15	Требования к поиску данных в системе	Система должна обеспечивать поиск по всей информации, хранящейся в базе данных (документов и карточек любых объектов), в том числе: ­        Полнотекстовый поиск (по тексту файлов); ­        Поиск по отдельным реквизитам карточек. Система должна обеспечивать возможность настройки следующих параметров при поиске информации: ­        настройки поиска по различным типам данных (карточкам документов, проектов, поручений, задач и других типов информации) – т. е. задания отдельного поискового запроса из конкретного набора реквизитов для каждого типа данных; ­        настройки областей поиска (например, в пределах веб-узла, хранилища данных или папки). В качестве результатов поиска для пользователя должны отображаться только те объекты Системы (карточки и файлы), к которым он имеет доступ. Должна быть предусмотрена возможность ограничения числа карточек в результатах поиска заданным значением для обеспечения должной скорости выполнения поискового запроса и удобства обработки информации пользователем. Полнотекстовый поиск Система должна предоставлять возможности для заданий условий полнотекстового поиска: ­        выбор языка поиска (система должна позволять производить поиск по информации на различных иностранных языках); ­        поиск по всем введенным значениям; ­        поиск по введенной фразе; ­        поиск любого из введенных значений; ­        поиск результата, не содержащего введенное значение; Поиск по отдельным реквизитам карточек Система должна предоставлять возможности для заданий условий поиска по отдельным реквизитам карточек: ­        произвольной настройки поисковых реквизитов на основе используемых в системе реквизитов карточек; ­        выбор реквизитов из перечня доступных поисковых параметров; должна быть предусмотрена возможность осуществления одновременного поиска по любому количеству реквизитов; ­        использование диапазонов для поиска по полям типа «дата».
16	Требования к оповещению пользователей об изменении данных	Система должна предоставлять настраиваемые средства шаблонов оповещений пользователей об изменении данных, хранящихся и обрабатываемых в ней. При настройке шаблонов оповещений должна быть предоставлена возможность настройки следующих параметров: ­        пользователь или группа пользователей, которым будут пересылаться оповещения; ­        отправка заместителям и/или помощникам пользователей ­        перечень элементов Системы, об изменениях в которых будут направляться оповещения; ­        периодичность отправки оповещений; ­        фильтрация данных для оповещений. Оповещения должны направляться пользователю по электронной почте в форме сообщений, содержащих сводные сведения об произошедших изменениях в Системе согласно настроенному шаблону оповещения. Набор выводимых в оповещениях реквизитов должен быть настраиваемым.
17	Требования к интеграции с офисными приложениями	Интеграция с офисными приложениями для создания и редактирования документов Система должна предусматривать механизмы интеграции с офисными приложениями Microsoft Office 2007 и выше (Word, Excel, InfoPath и другими), включая возможности: −        создание шаблонов файлов и назначение их группе документов; −        открытия файла в приложении MS Office, которое предназначено для работы с файлами данного типа; −        сохранения файлов в Системе из приложений MS Office; −        выгрузка данных карточек проектов, документов, поручений, представлений в форматы MS Office Интеграция с MS Exchange и MS Outlook Система должна позволять работать с хранящимися в ней календарями через клиентское приложение MS Outlook версии 2007 и выше. Должен  поддерживаться как режим «он-лайн» (при наличии подключения к серверу), так и режим  «офф-лайн» (без подключения к серверу).  Работа с данными через MS Excel (экспорт-импорт данных и печать карточек) Система должна позволять экспортировать данные из хранилищ структурированной информации (списков и вкладок карточек) в электронные таблицы  MS Excel. Экспортированные данные могут быть выведены на печать средствами MS Excel. Система должна позволять заполнять справочники на основе электронной таблицы MS Excel (импорт данных).
18	Требования к управлению учетными записями пользователей	Система должна полностью поддерживать технологию управления учетными записями  пользователей, реализованную в Microsoft SharePoint Server 2013, включая функции импорта учетных записей из Windows Active Directory и работу с профилями пользователей.
19	Управление правами доступа к данным	Система прав доступа Система должна обеспечивать разграничение прав пользователей на следующих уровнях (для следующих типов объектов): ­        на уровне веб-узла; ­        на уровне хранилища данных или документов; ­        на уровне папки внутри хранилища; ­        на уровне элемента хранилища (карточки документа, поручения, задачи и т. п.) или файла. Должен поддерживаться, как минимум, следующий набор стандартных разрешений на доступ к объектам (элементам) Системы: ­        Полный доступ – полный доступ ко всем элементам Системы; ­        Совместная работа – возможность просмотра, добавления, обновления и удаления элементов; ­        Чтение – возможность просмотра элементов Системы; ­        Добавление – возможность просмотра и добавления элементов Системы. Политика разграничения прав доступа Система должна поддерживать политики автоматического назначения пользователям прав доступа. Для применения политик должны быть доступны два уровня доступа – «чтение» (право на просмотр элемента) и «участие» (право на просмотр, добавление, изменение,  удаление элемента, а также просмотр и удаление версий, создание оповещений). В справочнике «Группа документов» должны настраиваться перечни пользователей и групп пользователей, получающих доступ на создание проектов документов. Кроме того при согласовании и утверждении уровень доступа «участие» должны получать фигуранты данного процесса. После регистрации документа на основе проекта должна быть возможность ограничить права согласующих и утверждающих пользователей уровнем «чтение». Для зарегистрированных документов права доступа должны предоставляться пользователям и группам пользователей в соответствии с настройками доступа к конкретным действиям (просмотр, изменение, выдача поручений, удаление) на уровне групп документов. Для поручений должна быть реализована возможность предоставления доступа либо фигурантам поручения, их помощникам и заместителям, либо пользователям и группам пользователей, имеющим уровень доступа «участие» к документу, по которому было выдано поручение. Присвоение прав вручную Система должна позволять ручную выдачу дополнительных прав доступа к объектам Системы пользователям и группам пользователей, имеющим разрешение на предоставление доступа на уровне группы документов.

ТРЕБОВАНИЯ К ПРОДУКТУ
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К АРХИТЕКТУРЕ
Общая архитектура системы должна удовлетворять следующим условиям:

Централизованное размещение системы. Базы данных размещены в ЦОД Общества. Удаленный доступ пользователей с уровня Филиалов.

Клиентское программное обеспечение должно работать в среде пользовательских операционных систем семейства Microsoft Windows. Для хранения информации должна использоваться СУБД одного из ведущих российских либо мировых производителей Программная разработка по расширению функций шаблонного решения должна носить локальный характер, выполняться при помощи инструментария, методов и рекомендаций, предоставляемых системой, не накладывая ограничений на дальнейшее развитие системы в рамках пакетов обновлений. Архитектура шаблонного решения должна являться масштабируемой. Под масштабируемостью понимается увеличение вычислительной мощности системы по мере тиражирования решения без серьезных изменений в части сконфигурированных и разработанных функций, а также отчетов системы. Реализация бизнес-процессов в объеме шаблонного решения должна обеспечить дальнейшую унификацию процессов и их централизованной поддержки. Решение должно являться адаптивным и изменяемым с учетом развития и возможного изменения структуры бизнеса Общества. Система должна соответствовать требованиям ЛНД Компании по информационной безопасности. Для минимизации влияния процесса разработки и настройки на систему продуктивной эксплуатации должен использоваться трехсистемный ландшафт. Архитектура решения должна покрывать все заявленные функциональные требования и учитывать системное окружение решения. ТРЕБОВАНИЯ К ДОСТУПНОСТИ И ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ

Таблица 6