Функционально-технические требования к системе электронного документооборота (стр. 6 )

Требования к срокам реализации

№	Наименование этапа	Срок оказания услуг
1.	Предоставление прав на использование программного обеспечения	В течение 10 рабочих дней с момента подписания договора
2.	Установка, адаптация и сопровождение СЭД	В течение 12 календарных месяцев с момента подписания договора
3.	Миграция данных	В течение 12 календарных месяцев с момента подписания договора
4.	Разработка документации	В течение 12 календарных месяцев с момента подписания договора
5.	Расширенное сопровождение СЭД	С момента завершения этапа № 4 в течение 12 календарных месяцев.

ПОРЯДОК КОНТРОЛЯ И ПРИЕМКИ РЕЗУЛЬТАТОВ

Все результирующие документы проекта должны быть согласованы с соответствующими функциональными экспертами со стороны Заказчика.

Испытание (тестирование) разработанной (модифицированной) в рамках проекта информационной системы должны производится в соответствии с согласованными Концепцией проведения тестирования, Планом тестирования и Тестовыми сценариями.

Концепция проведения тестирования должна содержать полный перечень видов тестирования, его участников, регламентирующие документы, а также график их проведения и порядок фиксации результатов.

Решение о приемке в продуктивную эксплуатацию принимается на основании результатов проведения ОПЭ.

Среда разработки Системы должна позволить разграничить функционал по разработке, тестированию и переносу изменений в продуктивную среду.

После успешного прохождения всех этапов тестирования оформляется акт тестирования, на основании которого ответственный сотрудник осуществляет перенос изменения в продуктивную среду.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

РЕшение

о категорировании информации

На основании проведенного категорирования информации, обрабатываемой в рамках бизнес-процесса [код и наименование бизнес-процесса в соответствии с документом - основанием для проведения работ]  принято:

Установить уровень конфиденциальности информации: конфиденциальная.

Определить режим доступа к информации: многопользовательский.

Определить необходимость разграничения доступа к информации: необходимо.

  ________________         «___»_________20__ г.

                                       

На основании принятого решения о категорировании определить следующие требования к информационной системе [наименование информационной системы], обеспечивающей обработку информации в рамках бизнес-процесса [код и наименование бизнес-процесса в соответствии с документом - основанием для проведения работ]:

Информационная система должна обеспечивать защиту от несанкционированного доступа (НСД) на уровне не ниже установленного требованиями, предъявляемыми к классу защищённости 1Г по классификации действующего руководящего документа Гостехкомиссии России «Автоматизированные системы. Защита от несанкционированного доступа к информации. Классификация автоматизированных систем и требования по защите информации» 1992 г.

Уровень защищённости от несанкционированного доступа средств вычислительной техники, обрабатывающих информацию, должен соответствовать требованиям к классу защищённости 5 согласно требованиям действующего руководящего документа Гостехкомиссии России «Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Показатели защищенности от несанкционированного доступа к информации» 1992 г.

Информационная система не требует проведения процедуры оценки соответствия требованиям по информационной безопасности.

Заместитель генерального директора – начальник управления экономической безопасности.

                                        ________________         «___»_________20__ г.

  (подпись)  (дата)

Решение принято в работу

Начальник сектора по сопровождению ИТ

                                        ________________         «___»_________20__ г.

  (подпись)  (дата)

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Локальные Нормативные документы

(ДАЛЕЕ – «Модуль ЛНД»)

Назначение

Создание базы данных информации об ЛНД и процессах работы с ЛНД Автоматизация операций по работе с ЛНД Компании и Общества на всех этапах жизненного цикла ЛНД, утверждаемых / вводимых в действие приказом или грифом.

Цель

Предоставление доступа работникам Общества к действующим ЛНД Компании и Общества, документации по работе с ЛНД. Соблюдение требований Положения Компании «Организация работы с локальными нормативными документами» № П3-01.07 Р-0036 в части ведения базы данных электронных копий ЛНД. Снижение трудозатрат работников структурных подразделений Общества на подготовку документации в соответствии с требованиями Системы по работе с ЛНД. Уменьшения числа ошибок в документации по работе с ЛНД из-за ручной обработки информации.

Администраторы – Служба по работе с ЛНД Общества,

Пользователи - все работники Общества.

раздел «база данных лнд компании и общества»

Минимальный перечень каталогов верхнего уровня:

«ЛНД Общества» - фонд электронных дел действующих ЛНД Общества - с открытым доступом для всех категорий пользователей (за исключением ЛНД с «Уровнем доступа» «Ограниченный»).

Действующие ЛНД Общества – доступ для всех категорий пользователей Недействующие ЛНД Общества – доступ для работников отдела НОБ

«ЛНД Компании, введенных в действие в Обществе» - фонд электронных дел введенных в действие в Обществе ЛНД Компании - с открытым доступом для всех категорий пользователей (за исключением ЛНД с «Уровнем доступа» «Ограниченный»).

Действующие ЛНД Компании – доступ для всех категорий пользователей Недействующие ЛНД Компании – доступ для работников отдела НОБ

«Прочие документы» - фонд прочих нормативных документов, доступ для всех категорий пользователей. «Типовые формы договоров» - фонд типовых договорных документов, утвержденных ОРД Общества. «ЛНД контрагентов» - фонд локальных нормативных документов, переданных контрагентом Обществу в рамках заключенного договора. «Обучающие материалы» - фонд обучающих документов по направлениям (презентации, инструкции и т. п.). «Перечень требований в области авиатопливозаправочной деятельности» - фонд законодательных актов РФ в области авиатопливообеспечения, утвержденный ОРД Общества.

Классификация

«ЛНД Общества» «ЛНД Компании, введенных в действие в Обществе» имеют единую одноуровневую структуру вложенных каталогов - бизнес-процессов верхнего (1 и 2) уровня, где непосредственно размещаются (регистрируются) электронные дела ЛНД. Каталоги размещения ЛНД - бизнес-процессы верхнего уровня - строго соответствуют аналогичным значениям атрибута Бизнес-процесс верхнего уровня записей об ЛНД в Компании.

Информирование и доступ Доступ к Модулю ЛНД должен быть предоставлен всем работникам Общества. Хранение и сохранность

Сохранность и защита от редактирования электронных копий ЛНД, РД и приложений, регистрируемых в Модуле ЛНД, и несанкционированного внесения изменений должны быть обеспечены путем установления парольной защиты средствами MS Office, в т. ч. в Приложениях, являющихся формами для заполнения.

Электронное дело ЛНД – включает совокупность взаимосвязанных электронных документов, относящихся к одному локальному нормативному документу (на всех стадиях жизненного цикла), зарегистрированных в Модуле ЛНД.

Минимальные требования к электронному делу ЛНД включают в себя:

Карточку Досье ЛНД Карточку ЛНД (Нормативный, Приложение, Изменение) Карточка ОРД (ссылка на базу «ОРД») Карточка Инициатива (ссылка на карточку «Плана-графика») Электронные копии ЛНД (проект, действующие, отмененные); Электронные копии приложений к ЛНД; Электронные копии ОРД, связанных с ЛНД распорядительных документов.

раздел «план-график разработки / актуализации ЛНД общества»

Форма Плана-графика разработки/актуализации ЛНД Общества (далее «ПГ») – (форма в MS Excel) направляется в виде информационного письма о формировании ПГ на официальные почтовые ящики в структурные подразделения. В Модуле ЛНД сохраняется версия документа после каждого редактирования пользователями.

Консолидированный ПГ направляется администратором на параллельное согласование нескольким ответственным (согласующие лица выбираются администратором). Возможно внесение правок на этапах согласования с отработкой и повторным согласованием.

Утвержденный ПГ и приказа об утверждении (в формате pdf и excel) размещается работником Службы по работе с ЛНД Общества в Модуле ЛНД.

На основании утвержденного ПГ формируются карточки «Инициатива».

По каждому пункту ПГ формируется задача исполнителю для контроля исполнения ПГ.

Служба по работе с ЛНД вносит информацию по выполнению ПГ с указанием % выполнения по вехам (в случае выполнении на 100% указывается информация по ОРД, гиперссылка на карточку ОРД).

Формирование отчетов по выполнению ПГ в табличном виде и в виде диаграмм.

раздел «ПЛАН ПО РАБОТЕ С ЛНД»

План по работе с ЛНД формируется в MS Excel, направляется администратором на параллельное согласование нескольким ответственным (согласующие лица выбираются администратором). Возможно внесение правок на этапах согласования с отработкой и повторным согласованием.

Утвержденный План по работе с ЛНД (в формате pdf и excel) размещается работником Службы по работе с ЛНД Общества в Модуле ЛНД.

раздел «ПЕРЕДАЧА ЛНД ТРЕТЬИМ ЛИЦАМ»

На основании данных карточек ЛНД формируется Реестр ЛНД для включения договоры (отдельно ЛНД Компании / отдельно ЛНД Общества). Актуальность Реестра - на текущий момент.

Выгрузка с портала единого пакета ЛНД (с приложениями) для сохранения на флэшку/CD-диск и т. д.

Информационное сообщение об изменении Реестра ЛНД за неделю направляется на электронную почту работникам.

Формирование отчетов по передачи ЛНД в табличном виде.

раздел «согласование проектов лнд компании и общества»

Карточка ЛНД - согласование (статус – проект):

согласующие выбираются исходя из области действия локального нормативного документа. срок устанавливается в зависимости от срока дискуссии Компании.

Исполнителю направляется информационное сообщение – напоминание об окончании срока согласования ЛНД.

История рассмотрения проектов ЛНД консолидируется в карточке Досье.

Формирование отчетов в табличном виде и в виде диаграмм:

статус согласования по отдельному ЛНД; статус согласования ЛНД на данный период.

РАЗДЕЛ «ХРАНЕНИЕ ЛНД»

На основании данных карточек ЛНД формируется:

Реестр сохраненных/распечатанных ЛНД с портала с указанием пользователя.

При утверждении новой версии ЛНД направляется информационное сообщение пользователю о необходимости замене бумажных копий.

РАЗДЕЛ «СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ»

Размещается справочная информация: шаблоны документов, памятки.

РАЗДЕЛ «ГЛОССАРИЙ»

Размещается информация по терминам и определениям с возможностью поиска по ключевому слову.

РАЗДЕЛ «ОТЧЕТНОСТЬ ПО РАБОТЕ С ЛНД»

1. Функционал Модуль ЛНД должен обеспечивать формирование отчетов:

по всем атрибутам и метаданным зарегистрированных в Модуле ЛНД.

Запрос на присвоение номера ЛНД Отчет по введенным ЛНД Компании Отчет об утверждении ЛНД Общества Реестр введенных в действие и отмененных  ЛНД Компании за период Реестр ЛНД Компании Реестр действующих ЛНД Общества Реестр введенных в действие ЛНД Компании. План-график разработки ЛНД Отчет по Плану-графику разработки ЛНД. Отчет по разработке/актуализации ЛНД вне Плана-графика Проекты ЛНД Общества Проекты ЛНД Компании Перечень ЛНД Компании и Общества, регулирующих сферу деятельности структурного подразделения Перечень ЛНД Общества для включения в договора (общий / по видам договора) Перечень ЛНД (оригиналов и учтенных копий), хранящихся в подразделениях Реестр Приложений к ЛНД

Технические особенности

Интеллектуальный поиск документов (ЛНД, других документов)