Инструкция по ведению делопроизводства в первичных профсоюзных организациях

ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ПЕРВИЧНЫХ ПРОФСОЮЗНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства, хранения документов, оперативного рассмотрения и контроля за их выполнением в первичных профсоюзных организациях.

1.2. Рекомендации соответствуют правилам по работе с документами и являются методическим пособием для профсоюзных комитетов при ведении делопроизводства.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1. Делопроизводство в профсоюзных комитетах ведется самостоятельно, отдельно от делопроизводства предприятия, организации и включает в себя регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, контроль за исполнением документов, ведение протокольного хозяйства, формирование документов в дела, обеспечение их сохранности до передачи на хранение и к уничтожению в соответствии с установленным порядком.

2.2. Ведение делопроизводства поручается одному из членов профсоюзного комитета или специально назначенному работнику.

2.3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзного комитета.

Порядок работы с входящей корреспонденцией

2.4. Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем после ее регистрации в журнале или карточке.

Рекомендуемая форма журнала регистрации входящей корреспонденции

Входя- щий номер

Дата поступ- ления

Откуда корреспон- денция

Краткое содержание

Кому на- правлено на исполнение и резолюция

Расписка за полу- чение и дата

2.5. В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия, организации и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая обозначена первой в адресате.

2.6. На всех поступивших в профсоюзный комитет документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу или карточке регистрации входящей корреспонденции.

Контроль за исполнением документов

2.7. За своевременное и правильное исполнение документов, поступивших в профсоюзный комитет, отвечает председатель и его заместитель.

Регистрация и отправка исходящих документов        

2.8. Все документы, исходящие из профсоюзного комитета, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

Рекомендуемая форма журнала регистрации исходящей корреспонденции

Исходя- щий номер

Дата

Куда и кому отправлено

Краткое содержание

Исполнитель (Примечание)

2.9. На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу. Протоколы и постановления отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.

2.10. Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или трудящимся, а также документы финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзного комитета. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.

2.11. Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзного комитета.

3.ОФОРМЛЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ ПРОФСОЮЗНЫХ СОБРАНИЙ, КОНФЕРЕНЦИЙ И ЗАСЕДАНИЙ ПРОФСОЮЗНОГО КОМИТЕТА

3.1. Протоколы профсоюзных собраний (конференций) оформляются секретарем собрания (секретариатом конференции).

Нумерация протоколов ведется единая в течение всего срока полномочий и заканчивается отчетно-выборным собранием (конференцией).

Протоколы хранятся в профсоюзном комитете организации и могут быть по просьбе членов профсоюза, представителей вышестоящих профорганов даны на ознакомление только по месту их нахождения. В случае необходимости делается выписка из протокола.

Протоколы отчетно-выборных собраний (конференций) по истечении 10 лет сдаются в архив предприятия. В номенклатуре архивных дел на них определяется отдельный номер.

3.2. Оформление протоколов заседаний профкома  может возлагаться на одного из его членов, но подписываются протоколы председателем профкома  (или тем, кто вел заседание в его отсутствие), он же отвечает за правильность оформления.

Нумерация протоколов ведется в течение срока полномочий и начинается с первого заседания профкома  после его выбора.

Если член профкома выбыл из профсоюза (по собственному желанию или исключен), или снялся с профсоюзного учета в связи с уходом с предприятия или организации, то протокольно фиксируется информация о его выводе из состава профкома. Кворум в этом случае определяется без его участия.

В случае, если член профкома был избран путем прямого делегирования, то замена представителя в составе профкома также фиксируется протокольно с последующим утверждением решения о его избрании на очередном профсоюзном собрании (конференции).

Протоколы хранятся, как документы строгой отчетности в профсоюзном комитете. По просьбе вышестоящих профсоюзных или юридических органов копии или выписки из них направляются по месту запроса.

В протоколах профсоюзных собраний, конференций и заседаний профсоюзного комитета или его президиума в последовательности, установленной повесткой дня, по каждому вопросу включаются или прилагаются к протоколу тексты докладов, справок, выступлений и принятые постановления.

Приложения к протоколам формируются в последовательности, принятых постановлений, при этом они должны быть соответствующим образом оформлены (наличие подписей, виз, дат и т. д.).

4. ВЕДЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

4.1.Номенклатура дел представляет собой перечень конкретных наименований заводимых по делопроизводству дел, систематизированных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения. Примерная номенклатура дел профкома прилагается (Приложение ).

4.2. В номенклатуру дел включается весь объем документации, создаваемой в профсоюзном комитете, в том числе все регистрационные журналы. Не включаются в номенклатуру дел брошюры, справочники, реферативные журналы, и другие информационные и периодические издания.

4.3. Оформленные и систематизированные документы формируются в дела в строгом соответствии с номенклатурой.

4.4. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь установленный номер. В одном деле формируются документы одного срока хранения. Документы постоянного и временного сроков хранения формируются раздельно.

4.5. Номенклатура или перечень формирования дел профсоюзного комитета ежегодно утверждается на заседании профкома (президиума) или по решению профкома - на срок его полномочий.

4.6. Расположение документов внутри дел производится по хронологическому принципу. Документы формируются в деле со всеми приложениями и дополнительными материалами.

4.7. По окончании года в номенклатуре дел делается итоговая запись о количестве дел, образовавшихся в деятельности всего профсоюзного комитета.

Подготовка дел к последующему хранению и уничтожению.

4.8. Дела, содержащие документы временного срока хранения (до 10 лет), хранятся в скоросшивателях, без нумерации листов и заверительной подписи.

4.9. Дела, отобранные для постоянного и долговременного (10 лет и свыше) хранения, подшиваются в твердую обложку или переплетаются.

4.10. При формировании обложки дела на ней указываются:

- наименование вышестоящего профсоюзного органа;

- номер тома (если дело состоит из нескольких томов);

- дата начала и окончания заведенного дела (даты первого и последнего из документов, подшитых в дело);

- срок хранения и ссылка на статью перечня документов, образующихся в деятельности профсоюзных органов, с указанием сроков хранения;

- количество листов в деле (цифрами и прописью).

Перечисленные сведения оформляются на обложке дела без сокращения черными (синими) чернилами или черной тушью.

4.11. В конце дела на отдельном листе (в книгах - на оборотной стороне последнего листа) делается заверительная подпись, в которой цифрами указывается количество пронумерованных листов в деле, а также подпись работника, ответственного за формирование дела с указанием его должности и фамилии.

Приложение

«УТВЕРЖДЕНО» На заседании профкома «___»____________200__г протокол №____________

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Профсоюзного комитета

______________________________________________________________

(наименование профсоюзной организации)

Индекс дела	Наименование дела	Сроки хранения	Прим.
2	3	4	5
01. Основная деятельность
01-1.	Постановления, директивные письма и рекомендации вышестоящих профсоюзных и хозяйственных органов и органов государственной власти	ДМН
01-2.	Протоколы и другие материалы конфе­ренций, собраний профактива	Пост.	Архив
01-3.	Протоколы заседаний профкома (президиума) и материалы к ним	Пост.	Архив
01-4.	Планы работы профкома и его постоянных комиссий. Планы работ вышестоящих профсоюзных органов	Пост.	Архив
01-5.	Справки и информация по основной деятельности профкома	Пост.	Архив
01-6.	Предложения, заявления, обращения трудящихся, поступившие в профком	5 лет
01-7.	Годовые статистические отчеты профкома и подведомственных организаций	Пост.	Архив
01-8.	Материалы по подбору, обучению и поощрению кадров и актива	5 лет
01-9.	Структура профорганизации. Переписка и постановления о профобслуживании	Пост.
01-10.	Материалы комиссии по организационно-массовой работе	5 лет
01-11.	Материалы комиссии по экономической и правовой защите	5 лет
01-12.	Материалы комиссии по социально-бытовым вопросам	5 лет
01-13.	Материалы, информации по организации досуга трудящихся и детей	5 лет
01-14.	Материалы комиссии по охране труда	Пост.	Архив
01-15.	Материалы по заключению и проверке выполнения коллективных договоров и соглашений	Пост.	Архив
01-16.	Материалы комиссии по социальному страхованию	10 лет
01-17.	Журнал регистрации обращений работников и пенсионеров	3 года
01-18.	Книга учета приема граждан по личным вопросам	3 года
01-19.	Журнал регистрации входящей корреспонденции	3 года
01-20.	Журнал регистрации исходящей корреспонденции	3 года
01-21.	Номенклатура дел профкома. Акты на уничтожение, сдачу дел в архив и др.	Пост.	Архив
02. Финансовая работа
02-1.	Инструкции, указания по финансовым вопросам, бухгалтерскому учету и отчетности.	До замены новыми
02-2.	Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности профкома	5 лет
02-3.	Приемо-сдаточные акты при смене председателя, бухгалтера (казначея) профкома	5 лет
02-4.	Финансовые отчеты об исполнении профбюджета	Пост.	Архив

ДМН - до минования надобности

Пост. – постоянно

В теч. срока полн. – в течение срока полномочий