РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА – обязательные элементы оформления документа, установленные законодательством и настоящим стандартом, отсутствие которых лишает документ юридической силы.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА – внутренний документ, содержащий справочную (аналитическую) информацию о ходе и результатах выполнения поручения или о проработке отдельного вопроса в инициативном порядке, предложения по решению поставленных задач или устранению выявленных недостатков хозяйственной деятельности, а также внутренний документ деловой переписки между работниками организации, служащий для обмена информацией по вопросам ведения в целях комплексного выполнения поручений.

СОГЛАСОВАНИЕ – процедура, призванная подтвердить согласие с содержанием документа ответственными лицами, не являющимися авторами документа, путем соответствующего визирования. Виза включает личную подпись или ее электронный аналог, ее расшифровку (ФИО), должность визирующего лица, дату визирования.

СОГЛАСУЮЩЕЕ ЛИЦО – работник ООО "РН-КрасноярскНИПИнефть", осуществляющий согласование документа.

СОИСПОЛНИТЕЛЬ – должностное лицо и/или руководитель структурного подразделения, указанное в качестве одного из исполнителей конкретного поручения (если назначено несколько исполнителей и данный сотрудник не указан первым).

ТЕХНОЛОГИЯ WORKFLOW – это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий, согласно набору руководящих правил.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ – система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

ЭЛЕКТРОННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА, СКАН-КОПИЯ – документ, созданный с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и дальнейшего использования, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

AD – Active Directory Служба каталогов Microsoft.

WORKFLOW – Рабочий процесс.

ЖЦ – Жизненный цикл.

ИС – Информационная система.

КОМПАНИЯ – «Роснефть».

ОБЩЕСТВО – ООО "РН-КрасноярскНИПИнефть".

ЛНД – Локальный нормативный документ.

ОПЭ – Опытно-промышленная эксплуатация.

ПЭ – Промышленная эксплуатация.

ОС – Операционная система.

ПО – Программное обеспечение.

СБ – Служба безопасности.

СИСТЕМА, СЭД – Система электронного документооборота ООО "РН-КрасноярскНИПИнефть".

ТЗ – Техническое задание.

ФСТЭК – Федеральная служба по техническому и экспортному контролю.

ФТТ – Функционально-технические требования.

ЭП – Электронная подпись.


ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

В результате внедрения СЭД в ООО "РН-КрасноярскНИПИнефть" достигаются следующие цели:

    ускорение процессов за счет постоянного мониторинга состояния документа, автоматизированных напоминаний пользователям, автоматического движения документа по заданному маршруту; соблюдение регламентов работы с потоками документов в рамках автоматизируемых бизнес-процессов за счет использования типовых маршрутов; повышение исполнительской дисциплины и улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования автоматизированных отчетов; сокращение трудоемкости создания типовых документов за счет использования шаблонов; единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек и тексту документов; повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа.

В задачи Системы входит автоматизация следующих процессов:

    регистрация и обработка входящей корреспонденции; подготовка, согласование и обработка исходящей корреспонденции; подготовка, согласование, учет и обработка организационно-распорядительной документации и протоколов; работа с поручениями, в т. ч. контроль исполнительской дисциплины; систематизация и хранение документации; подготовка отчетности по согласованию документов и исполнительской дисциплине; подготовка, согласование, учёт и обработка договорной документации.


ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
ОПИСАНИЕ РАМОК ПРОЕКТА

Организационные рамки

Автоматизация работы пользователей ООО "РН-КрасноярскНИПИнефть":

    количество одновременно работающих пользователей – не менее 100; количество специалистов канцелярии – не менее 5; количество специалистов управления совещаниями – не менее 7; количество специалистов модуля управления договорами – не менее 21.

СРОК ОКАЗАНИЯ УСЛУГ

с 22.09.2016 г. по 30.04.2017 г.

ПланируемыЙ срок реализации

Начало работ – сентябрь-ноябрь 2016;

Перевод в ОПЭ – февраль 2017;

Перевод в ПЭ – апрель 2017.


ОПИСАНИЕ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ
ОПИСАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА, ПОДЛЕЖАЩЕГО АВТОМАТИЗАЦИИ

В Обществе действует электронный документооборот.

Используется согласование электронных документов средствами системы «БОСС-Референт». Существующий подход позволяет выполнять в электронном виде отдельные операции с документами, но не соответствует всем потребностям ООО "РН-КрасноярскНИПИнефть" и в текущем виде не позволяет организовать полный цикл согласования и контроля исполнения документов в электронном виде.



ОПИСАНИЕ НЕДОСТАТКОВ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА, ПОДЛЕЖАЩЕГО АВТОМАТИЗАЦИИ

Отсутствие прозрачных процессов между структурными подразделениями Общества, связанных с документооборотом. Отсутствие контроля и отчетности по выполняемым операциям.

Невозможность полного исключения бумажного документооборота ни по одному из процессов. Как следствие – недостаточно высокая оперативность и эффективность документооборота.



ОПИСАНИЕ НЕДОСТАТКОВ ИНФРАСТРУКТУРЫ СУЩЕСТВУЮЩЕй СИСТЕМЫ
    Отсутствуют инструменты интеграции с внешними системами (1С, SAP) – коннекторы, веб-сервисы; Отсутствует электронная подпись; Отсутствуют возможности различных подключений: локальный клиент, WEB клиент, Мобильный клиент (iPad, Android); Отсутствует возможность организовать автоматизированный контроль выполнения задач работниками; Отсутствует возможность отражения информации о документе, истории передачи и делегирования документа; Отсутствует возможность ведения статистики по исполненным/неисполненным документам. Нет отчета исполнения документа; Отсутствует возможность получения своевременных уведомлений задач с истекшим сроком; Отсутствует возможность создания документа путем сканирования при его обработке; Отсутствует возможность направить исходящий документ из программы на внешний ресурс; Отсутствует система отчётов. Создание любого отчёта требует программирования.

Зафиксированные бизнес-требования

№

Описание требования

Владелец требования

Связь с целями проекта

1

2

3

4

Регистрация и хранение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

ЗГД по развитию

Комплексная реализация целей проекта

Согласование организационно-распорядительной документации (распорядительные документы, служебные записки, протоколы).

Перевод документооборота Общества полностью в электронный вид.

Обеспечение потокового ввода документов в систему.

Обеспечение долговременного файлового хранилища документов.

Отображение показателей эффективности.

Веб-доступ.

Обеспечение контроля процедуры согласования (визирования) документов.

Обеспечение контроля исполнения заданий и поручений.

Управление совещаниями.

Поддержка маршрутов документов (workflow).

Обеспечение обмена документами подразделениями Общества.

Поддержка возможности отслеживания местонахождения бумажной версии документа.

Обеспечение формирования управленческой отчетности для анализа исполнительской дисциплины и работы с документами в рамках Общества.

Обеспечение надежного хранения и оперативного доступа к единому архиву.

Организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение).

Обеспечение оперативного атрибутивного и/или контекстного поиска информации;

Обеспечение требуемого уровня безопасности и защиты информации в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных документов Компании в области информационно-технической, экономической, информационной безопасности.

Подготовка, согласование, учёт и обработка договорной документации

Организация работы с ЭП

ТРЕБОВАНИЯ К ПРОДУКТУ
Общие требования к архитектуре

Основными функциональными элементами архитектуры являются:

    СУБД – хранилище данных и метаданных системы. Одним из важных компонентов системы, хранящихся в СУБД, является прикладная разработка DIRECTUM, которая определяет функциональность предметных модулей системы. Управляющие службы DIRECTUM – службы, обеспечивающие управление системой. Все управляющие службы могут быть установлены как на один сервер, так и на группу серверов – в целях распределения нагрузки. IS-Builder Runtime Environment – среда исполнения кода, реализующая интерфейс служб и пользовательских приложений (в том числе сторонней разработки) для доступа к системе. Клиенты системы DIRECTUM – приложения для конечных пользователей, инструментарий разработки, утилиты администрирования системы. Клиентом может быть, как Windows-приложение, использующее для доступа к системе IS-Builder Runtime Environment, так и веб-приложение. Файловые хранилища – хранилище для больших по размеру или редко используемых документов, которые эффективнее держать за пределами СУБД.

Серверное оборудование и программное обеспечение, аппаратные и программные средства для обеспечения удаленного доступа, а также каналы связи предоставляет Заказчик.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6