Услуги по внедрению системы электронного документа оборота (СЭД) (стр. 1 )

ФУНКЦИОНАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Услуги по внедрению системы электронного документа оборота (СЭД)

ВЕРСИЯ 1.00

КРАСНОЯРСК

2016

СОДЕРЖАНИЕ

1.        ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ        3

2.        ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ        6

3.        ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ        6

3.1.        ОПИСАНИЕ РАМОК ПРОЕКТА        6

3.2.        ОПИСАНИЕ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ        7

3.2.1.        ОПИСАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА, ПОДЛЕЖАЩЕГО АВТОМАТИЗАЦИИ        7

3.2.2.        ОПИСАНИЕ НЕДОСТАТКОВ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА, ПОДЛЕЖАЩЕГО АВТОМАТИЗАЦИИ        7

3.2.3.        ОПИСАНИЕ НЕДОСТАТКОВ СУЩЕСТВУЮЩЕй ИНФРАСТРУКТУРЫ        7

3.3.        Зафиксированные бизнес-требования        8

4.        ТРЕБОВАНИЯ К ПРОДУКТУ        8

4.1.        Общие требования к архитектуре        8

4.2.        Требования к доступности и производительности        9

4.3.        Требования к безопасности        9

4.4.        Требования к автоматизации        10

4.4.1.        Требования к созданию и хранению документов        10

4.4.2.        Требования к управлению потоками работ        11

4.4.3.        Требования к управлению справочником контрагентов        12

4.4.4.        Требования к обработке входящей/исходящей/внутренней корреспонденции        12

4.4.5.        Требования к контролю исполнительской дисциплины        13

4.4.6.        Требования к управлению договорами        13

4.4.7.        Требования к созданию типовых отчетов, возможности модификации ранее созданных шаблонов и печатных форм        15

4.4.8.        Требования к аутентификации и правам доступа пользователей. Обеспечение регламентирования доступа пользователей к данным системы        15

4.4.9.        Требования к шифрованию и защите данных. Использование ЭП и средств шифрования        15

4.4.10.        Требования к поиску документов и других объектов системы        15

4.4.11.        Требования к процессу «Работа с входящими документами»        16

4.4.12.        Требования к процессу «Работа с исходящими документами»        16

4.4.13.        Требования к процессу «Работа с распорядительными документами»        17

4.4.14.        Требования к процессу «Работа с внутренними документами»        17

4.5.        Требования к данным        17

4.6.        Связь с существующим окружением и интеграция        18

4.7.        Требования к пользовательскому интерфейсу        18

4.8.        Требования к документации        18

4.9.        Требования к Процессу обучения        19

5.        ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ        19

6.        ТРЕБОВАНИЯ К ИСПОЛНИТЕЛЮ        20

6.1.        Состав работ исполнителя        20

6.2.        Порядок контроля и приемки результатов        21

ПРИЛОЖЕНИЕ 1        24

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ – документ, подготовленный в установленном порядке работником организации и не предназначенный для передачи, для использования в работе и иных целей лицам, не являющимся работниками данной организации.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, поступивший в организацию от других юридических лиц и физических лиц, не являющихся работниками данной организации.

ДЕЛО – совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, авторам).

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – сфера деятельности, направленная на документационное обеспечение управления, в том числе путем документирования управленческих решений и организацию работы с документами.

ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛИ – работники, обеспечивающие процесс ведения делопроизводства т. е. создания, регистрации, копирования, рассылки, приема, отправки, хранения и поиска документов.

ДЕФЕКТ – несоответствие функциональных блоков и выполняемых действий системы техническому проекту и другой документации на систему.

ДОКУМЕНТ – носитель информации, зафиксированной на материальном носителе, в том числе бумажном, позволяющий идентифицировать такую информацию.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – перемещение входящих, исходящих и внутренних документов между работниками ООО "РН-КрасноярскНИПИнефть", включая процессы поступления, создания, регистрации, фиксирование информации о ходе исполнения, завершения исполнения и отправки.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА – совокупность средств технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для обработки, хранения и передачи информации.

ИНФОРМАЦИЯ – сведения, воспринимаемые человеком или специальными устройствами как отражение фактов материального мира в процессе коммуникации.

ИСПОЛНИТЕЛЬ (ОТВЕТСТВЕННЫЙ ИСПОЛНИТЕЛЬ) – должностное лицо и/или руководитель структурного подразделения, ответственное за исполнение конкретного документа либо поручения.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ – документ, подготовленный в установленном порядке работником организации и предназначенный для передачи в установленном порядке третьим лицам для использования в работе.

КОНТРОЛЕР – сотрудник, осуществляющий контроль за исполнением поручений и решений, формализованных в распорядительных документах, в соответствии с возложенными на него обязанностями.

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ – совокупность действий, направленных на обеспечение своевременного выполнения работником ООО "РН-КрасноярскНИПИнефть" указаний, содержащихся в переданных ему для проработки документах.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – вид письменного документа, в котором фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, предприятий их подразделений, должностных лиц.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный или удостоверенный в установленном порядке.

ПОРУЧЕНИЕ – содержащееся в оформленной в установленном порядке резолюции указание руководства организации руководителю структурного подразделения или его заместителю о совершении определенных действий, направленных на выполнение поставленной задачи.

ПРИКАЗ – локальный внутренний нормативный документ, подписываемый руководителем организации или лицом его замещающим, содержащий правила поведения, обязательные для исполнения всеми работниками данной организации.

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА – рабочая версия документа, находящаяся в процессе разработки, согласования и утверждения. Утвержденный проект подлежит регистрации, в результате чего он получает статус документа и уникальный регистрационный номер.

ПРОТОКОЛ – внутренний документ, оформленный в установленном порядке и содержащий сведения о председательствовавшем, месте и дате проведения, участниках, а также перечень поручений по итогам проведенного руководством организации коллегиального обсуждения отдельных вопросов, как правило, в ходе совещания, собрания, правления, совета, заседания и т. п.

ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ – комплекс компьютерных программ, обеспечивающий обработку или передачу данных.

РАСПОРЯЖЕНИЕ – локальный внутренний распорядительный правовой документ, подписываемый руководителем (руководителями) организации или лицом его замещающим, предусматривающий указания работникам или группе работников данной организации по выполнению в определенные сроки задач по вопросам административной, производственной и финансово-хозяйственной деятельности данной организации, а также управления и распоряжения имуществом.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА – цифровое или буквенно-цифровое значение (индекс), установленной формы, присваиваемое документу при его регистрации в информационной системе.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТА – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения с присвоением уникального регистрационного номера в рамках организации для обеспечения его последующей идентификации.

РЕЗОЛЮЦИЯ – письменное указание руководства организации руководителю структурного подразделения или его заместителю, а также руководителей всех уровней подчиненным сотрудникам, о совершении определенных действий, направленных на выполнение поставленной задачи, которое оформляется на бланке установленного образца или в системе электронного документооборота.