Услуги по внедрению системы электронного документа оборота (СЭД) (стр. 4 )

Требования к контролю исполнительской дисциплины

СЭД должна обеспечивать:

контроль исполнения поручений с учетом перенаправленных поручений (делегирования); возможность назначений по одному документу нескольких поручений разным исполнителям с разными сроками и видами контроля; возможность настройки уведомлений, как в системе, так и по электронной почте о приближении или просрочке срока исполнения документа; возможность разработки различных печатных форм отчетности по контролю исполнения, используя средства составления отчетов на базе системы в формате MS Word и MS Excel; формирование списков контролируемых поручений и документов с учетом сроков и состояния исполнения и иных отчетов; возможность определения сводного исполнителя и соисполнителей в рамках одной задачи; в процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута уведомление участников процесса с возможностью отключения уведомлений; возможность автоматического перенаправления задач в СЭД, если исполнитель в командировке / в отпуске / уволился.

Перечень, параметры и содержание отчетов необходимо уточнить на этапе анализа требований.

Требования к управлению договорами

СЭД должна обеспечивать следующий функционал:

предоставлять пользователям возможность занесения в систему и/или создания по шаблону документов, отправляемых на согласование, а также получаемых в ходе процесса сканов подписанных документов. Обеспечивать доступ к хранящимся в системе документам в соответствии с полномочиями пользователей. Необходимы возможность поиска по различным параметрам и организации хранилища документов по папкам; предоставлять пользователям возможность ввода структурированной информации о договорных документах в соответствующие справочники, с возможностью поиска, фильтрации и группировки по любым реквизитам (контрагент, статус и т. д.); предоставлять пользователям возможность из регистрационной карточки договорного документа открыть список связанных с ним договорных документов (основной договор, дополнительные соглашения, приложения и др.); обеспечивать последовательность операций процесса согласования документов в соответствии с регламентами, используемыми в ООО "РН-КрасноярскНИПИнефть". Схема процесса согласования должна использовать настраиваемые роли и учитывать маршрут согласования в зависимости от вида документа. Пользователям должно быть разрешено добавлять согласующих в маршрут. При повторном согласовании должна быть возможность удаления согласующих лиц, вынесших на предыдущем этапе решение «согласован». Изменение маршрутов, в том числе добавление/удаление существующих, должно осуществляться путем настройки администратором Системы. Имеется 3 варианта процесса согласования договора и, соответственно, 3 разных карточки документа: Согласование доходных договоров; Согласование расходных договоров (мелкая закупка); Согласование расходных договоров (крупная закупка). предоставлять возможность просмотра истории согласования документа, в том числе замечаний согласующих; предоставлять возможность замещения для выполнения согласования документов в случае отсутствия согласующих. Замещение должно настраиваться администратором Системы. Регламент и перечень оснований для предоставления права замещения должен быть разработан Заказчиком; предоставлять пользователю возможность генерировать отчеты по договорным документам: Реестр договоров (с возможностями отбора по периоду и фильтрации недействующих договоров); Отчет по срокам согласования договоров (с возможностями отбора по периоду и анализа просрочки этапов процесса по пользователям, договорам, контрагентам); предоставлять возможность настройки ролей пользователей в процессах, при этом исполнители роли могут быть фиксированными или динамически вычисляемыми в зависимости от значений реквизитов карточки договора; предоставлять возможность разграничения доступа пользователей к объектам системы с помощью групп. Обеспечивать создание своего набора групп: Ответственные за договоры. Вносят в Систему договоры, создают и заполняют карточку справочника договоров, инициируют в Системе процесс согласования. В терминологии Стандарта – «Исполнитель»; Редакторы договоров. Имеют доступ на изменение ко всем карточкам справочника договоров и ко всем электронным документам. Имеют доступ на изменение к некоторым вспомогательным справочникам Системы для внесения оперативных изменений; Участники договорной работы. Не создают карточки договоров и не инициируют процесс согласования. В данную группу включаются все сотрудники, участвующие в процессе в роли согласующих. Должны иметь возможность выдавать замечания, комментарии, добавлять свои версии документов;

Перечень, параметры и содержание отчетов необходимо уточнить на этапе анализа требований.

Требования к созданию типовых отчетов, возможности модификации ранее созданных шаблонов и печатных форм

СЭД должна обеспечивать:

возможность разработки отчетов в формате MS Word и MS Excel; возможность формирования предопределенных отчетов (статистические отчеты, реестры документов, листы рассылки и т. п.); возможность создавать новые отчеты с помощью специальных инструментов.

Требования к аутентификации и правам доступа пользователей. Обеспечение регламентирования доступа пользователей к данным системы

СЭД должна обеспечивать:

предоставление доступа к функциональности Системы на основе прав: пользователя; группы пользователей; возможность шифрования документа на основе пароля или с помощью цифрового сертификата сертифицированных средств криптозащиты; формирование истории работы с документом, доступной для просмотра не только администратору, но и пользователю.

Требования к шифрованию и защите данных. Использование ЭП и средств шифрования

СЭД должна обеспечивать:

возможность использования средств ЭП; ЭП должна гарантировать авторство и неизменность версии документа после подписания; возможность шифрования задач на основе сертификата ЭП и пароля; невозможность снятия ЭП с документа; запрет изменения версии документа после его подписания ЭП; выгрузку документов с ЭП из системы.

Требования к поиску документов и других объектов системы

СЭД должна обеспечивать:

поиск как по полям карточки документа (по атрибутам), так и по тексту документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, текстовый формат); наличие механизмов поиска документов по реквизитам карточки документа (наименование, автор, дата создания документа); поиск документов по истории работы: тип действия (редактирование, просмотр), пользователь и время действия; поиск подписанных ЭП документов; поиск зашифрованных документов; поиск документов, папок, задач и заданий в одном месте (из одного окна); комбинирование в одном поисковом запросе параметры поиска по атрибутам и/или по содержанию (тексту) документа; отображение общего числа найденных элементов на экране пользователя и отображение списка результатов поиска. Пользователь должен иметь возможность изменить критерии поиска и выполнить новый запрос; выбор любого объекта из списка результатов поиска и возможность открыть его; возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя: предопределенные поиски, например, «последние измененные документы»; настроенные администраторами специальные поиски по часто используемым критериям; инструмент связанных документов; возможность каждому пользователю создавать свои папки поиска, определяющие критерии поиска. Содержимое таких папок должно динамически обновляться при открытии.

Требования к процессу «Работа с входящими документами»

В рамках автоматизации процесса в СЭД должны быть реализованы следующие функциональные блоки:

Механизм занесения документов в систему; Механизм создания/печати карточки документа; Механизм регистрации документов с помощью инструментария системы; Механизм автоматической регистрации документов; Механизм передачи документов на рассмотрение в электронном виде; Механизм вынесения резолюции; Механизм прикрепления ссылок на иные документы СЭД с возможностью их открытия одним нажатием; Механизм создания и рассылки поручения исполнителям по резолюции; Механизм исполнения поручений в системе с возможностью делегирования поручения и запросом продления срока; Механизм контроля и приемки работ по поручению; Отчеты по исполнительской дисциплине.

Требования к процессу «Работа с исходящими документами»

В рамках автоматизации процесса в СЭД должны быть реализованы следующие функциональные блоки:

Механизм создания документов на основании утвержденных шаблонов Общества; Механизм создания/печати карточки документа; Механизм согласования документов с использованием обязательных и необязательных этапов согласования, возможностью различных вариантов согласования («Согласовано», «Вернуть на доработку исполнителю»); Механизм доработки и повторного согласования скорректированного документа; Механизм утверждения исходящего документа, подписания его ЭП; Механизм регистрации документа; Механизм отправки электронных копий документа адресатам.

Требования к процессу «Работа с распорядительными документами»

В рамках автоматизации процесса в СЭД должны быть реализованы следующие функциональные блоки:

Механизм подготовки проекта документа на основании утвержденных шаблонов документов Общества с одним из видов: приказ, распоряжение, протокол; Механизм создания/печати карточки документа; Механизм согласования документов с использованием обязательных и необязательных этапов согласования, возможностью различных вариантов согласования («Согласовано», «Вернуть на доработку исполнителю»); Механизм прикрепления ссылок на иные документы СЭД с возможностью их открытия одним нажатием; Механизм доработки и повторного согласования скорректированного документа; Механизм утверждения документа, подписания ЭП, при необходимости распечатывания и подписания руководителем вручную (с последующим занесением скан-образа подписанного документа в систему делопроизводителем); Механизм регистрации документов и рассылки на ознакомление; Механизм создания, исполнения и контроля поручений по документу.

Требования к процессу «Работа с внутренними документами»

В рамках автоматизации процесса в СЭД должны быть реализованы следующие функциональные блоки: