Услуги по внедрению системы электронного документа оборота (СЭД) (стр. 5 )

Механизм подготовки документа на основании утвержденных шаблонов документов предприятия с видом служебная записка; Механизм создания/печати карточки документа; Механизм согласования служебных записок с использованием обязательных и необязательных этапов согласования, возможностью различных вариантов согласования («Согласовано», «Вернуть на доработку исполнителю»); Механизм прикрепления ссылок на иные документы СЭД с возможностью их открытия одним нажатием; Механизм доработки и повторного согласования скорректированного документа; Механизм рассмотрения служебной записки, подписания ЭП; Механизм вынесения резолюции по служебной записке; Механизм создания, исполнения и контроля поручений по служебной записке.

Требования к процессу «Управление совещаниями»

В рамках автоматизации процесса в СЭД должны быть реализованы следующие функциональные блоки:

Механизм организации и подготовки к совещанию: разработка повестки совещания, определение участников, согласование повестки, времени и места проведения совещания с участниками совещания, оповещение участников об утверждении повестки совещания; Механизм проведения совещания: фиксирование принятых решений по вопросам совещания, автоматическое формирование и согласование протокола совещания, оповещение об утверждении протокола совещания участников и заинтересованных лиц; Механизм исполнения принятых решений: рассылка поручений исполнителям, контроль исполнения поручений, оповещение заинтересованных лиц об исполнении всех решений; Механизм формирования отчетов для анализа данных по состоянию и исполнению совещаний;

Требования к процессу «Работа с договорами»

В рамках автоматизации процесса в СЭД должны быть реализованы следующие функциональные блоки:

Механизм подготовки документа на основании утвержденных шаблонов документов предприятия с видом договор; Механизм создания/печати карточки документа; Механизм согласования договоров с использованием обязательных и необязательных этапов согласования, возможностью различных вариантов согласования («Согласовано», «Вернуть на доработку исполнителю»); Механизм прикрепления ссылок на иные документы СЭД с возможностью их открытия одним нажатием; Механизм доработки и повторного согласования скорректированного документа; Механизм подписания ЭП, при необходимости распечатывания и подписания руководителем вручную (с последующим занесением скан-образа подписанного документа в систему); Механизм регистрации документов и рассылки на ознакомление.

Требования к процессу «Управление контрагентами»

В рамках автоматизации процесса в СЭД должны быть реализованы следующие функциональные блоки:

Механизм создания/печати карточки справочника; Механизм изменения статуса аккредитации контрагента согласно требованиям ООО "РН-КрасноярскНИПИнефть" (аккредитован/не аккредитован, сроки аккредитации и т. д.).

Требования к данным

Система обеспечивает централизованное хранение всех данных в виде базы данных под управлением СУБД MS SQL Server и в виде файлов файлового хранилища.

Для обеспечения целостности данных используются встроенные механизмы СУБД MS SQL Server и ОС Windows.

Средства СУБД, а также средства используемых операционных систем обеспечивают документирование и протоколирование обрабатываемой в системе информации.

Технические средства, обеспечивающие хранение информации, используют современные технологии, позволяющие обеспечить повышенную надежность хранения данных и оперативную замену оборудования.

Резервное копирование и восстановление данных обеспечиваются средствами СУБД MS SQL Server.

Связь с существующим окружением и интеграция

№	Описание существующего окружения	Описание предполагаемой связи
1	2	3
MS Active Directory	Импорт пользователей.
MS Exchange	Система должна быть интегрирована с сервисами электронной почты для рассылки уведомлений

Требования к пользовательскому интерфейсу

Интерфейс экранных форм должен быть интуитивно понятным и простым в освоении для непосредственных пользователей и администраторов.

Для обеспечения удобства обращения пользователей с Системой интерфейс СЭД должен быть полностью русифицирован. Обязательна поддержка символов кириллицы во всех режимах функционирования, обеспечение принятых в Российской Федерации форматов времени, даты и обозначение физических и денежных единиц.

Язык интерфейса	Русский
Возможность удаленной работы	Да
Требования к возможности настройки представления	Да
Другие требования	Да

Требования к документации

№	Название документа	Требования к документу	исполнитель
1	2	3	4
Техническое задание	Язык: русский.	Исполнитель
Руководство администратора	Язык: русский.	Исполнитель
Руководство пользователя	Язык: русский.	Исполнитель
Презентационный учебный материал	Язык: русский	Исполнитель
Акт о проведении обучения	Язык: русский	Исполнитель
Журнал устранения ошибок	Язык: русский	Исполнитель
Протоколы встреч	Язык: русский	Исполнитель
Еженедельные отчеты	Язык: русский	Исполнитель

Документы должны быть разработаны в соответствии с действующей локальной нормативной документацией Роснефть».

Согласование документации с СБ Общества или Компании (если требуется) осуществляется специалистами Исполнителя.

Устранение замечаний/дополнений к документации осуществляется специалистами Исполнителя.

Требования к Процессу обучения

№	Категория пользователей	Требования к средствам и методам обучения
1	2	3
Ключевые пользователи	10 чел. Очное групповое обучение. Обучение в аудитории на ПК, где настроены необходимые компоненты СЭД. Обязательно наличие пользовательских инструкций.
Администраторы	2 чел. Очное групповое обучение. Обучение в аудитории на ПК, где настроены необходимые компоненты СЭД. Обязательно наличие пользовательских инструкций.

ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ

При реализации проекта должны выполняться следующие требования:

Исполнителем должна быть организована Проектная группа для выполнения работ. Непосредственное управление группой должно осуществляться руководителем проекта, уполномоченным решать все возникающие вопросы. Внесение изменений в состав рабочей группы возможно только по согласованию с Заказчиком; еженедельно, должен производиться сбор Проектной группы от Заказчика и представителей Исполнителя для определения состояния проекта и решения оперативных вопросов. Оповещение о сборе необходимо осуществлять за сутки до сбора; по каждой встрече с представителями Заказчика, менеджером со стороны Исполнителя должен составляться фиксирующий документ (протокол встречи); Руководитель проекта со стороны Исполнителя готовит проектную документацию, в т. ч. еженедельную отчетность о статусе проекта (список работ, выполненных за неделю, планируемые работы), включая оценку рисков (имеющиеся проблемы, выполнение плана работ); Руководитель проекта со стороны Исполнителя должен документировать все изменения требований к системе; Исполнитель подготавливает план работ; Исполнитель обязуется выполнять корпоративные стандарты «Роснефть» по охране и безопасности труда, а также требования ЛНД Компании, регламентирующих вопросы внедрения информационных систем и информационной безопасности.

При подготовке к вводу в эксплуатацию СЭД Заказчик обеспечивает выполнение следующих работ:

определяет подразделения и должностных лиц, ответственных за внедрение и проведение опытной эксплуатации СЭД, формирует из них рабочую группу; выделяет менеджера проекта для управления рабочей группой, уполномоченного решать все возникающие вопросы; обеспечивает присутствие пользователей на обучении, проводимом Исполнителем; обеспечивает доступ Исполнителя к регламентам по бизнес-процессам (в случае их наличия); обеспечивает присутствие участников рабочей группы на этапах исследования, проектирования, приемочных испытаний и развертывания системы.

Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие, включая перечень основных мероприятий и их исполнителей, должны быть уточнены на стадии проектирования системы и закреплены в Техническом проекте.

ТРЕБОВАНИЯ К ИСПОЛНИТЕЛЮ
Состав работ исполнителя

Требования к составу, результатам и длительности работ Исполнителя приведены в таблице:

№	Наименование этапа	Содержание работ	Результаты работ	Длительность этапа
1	Анализ и проектирование СЭД	Исследование бизнес-процессов Заказчика, описание автоматизируемых процессов Заказчика, их проектирование в системе в соответствии с настоящим ФТТ. Разработка Технического задания, Согласование результатов с Заказчиком.	Техническое задание согласованное с Заказчиком	Срок завершения всех работ 01.01.2001
2	Модификация и настройка СЭД	Установка, настройка и адаптация программного обеспечения. Все работы проводятся согласно ТЗ и настоящего ФТТ.	Подготовлена и настроена в соответствии с ТЗ система.
3	Разработка документации	Подготовка и передача Заказчику части документации (остальные документы готовит заказчик), необходимой для проведения приемочных испытаний и ввода системы в опытно-промышленную эксплуатацию в соответствии со Стандартами Компании (см. п 4.8 настоящего ФТТ)	Подготовлен и передан Заказчику пакет документов: Руководство пользователей, Руководство администратора
4	Проведение приемочных испытаний в соответствии с программой и методикой испытаний	Тестирование системы на предмет соответствия проектным решениям, представленным инструкциям и реальным методам работы организации. Работа с тестовыми данными.	Утвержден протокол успешного проведения тестирования и возможности перехода к опытно-промышленной эксплуатации. Подписан приказ о переводе системы в опытно-промышленную эксплуатацию.
6	Обучение пользователей	Обучение пользователей системы.	Протокол проведения обучения.
7	Опытно-промышленная эксплуатация СЭД	Запуск СЭД в опытно-промышленную эксплуатацию, консультации пользователей системы сотрудниками Исполнителя на территории Заказчика. Работа с реальными данными.	В системе ведется работа в полном объеме процессов из ТП. Произведены необходимые доработки и исправлены дефекты, выявленные в ходе ОПЭ. Подготовлен и передан заказчику перечень пожеланий пользователей по развитию системы.
8	Проведение приемо сдаточных испытаний	Проведение тестирования и приемо-сдаточных испытаний.	Устранение всех выявленных замечаний в процессе тестирования и приемо-сдаточных испытаний. Протокол приемо-сдаточных испытаний.