Участник 1 (стр. 1 )

Участник 1

Решение:  Вариант 1 – рассмотреть наличие корпоративного тарифа у сотового оператора, использование которого позволит сэкономить. Вариант 2 – перевести общение между сотрудниками в плоскость мобильного Интернета (использовать мессенджеры, IP-звонилки, Skype и т. п.), чтобы максимально сократить голосовой трафик. В качестве ограничения – отказаться оплачивать телефонные разговоры между сотрудниками. Так же поощрять интернет-общение с клиентами. В качестве стимула – по результатам месяца по показателю эффективность + экономия поощрять.

Участник 2

Вариантов организации телефонных сетей на данный момент очень много и выбор конкретного варианта будет зависеть от ряда условий. Сначала необходимо ответить на вопросы:

1. На сколько необходимы сотрудникам внутренние номера (вполне возможно, что филиал состоит из "полевых" сотрудников и большую часть времени они проводят вне офиса, или все находятся в одном кабинете и нет смысла ставить телефон каждому сотруднику).
2. Какие из направлений являются наиболее затратными (межгород, звонки на мобильные клиентов, звонки между собственными филиалами).

3. Желание сотрудников использовать для работы собственные телефоны и номера, и возможности работодателя предоставлять сотрудникам корпоративные номера и телефоны.

Проанализировав ответы можно приступать к выбору подходящего решения. Я бы рассмотрел несколько вариантов:

1. Вариант. Оператор сотовой связи. Провести переговоры с операторами связи, для того, чтобы включить все мобильные номера сотрудников в корпоративную группу, звонки внутри которой дешевле. Здесь может возникнуть недовольство со стороны тех сотрудников которые пользуются личными телефонами и не хотят носить два телефона или менять телефона на двухсимочные. Одним из вариантов есть снабдить всех служебными телефонами. К этому же варианту относится вариант с предоставлением корпоративной SIM-карты. Расходы в этом случае будут зависеть от количества сотрудников и выбранного варианта реализации. Данный вариант оптимален при отсутствии собственной ИТ-службы на местах и в центре. И, наверное, наиболее быстр для реализации. Однако экономия будет достигнута только для разговоров внутри корпоративной группы.

2. Вариант. Использовать виртуальные АТС, такую услугу предлагают на данный момент, многие интернет провайдеров, операторы сотовой связи и SIP операторы. В этом случае филиалу выделяется пул телефонных номеров (как внутренних, так и городских) по SIP протоколу. Такие номера можно использовать и на стационарных компьютерах (софт-фоны), и на IP - телефонах, и на мобильных телефонах сотрудников. Данный вариант оптимален, когда филиалы обладают большой свободой выбора. Однако, скорее всего, возникнут трудности с объединением всех филиалов в единую сеть.

3. Вариант. Организация собственной офисной IP АТС (IP-PBX). В качестве ядра, можно использовать бесплатную IP-PBX — Asterisk. Такой вариант оптимален для компаний в которых достаточно квалифицированная ИТ служба, т. к. поддержка единой телефонной сети потребует специфических знаний. Данный вариант наиболее гибок и функционален, плюс позволяет полностью избавиться от расходов по связи между филиалами. Но скорее всего будет наиболее длительным по времени и возможны затраты на приобретение IP-телефонов, в случае не желания или не возможности использовать мобильных клиентов и софт-фонов.

Для получения экономии в 10% уже в текущем году, вполне возможно придется применять комбинированные варианты. Например, перевести всех на корпоративные SIM-карты, параллельно с этим запустить проект по внедрению офисных АТС. Если же основные затраты составляют расходы на связь между филиалами, то использование 3 варианта позволит существенно снизить затраты на телефонную связь.

Выбор конкретного вариант очень сильно зависит от ответов на вопросы приведенных в начале текста, и должен опираться как на стратегию развития компании, так и на стратегию развития ИТ-инфраструктуры.

Участник 3

Из условий задачи следует, что место расположения небольших филиалов часто меняется, а значит, необходима телефония, которая не будет привязана к конкретному месту. Все сотрудники филиалов используют мобильные телефоны, в том числе для рабочих звонков, которые оплачивает компания. Поэтому для минимизации как организационных, так и капитальных затрат необходимо использовать Виртуальную АТС (по сути использовать преимущества IP-телефонии). Сервис позволяет переадресовывать звонки, поступающие на единый многоканальный номер, на любые мобильные номера сотрудников. Вложения в установку нового оборудования и организацию дополнительных линий не потребуются, а в случае переезда в новый офис не придется менять номер.

Так как у компании несколько филиалов, нет необходимости покупать дополнительные АТС – гибкие настройки позволяют объединить все подразделения в единую телефонную сеть. При этом параметры можно задавать как централизованно, так и индивидуально для каждого офиса.

Например, в качестве решения можно взять Виртуальную АТС от MangoTelecom.

Так как из условия задачи нам необходимо предусмотреть сокращение расходов не менее чем на 10% при сохранении числа филиалов, в рамках подключения Виртуальной АТС нам необходима функция объединения филиалов в единую сеть (возможно с сохранением местных номеров филиалов компании) для того, чтобы уменьшить затраты на звонки между сотрудниками компании (внутри сети), уменьшить затраты по настройке оборудования, исключить затраты по модернизации оборудования или его замены. Подключить Мобильные аппараты сотрудников к корпоративной Виртуальной АТС, тогда не потребуются стационарные телефоны и прокладка телефонных линий, коммутация.

Для того чтобы корректно оплачивать расходы рабочих телефонных переговоров сотрудников необходимо предусмотреть (изменить) регламент по компенсации затрат связать с детализацией звонков, полученных из системы. Регламентировать звонки с мобильных аппаратов через Виртуальную АТС компании, отметить возможность осуществления звонков с компьютеров.

Таким образом, стоимость решения будет складываться из подключения, ежемесячной оплаты услуги, тарификации оператора, подключенных дополнительных функции. При необходимости использования старых номеров следует учесть покупку VoIP шлюза, примерно 2750 р за единицу. При необходимости оснастить секретариат или руководство компании стационарными телефонами дополнительно учесть стоимость IP аппаратов (от 1000 до 5000 рублей).

На 100 сотрудников ежемесячная оплата услуг Виртуальная АТС в нашем случае может быть в среднем 4000 рублей за услуги, плюс тарификация оператора.

Старые аналоговые станции продать или утилизировать.

Сроки подключения и настройки 2-3 недели.

Краткое резюме рекомендуемого решения: использовать в компании Виртуальную АТС с объединением всех филиалов компании в единую телефонную сеть с сохранением местных телефонных номеров филиалов, а мобильные аппараты сотрудников подключить к корпоративной Виртуальной АТС. Срок внедрения решения 2-3 недели. Капитальные затраты на 1 филиал 2750 рублей. Капитальные затраты на головной офис 2750 р + стоимость подключения услуги Виртуальная АТС и доп. услуг. Операционные затраты по Компании в целом в среднем 4000 рублей за услуги + тарификация оператора.

Участник 4

Цели проекта: Сокращение общих расходов на связь в филиалах не менее чем на 10% в текущем году.

Трудозатраты проекта: 25 рабочих дня (пилотный проект 2-3 филиала-офиса).

Условия задачи:

- много мелких филиалов - часто изменяется местоположение филиалов;

- в филиале работает несколько человек, состав персонала меняется;

- в каждом офисе необходима телефонная связь;

- сотрудникам оплачивают мобильную связь.

Ограничения проекта:

- сохранение числа филиалов;

Допущения проекта:

- филиалы компании объединены в единую сеть с доступом в Интернет;

- финансовые расчеты – условные, среднестатистические;

- электропитание в филиалах - 99, 999%;

- стабильность работы провайдера Интернет 99, 999%, затраты на Интернет постоянные и в первом и во втором случае, в расчете могут не учитываться;

- в компании 50 филиалов;

- средние расходы на мобильную связь 1500 рублей/месяц на сотрудника с учетом колебаний по персоналу;

- средние расходы на исходящие звонки и переадресацию при 20 минутах общения на сотрудника в день - 250 000 рублей/месяц;

- единоразовый платеж за подключение виртуальной АТС в одном офисе 900 рублей, включен в абонентскую плату 900/12 = 75 рублей/месяц;

- заработная плата ИТ-сотрудника 50 000 рублей/месяц;

- затраты на обслуживание аналоговой телефонной станции 25% рабочего времени в месяц на 5 филиалов с учетом колебаний по персоналу;

- количество переездов в месяц 10 раз/месяц на 50 филиалов;

- АТС демонтируется/монтируется, настраивается при каждом переезде;

- количество сотрудников в филиале 10 человек;

- в кейсе рассматривается только оптимистичный сценарий проекта.

Решение задачи:

Для решения данной задачи на первом шаге условно рассчитаем общие затраты по статье «Связь» на месяц по всем филиалам. Расчеты представлены в Таблице 1.

Таблица 1. Расчеты затрат на связь Подстатья	Формула	Значение
Расходы на мобильную связь	1500 рублей/месяц на сотрудника*50 филиалов*10 человек	750 000 рублей/месяц
Расходы на обслуживание АТС в филиалах	32 часа рабочего времени ИТ-специалиста*312,5 рублей/час * (50 филиалов/5 (25% рабочего времени в месяц на 5 филиалов)	100 000 рублей/месяц
Затраты на демонтаж/монтаж, настройку АТС при переезде	(20 часов рабочего времени ИТ-специалиста*312,5 рублей/час+ 4000 рублей транспортные расходы/один переезд) * 10 переездов/месяц	102 500 рублей/месяц
Абонентская плата за 1 многоканальную линию	2000 рублей/месяц*50 филиалов	100 000 рублей/месяц
Расходы на подписание договоров и подключения в новых офисах при переездах	10 000 рублей/месяц*10 переездов	100 000 рублей/месяц
Средние расходы на исходящие звонки и переадресацию при 20 минутах общения на сотрудника в день по аналоговой телефонной связи МГТС	1.25 рублей минута* 20 минут день/сотрудника* 500 сотрудников * 20 рабочих дней	250 000 рублей/месяц
Итого затраты по статье «Связь»	1 402 500 рублей/месяц

По результатам проведенных расчетов можно сделать следующие выводы: затраты на мобильную связь условно-постоянные и закреплены договором с оператором связи, также условно-постоянны затраты на абонентское обслуживание многоканальных телефонных линий и на исходящие звонки, все остальные расходы переменные и зависят от различных факторов (количество переездов, расходы на обслуживание и пр.). По условиям задачи расходы необходимо сократить не менее чем на 10% т. е. сокращение затрат на 150 000 рублей/месяц будет уже хорошим показателем для ИТ департамента.