Анализ результатов проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства, проведенных в 2014 году
В соответствии с пунктом 2.3.8. Плана основных организационных мероприятий Управления на 1 полугодие 2015 года проанализированы результаты проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства, проведенных в 2014 году.
В соответствии с Планом проведения проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства на 2014 год, утвержденным приказом Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Забайкальскому краю и согласованным с Нотариальной палатой Забайкальского края 03.10.2013, в 2014 году проведено 14 плановых проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства (в 2013 г. - 26 плановых проверок исполнения нотариусами, занимающимися частной практикой, правил нотариального делопроизводства).
В 2014 г. внеплановые проверки не проводились (в 2013 г. - 3 внеплановые проверки, из них 1 – на основании обращения гражданина, 2 –повторные проверки в целях осуществления контроля за устранением замечаний, выявленных в ходе плановых проверок).
Таким образом, общее количество проверок, проведенных в 2014 г. (14), в сравнении с 2013 г. (29), уменьшилось на 52%, или на 15 проверок, что связано с периодичностью проведения проверок, установленной частью 2 статьи 34 Основ законодательства о нотариате (1 раз в 4 года) и отсутствием оснований для проведения внеплановых проверок.
06.05.2014 года вступили в силу Правила нотариального делопроизводства, утвержденные Приказом Министерства юстиции Российской Федерации , таким образом, в 2014 г. проводились проверки по соблюдению нотариусами, занимающимися частной практикой, требований Правил нотариального делопроизводства, утвержденных приказом Министерства юстиции Российской Федерации (далее – Правила нотариального делопроизводства № 000) и Правил нотариального делопроизводства, утвержденных Приказом Министерства юстиции Российской Федерации (далее – Правила нотариального делопроизводства № 78) (за исключением двух проверок, проведенных до 06.05.2014), в ходе которых проверялось соблюдение Правил нотариального делопроизводства № 000).
В ходе проверок комиссия обращала внимание на:
- правильность ведения документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, в том числе:
оформление организационно-распорядительных документов, писем;
обработка входящих и исходящих документов;
использование печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, штампов и бланков нотариуса;
составление номенклатуры дел;
формирование и оформление дел (в т. ч. наследственных);
порядок ведения и заполнения реестров для регистрации нотариальных действий;
- соблюдение форм нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей.
В нотариальных конторах нотариусов, занимающихся частной практикой, ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, организацию хранения, учета и использования нотариальных архивных документов, а также за сдачу нотариальных архивных документов в соответствующий архив на постоянное хранение несут нотариусы.
Все проверки проводились на основании приказов Управления об их проведении. В приказах указываются: фамилия, имя отчество проверяемого нотариуса, дата проведения проверки, адрес местонахождения нотариальной конторы, а также утверждается персональный состав комиссии, как правило, в количестве трех человек (1 представитель Управления, 2 нотариуса, занимающихся частной практикой). По результатам проверки исполнения нотариусами Правил нотариального делопроизводства составляется справка, которая подписывается всеми членами комиссии.
При этом следует отметить, что нотариусы, являющиеся членами комиссии дополнительно проверяют профессиональную деятельность нотариуса, результаты такой проверки отражаются в акте, подписываемом только нотариусами.
Требованиями к организации нотариального обслуживания нотариусами Российской Федерации, занимающимися частной практикой, утвержденными Правлением Федеральной нотариальной палаты 12.11.2012 № 12/12 (далее – Требования), установлены требования к расположению места совершения нотариальных действий, к помещению нотариальной конторы, к оборудованию нотариальной конторы оргтехникой и к ее эксплуатации в целях надлежащего обеспечения условий для приема нотариусом лиц, обратившихся за совершением нотариальных действий, хранения нотариальных документов. В связи с чем, при проведении проверок комиссия обращала внимание на наличие официальной вывески нотариальной конторы, информации о режиме работы нотариальной конторы, информационных стендов и размещаемой на них информации.
Нотариальные конторы всех проверяемых нотариусов размещаются в административных зданиях на 1-5 этажах.
Информационные стенды нотариусов, занимающихся частной практикой, расположены непосредственно около кабинета нотариуса (в случае размещения нотариальной конторы в административном здании) или в месте ожидания приема для граждан. В соответствии с пунктом 2.3 Требований, в ходе проведения проверок установлено, что на информационных стендах нотариусов размещается следующая информация:
- сведения о нотариусе (фамилия, имя, отчество), номер приказа территориального органа юстиции о назначении нотариуса на должность в данном нотариальном округе;
- адрес, телефон нотариальной конторы, часы приема граждан и изменения графика приема (при их наличии);
- адрес, телефон ближайшей нотариальной конторы данного нотариального округа, режим ее работы, фамилия, имя, отчество нотариуса;
- адрес, телефон Нотариальной палаты Забайкальского края, режим работы нотариальной палаты;
- информация о нотариальных тарифах за совершение нотариальных действий, а также порядок его оплаты;
- перечень льготных категорий граждан, в отношении которых законом установлены льготы по уплате нотариального тарифа за совершение нотариальных действий;
- информация о порядке предоставления нотариусом нотариальных услуг по предварительной записи и организации выезда нотариуса, в том числе к инвалидам, для оказания нотариальных услуг вне помещения нотариальной конторы (в стационарных или надомных условиях).
Рабочие места нотариусов оснащены компьютерами, имеется подключение к сети Интернет. Всеми нотариусами, в отношении которых проведена проверка, используется Единая информационная система нотариата Российской Федерации «Енот», что позволяет нотариусам в режиме реального времени проверить подлинность документа, удостоверенного другим нотариусом края или иного субъекта Российской Федерации, запросить образец его подписи, выяснить, не числится ли бланк в списках испорченных, утраченных и т. д.
Кроме того, у 8 нотариусов, занимающихся частной практикой, установлена система «Экспресс», котораявключает в себя текстовый редактор, библиотеку основных видов документов, встречающихся в нотариальной практике.
Также нотариусы располагают справочной и методической литературой.
В соответствии с Методическими рекомендациями по проведению проверки исполнения нотариусом, занимающимся частной практикой, профессиональных обязанностей, утвержденными Решением Правления Федеральной нотариальной палаты от 01.01.2001, при проведении проверки нотариусамиобращается внимание на условия для соблюдения тайны совершения нотариальных действий и для хранения архива: использование помещения по назначению, соблюдение требований к помещению нотариальной конторы, в том числе доступ граждан в помещение нотариальной конторы, наличие металлических шкафов и сейфов, изолированность помещения.
Во всех нотариальных конторах имеются сейфы для хранения печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и бланков для совершения нотариальных действий; железные шкафы, в которых хранятся номенклатурные дела, журналы, книги и реестры, связанные с осуществлением нотариальной деятельности.
Нотариальные действия совершаются индивидуально для каждого обратившегося гражданина в изолированном помещении. Для ожидания времени приема нотариусом около изолированных кабинетов нотариусов, в которых совершаются нотариальные действия, имеются места ожидания для граждан.
Таким образом, нотариусами обеспечиваются условия для соблюдения тайны совершения нотариальных действий и для хранения архива.
В соответствии со статьей 18 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате -1 нотариусами, занимающимися частной практикой, заключены договоры страхования гражданской ответственности нотариуса.
В ходе проведения проверок установлено, что в соответствии с пунктом 6 Правил нотариального делопроизводства № 000, в процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении) нотариусы оформляли следующие организационно-распорядительные документы: запросы об истребовании сведений и документов, постановления.
С 05.05.2014 года в соответствии с пунктом 6 Правил нотариального делопроизводства № 78, в процессе совершения нотариального действия (или отказа в его совершении) нотариусы оформляют следующие организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения.
При оформлении организационно-распорядительных документов в ходе проведения проверок выявлены случаи несоблюдения требований, установленных пунктом 7 Правил нотариального делопроизводства № 000 и пунктом 7 Правил нотариального делопроизводства № 78 в части указания всех реквизитов организационно-распорядительных документов.
Так, у 6 нотариусов на организационно-распорядительных документах отсутствуют:
- реквизиты (дата и номер) приказа о назначении на должность нотариуса;
- наименование Нотариальной палаты Забайкальского края;
- фамилия, инициалы, должность нотариуса (до 05.05.2014), должность, фамилия, имя и отчество нотариуса (после 05.05.2014);
При проведении проверок установлено, что требования пунктов 8-10 Правил нотариального делопроизводства, устанавливающих порядок оформления текста документа, регистрации и хранения организационно-распорядительных документов, не соблюдаются одним нотариусом.
Так, в нарушение требований пункта 9 Правил нотариального делопроизводства № 000 и пункта 9 Правил нотариального делопроизводства № 78 организационно-распорядительные документы одним нотариусом не регистрируются в журнале организационно-распорядительных документов (приложение № 1 Правил нотариального делопроизводства № 000 и приложение № 1 Правил нотариального делопроизводства № 78).
Все нотариусы хранят подлинники организационно-распорядительных документов в соответствующих номенклатурных делах (как правило, в наследственных делах).
В ходе проведения проверок установлено, что всеми нотариусами соблюдаются требования пункта 13 Правил нотариального делопроизводства № 000 и пункта 13 Правил нотариального делопроизводства № 78 к наличию обязательных реквизитов на письмах с использованием личного бланка, а также требования пунктов 14-18 Правил нотариального делопроизводства № 000 и пунктов 14-18 Правил нотариального делопроизводства № 78, устанавливающих правила указания адресата, регистрации, реквизита «подпись», приложений, ссылки на дату и номер документа-запроса.
Случаи ошибочной доставки документов в нотариальные конторы в проверяемом периоде отсутствовали.
Проверка соблюдения нотариусами требований пунктов 21, 125 Правил нотариального делопроизводства показала, что всеми нотариусами принимаются только копии документов, необходимых для совершения нотариальных действий (в том числе для приобщения к материалам наследственных дел).
При обработке входящих документов требования пунктов 26, 28, 29 Правил нотариального делопроизводства № 000 и 26, 28, 29 Правил нотариального делопроизводства № 78, устанавливающих порядок и сроки обработки входящих и исходящих документов, нотариусами соблюдаются.
При обработке исходящих документов требования пунктов 31-34 Правил нотариального делопроизводства № 000 и 31-34 Правил нотариального делопроизводства № 78, устанавливающих порядок регистрации исходящих документов, передачи адресату исходящих документов, нотариусами соблюдается.
Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации используются нотариусами в соответствии с требованиями пункта 36 Правил нотариального делопроизводства № 000 и пункта 36 Правил нотариального делопроизводства № 78, т. е. на документах, требующих особого удостоверения подлинности.
В ходе проведения проверок установлено, что всеми нотариусами исполняются требования к оформлению и использованию личных бланков, бланков для совершения нотариальных действий, установленные пунктами 41-42 Правил нотариального делопроизводства № 000 и требования установленные пунктом 41 Правил нотариального делопроизводства № 78.
Так, личные бланки нотариусов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата A4 и имеют необходимые реквизиты (фамилия, имя, отчество нотариуса; должность нотариуса; наименование нотариальной палаты Забайкальского края; адрес конторы нотариуса, занимающегося частной практикой; номер телефона).
Бланки, предназначенные для совершения нотариальных действий, не использованные или испорченные нотариусами, передаются в Нотариальную палату Забайкальского края.
В соответствии с пунктом 44 Правил нотариального делопроизводства № 000 и при оформлении документов нотариусом могут использоваться мастичные штампы.
В ходе проверок установлено, что всеми нотариусамииспользуются мастичные штампы для исполнения удостоверительных надписей, формы которых утверждены Приказом Минюста России «Об утверждении Форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах».
При исполнении удостоверительной надписи, в соответствии с пунктом 44 Правил нотариального делопроизводства № 000 и пунктом 42 Правил нотариального делопроизводства № 78, указанными нотариусами оттиски мастичных штампов выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета; незаполненные места штампа дописываются, проставляется регистрационный номер нотариального действия, дата совершения нотариального действия и сумма взысканного нотариального тарифа, в том числе при помощи технических средств (датер).
В ходе проверок установлено, что у всех нотариусов имеются номенклатуры дел. Номенклатуры дел нотариусов, как правило, составлены на основе примерной номенклатуры дел нотариусов, занимающихся частной практикой и государственных нотариальных контор, утвержденной совместным решением Управления и Нотариальной палаты Забайкальского края от 01.01.2001, в номенклатуру дел нотариусов включены наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность, в том числе реестры, книги, журналы, что соответствует требованиям пунктов 46-56 Правил нотариального делопроизводства № 000.
Одним нотариусом номенклатура дел за 2011, 2012, 2013, 2014 гг., составлена не на основе Примерной номенклатуры дел, утвержденной указанным совместным решением.
При рассмотрении номенклатур дел нотариусов установлено, что 9 нотариусами положения пунктов 53-55 Правил нотариального делопроизводства № 000, соблюдаются частично:
- в графу 3 номенклатуры дел по окончании календарного года 7 нотариусами не вписано количество заведенных частей или томов дела;
- в графе 5 «Примечание» 4 нотариусами не проставлены отметки о заведенных делах, о переходящих делах, о неначатых делах;
- в соответствии с пунктом 55 Правил нотариального делопроизводства № 000 одним нотариусом не предусмотрены резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
В номенклатуре дел всех нотариусов на 2014 год сроки хранения в соответствии с рекомендацией Федеральной нотариальной палаты Российской Федерации от 01.01.2001 года, приведены в соответствие с приказом Министерства юстиции Российской Федерации .
Кроме того в соответствии с поручением Министерства юстиции Российской Федерации, всем проверяемым нотариусам рекомендовано привести номенклатуру дел на 2015 год в соответствие с Примерной номенклатурой, утвержденной приказом Министерством юстиции Российской Федерации , и представить в Нотариальную палату Забайкальского края до 01.12.2014 г. для утверждения.
В ходе проверки установлено, что 3 нотариусами требования пункта 56 Правил нотариального делопроизводства № 000 не соблюдены: по окончании года номенклатуры дел за 2011, 2012, 2013 годы не закрыты итоговой записью о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса.
Соблюдение требований главы VI «Составление номенклатуры дел» в соответствии с требованиями Правил нотариального делопроизводства № 78, на момент проведения проверок не представилось возможным проверить.
При проверке формирования и оформления дел, в том числе наследственных, проверялось соблюдение требований пунктов 57-72 Правил нотариального делопроизводства № 000, определяющих порядок формирования дел, и раздела XI Правил нотариального делопроизводства, устанавливающего порядок и особенности формирования и оформления отдельных видов дел.
В ходе проведения 2 проверок исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами выявлены нарушения порядка формирования дел посредством их группировки в соответствии с номенклатурой дел. Так, указанными нотариусами номенклатурные дела сформированы, но не оформлены к временному хранению, т. к. считаются нотариусами переходящими делами с 2009 г.
В ходе проверок установлено, что практически все нотариусы (за исключением 2 нотариусов) формируют дела в соответствии с номенклатурами дел и с соблюдением следующих положений:
- поступающие к нотариусу документы помещаются в номенклатурные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;
- дела группируются в течение календарного года;
- документы присоединяются к тем документам, к которым они относятся.
Также практически всеми нотариусами соблюдаются положения пунктов 66-72 Правил нотариального делопроизводства № 000, устанавливающие требования к оформлению обложки, к оформлению номенклатурного дела в зависимости от срока его хранения.
В ходе проведения проверок установлено, что в соответствии с пунктом 99 Правил нотариального делопроизводства № 000 дела, в том числе реестры, книги, журналы, постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения нотариусами хранятся в нотариальных конторах в сейфах и книжных шкафах.
Кроме того, при рассмотрении дел, оформленных нотариусами в соответствии с требованиями пунктов 64-72, 78-83 Правил нотариального делопроизводства № 000, установлено что порядок оформления дел не соблюдается 2 нотариусами:
- дела не оформляются после завершения календарного года;
- листы дела, включая помещенные в него конверты, не пронумерованы простым карандашом;
- лист-заверитель, в котором указывается количество листов в данном деле (томе), а также иные особенности сформированного дела, в конце дел не подшит;
- внутренняя опись не составлена;
- концы нити, которой должны быть прошиты документы дела, или места скрепления листов не заклеены бумажной наклейкой, на которую должен быть проставлен оттиск печати нотариуса с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Отбор дел для уничтожения в соответствии с пунктами 116-123 Правил нотариального делопроизводства № 000 нотариусами не осуществлялся.
После 05.05.2014 года и до момента проведения проверок формирование дел, оформление дел, экспертиза ценности документов и составление описей дел в соответствии с требованиями пунктов 55-61 главы VII «Формирование дел» и пунктов 62-91 главы VIII «Оформление дел. Экспертиза ценности документов и составление описей дел» Правил нотариального делопроизводства № 78, нотариусами не производились.
Члены комиссий обращали внимание на соблюдение требований раздела XI Правил нотариального делопроизводства № 000 и раздела XI Правил нотариального делопроизводства № 78 при формировании и оформлении наследственных дел.
В соответствии с пунктом 124 Правил нотариального делопроизводства № 000 и с пунктом 117 Правил нотариального делопроизводства № 78 основанием для производства по наследственному делу, а, следовательно, и формирования наследственного дела, является получение нотариусом документа, свидетельствующего об открытии наследства (заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, о принятии мер к охране наследственного имущества, обуправлении наследственным имуществом, о вынесении постановления о выплате денежных средств на достойные похороны наследодателя, о выдаче свидетельства о праве собственности пережившего супруга на долю в общем имуществе супругов, о согласии быть исполнителем завещания, о выдаче свидетельства, удостоверяющего полномочия исполнителя завещания, и т. д.).
В ходе проведения проверок установлено, что документы, как правило, предоставляются гражданами нотариусам на личном приеме. Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, а также иные документы, поступающие к конкретному наследственному делу, регистрируются в день поступления в Книге учета наследственных дел.
Каждому наследственному делу присвоен индивидуальный номер.
Все наследственные дела зарегистрированы в алфавитной книге учета наследственных дел.
В наследственные дела помещаются все документы, связанные с оформлением наследства конкретного наследодателя.
При оформлении оконченных наследственных дел нотариусы руководствуются пунктом 140 Правил нотариального делопроизводства № 000 (в отношении наследственных дел, заведенных и оконченных до 05.05.2014) и пунктом 133 Правил нотариального делопроизводства № 78 (в отношении наследственных дел, заведенных и оконченных после 05.05.2014 года), устанавливающими порядок расположения документов в наследственном деле.
В тоже время, 3 нотариуса оформляют наследственные дела с нарушением порядка расположения документов в наследственном деле.
Кроме того, при проведении 2 проверок исполнения правил нотариального делопроизводства нотариусами установлено, что нарушены требования пунктов 137-138 Правил нотариального делопроизводства № 000 и пунктов 130-131 Правил нотариального делопроизводства № 78, согласно которым наследственное дело должно быть оформлено для временного хранения в соответствии с требованиями главы IX Правил нотариального делопроизводства. При рассмотрении наследственных дел 2 нотариусов установлено, что:
- некоторые наследственные дела (заведенные в 2011 году) помещены в обложку, которая не соответствует приложению № 11 Правил нотариального делопроизводства № 000;
- внутренняя опись не соответствует приложению № 13 Правил нотариального делопроизводства № 000 и приложению № 16 Правил нотариального делопроизводства № 78;
- лист-заверитель (приложение № 12 Правил нотариального делопроизводства № 000), в котором указывается количество листов в наследственном деле, а также иные особенности сформированного наследственного дела, в конце дел не подшит.
В ходе проведения проверок установлено, что 11 нотариусами наследственные дела, начатые в 2008, 2009, 2010 годах и оконченные в 2011, 2012, 2013 годах сформированы с учетом требований пункта 140 Правил нотариального делопроизводства № 000.
Направление наследственных дел по принадлежности в соответствии с пунктами 142-149 Правил нотариального делопроизводства № 000 и пунктами 135-141 Правил нотариального делопроизводства № 78 нотариусами не осуществлялось.
В ходе проведения проверок установлено, что случаев принятия закрытых завещаний, вскрытия и оглашения закрытых завещаний, принятия депозита, принятия вексельных протестов проверяемыми нотариусами не было.
Реестры для регистрации нотариальных действий оформляются в соответствии с требованиями приказа Минюста России «Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств и удостоверительных надписей на сделках и свидетельствуемых документах». Порядок заполнения реестров для регистрации нотариальных действий определен пунктами 175-186 Правил нотариального делопроизводства № 000 и пунктами 167-178 Правил нотариального делопроизводства № 78 (после 05.05.2014 года).
В ходе проведения проверок установлено, что нотариусами записи в реестре производятся шариковой ручкой, аккуратно и разборчиво, с использованием красителей синего или фиолетового цвета.
В нарушение требований Правил нотариального делопроизводства 3 нотариусами (, , ) незаполненные строки в реестре не прочеркиваются, 3 нотариусами (, , ) имеющиеся в реестрах поправки не оговариваются в конце записи, в которой описано нотариальное действие, не заверяются подписью нотариуса (в виде его подписи) с проставлением даты.
В ходе проверок выявлены замечания по заполнению следующих граф реестров 5 нотариусами:
- в графе 2 реестра дата совершения нотариального действия 3 нотариусами указана только в начале страницы. Нотариусам рекомендовано проставлять дату совершения нотариального действия напротив каждого нотариального действия;
- в графе 3 реестра в отношении физических лиц – 1 нотариусом указаны только фамилия, имя отчество лица, обратившегося за совершением нотариального действия, место жительства не указано; в отношении юридических лиц – 2 нотариусами не указываются данные, идентифицирующие представителя юридического лица, а также полное наименование, место нахождения и реквизиты государственной регистрации (номер, дата регистрации и орган, осуществивший государственную регистрацию) юридического лица. Нотариусам даны рекомендации по заполнению графы № 3 реестра для регистрации нотариальных действий;
- в графу 4 реестра 1 нотариусом не всегда вписаны реквизиты документа, удостоверяющего личность, даты рождения граждан, обратившихся за совершением нотариального действия. При обращении для совершения нотариального действия представителя физического или юридического лица в графу 4 помимо реквизитов документа, удостоверяющего личность граждан, и дат рождения граждан 2 нотариусами не указываются реквизиты документа, подтверждающего его полномочия (наименование, дата выдачи, кем выдан, а в случае удостоверения документа - также дата, регистрационный номер удостоверения, фамилия, инициалы и должность лица, удостоверившего документ), статус или должность этого лица при их наличии и реквизиты (серия, номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ) документа, подтверждающего данный статус или должность;
- в графе 5 реестра 3 нотариусами не всегда указано краткое содержание нотариального действия с учетом особенностей, предусмотренных в пункте 184 Правил нотариального делопроизводства № 000 (до 05.05.2014) и в пункте 176 Правил нотариального делопроизводства № 78 (после 05.05.2014);
- в графе 7 реестра 2 нотариусамизачастую не указываются инициалы и фамилия лица, обратившегося за совершением нотариального действия, при этом заявитель расписался в установленной графе. Так же при совершении нотариального действия в отношении лица, которое не может расписаться собственноручно, в графе 7 реестра лицом, подписавшим документ вместо лица, которое не может расписаться собственноручно, не указана причина, по которой лицо, в отношении которого совершено нотариальное действие, не может расписаться лично.
По итогам проведения плановых проверок в 2014 г. работа нотариусов в основном признана удовлетворительной. Нотариусам были сделаны замечания следующего характера:
- 6 нотариусам – по оформлению организационно-распорядительных документов (отсутствуют реквизиты (дата и номер) приказа о назначении на должность нотариуса, наименование Нотариальной палаты Забайкальского края, фамилия, инициалы, должность нотариуса (до 04.05.2014), должность, фамилия, имя и отчество нотариуса (после 05.05.2014);
- 6 нотариусам– по ведению реестров для регистрации нотариальных действий и журналов;
- 9 нотариусам – по оформлению и заполнению отдельных граф номенклатуры дел;
- 2 нотариусам– по формированию и оформлению номенклатурных дел, составлению описей дел постоянного и временного хранения;
- 3 нотариусам – по оформлению наследственных дел.
После обсуждения результатов проверок на заседании Правления НПЗК с участием представителя Управления, принято решение о проведении в 2015 году двух повторных проверок нотариусов, занимающихся частной практикой.
В 2013 г. по итогам проведения проверок нотариусам были сделаны следующие замечания:
- 3 нотариусам– по ведению и оформлению «Журнала учета приема-передачи полномочий и дел нотариуса»;
- 8 нотариусам– по оформлению организационно-распорядительных документов;
- 2 нотариусам– по оформлению номенклатуры дел нотариусов;
- 5 нотариусам – по формированию и оформлению номенклатурных дел;
- 15 нотариусам – по ведению реестров и книг;
- 1 нотариусу – по оформлению наследственных дел.
- 2 нотариусам – по составлению описей дел постоянного и временного хранения.
Анализ выявленных нарушений позволяет сделать вывод о том, что характер нарушений в 2014 г., в сравнении с 2013 г., практически не изменился, что связано с несоблюдением нотариусами отдельных положений Правил нотариального делопроизводства, отсутствием единообразной практики по заполнению книг и журналов.
В 2014 г. проверки нотариусов, работающих в государственных нотариальных конторах, не проводились, что связано с периодичностью проведения проверок, установленной частью 2 статьи 34 Основ законодательства о нотариате (1 раз в 4 года) и отсутствием оснований для проведения внеплановых проверок. В 2013 г. проведена 1 проверка, в ходе которой выявлены замечания по оформлению организационно-распорядительных документов, оформлению итоговой записи о количестве и категориях дел, находящихся в производстве нотариуса, оформлению наследственных дел, ведению реестров для регистрации нотариальных действий. Нарушений исполнения профессиональных обязанностей нотариусом не выявлено. Так как многие замечания были устранены в процессе проверки, работа нотариуса признана удовлетворительной и сделан вывод об отсутствии необходимости проведения повторной проверки в части соблюдения Правил нотариального делопроизводства.
