,
начальник отдела делопроизводства
Четвертого арбитражного
апелляционного суда
Архивное делопроизводство в арбитражных судах в электронном виде
Статья посвящена исследованию вопросов архивного делопроизводства в арбитражных судах в электронном виде. Выводы, содержащиеся в статье, могут быть использованы в практической деятельности арбитражных судов.
Ключевые слова: электронное правосудие, электронный архив, электронный архив судопроизводства, система управления электронным архивом суда, электронный документооборот, электронные документы.
«Судебная система играет важную роль в построении гражданского общества и развитии национальной экономики. Федеральная целевая программа "Развитие судебной системы России" на 2007 - 2011 гг. предусматривает необходимость внедрения автоматизированных систем в деятельность органов правосудия для достижения значительного сокращения сроков рассмотрения судебных дел и споров, уменьшения количества незавершенных дел и случаев потери документации, обеспечения удобного и быстрого доступа к информации, а также повышения качества и эффективности работы судебного аппарата…»
Подробнее…
Ежедневно сотрудники судов сталкиваются с множеством проблем, значительная часть которых приходится на сложность работы с судебными архивами. Отсутствие возможности производить оперативный поиск дел в архивах и необходимых документов в делах - значительно затрудняет процесс отправления правосудия и создает, в конечном итоге, иллюзию закрытости судебной системы в глазах граждан.
В случае работы с бумажными оригиналами всегда сохраняется риск порчи или утраты процессуально значимых материалов по делу. В этой связи перед аппаратом суда стоят дополнительные задачи по обеспечению сохранности и неизменности информации в судебных делах, в результате увеличиваются нагрузки на его сотрудников.
9 сентября 2010 года на научно-практическом семинаре «Создание электронного архива судопроизводства для оптимизации работы и повышения открытости судебной системы» поднимались вопросы, связанные с организацией удобного и оперативного доступа к информации, хранящейся в архивных фондах судов, за счет внедрения современных технологий, что способствовало бы развитию судебной системы и переходу процесса судопроизводства на качественно более высокий уровень.
Решением всех перечисленных вопросов может стать внедрение и использование в деятельности органов правосудия системы электронного архива.
В общем виде электронный архив или система электронного архива - это система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.
Суть и смысл электронного архива заключаются в том, чтобы сконцентрировать в одном месте в электронном виде всю важную информацию, которая проходит через суд. Задача такого хранения - организовать ведение электронного документооборота таким образом, чтобы все документы, независимо от их количества, находились в едином электронном каталоге, доступ к которому будут иметь заинтересованные пользователи. В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например для систем автоматизации архивного делопроизводства - формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел.
Аппаратно-программный комплекс "Электронный архив судопроизводства", внедренный и активно используемый на сегодняшний день в некоторых судах, включает в себя участок сканирования бумажных документов, систему архивного хранения и систему управления архивом. Так, с помощью оборудования, размещенного на участке сканирования, оцифровывают различные виды документации: сшитой - на книжных сканерах, расшитой - на высокоскоростных документных сканерах с автоподачей.
Полученные электронные документы проходят автоматическую обработку, включая распознавание содержащегося в них текста, и поступают в центр автоматической архивации, где при помощи специального модуля создается и заполняется учетная карточка документа по нескольким полям (номер дела, тип документа, дата документа, имя судьи, примечания). После этого документ поступает в электронный архив. Указанный модуль может создавать также учетные карточки документов в электронном архиве на основе данных автоматизированных информационных систем судопроизводства и быть полностью интегрированным с ними.
Сразу же после архивации документ становится доступным для поиска как по полям учетной карточки, так и по тексту пользователям архива, обладающим правами, необходимыми для его просмотра.
Всем документам, хранящимся в электронном архиве, гарантирована сохранность и неизменность. Это достигается путем использования аппаратных средств хранения информации на оптических дисках роботизированной библиотеки. Кроме того, система управления электронным архивом позволяет распределять права доступа к каждому документу для разных категорий пользователей.
Система «Электронный архив судопроизводства» внедрена и активно используется в Федеральном арбитражном суде Московского округа с 2006 года, значительно повышая эффективность труда работников судопроизводства. Сотрудники суда имеют оперативный доступ к 600 000 судебных документов, 40 000 видеопротоколам судебных заседаний, а полнотекстовый поиск по всем введенным документам позволяет быстро находить по прецеденту нужные документы.
Опыт внедрения электронного архива в некоторых судах показал возможность решения следующих ключевых задач:
- повышение эффективности работы за счет оперативного доступа к электронным копиям документов;
- повышение уровня организационного обеспечения деятельности суда за счет увеличения объема оперативно доступной информации;
- освобождение производственных площадей архивов;
- обеспечение сохранности и целостности массива документов архива суда за счет возможности работы с электронными копиями документов;
- оперативный доступ к тексту и образу документов за счет перевода их в специальный общепризнанный формат PDF.
В заключение хотелось бы отметить, что система "Электронный архив судопроизводства" в современных условиях постоянно возрастающего количества судебных документов, а также необходимости увеличения открытости и прозрачности правосудия и повышения результативности сотрудников суда является наиболее удобным и эффективным решением большинства существующих в судебном аппарате проблем хранения документов на бумажном носителе. Система управления электронным архивом суда, помимо оперативности получения нужных документов, обеспечивает хранение и упорядочивание разнородной информации, хранящейся в электронном виде, в том числе аудио - и видеопротоколов судебных заседаний, автоматизированный контроль за поступлением документов в архив и автоматизацию процесса предоставления отчетности.
http://www.4aas. arbitr. ru/sites/4aas. arbitr. ru/files/doc/16.%20РешетниковаАрхивное%20делопроизводство. docx
