Процесс контроля (стр. 5 )

Деятельность по проведению контроля является важной частью работы каждого менеджера. Когда контроль должным образом разработан и применен, тогда организация только получит выгоду от этого. Системы контроля должны быть рассчитаны на влияние поведения людей с целью достижения целей организации.

Психологию поведения необходимо учитывать как в отношении проверяемо­го, так и исполнителя. В ходе проведения контроля нередко об­наруживаются трудности:

сложность добраться до истины, избежать предвзятости, субъективных толкований; влияние обычных человеческих «слабостей», проститель­ных в других случаях: излишняя доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь «обидеть» слишком глубоким изучением уважаемого лица, желание оправдать ожидания старшего на­чальника, недостаток компетентности; ограниченность времени для глубокого анализа; отсутствие гражданского мужества сказать правду.

Отдав распоряжение о выполнении принятого решения, ру­ководитель далее ориентируется на обратную связь — посту­пающую информацию о ходе реализации решения. Но это не решает всей проблемы.

Во-первых, потому что непосредственный участник событий оценивает их с элементами субъективизма. Мы оцениваем себя чаще не по фактическим результатам труда, а по напряжению усилий, которые потребовались. Для руководителя же важна объективная оценка фактического состояния дел:

во-вторых, руководителя интересует не столько объектив­ная информация отдельных участков, сколько сравнительные данные о степени выполнения его решений в разных коллекти­вах (подразделениях); в-третьих, исполнительная и контрольная деятельности по своим целям, способам действий, мотивам, результатам и усло­виям принципиально отличаются и требуют различной профес­сиональной подготовки и опыта; в-четвертых, руководителю в разное время требуется раз­личная информация, для этого подчиненные должны обеспечить непрерывное представление разной информации, что отрывает их от выполнения прямых обязанностей по выполнению реше­ний; в-пятых, руководителю необходимы личные впечатления, живая связь с исполнителями, кроме информации, какой бы объективной она не была.

Что дает контроль подчиненным? Он призван информиро­вать исполнителей о ходе работы, ее соответствии замыслам руководителя. Исполнитель заинтересован в том, чтобы его усилия были замечены окружающими и оценены по достоинст­ву. Признание служит дополнительным стимулом к дальнейшим усилиям в работе, тем более уважаемых людей, признанных авторитетов. Сам факт контроля (в деликатной форме) служит аргументом, повышающим престиж выполняемой исполнителем задачи, прибавляет самоуважения, уверенности в своих делах.

Соблюдение некоторых условий психологического свойства повышает эффективность контроля. А именно: когда человек работает увлеченно, самозабвенно и верно, не стоит отвлекать его, так как внутренне он примет контроль как помеху. Осущест­влять контроль следует в ситуации, когда работник испытывает сомнения, либо когда выполнен некоторый этап работы и он сам готов поделиться результатами. Вопросы, часто контролируе­мые, отражают особое значение в сознании исполнителей. То, что выпадает из внимания контролеров, уходит в тень и у испол­нителя. Поэтому проводить контроль следует системно. Все должно проверяться, хотя и не одинаково глубоко.

Итоги и выводы

Процесс контроля — это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реали­зации определенных задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии контроля. Выделяются следующие основные виды контроля: предварительный контроль (форвардный контроль), текущий контроль, корректирующий контроль, заключительный контроль.

Предварительный контроль — это процесс, направленный на предотвращение наступления нежелательных последствий до момента их появления.

Текущий контроль основан на измерении промежуточных результатов деятельности в условиях воздействия внешних и внутренних факторов путем установления эффективной обратной связи.

Корректирующий контроль — это процесс, направленный на исправление ситуации, в которой отклонения от запланированных результатов уже наступили, результаты, противоречащие стандартам (контрольным цифрам) уже известны и процесс контроля главным образом направлен на то, чтобы избежать повторения аналогичных ситуаций в будущем.

При заключительном контроле обратная связь «включается» после того, как принятое решение реализовано. Поэтому основное его назначение — измерение конечных результатов и сравнение их с требуемыми, что позволяет сделать вывод о степени достижения целей. Он выполняет две важные функции: во-первых, дает руководителю ценную информацию, способствует мотивации исполнителей и участников процесса принятия решений. Их мотивация будет тем выше, чем теснее связь между фактическими последствиями решения и установленным вознаграждением (или наказанием). Если такая связь установлена, то заключительный контроль дает людям уверенность в том, что результаты их труда будут известны руководителю. Это, в свою очередь, укрепляет ожидания подчиненных относительно будущего вознаграждения и усиливает их мотивацию.

Существует несколько основ­ных принципов построения эффективной системы контроля: наличие конкретных планов (планы должны быть содержательны, четко структурированы и фиксированы, с тем, чтобы обеспечивать основу для контроля); наличие информативной системы отчетности (отчеты должны ото­бражать состояние проекта относительно исходных планов на основании единых подходов и критериев); наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций (в результате анализа собранных данных руководство проекта долж­но определить, соответствует ли текущая ситуация запланированной, а если нет, то рассчитать размер и серьезность последствий отклонений); наличие эффективной системы реагирования (завершающим шагом процесса контроля являются действия, предпринимаемые руководством и направ­ленные на преодоление отклонений в ходе выполнения работ).

Процесс контроля характеризуют три составляющие: со­держательная (что выполняется в процессе контроля), органи­зационная (кем и в какой последовательности осуществляется), технологическая (как производится).

Цель контроля — обеспечение единства решения и исполне­ния, предупреждение возможных ошибок и недоработок, свое­временное выявление отклонений от заданной программы, по­ставленных задач и установленных сроков.

Содержание контроля проявляется в выполняемых им функциях: диагностики состояния дел, ориентирования, стиму­лирования, корректировки действий, распространения передо­вого опыта, осуществления авторского надзора, а также педаго­гической и правоохранительной.

Диагностическая функция контроля состоит в выявлении фактического состояния дел по выполнению принятого решения; ориентирующая направлена на указание ориентиров, т. е. тех проблем, которые в данный момент заслуживают наибольшего внимания; стимулирующая функция контроля проявляется в вы­явлении и вовлечении в работу всех неиспользованных резер­вов, и в первую очередь человеческого фактора.

Под понятием «стандарты» понимаются показатели ожидаемого уровня выполнения задания. Различают следующие четыре уровня стандартов: организационный, функциональный, уровень отдела, стандарты выполнения работы.

Измерение фактических результатов — наиболее трудная фаза контроля. Для этого необходимо определить типы шкал и единицы измерения показателей, подлежащих контролю, а также выбрать скорость, частоту и точность измерений.

Важную роль в процессе контроля играет передача информации о результатах. Данные, полученные путем измерений показателей, ничего не значат, если они точно и вовремя не доводятся до сведения руководителей, отвечающих за решение проблемы. Кроме того, эта информация должна быть представлена в удобной и наглядной форме, позволяющей легко понимать ее смысл и предпринимать адекватные действия.

Оценка результатов контроля состоит в том, что руководитель сравнивает между собой фактические и требуемые результаты решения с учетом масштаба допустимых отклонений и выносит суждение о том, достигнута цель принятия решения или нет.

После оценки результатов руководство организации может выбрать одну из трех линий поведения. Во-первых, ничего не предпринимать, если сравнение фактических и требуемых результатов говорит о том, что цель принятия решения достигнута. Во-вторых, устранить отклонения, если отклонения от желаемых результатов становятся недопустимо высокими. Если серьезные отклонения от цели выявлены после заключительного контроля, то в этом случае требуется анализ новой проблемной ситуации и повторение всего процесса принятия решения. В-третьих, пересмотреть стандарты, если причина несовпадения фактических и требуемых результатов заключается и в том, что руководство сформулировало нереалистичную цель принятия решения. Завышенные требования к качеству решений делают напрасными все усилия людей, участвующих в решении проблемы, и снижают их мотивацию.

Оценка работы организации производится на том же уровне, на котором были установлены стандарты и в тех же единицах изменения и сводится к измерению результатов работы отдела и измерению результатов работы сотрудника.

Эффективная система контроля обладает несколькими важными свойствами: скоординированностью, своевременностью, гибкостью, экономичностью, а также развитой информационной и коммуникативной системами.

При проведении системы контроля в жизнь менеджеры должны учитывать следующие психологические характеристики организационного поведения. Во-первых, люди, как правило, негативно относятся к контролю со стороны. Во-вторых, контроль предопределяет положение и власть человека, проводящего контроль. Ответственные за провидение контроля на наиболее важных участках работы обладают большей властью по поводу проведения корректировочных мер. В-третьих, контроль может породить конфликт в организации между группами и служащими. Не поддающиеся количественному исчислению стандарты могут быть по-разному интерпретированы, открывая тем самым дорожку для возникновения конфликта. В-четвертых, в случае превышения контроля может быть ограничена гибкость системы. Нехватка гибкости и свободы инициативы может привезти к низкому уровню мотивации, таким образом, ослабляя способность организации к адаптации внешней среды. Менеджеры могут преодолеть большинство этих проблем посредством общения с людьми и разумным применением контроля. Все стандарты должны быть осмысленными и воспринимаемыми сотрудниками. Каждый должен понимать причины контроля и ожидаемые от него результаты. Принятие участия в установлении системы контроля помогает во многом преодолеть негативное отношение к ней.

Деятельность по проведению контроля является важной частью работы каждого менеджера. Когда контроль должным образом разработан и применен, тогда организация только получит выгоду от этого. Системы контроля должны быть рассчитаны на влияние поведения людей с целью достижения целей организации.

Для руководителя же важна объективная оценка фактического состояния дел по следующим причинам: во-вторых, руководителя интересует не столько объектив­ная информация отдельных участков, сколько сравнительные данные о степени выполнения его решений в разных коллекти­вах (подразделениях); в-третьих, исполнительная и контрольная деятельности по своим целям, способам действий, мотивам, результатам и усло­виям принципиально отличаются и требуют различной профес­сиональной подготовки и опыта; в-четвертых, руководителю в разное время требуется раз­личная информация, для этого подчиненные должны обеспечить непрерывное представление разной информации, что отрывает их от выполнения прямых обязанностей по выполнению реше­ний; в-пятых, руководителю необходимы личные впечатления, живая связь с исполнителями, кроме информации, какой бы объективной она не была.