Процесс контроля (стр. 1 )

Процесс контроля

Процесс контроля можно сравнить с термостатом, потому что как тот, так и другой направлены на достижение желаемых результатов. Термостат, являясь самонастраивающейся системой, призван поддерживать определенную температуру в здании. В случае отклонения температуры от нормы в приборе происходят ряд изменений, целью которых является проведение корректировочных мер по их устранению: включаются либо система отопления, либо охлаждения. Но если температура в здании близка к норме, то термостат остается в состоянии покоя. Примерно такая же ситуация с организационным контролем. Если в организации все процессы протекают строго в соответствии с регламентом, не заметно никаких отклонений от «нормального» течения дел, — контроль тоже не заметен. Процедуры контроля «вписываются» в текущие процессы и не вызывают никаких проблем. Другое дело, если какие-то важные параметры организационной работы отклоняются от нормы. Тогда руководители организации используют все возможности и технологии для усиления контроля и выявления с его помощью причин отклонений от нормы.

Контроль в организационном управлении рассматривается в трех аспектах:

контроль как деятельность аппарата управления, одна из его общих функций; контроль как принцип управления; как завер­шающий процесс процедуры принятия управленческих реше­ний.

В данной главе контроль характеризуется как заключи­тельный этап разработки и реализации управленческого решения.

Безусловно, процессы контроля, осуществляемые каким-либо менеджером или этим прибором, несравнимы по сложности: менеджеру приходится решать вопросы гораздо более сложные. Это, в первую очередь, связано с тем, что контроль является непрерывным процессом, проходящим сквозь всю работу предприятия.

Необходимость контроля за реализацией принятых реше­ний достаточно очевидна. Хозяйственная практика свидетельст­вует, что нередко и качественно разработанные решения оказы­ваются невыполненными из-за отсутствия хорошо налаженной системы контроля. Руководитель вынужден реагировать на си­туацию по получении тревожного сигнала, когда судьба реше­ния уже находится в критической точке. Проблема может оцени­ваться по критериям, не отражающим действительное состоя­ние дел. Причинами отклонений в реали­зации решений могут быть безответственное отношение испол­нителей, появление новых обстоятельств, которые невозможно было учесть на стадии разработки решения, но необходимо на завершающем этапе его реализации. Как отмечают М. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури (1995), необходимость контроля обусловлена следующими тремя основными причинами:

Неопределенность. Несмотря на то, что анализ неопределенных факторов должен предшествовать принятию решения, остается множество разнообразных непредвиденных обстоятельств, которые могут помешать успешной реализации задуманного. Поведение конкурентов может сильно отличаться от наших предположений, технические средства могут неожиданно выходить из строя, люди могут допускать ошибки и вести себя непредсказуемо и т. д. Другими словами, в процессе реализации решения условия внешней и внутренней среды могут заметно измениться и не соответствовать ожиданиям руководства организации. Предупреждение кризисных ситуаций. Незначительные ошибки, возникающие в процессе принятия решений, постепенно накапливаются и переплетаются, причем, как правило, самым неблагоприятным образом. Если их вовремя не исправить, это может привести к серьезным негативным последствиям. Благодаря контролю руководитель имеет возможность установить отрицательную обратную связь, чтобы вовремя распознавать и ликвидировать нежелательные отклонения от требуемых результатов. Поэтому контроль играет важную «профилактическую» роль, ибо позволяет выявить ошибки в принятии и реализации решений до того, как они приведут к появлению кризисной ситуации, когда предпринимать что-либо уже становится поздно. Поддержание успеха. Контроль результатов обеспечивает положительную обратную связь, которая заключается в определении «сильных сторон» управленческих решений и поддержании достигнутого успеха. Ин формация, полученная на этапе контроля, позволяет руководителям реально оценить степень достижения цели, определить — по каким направлениям они добились успеха, и закрепить его в будущем, чтобы сосредоточить внимание на нерешенных проблемах.

Контроль результатов, являясь одним из этапов принятия решений, в то же время понимается более широко — как одна из важнейших функций управления организацией. Правильно организованный контроль ориентирует коллек­тив на качественную работу, мотивирует труд, позволяет вы­явить резервы, улучшить действующую систему принятия реше­ний, способствует повышению эффективности управления и деятельности предприятия в целом.

Процесс контроля — это деятельность субъектов контроля, направленная на выполнение принятых решений путем реали­зации определенных задач, принципов, методов, применения технических средств и технологии контроля.

Определение процесса контроля

Контроль — процесс соотнесения действительных результатов с желаемыми и проведения корректировочных действий в случае необходимости.

В течение года большинство организаций должны проводить контроль не только раз в год для подведения итогов их деятельности, а чаще, например, раз в квартал. В случае отклонений от желаемых или ожидаемых результатов, проводятся корректировочные действия для того, чтобы их улучшить в последующий период. Подобные меры во многом способствуют достижению поставленных на год целей. Однако корректировочные меры не всегда достигают желаемых результатов, но, тем не менее, постоянные попытки их проведения просто необходимо делать.

Виды контроля

Некоторые важные процедуры контроля не очевидны и «замаскированы» среди других этапов принятия решений. Контроль логически завершает процесс принятия решений, однако начинается он значительно раньше — с момента уяснения проблемы — и фактически сопровождает все этапы ее решения. В связи с этим различают следующие основные виды контроля:

предварительный контроль (форвардный контроль); текущий контроль; корректирующий контроль; заключительный контроль.

Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ по реализации решения. Предварительный контроль в процессе принятия управленческих решений используется для выявления симптомов и причин проблемы, анализа неопределенных факторов, формулировки ограничений и оценивания альтернатив.

В качестве примера предварительного контроля можно привести действия какого-либо ученика, направленные на то, чтобы наверстать в течение семестра упущенные знания до момента наступления экзаменационной сессии с целью получения на ней более высокой оценки, чем «два».

Предварительный контроль понимается также как процесс, направленный на предотвращение наступления нежелательных последствий до момента их появления. Например, составление менеджером перечня требуемых навыков и качеств, необходимых желающим для получения должности помощника менеджера, с целью добиться сокращения текучести кадров и дополнительных проблем, связанных с производительностью; представление незначительной партии товара на рынок — примеры предварительного контроля. Если будет уделяться особое внимание такому типу контроля, то это с большой степенью вероятности может привести к созданию иного типа контроля, имеется в виду создание «форвардного контроля».

Понятие «форвардный контроль» означает процесс, в котором используется такая информация, на базе которой будут проведены последующие изменения в организации. Примером подобного контроля, в частности, для фирмы, оказывающей некоторые услуги, будет сокращение приема заказов требующих незамедлительного выполнения до тех пор, пока не будут реализованы все заказы по текущим задолженностям.

Область применения предварительного контроля широка. Так в любом солидном и дорожащем своей репутацией журнале или газете его используют для того, чтобы избежать проблем, связанных с законом и недостоверной информацией. Дело в том, что безнаказанно исказить в прессе факты, тем самым, нанося урон репутации, имиджу и т. п., личности (особенно широко известной) — например, неправильно назвать возраст известного человека или сообщить о любовных связях известного политика — нельзя: за такую ошибку можно поплатится карьерой, попасть под суд в качестве обвиняемого в клевете, наконец, заплатить огромный штраф. Во избежание такого рода недоразумений при журнале или газете имеется своего рода «банк данных», позволяющий проверить информацию до момента ее выхода в свет. Это и есть пример предварительного контроля, который, может быть, выглядит как рутинная операция, но пренебрежение ею может обойтись неприемлемо дорого.

Текущий контроль. Как следует из названия, текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе реализации решения. Обычно его объектом являются люди, а сам контроль осуществляется их руководителем. Систематическая проверка работы подчиненных и обсуждение возникающих трудностей позволяют оперативно устранить отклонения от намеченных планов и заблаговременно внести корректировки в процесс решения проблемы. Текущий контроль основан на измерении промежуточных результатов деятельности в условиях воздействия внешних и внутренних факторов путем установления эффективной обратной связи.

Корректирующий контроль. В отличие от предварительного контроля, корректирующий контроль направлен на уже наступившие действия. Это процесс, направленный на исправление ситуации, в которой отклонения от запланированных результатов уже наступили, результаты, противоречащие стандартам (контрольным цифрам) уже известны и процесс контроля главным образом направлен на то, чтобы избежать повторения аналогичных ситуаций в будущем. Многие бухгалтерские и финансовые документы являются, по сути, примерами корректировочного контроля. Так как посредством сравнения, например, действительных годовых бюджетных расходов с запланированными. В частности, менеджер организации может применить иной способ использования ресурсов на следующий год.