Инструкция по делопроизводству (стр. 1 )

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения        3

2. Документы техникума        5

3. Правила подготовки и оформления документов        6

3.1. Документирование управленческой деятельности        6

3.2. Бланки документов        7

3.3. Оформление реквизитов документов        8

3.4. Оформление текстовой части документа        14

3.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов        23

3.5.1 Приказы        23

3.5.2 Протоколы        27

3.5.3. Положения, правила, инструкции        29

3.5.4. Акты        33

3.5.5. Служебные письма        33

3.5.6 Служебные записки        35

3.5.7. Телеграммы        36

3.5.8. Телефонограммы        37

3.5.9. Факсимильная связь        38

3.5.10. Справка        38

3.5.11. Характеристика        39

4. Организация документооборота и исполнения документов        39

4.1. Организация документооборота и доставки документов        39

4.2. Регистрация документов в канцелярии        40

4.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции        40

4.4. Порядок подготовки исходящих и внутренних документов        42

4.5. Порядок обработки и регистрации исходящих документов        42

4.6.  Порядок передачи документов внутри техникума        43

4.7. Порядок работы исполнителей с документами        43

5. Организация контроля за исполнением служебных документов        44

5.1. Общие положения        44

5.2. Организация контроля за исполнением служебных документов        46

5.3. Порядок постановки поручений директора, приказов и служебных документов на контроль        46

5.4. Контроль за ходом исполнения поручений директора, приказов и служебных документов        47

5.5. Сроки исполнения поручений директора, приказов, иных служебных документов        49

6. Учет и хранение печатей, штампов и бланков        50

Приложение 1. Состав реквизитов документов…        52

Приложение 2. Образец оформления приказа        58

Приложение 3. Образец оформления приказа в программе 1С:Колледж        59

Приложение 4. Образец оформления списка рассылки        60

Приложение 5. Образец оформления протокола        61

Приложение 6. Образец оформления бланка с грифом утверждения        62

Приложение 7. Образец оформления акта        64

Приложение 8. Образец оформления служебного письма        65

Приложение 9. Образец оформления служебной записки        66

Приложение 10. Образец оформления телеграммы и телефонограммы        67

Приложение 11. Образец оформления справок, выдаваемых техникумом        68

Приложение 12. Образец оформления характеристики        79

Приложение 13. Рекомендации по использованию отдельных, наиболее часто употребляемых слов и устойчивых сочетаний, используемых при подготовке служебных документов        80

Приложение 14. Образец формы журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции        83

Приложение 15. Образец формы журнала регистрации договоров        84

Приложение 16. Образец формы журнала регистрации поступающих котировочных заявок        85

Приложение 17. Образец формы журнала регистрации командировочных удостоверений        86

Приложение 18. Образец формы журнала регистрации справок        87

Приложение 19. Образец формы журнала регистрации приказов        88

Приложение 20. Образец формы журнала регистрации контрольных карточек        89

Приложение 21. Образец оформления контрольной карточки        90

Приложение 22. Образец оформления контрольного листа        91

Приложение 23. Образец оформления формы учета и осуществления контроля за исполнением поручений        93

Приложение 24. Образец оформления электронной таблицы «Контроль исполнения служебных документов»        94

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Государственном бюджетном профессиональном образовательном учреждении Краснодарского края «Славянский сельскохозяйственный техникум» (ССХТ) (далее – Инструкция) разработана на основе Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Минобразования РФ , Национального стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-ст), инструкции по делопроизводству муниципального образования Славянский район и другими нормативными документами.

Инструкция разработана с целью рациональной организации делопроизводства и документооборота в ССХТ, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов, при соблюдении действующих нормативных и методических документов в сфере обращения документов и информации.

1.2. Настоящая инструкция устанавливает порядок ведения делопроизводства в ССХТ, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.

Автоматизированные технологии, используемые в ССХТ, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.3. Общее руководство, контроль за состоянием делопроизводства осуществляет заведующий канцелярией.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за обеспечение учета и прохождения документов в установленные сроки, информирование руководителей о состоянии их исполнения, осуществление ознакомления сотрудников подразделений с нормативными и методическими документами по делопроизводству.  Ответственные сотрудники ведут журналы учета поступающих в подразделение документов.

Вновь принятые сотрудники, на которых возлагаются обязанности по ведению делопроизводства, обязаны в течение трех дней после поступления на работу пройти инструктаж по ведению делопроизводства.

1.6. Сотрудники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов.

Об утрате документов, подлежащих систематизации и оформлению в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений, немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в канцелярию.

Передача документов, их копий сторонним лицам допускается в случаях, указанных в законе, в других случаях – с разрешения руководства техникума.

Содержание служебных писем не подлежит разглашению. Использование сведений, содержащихся в этих документах, в печати и других средствах массовой информации не допускается.

Взаимодействия со средствами массовой информации осуществляется сотрудниками техникума, специально на то уполномоченными, а в отдельных случаях – по письменному разрешению директора.

1.7. При уходе сотрудника, ответственного за делопроизводство, в отпуск, убытии в командировку и др. по указанию руководителя структурного подразделения обязанности по ведению делопроизводства возлагаются на другого сотрудника.

При увольнении или перемещении сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, производится передача дел и документов другому сотруднику, назначенному руководителем подразделения.

Передача дел и документов ответственным за делопроизводство другому лицу осуществляется с составлением приемо-сдаточного акта, который утверждается руководителем структурного подразделения. Копии акта передаются в канцелярию.

1.8. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется директором или заместителями директора (по поручению директора).

Ведение переписки с другими организациями и гражданами осуществляется директором, заместителями директора или по их поручению руководителями структурных подразделений.

1.9. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для каждого сотрудника техникума.

Вновь поступающие на работу сотрудники знакомятся с настоящей Инструкцией в установленном порядке.

1.10. За нарушение требований настоящей Инструкции работники техникума могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. В случае обнаружения существенных нарушений настоящей Инструкции заместители директора и руководители структурных подразделений обязаны получить объяснительную записку от виновного работника и предоставить информацию о нарушении в отдел кадров техникума и директору в целях своевременного применения дисциплинарного взыскания.

1.11. Порядок работы с секретными документами, документами с грифом «ДСП», документами, ограниченного доступа (распространения), письмами, заявлениями и жалобами граждан определяется законодательством РФ.

2. ДОКУМЕНТЫ ТЕХНИКУМА

2.1. ССХТ в процессе делопроизводства использует внешние и внутренние документы.