Уроки делопроизводства

УРОКИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Галина Валентиновна Подкорытова,

член Гильдии управляющих документацией,
преподаватель курсов повышения квалификации,

начальник отдела делопроизводства

Назначение и подготовка документов различных систем документации

Система документации — совокуп­ность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельно­сти и единых требований к оформлению.

Управленческие документы со­ставляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной ор­ганизации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопро­изводства. Эти документы представлены комплексом систем, основными из кото­рых являются следующие системы документации:

организационная документация; распорядительная документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; плановая документация; отчетная документация; документация по обеспечению ка­драми (по личному составу); финансовая документация (бухгал­терский учет и отчетность); документация по материально-тех­ническому обеспечению; договорная документация (основ­ные документы предпринимательской деятельности); нормативные документы государ­ственных органов; документация по документацион­ному и информационному обеспечению деятельности учреждения; другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, органи­зации или предприятия.

Документы, составляющие одну си­стему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обе­спечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Организационные документы

Организационные документы комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, зада­чи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответ­ственность руководства и специалистов предприятия.

Устав предприятия — свод правил, регулирующих деятельность организа­ций, их взаимоотношения с другими ор­ганизациями и гражданами, права и обя­занности в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Устав от­носится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Положение — правовой акт, опре­деляющий порядок образования, за­дачи, обязанности, права, ответствен­ность и организацию работы пред­приятия в целом или его структурных подразделений. Положения бывают ин­дивидуальные и типовые. Типовые — это положения о цехах основного производства, структурных подразделениях. Положения разраба­тываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководи­телей структурных подразделений.

Инструкция — правовой акт, содер­жащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, техно­логические, финансовые или иные специальные стороны деятельности уч­реждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

Структура и штатная числен­ность организационный документ, в котором указываются все структур­ные подразделения предприятия, вво­димые на предприятии должности и ко­личество штатных единиц по каждой из должностей. Изменения в структуру и штатную численность вносятся прика­зом руководителя предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка — организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предпри­ятия; взаимные обязанности работни­ков и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников; внутриобъектный режим. Правила составляются на бланке предприятия, со­гласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визи­руются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Распорядительные документы

Обязательно издание распоряди­тельных документов по следующим вопросам: организационным; плани­рования производства; строительства, материально-технического снабже­ния; сбыта; финансов и кредита; тру­да и заработной платы. Эти вопросы являются наиболее характерными и стабильными основаниями для обяза­тельного издания распорядительных документов.

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основными вида­ми распорядительных документов явля­ются постановление, приказ, указание, решение, распоряжение, протокол.

Схема подготовки распорядитель­ных документов следующая: всесторон­нее изучение вопроса, подготовка про­екта документа; согласование текста и его подписание; обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Основным распорядительным доку­ментом является приказ.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действую­щим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия. Приказами оформ­ляются: порядок деятельности пред­приятия; решения и поручения по ор­ганизации работы; организационные мероприятия; итоги работы; результа­ты ревизии. Приказы издаются только при необходимости. Изменения, допол­нения, отмена приказов производятся только приказами. Подготовка прика­за поручается структурному подразде­лению, группе специалистов, отдельно­му должностному лицу. Внесение из­менений и дополнений в подписанный приказ не допускается без разрешения подписавшего документ. Проект при­каза до подписания визируется руко­водителями структурных подразделе­ний, должностными лицами, которые отвечают за его исполнение, юристом. Может осуществляться и внешнее со­гласование с другими организациями, если приказ затрагивает их интересы. В этом случае согласование оформля­ется грифом «СОГЛАСОВАНО».

Указание — распорядительный до­кумент организации преимущественно по вопросам информационно-методи­ческого характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других право­вых актов предприятия. Право издания указания в организациях предоставлено руководителям, их заместителям, кото­рые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Распоряжение — как правило, это документ, издаваемый руководителем по вопросам оперативного характера.

Решение — распорядительный до­кумент коллегиального органа управления. Текст решения состоит из конста­тирующей и распорядительной частей.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем — слово «РЕШИЛ» на от­дельной строке. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиаль­ного органа.

Протокол заседания — это доку­мент, содержащий запись хода обсуж­дения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещани­ях, конференциях, деловых встречах. От протоколов заседаний, создавае­мых в управленческой деятельности организаций, следует отличать прото­колы по административным наруше­ниям, а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоко­лы согласования разногласий, протоко­лы согласования цены и др.). Существу­ет два вида протоколов: полный и крат­кий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий — только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагает­ся на отдельном листе и присоединяет­ся к протоколу. О наличии особого мне­ния делается запись в протоколе после записи решения. Протокол заседания подписывают председатель и секре­тарь. В особо важных случаях прото­кол должны визировать выступавшие. Датой протокола является дата собы­тия (заседания, совещания и т. д.). Если мероприятие продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты его начала и окончания.

Документы внутренней переписки

Внутренняя переписка в организа­ции решает следующие задачи:

письменно выражает и документи­рует мнение, просьбу, предложение ру­ководителя или работника либо носит характер информирования;

является неотъемлемым звеном в процедурах расторжения трудового договора, перевода работников, оформле­ния отпуска, направления в служебную командировку, наложения дисципли­нарного взыскания и других кадровых процедурах;

служит необходимым докумен­тальным доказательством при рассмотрении трудового спора.

Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагаю­щий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Текст до­кладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой ча­сти излагаются причины, факты или со­бытия, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализи­руется сложившаяся ситуация, дают­ся возможные варианты ее решения, в третьей части делаются выводы и пере­числяются конкретные действия, кото­рые, по мнению составителя, необходи­мо предпринять.

Служебная записка — записка о вы­полнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом друго­му должностному лицу. Служебная запи­ска — документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый в одном подразделении и направляемый в другое подразделение для решения служебных вопросов. Служебная записка не должна заменять докладную записку, поскольку докладная записка направля­ется вышестоящему должностному ли­цу. Служебные записки в целом оформ­ляются так же, как и докладные записки. Служебная записка подписывается непо­средственно сотрудником-составителем или руководителем подразделения.

Объяснительная записка — доку­мент, представляемый вышестоящему должностному лицу и содержащий сооб­щение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происше­ствие. Объяснительные записки состав­ляются в случае нарушения работником правил внутреннего трудового распо­рядка и трудовой дисциплины, а также невыполнения объема работ или зада­ния. Объяснительная записка подписы­вается составителем.

Справка — документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий; документ, под­тверждающий факты биографического или служебного характера. Справка мо­жет быть информационной, аналитиче­ской или отчетной. Справка может быть внешней и внутренней. Допускается внешнюю справку оформлять на бланке письма с проставлением наименования вида документа.

Сводка — документ, представляю­щий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, свод­ка замечаний, сводка требований и т. д.). В сводке концентрируется информация из различных источников по определен­ной теме.

Заявка — документ внутренней пе­реписки между структурными подразделениями или в адрес руководства пред­приятия. Текст заявки может содержать просьбу по вопросу обеспечения, при­обретения и т. п.

Заявление — документ, с помощью которого работник обращается к руководителю.

Уведомление — работодатель или его представитель оформляет уведомления для того, чтобы о чем-то проин­формировать работника.

Деловая переписка

Письма информационного характера — письма, основным назначением которых является информирование адресата. В зависимости от условий и целей информирования в этой группе выделяется несколько разновидностей:

Информационное письмо: Письмо, в котором адресату сообщаются сведения офици­ального характера. Такие письма нередко носят типовой характер и рассылаются по списку организациям опреде­ленного типа. Письмо-сообщение: Письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах. Письмо-сообщение может быть инициативным или ответным. Сопроводительное письмо: Используется для отправки отдельно взятых или комплек­та документов. Письмо-напоминание: Письмо, цель которого — побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства или принятые договоренно­сти. Письмо-извещение: Информирует о публичных мероприятиях (совещаниях, се­минарах, выставках, конференциях и т. п.); как правило, эти письма рассылаются широкому кругу организаций с целью их привлечения к участию в проводимых мероприятиях Рекламное письмо: Письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести. Рекламные письма условно можно разделить на две группы: письма, предлагающие товары или услуги, и письма-презентации, содержащие сведения о Фирме.

Письма, содержащие просьбу или предложение, — письма, целью которых является побудить адресата совершить определенные действия, представляющие интерес для автора письма. В этой группе писем можно выделить следующие раз­новидности:

Письмо-просьба: Письмо-просьба составляется с целью получения информации, документов или совершения каких-либо действий, необходимых автору. Его направляют конкретному человеку или в адрес организации. На данный вид письма требуется дать ответ. Письмо-запрос: Направляется с целью получения какой-либо официаль­ной информации или документов. Деловой протокол под­разумевает на письмо-запрос предоставлять ответ даже в том случае, если запрос не соответствует направлению де­ятельности организации. Письмо-заявка: Разновидность письма-просьбы. Текст письма выражает желание организации принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организаци­ей; заявки в отличие от писем-просьб и писем-запросов не требуют ответа в форме письма. В ответ на письмо-заявку организация осуществляет определенные действия: вклю­чает указанных в заявке лиц в число участников какого-ли­бо мероприятия, высылает необходимые материалы и т. п. Письмо-предложение: Направляется потенциальному партнеру с предложением сотрудничества (поставка товаров, услуг) и т. д. Письмо-заказ: Представляет собой предложение покупателя заключить сделку с указанием ее конкретных условий.         Письмо-предложение: Содержит предложение об участии в каких-либо меропри­ятиях; в особо торжественных случаях письма приглашения могут составляться на специальных бланках.

Письма, содержащие требование или претензию, — письма, составляемые в ситуациях, когда одна из сторон деловых отношений не выполняет или выполня­ет ненадлежащим образом взятые на себя обязательства или возложенные на нее функции.

Письмо-требование: Цель этого письма — заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьез­ные нарушения ранее принятых соглашений и договоренностей. Письмо-претензия: Содержит заявление о нарушении условий договора и тре­бование выполнения обязательств, возмещения убытков и        упущенной выгоды.        

Письма-ответы: письма, составляемые в ответ на письмо-просьбу, предло­жение, запрос, приглашение.

Письмо-согласие: Содержит положительный ответ на просьбу, запрос или предложение.         Письмо-отказ: Содержит отрицательный ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.        

Письма, содержащие гарантии выполнения обязательств или подтверждение обязательств:

Гарантийное письмо: Содержит гарантийные обязательства по оплате или срокам оказания услуг, подтверждение оплаты выполненных
работ, оказанных услуг, качества и сроков выполнения работ. Гарантийные обязательства, как правило, оформляются гарантийным письмом. Письмо-подтверждение: Письмо, в котором адресат уведомляет о получении вы­сланных в его адрес документов или других материалов; подтверждает готовность принять участие в каких-либо мероприятиях; подтверждает готовность реализовать ранее достигнутые договоренности, намерения и др. Рекомендательное письмо: Письмо, в котором автор дает характеристику другому лицу с целью устройства его на работу, рассмотрения его кандидатуры на пост и др.

Этикетные письма: письма, целью которых является выражение внимания, участия. Основные разновидности этикетных писем следующие:

Письмо-благодарность: Направляется организации, должностному лицу, группе лиц или гражданину с выражением благодарности за выполненную работу или оказание услуги.         Письмо-соболезнование: Составляется в ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.). Письмо-извинение: Письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства или невыполнение взятых на себя обязательств. Письмо-поздравление: Деловое письмо, составляемое в торжественных случаях.

Акт — это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты подраз­деляются на акты сдачи-приемки; обследования; испытаний; приема-сдачи; приема-передачи; ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчаст­ных случаев; ликвидации организации и т. д. Акты проверок, обследований, реви­зий и некоторые другие не только фик­сируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констати­рующей). Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересо­ванных в нем сторон или нормативными документами. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписа­ния всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составле­нии. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной организации.

Отзыв — это документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступив­шей на рассмотрение.

Перечень — это документ, содержа­щий систематизированное перечисле­ние предметов, лиц, объектов или рабРт, составленный в целях распространения на них определенных норм или требова­ний.

Список — это документ, содержащий перечисление в определенном поряд­ке лиц, предметов, объектов. Списки со­ставляются в целях регистрации участ­ников какого-либо коллегиального ме­роприятия и не нуждаются в утверждении. Текст списка чаще всего излагается в табличной форме.

Задания к разделу

Привести примеры наименований видов договорной документации. Подготовить на бланке своего (вы­мышленного) предприятия приказ о соз­дании комиссии по проверке соблюдения требований по технике безопасности. Подготовить письмо-претензию о поставке некачественного оборудования.

Рекомендуемый к изучению раз­дела список литературы и информционных источников:

Делопроизводство. — М.; Ростов-на-Дону: Феникс, 2006. Современное дело­производство. — М.; Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. Делопроизводство. — М.: Проспект, 2007. Издания Всероссийского научно - исследовательского института документоведения и архивного дела. Сайты журналов по делопроизвод­ству, ВНИИДАД, ЭОС, РОСАРХИВ и т. п.