Инструкция по делопроизводству в Службе по обеспечению деятельности мировых судей Кабардино-Балкарской Республики (стр. 15 )

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Службы. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" и Республиканским законом от 01.01.01 года "О дополнительных гарантиях права граждан на обращения в Кабардино-Балкарской Республике", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Службы. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы.

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в Службе программно-технических средств и нормативных и методических документов.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем Службы, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

3.7. Работа исполнителя с документами

Организация работы с документами в структурных подразделениях Службы осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя Службы, его заместителей, руководителя структурного подразделения или его замещающего иного должностного лица.

Подразделение - исполнитель получает документы в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день, документы с отметкой «СРОЧНО» («ВАЖНО») передаются исполнителю незамедлительно.

Документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией руководства Службы, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем подразделения.

Специалисты структурных подразделений Службы в процессе исполнения документа осуществляют:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Службе;

согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

подготовку сводки отзывов (с комментарием "Принято", "Отклонено" с указанием причин, "Принято частично" с соответствующим пояснением);

доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;

определение места хранения документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ.

В случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам, функция ответственного исполнителя возлагается на исполнителя, указанного в резолюции первым.

Ответственный исполнитель может созывать соисполнителей для выработки совместного решения, устанавливать порядок и сроки представления проектов документов.

В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документы передаются руководителем структурного подразделения другому исполнителю а также в случае увольнения работника или перехода на другой участок работы по указанию руководителя подразделения, вновь назначенному сотруднику.

Исполнитель может предлагать изменение срока исполнения документа (с соответствующим обоснование, представляемым руководству), если отсутствуют реальные условия выполнения задания; делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, тиражирует документ. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей,

штампов и бланков документов

3.8.1. Учет печатей и штампов

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Служба в соответствии с Законом КБР от 4 августа 1994 года "О Государственном гербе Кабардино-Балкарской Республики" применяет печати с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики.

Кроме печати с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики в Службе используются печати структурных подразделений, печать "Отдел по вопросам государственной службы, кадров и делопроизводства", «Для пакетов» металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководитель Службы.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляется в секторе по защите государственной тайны, мобилизационной работе, делам ГО и ЧС и направляется заказ на предприятие - изготовитель печатей.

В случае служебной необходимости по решению руководителя Службы допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителя, отдела бухгалтерского учета и отчетности, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым или приказом Службы или доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.

Оттиск гербовой печати ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Гербовая печать Службы проставляется на отдельных документах Службы только за подписью руководителя Службы и его заместителя. Гербовая печать проставляется на договорах, на платежных поручениях и других финансовых документах на получение денежных средств, доверенностях, справках о подтверждении стажа работы и о заработной плате сотрудников Службы.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Простые круглые негербовые печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Учет имеющихся в Службе печатей и штампов ведет отдел информационного и материально-технического обеспечения в журнале учета печатей и штампов.

Выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов.

Печати и штампы должны храниться в надежно запираемых шкафах.

Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых Службой, не допускается.

Об утере печати, штампа должен быть незамедлительно поставлен в известность отдел информационного и материально-технического обеспечения, работником расписавшимся в журнале учета печатей и штампов за полученную печать или штамп.

Контроль за правильностью учета, хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях Службы осуществляет отдел информационного и материально-технического обеспечения. Проверка наличия, порядка хранения печатей и штампов производится не реже одного раза в год.

По каждому факту утраты печатей и штампов проводится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности и списания с учета утраченных печатей и штампов.

Ответственность за законность использования и надежность хранения печати Службы с изображением Государственного герба Кабардино-Балкарской Республики возлагается на председателя и отдел бухгалтерского учета и отчетности, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на начальников соответствующих структурных подразделений.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

3.8.2. Учет бланков документов

Организация работы по изготовлению и учету бланков документов Службы возлагается на структурное подразделение по материально-техническому и информационному обеспечению, которое:

получает от Службы делопроизводства заявки на изготовление бланков документов, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в типографии;

осуществляет получение, учет поступления бланков (приложение № 29) и выдачу в Службу делопроизводства изготовленных бланков документов.

Для ведения учета выдачи бланков, изготовленных типографским способом, в структурные подразделения Службы, бланки документов нумеруются типографским способом или нумератором в Службе делопроизводства. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков (приложение № 30).

Бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков.

В структурных подразделениях бланки документов используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в подразделениях и руководители подразделений.

Испорченные и невостребованные бланки возвращаются в подразделение, осуществляющее учет бланков.

ОДОБРЕНО Протокол ЭК Службы по ОДМС КБР от 01.01.2001 г. № 1

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Архивной Службы КБР от 01.01.2001 г. № 5