Участник 1 (стр. 2 )

Наименование	Формула	Значение
Потери компании «украденное время» по всем сотрудникам всех филиалов	50 филиалов* 10 сотрудников* 20 «украденных» часов/месяц* 281,25 рублей/час рабочего времени	2 812 500 рублей/месяц (12% отФОТ филиалов)

Таблица 3. Потери компании после внедрения системы СКУД-FaceID

Наименование	Формула	Значение
Потери компании «украденное время» по всем сотрудникам всех филиалов после внедрения системы СКУД	50 филиалов* 10 сотрудников* 200 «украденных» минут/месяц* 4,69 рублей/минута рабочего времени	469 000 рублей/месяц (2% отФОТ филиалов)

Дополнительно, можно ввести систему штрафов для сотрудников при опозданиях на 10 минут, 15 минут и пр., но данные организационные меры выходят за границы рассматриваемого кейса и полномочий департамента ИТ.

Психологический и экономический эффекты от предложенного решения очевидны, при инвестициях в проект в размере 2 365 000 рублей потери компании (как видно из расчетов) сокращаются, дисциплина в компании растет, появляется возможность поймать за руку всех.

Статистические данные по сотрудникам собираются самой системой и доступны для загрузки в Excel в виде внешних источников данных (данные передаются по сети). С помощью надстройке PowerPivot к Excel можно предоставлять отчет в любых разрезах для руководства компании. Данное решение бесплатно и требует незначительных затрат по времени от ИТ департамента. Сроки на создание системы отчетов составляют: 5 рабочих дней.

Общее время на внедрение 1-ой части решения (без учета тендера, договорной работы, закупок): 15 рабочих дней + 5 рабочих дней (буфер времени) = 20 рабочих дней.

2. Учет реальной эффективности сотрудников

Для учета реальной эффективности сотрудников необходимо пересмотреть подход в оплате труда сотрудников филиала от «оплаты по времени» (постоянной зарплаты) к «оплате по выполнению ключевых показателей эффективности определенных процессов» (переменной зарплате). Соотношение основной части зарплаты к премиальной устанавливается совместно департаментом по работе с персоналом и финансовым департаментом.

ИТ департамент предлагает внедрить в компании подход управления «через» бизнес-процессы (составляющие части подхода: методологическая, технологическая, проектная), а как часть подхода (технологическая), систему управления филиалами «через» бизнес-процессы с использованием нотации для моделирования бизнес-процессов BPMN 2.0. На основе системы можно задать целевые, нормативные значения времени сквозных бизнес-процессов, создать систему ключевых показателей эффективности для сотрудников филиалов.

Пример от компании «Геометрия»: «Главный результат проекта – сокращение срока подготовки коммерческих предложений на 40% с одновременным повышением качества».

К внедрению во всех филиалах предлагается система управления бизнес-процессами (BPMS) BizagiXpressEdition от компании Bizagi (http://www. ). По лицензионному соглашению для компаний до 10 сотрудников – решение бесплатное. Система может быть установлена для каждого филиала на уже существующих в филиалах серверах.

После формализации и стандартизации основных бизнес-процессов филиала, настройки системы, обучения сотрудников, решение запускается в заранее выбранных, филиалах компании как пилотный проект. Отчеты, представленные в системе, позволяют оценить эффективность работы сотрудников выбранных филиалов и сравнить с данными, полученными из филиалов не использующих данный подход. Анализ также может производится по финансовым показателям филиалов с установленной системой и без нее. По результатам пилотного проекта, на основе полученных данных можно сделать выводы и принять управленческое решение.

Общее время на внедрение 2-ой части решения (без учета времени на формализацию и стандартизацию бизнес-процессов): 20 рабочих дней + 5 рабочих дней (буфер времени) = 25 рабочих дней.

Выводы:

Предложенное решение состоит из двух частей – это аппаратно-программный комплекс СКУД, и система управления бизнес-процессами (BPMS) в филиалах. Совместное использование и аппаратно-программного комплекса, и системы управления процессами на мой взгляд приведут к синергическому эффекту. Оба решения могут быть развернуты только в части филиалов как пилотные проекты, что резко сократит затраты (47 300 рублей/филиал) и позволит руководству, в кратчайшие сроки, оценить предложенное решение. Дополнительно в рамках пилотного проекта можно запросить оборудование сроком до одного месяца у поставщика на тестирование по гарантийному письму. Тогда затраты на пилотный проект составят 0 рублей .

Участник 5.

Необходимо внедрить биометрическую систему учета рабочего времени и (при необходимости) контроля физического доступа, в основе которой лежат сканеры отпечатков пальцев. Приход/уход с работы (из служебного помещения) сотрудника возможен только после сканирования отпечатка и фиксируется в общей системе учета рабочего времени. При необходимости можно добавить IP-камеры в офисах.

Участник 6

Варианты решения

СКУД на основе бесконтактных карт, а может быть даже и контактных. СКУД на основе  биометрической системы.
Да можно и пароли оставить, из описания  не очень понятно каким образом сотрудники регистрируются в электронном журнале: через компьютер на рабочем месте, или на входе в офис стоит некий центральный регистратор. Дабы защититься от передачи карт, паролей, эл. ключей, био-муляжей и т. п. надо систему регистрации дополнить фото-видео-фиксацией.

Имеем 15 филиалов по 10 рабочих мест в каждом + центральный офис 50 рабочих мест.

Допустим, для определенности, что для регистрации в электронном журнале все сотрудники используют ПК, стоящие у них на рабочих местах. В этом случае надо все рабочие места снабдить веб-камерами, электронный журнал дополнить новым функционалом: при регистрации веб-камера делает фото и вместе с временем регистрации в базу добавляет и фото регистрируемого. При просмотре журнала регистраций вместе с датой-временем-фио регистрируемого выводить фото регистрируемого и оригинальное фото сотрудника. Подлог будет обнаружен сразу.

Затраты на внедрение: покупка веб-камер, доработка эл. журнала, пуско-наладка.

Доработка эл. журнала - 20часов*1500руб/час = 30000 руб.

Оборудование — веб-камера Dialog WC-25U 690руб*(10*15+50) = 138000 руб.

Установка камер: 200камер*0.25часа*800руб/час = 40000 руб.

Процесс покупки возможен на местах, возможен централизованный с последующей пересылкой в филиалы. Сделаем централизованный, т. к. судя по задаче на местах этот процесс могут сильно саботировать. Да и не всегда на местах можно приобрести требуемое оборудование. Тогда надо добавить транспортные расходы

Транспортные расходы 700руб*15филиалов = 10500руб.

ИТОГО прямые затраты: 218500.

Для установки камеры взято время 15 минут. Под установкой подразумевается подключение камеры к ПК, установка драйверов, проверка работоспособности. Для установки предлагаю привлечь аутсорсера, с оплатой 800 руб. час. В зависимости от квалификации и лояльности персонала, возможна и самостоятельная установка камер. Тогда прямые затраты буду ниже.

Календарный план:

1-10 день: доработка журнала, распространение новой версии по филиалам.

1-10 день: покупка камер.

11-20 день: доставка камер в филиалы.

18-22 день: установка камер.

18-30 день: тестовая эксплуатация

31-40 день: устранение ошибок

41 день — запуск в эксплуатацию.

Возможные вариации: вместо веб-камер на входе в офис поставить видео-камеру, и просматривать записи времени открытия/закрытия офиса. Преимущества: низкая стоимость внедрения, высокая скорость развертывания, появляется простейшая система видеонаблюдения. Недостаток: если филиалов много, потребуется значительное время на просмотр видео, как следствие высокая стоимость эксплуатации.

Можно сделать систему видеофиксации на основе домофона.

Можно на входе в офис поставить турникет, организовать вход по картам, турникет снабдить фотокамерой и делать фотоснимки всех, входящих/выходящих. Можно фотокамеру заменить видеокамерой которая поддерживает стандарт ONVIF тогда решим несколько задач: фото-фиксация всех входящих, занесение фото в базу,  видеонаблюдение.

Участник 7

Исходные предпосылки:

       Есть электронный журнал учёта (ЭЖУ) рабочего времени

       Используются бизнес-приложения

       Эффективность определяется количеством отработанного времени

Неопределённости:

       Является ли ЭЖУ разработкой компании или можно ли в него интегрировать свои модули

       Есть ли жёсткая корреляция сотрудник – используемое бизнес-приложение?

Цель:

       Контроль рабочего времени

РЕШЕНИЕ: Если ЭЖУ открытое приложение предлагается его доработка для авторизации в системе по отпечаткам пальцев, например, при помощи USB-сканера отпечатка пальцев EikonToGo (цена девайса в районе $40). Экономическая оценка решения методом ROI даст достаточно быстрый срок окупаемости, учитывая время разработки и тестирования модуля порядка 40 часов.

Так же можно использовать анализатор логов подключения к точке Wi-Fi (при их наличии в филиалах) и обязать сотрудников включать Wi-Fi на мобильных устройствах.

Дополнительных мер не требуется.

Участник 8

Решение 1: СМС на телефон

Описание:

Сотрудник в системе выбирает себя и ему на указанный в системе мобильный телефон высылается смс с кодом. Сотрудник вбивает код, и авторизация проходит. Если сотрудник забыл телефон, то он звонит в центральный офис и просит зарегистрировать себя.
Запросы на регистрацию без смс фиксируются и если их скапливается больше 3 в месяц, то сотрудник каким-либо образом наказывается (например, депримирование).

Действия:

Регистрация в sms4b. ru

Внедрение системы отправки пароля по смс.