Участник 1 (стр. 1 )

Участник 1

Первый способ – обязать установить в рабочий мобильный телефон каждого сотрудника программку, отслеживающую перемещения в течения рабочего дня, либо раздать соответствующие модули слежения, обязав их носить в рабочее время. Собирая статистику за месяц можно получить необходимую информацию о его перемещениях. Другой способ – усовершенствовать средства фиксации прибытия. Например, поставить компьютер с камерой и обязать всех фотографироваться при прибытии, либо фотографироваться на свой мобильный на фоне офиса (или чего-нибудь примечательного в офисе) и отправлять фотографии контролирующему прибытие лицу. По дате и времени фотографии можно контролировать прибытие сотрудников, правда придется добавить компенсацию затрат на ММС. И третий способ: поставить мобильный POS-терминал, обязав каждого сотрудника ежедневно оплачивать своей зарплатной карточкой 1 или более рублей  на счет фирмы, которые ему будут возвращаться в зарплату. Вряд ли кто доверит свою кредитку даже лучшему офисному другу.

Участник 2

В данной ситуации я предложу задать работникам другие KPI — привязать их з/п не к отработанному времени, а к выручке (или кол-ву обслуженных клиентов) в крайнем случае, сделать окладно-премиальную з/п, одно это уж подтолкнет сотрудников увеличивать кол-во обслуживаемых клиентов, если такой вариант по тем или иным причинам не приемлем, тогда остается придумать более действенный метод контроля.

Так как филиалов много, и они мелкие сразу отбрасываем биометрические системы контроля доступа. Обычные системы контроля доступа привязаны к ключам в той или иной степени, а они как задано в условии не работают, тогда самым оптимальным вариантом, я вижу использовать клиентов компании в качестве проверяющих. На интернет-сайте компании в разделе Время работы добавить текст объявление: «Уважаемые клиенты, если Вы пришли в рабочее время, а двери оказались закрыты, то Ваш заказ доставят Вам в любое удобное для вас время в любое удобное для Вас место, для этого позвоните по телефону 8-800-ХХХ-ХХ-ХХ.». Если это продажи, то клиенту любой товар в подарок, естественно, что затраты по доставке или по приобретению за счет руководителя филиала. Условия заинтересованности клиента - зависят от вида деятельности компании.

Лучше, если есть возможность зафиксировать эти условия на вывеске, причем текст объявления должен быть неотъемлем от вывески, и чем больше сама вывеска, тем проще проконтролировать ее наличие и меньше шансов, что после проверки она будет заменена.
Также, объявление можно разместить на раздаточных материалах (пакетах, визитках, календарях), либо доводить до клиентов по СМС (если есть такая возможность). Вообще разместить как можно в больших местах.

Затраты будут заключаться в организации службы приема телефонных обращений от клиентов, но ее можно совместить со службой поддержки, если такая имеется или с горячей линией. Алгоритм должен быть следующий.

1. Клиент пришедший в филиал и оказавшийся у закрытых дверей — звонит на горячий номер.

2. Оператор фиксирует звонок, перезванивает в указанный клиентом филиал. Фиксирует отсутствие в филиале сотрудников. Ставит в известность руководителя.

С целью более жесткого контроля, можно снабдить филиал одной вэб-камерой снимающий торговый зал, для фиксации отсутствия сотрудников. Организация веб-трансляций зависит напрямую от возможностей ИТ-инфраструктуры компании и лежит за пределами данного кейса.

Участник 3.

Из условий задачи следует, что сотрудники при исполнении своих обязанностей используют бизнес-приложение, а значит задача учета рабочего времени сотрудников сводится к автоматической фиксации работы в бизнес-приложении (на ЭВМ).

Из условий задачи следует, что в компании много территориально распределенных филиалов, в каждом работает несколько сотрудников, и сотрудники должны обязательно быть на месте в определенные часы, их зарплата связана с отработанным временем, а значит, с учетом 1-го вывода, необходимо считать время начала работы сотрудника в бизнес-приложении временем прихода на работу, а время выхода из системы – временем ухода с работы. СКУД нецелесообразен.

На основе этих выводов в качестве решения можно предложить установить систему автоматического учета времени, например, можно использовать продукты: crocotime или yaware. Система позволит контролировать приход/уход сотрудников, опоздания сотрудников, исключит возможность одного сотрудника отмечать других сотрудников, в связи с тем, что системы используют расчет активности работы за ЭВМ. Фиксировать продуктивное время использования бизнес-приложений, учитывать время обеденных перерывов и неэффективность сотрудников).

В зависимости от отношения бизнеса к безопасности хранения информации, можно использовать либо SAAS-решение, либо локальное.

Системы crocotime (Россия). Архитектура клиент-сервер (установка агентов мониторинга на локальные станции сотрудников, сервер устанавливается в головной компании). Стоимость: тарификация в зависимости от количества сотрудников, например, на 100 сотрудников - 180 000 рублей.

Система yaware (Украина). Архитектура клиент-сервер (установка агентов мониторинга на локальные станции, серверная часть используется в двух вариантах либо облачная платформа на AmazonEC2 (США) – SAAS технология, либо установка внутри компании). Стоимость облачного сервиса: тарификация в зависимости от количества сотрудников помесячная, например, на 100 сотрудников 1 год использования – 342 000 рублей. Стоимость корпоративной локальной версии: на 100 сотрудников - 456 000 рублей, тех поддержка 2-ой и последующие годы + 30 % от начальной стоимости, т. е. ежегодно 136 800 рублей ежегодно.

При расчетах TCO необходимо учесть стоимость сервера в соответствии с техническими требованиями программного продукта (железо + операционная система). Также необходимо учесть соответствие локальных ЭВМ требованиям выбранного программного продукта (железо + операционная система).

Обоснование для финансового директора:

Оценить прямые потери можно как оценочное неэффективное время сотрудников, умноженное на среднюю ставку сотрудников. Косвенные – недополученная выручка, за счет отсутствие сотрудника на рабочем месте и как следствие потерю клиента.

Оценить эффект от внедрения можно следующим образом. Сделать замеры непродуктивного времени по показателям системы в контрольных филиалах (отделах) в бесплатный период эксплуатации (данные системы имеют бесплатный период эксплуатации до 14 дней). Сотрудникам сообщается о системе мониторинга, изменяется регламент трудового распорядка в привязке к системе. После внедрения делаются те же замеры. Считаем потери (как указано выше). Эффект рассчитывается как разница потерь двух замеров. Срок окупаемости рассчитывается как отношение стоимости решения к эффекту. После срока окупаемости можно подсчитать ROI как срок эксплуатации умноженный на эффект.

В связи с простотой решения, и не учитывая закупочные процедуры и количество ИТ-специалистов, сроки внедрения могут быть до 2 недель. Необходимы работы: сетевая установка программы на ЭВМ в филиалах, установка сервера при выборе локальной установки, настройка системы.

Краткое резюме рекомендуемого решения: установка системы автоматического учета времени (например, продукт crocotime, сроки внедрения решения до 2 недель, стоимость 180 000 р. на 100 сотрудников). Необходимо изменение регламента трудового распорядка в привязке к системе.

Участник 4.

Контроль сотрудников.

Цели проекта: Корректное ведение учета отработанного времени и учет реальной эффективности сотрудников

Трудозатраты проекта: 25 рабочих дня.

Условия задачи:

- много мелких филиалов;

- в филиале работает всего несколько человек;

- зарплата прямо связана с отработанным временем;

- сотрудники используют бизнес-приложения.

Ограничения проекта:

- использование приложений не обязательно сразу же при появлении на работе.

Допущения проекта:

- филиалы компании объединены в единую сеть;

- финансовые расчеты – условные, среднестатистические;

- электропитание в филиалах - 99, 999%;

- в компании 50 филиалов;

- каждый филиал имеет единственный вход для сотрудников;

- средняя зарплата сотрудника филиала 45 000 рублей/месяц;

- количество сотрудников в филиале 10 человек;

- рабочее время 40 часов в неделю;

- потери по времени 1 час в день на одного сотрудника;

- целевое значение потерь времени 10 минут в день на одного сотрудника (допустимое по согласованию с генеральным директором);

- в филиалах установлены сервера (1 сервер на филиал) для обеспечения автономной работы филиала;

- наличие оборудования на складах поставщиков в нужном объеме;

- компания обладает достаточными ИТ ресурсами для выполнения проекта, задачи проекта выполняются параллельно (НАЧАЛО-НАЧАЛО);

- в кейсе рассматривается только оптимистичный сценарий проекта.

Решение задачи:

1. Система контроля и управления доступом.

Описанное в кейсе решение, с системой контроля по электронному журналу малоэффективна. В качестве альтернативного предлагается рассмотреть следующее решение:

2  Установка и настройка системы контроля и управления доступом на базе аппаратно-программного комплекса FaceID (http://www. /en/products/FaceID/) – биометрический сканер лица. Данные сканеры устанавливаются на входе-выходе офиса. Сканирование одного сотрудника занимает 1 сек., ложный допуск 0,0001%. Стоимость одного сканера составляет 20 000 рублей с монтажными работами и настройкой. Сроки (без учета тендера, договорной работы, закупок) на установку-настройку: 10 рабочих дней.

Расчеты по инвестициям, потерям компании до внедрения и после внедрения системы представлены в Таблицах 1, 2, 3.

Таблица 1. Инвестиции

Наименование	Количество	Стоимость
FaceID включая работы по монтажу и настройке	100 штук (2 шт. на филиал)	2 000 000 рублей
Электромагнитные замки включая работы по монтажу и подключению	50 штук (1 шт. на филиал)	150 000 рублей
Непредвиденные расходы	50 филиалов	215 000 рублей
Итого стоимость решения	2 365 000 рублей

Таблица 2. Потери компании до внедрения системы СКУД-FaceID