Участник 1 (стр. 4 )

Стоимость решения:

Облачный сервис Yaware. Online  350р в месяц на один компьютер

Веб камера  1000 руб. х  кол-во мелких филиалов.

Настройка: удаленно. 1 рабочий день на филиал.

Если не внедрить, можно терять рабочие часы в филиалах и как итог потеря клиентов, прибыли.

Вариант 3

На основе автономного контроллера регистрации со встроенным считывателем для карт формата ЕММ. Т. е. учет рабочего времени производится по карточкам, при этом за достоверностью следит видео камера.

Каждому сотруднику выдается индивидуальная карточка. Приходя и уходя с работы он прикладывает карточку к считывателю, тем самым фиксируется время события. Одновременно камера видеонаблюдения фиксирует событие и записывает его на автономный регистратор. Камера служит для предотвращения попыток отметки нескольких карточек одним сотрудником. В течении дня формируется база событий в виде таблицы, из которой можно понять, кто когда отмечался и принять решение по каждому сотруднику.

Стоимость решения:

Комплект оборудования  с установкой на филиал 40000 руб.

Настройка и установка 1 рабочий день на филиал.

Если не внедрить, можно терять рабочие часы в филиалах и как итог потеря клиентов, прибыли.

Участник 13

  Рабочее время сотрудников – один из основных ресурсов любой организации. И применительно к этому виду ресурсов необходимо найти способы уменьшить затраты и повысить эффективность использования.

Рабочее время сотрудника для решения задач контроля можно сгруппировать следующим образом:

Отсутствие на рабочем месте Присутствие на рабочем месте Выполнение функциональных обязанностей; Выполнение работ не связанных с функциональными обязанностями; Бездействие.

Рассмотрим 3 основных класса систем, с помощью которых можно повысить исполнительскую дисциплину, уменьшить затраты и повысить эффективность использования рабочего времени.

1 класс систем. Учет присутствия/отсутствия на рабочем месте решают системы учета рабочего времени, которые можно условно разделить на следующие типы:

Системы «ручного» учета: данные в систему вносятся вручную или специально назначенным человеком (табельщиком) или каждым сотрудником самостоятельно

плюсы: отсутствие затрат на считывающие и идентификационные устройства;

минусы: непродуктивный расход рабочего времени, возможность фальсификации данных.

Системы автоматизированного учета

плюсы: автоматизированный ввод данных в режиме реального времени,

минусы: затраты на приобретение считывающих, электронных замков, турникетов; системы данного класса могут отследить время прихода и ухода сотрудника, но они не дают сведений о том, чем именно занимался работник, находясь в офисе;

С помощью идентификационных устройств (магнитные карты, смарт-карты, устройства с радиолокационными метками, электронные ключи и т. д.) (доп. минусы: возможность  потери/поломки; фальсификация данных при передаче идентификационных устройств от сотрудника к сотруднику) Основанные на биометрических данных (как правило, используется считывание отпечатка пальца, но могут использоваться и другие методы) (доп. плюсы: практически исключена возможность фальсификации данных, доп. минусы: необходимость соблюдения требований по защите биометрических персональных данных в соответствии с действующим законодательством)

2 класс систем. Для анализа целевого/нецелевого использования рабочего времени используют системы контроля, мониторинга и анализа действий пользователей. При выборе подобной системы  необходимо учитывать наличие следующего функционала:

Мониторинг:
Мониторинг использования программного обеспечения (активное использование/передний план/фон); Мониторинг сетевого трафика, посещения сайтов, печати страниц;
Управление:
Разделение программ, трафика, сайтов, принтеров на разрешенные/запрещенные в рамках определенных групп пользователей и функциональных обязанностей; Возможность запрета запуска всех  программ кроме разрешенных для определенных пользователей;
Анализ:
Автоматизированное формирование сводной отчетности, метрик, показателей эффективности; Автоматизированный сравнительный анализ плановых и фактических показателей и метрик; Автоматизированный сравнительный анализ плановых и фактических показателей и метрик разных сотрудников/подразделений/филиалов; Статистика нарушений, динамику изменения показателей  и т. д.
Требования к технологической платформе:
возможность работы с большими объемами данных и в гетерогенных сетях; web-интерфейс; Сбор, обновление и анализ данных в режиме реального времени; Высокая скорость работы, низкая требовательность к ресурсам клиентских рабочих мест; возможность адаптации под требования организации, интеграции с применяемыми системами

Плюсы: огромный объем информации для проведения всесторонних видов анализа;

Минусы: требуют тонкой настройки, для того, чтобы вся собираемая информация не превратилась в колоссальный массив неструктурированных и неподдающихся обработке данных.

3 класс систем, применяемых для решения данных задач – системы контроля исполнительской деятельности и системы мониторинга ключевых показателей эффективности. Каждому сотруднику/подразделению должны быть назначены конкретные задачи и сроки. В зависимости от  функциональных обязанностей должны быть определены ключевые показатели эффективности и методики их подсчета (например, количество разработанной проектной документации, скорость отклика, количество обработанных заявок, отношение количества назначенных заданий к выполненным, количество плановых заданий, отработанных в срок и т. д.). Значения и сравнительный анализ ключевых показателей эффективности по каждому подразделению/сотруднику/филиалу должны быть должны быть доступны в режиме реального времени как  топ-руководителям, руководителям филиалов, подразделений так и рядовым сотрудникам (в зависимости от назначенных прав).

Плюсы: возможность отслеживания прямой связи между поставленными целями/задачами/сроками и фактическим исполнением; применение систем данного класса – самый лучший способ повысить  эффективность работы сотрудников/подразделений и филиалов без формального ужесточения требований к дисциплине.

Минусы: требуют предварительного проведения анализа для определения ключевых показателей эффективности, точного внесения всех назначенных задач и данных по фактической отчетности.

  В зависимости от целей, поставленных  топ-руководителями, выбирается  одна или несколько систем из вышеперечисленных, для примера приведем несколько целей и вариантов систем.

Цель	Класс системы	Предварительная оценка стоимости (баллы от 1 до 10)
Контроль соблюдения режима рабочего времени (посещаемости, опозданий, ранних уходов)	1	1
Контроль целевого использования информационных систем	2	5
Выполнение плановых показателей	3	7
Повышение мотивации персонала и защита от утечки информации	3+2	9
Учет рабочего времени, эффективность сотрудников	1+3	6

Последняя в списке цель является наиболее близкой к изначально поставленной задаче. При жестком лимите средств на первом этапе внедряется  только система 1 класса.

Альтернативная идея с нулевыми затратами: сделать так, чтобы сообщение своего пароля в системе  учета рабочего времени посторонним  было максимально невыгодно, например, использование того же самого пароля в локальной биллинговой системе или для доступа к просмотру собственных начислений в бухгалтерской программе  ☺

Участник 14

Поставить в каждый офис блок контроля доступа по отпечаткам пальцев и видеонаблюдение. По стоимости это обойдётся компании примерно в 20 000,00 – 30 000,00 руб. на один объект (ПО входит в стоимость и позволяет вести журнал регистрации доступа). По сроку - 2 недели на один офис.

Участник 15

По данному кейсу я бы предложил финансовому директору и владельцу бизнеса следующие варианты решения, основывающиеся на различных принципах контроля организации бизнес-процессов:

№ п/п	Принцип	Решение и технико-экономическое обоснование	Стоимость	Скорость внедрения	Эффектив-ность	Достоинства	Недостатки
1	Психологический	Исходя из допущения, что существует такая персональная конфиденциальная информация, которой сотрудники по понятным причинам не захотят обмениваться между собой, задать каждому сотруднику такой пароль авторизации в электронном журнале, который будет содержать его персональную информацию (ключевую часть, ссылку и т. д.). При этом объявить всем сотрудникам принципы формирования паролей. Например, если в теле пароля в явном виде будет присутствовать сумма персонального денежного вознаграждения, бонуса и т. д. Стоимость рабочего времени технических специалистов по замене паролей можно считать несущественной, хотя возможно потребуется доработка электронного журнала для регистрации по паролю не только входа, но и выхода (в кейсе об особенностях самого электронного журнала ничего не сказано). Вероятность возможности сговора и в этом случае ненулевая, так как зависит от степени взаимоотношений в коллективе (от степени нежелательной для руководства «сплоченности» коллектива).	Практически нулевая	Практически мгновенная	Вероятно невысокая	- Мгновенная внедряемость - Нулевая стоимость	Вероятно невысокая эффективность
2	Аппаратно-программный	Использовать биометрические методы идентификации сотрудников при регистрации в электронном журнале, например, применить устройства считывания отпечатков пальцев на рабочих местах сотрудников при регистрации действий в электронном журнале. Достигается высокая достоверность результатов действий сотрудников, так как обмануть такую систему, если и возможно теоретически, то на практике вряд ли кто-то будет этим заниматься. Стоимость владения системой будет достаточно высокой, складывается из стоимости всех устройств, программного обеспечения, лицензий, периодической техподдержки. Высокая длительность внедрения, так как потребуется разработка программного обеспечения по интеграции с электронным журналом или полная замена его на другое ПО.	Высокая	Низкая	Высокая	Высокая эффективность (близко к 100%)	- Высокая стоимость - Медленное внедрение
3	Программный	Предложить использовать динамическую генерацию паролей для регистрации действий в электронном журнале посредством рассылки коротких сообщений, содержащих пароли, на персональные мобильные телефоны. Стоимость владения достаточно невысокая, складывается из абонентской платы оператору коротких сообщений и стоимости программного обеспечения по сопряжению электронного журнала со шлюзом оператора связи. Скорость внедрения достаточно высокая, будет зависеть только от скорости разработки специализированного ПО и времени на заключение договора с оператором связи. Не гарантируется стопроцентная достоверность результатов действий сотрудников, так как, хотя вероятность сговора снижается и затрудняется его реализация (обзвонить всех сотрудников и запросить у них присланные пароли), но возможность таких действий полностью не исключена.	Низкая	Высокая	Средняя	- Невысокая стоимость - Достаточно быстрое внедрение	Эффективность возможно ниже средней
4	Аппаратно-административный	Установить в удаленных офисах камеры наблюдения с требуемым охватом рабочих мест и приемлемым качеством регистрации изображения, впоследствии проводить периодический анализ записей видеорегистраторов и принимать по фактам нарушения трудовой дисциплины административные меры (депремирование сотрудников). Стоимость владения складывается из стоимости оборудования, стоимости работ по монтажу и техподдержке, стоимости дополнительного энергопотребления, но предполагаю, что будет ниже, чем в случае использования биометрических средств идентификации сотрудников. Скорость внедрения зависит только от времени на закупку и монтаж оборудования.	Средняя	Средняя	Средняя	Психологическая мотивация исполнения трудовой дисциплины (за тобой следят)	Вероятен технический саботаж, например, умышленный вывод оборудования из рабочего состояния

Если в ближайшее время ни одно из решений не будет внедрено, то потенциальные риски заключаются в полном расхолаживании трудовой дисциплины при отсутствии жесткого контроля, что скажется на производительности труда и результативности бизнес-процессов.