Должностной регламент главного специалиста отдела делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Губернатора Ростовской области – руководитель аппарата Правительства Ростовской области «14» мая 2014 г.

ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ

главного специалиста отдела делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Должность государственной гражданской службы Ростовской области главного специалиста отдела делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – главный специалист) относится к старшей группе должностей государственной гражданской службы Ростовской области категории «специалисты».

1.2. Назначение и освобождение от должности главного специалиста осуществляется Губернатором Ростовской области.

1.3. Главный специалист непосредственно подчиняется начальнику отдела делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел).

1.4. Главный специалист не имеет в своем подчинении государственных гражданских служащих.

1.5. Во время отсутствия главного специалиста (командировка, отпуск, болезнь и т. д.) его должностные обязанности исполняет ведущий специалист отдела.

1.6. Главный специалист осуществляет служебную деятельность и реализует полномочия на основании:

Конституции Российской Федерации;

Федерального закона -ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

Федерального закона -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

иных федеральных законов, в том числе федеральных законов, регулирующих особенности прохождения гражданской службы;

указов Президента Российской Федерации;

постановлений Правительства Российской Федерации;

нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти;

Областного закона -ЗС «Устав Ростовской области»;

Областного закона -ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;

Областного закона -ЗС «О Правительстве Ростовской области»;

Регламента Правительства Ростовской области, утвержденного указом Губернатора Ростовской области;

распоряжения Губернатора Ростовской области «Об утверждении Положения об управлении документационного обеспечения Правительства Ростовской области»;

иных законов и нормативных правовых актов Ростовской области;

положения об отделе делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

2. Квалификационные требования к должности главного специалиста

2.1. На должность главного специалиста назначается лицо:

имеющее высшее образование;

требования к стажу государственной гражданской службы Российской Федерации или стажу (опыту) работы по специальности, направлению подготовки не предъявляются.

2.2. Главный специалист должен знать:

Конституцию Российской Федерации;

Закон Российской Федерации -1 «О государственной тайне»;

Федеральный закон -ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

Федеральный закон -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федеральный закон -ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федеральный закон -ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон -ФЗ «О противодействии коррупции»;

Федеральный закон -ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;

Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении общих принципов служебного поведения государственных служащих»;

Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Управлении информационного и документационного обеспечения Президента Российской Федерации»;

постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи»;

постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил оказания услуг телеграфной связи»;

Областной закон -ЗС «Устав Ростовской области»;

Областной закон -ЗС «Об административно-территориальном устройстве Ростовской области»;

Областной закон -ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;

Областной закон -ЗС «Об обращениях граждан»;

Областной закон -ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;

Областной закон -ЗС «О Правительстве Ростовской области»;

указ Губернатора Ростовской области «Об утверждении Положения о кадровой работе в Правительстве Ростовской области»;

Регламент Правительства Ростовской области, утвержденный указом Губернатора Ростовской области;

распределение обязанностей между заместителями Губернатора Ростовской области, утвержденное указом Губернатора Ростовской области;

распоряжение Губернатора Ростовской области «Об утверждении Положения об управлении документационного обеспечения Правительства Ростовской области»;

постановление Правительства Ростовской области «Об утверждении Положения об официальном сайте Правительства Ростовской области»;

постановление Правительства Ростовской области от 01.01.2001  «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области»;

Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области, утвержденную распоряжением Правительства Ростовской области;

распоряжение Правительства Ростовской области «О классификаторе структурных подразделений Правительства Ростовской области»;

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

положение об отделе делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области;

Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Ростовской области;

основы организации труда, управления;

основы организации работы по взаимодействию с другими государственными органами, органами местного самоуправления и организациями;

основы делопроизводства;

аппаратное и программное обеспечение; возможности и особенности применения современных информационно-коммуникационных технологий в государственных органах, включая использование возможностей межведомственного документооборота; общие вопросы в области обеспечения информационной безопасности (уровень «Базовый»);

информационно-аналитические системы, обеспечивающие сбор, обработку, хранение и анализ данных (уровень «Специальный»);

правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;

орфографические и пунктуационные нормы современного русского языка;

особенности делового стиля устной и письменной речи;

правила оформления, редактирования и корректирования документов;

другие правовые акты Российской Федерации и Ростовской области, а также служебные документы применительно к исполнению должностных обязанностей.

2.3. Главный специалист должен владеть  навыками:

эффективного планирования служебного времени;

анализа и систематизации информации по направлению профессиональной деятельности;

подготовки информационно-аналитических материалов;

конструктивного ведения диалога;

работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера; работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет; работы в операционной системе; управления электронной почтой; работы в текстовом редакторе; работы с электронными таблицами; подготовки презентаций; использования графических объектов в электронных документах; работы с базами данных (уровень «Базовый»);

работы с информационно-аналитическими системами, обеспечивающими сбор, обработку, хранение и анализ данных (уровень «Специальный»).

3. Должностные обязанности, права и ответственность главного специалиста

3.1. Должностные обязанности главного специалиста

3.1.1. В своей деятельности главный специалист руководствуется основными обязанностями гражданского служащего, предусмотренными Федеральным законом -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

3.1.2. Исходя из требований,  предусмотренных Федеральным законом -ФЗ «О противодействии коррупции», главный специалист уведомляет в установленном порядке представителя нанимателя, органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

3.1.3. Исходя из задач отдела, главный специалист выполняет следующие функции:

обеспечивает своевременный прием входящей и исходящей корреспонденции;

предварительно знакомится со всей корреспонденцией, проходящей через отдел, проверяет правильность ее оформления, формирует документы на отправку, распределяет по структурным подразделениям и между Губернатором Ростовской области и его заместителями;

обеспечивает выполнение установленного графика передачи корреспонденции руководству и исполнителям;

контролирует соблюдение правил регистрации, порядок прохождения, оформления и учет документов в Правительстве Ростовской области, в том числе с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело»;

осуществляет по телефону справочно-информационную работу по вопросам регистрации, прохождения документов на имя Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, структурных подразделений Правительства Ростовской области;

оказывает методическую помощь в организации документооборота;

участвует в подготовке правовых актов Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области в части документоведения (номенклатура дел, классификатор структурных подразделений, регламент, инструкция по делопроизводству и т. п.);

принимает запросы, поступающие на официальный сайт Правительства Ростовской области;

изучает и внедряет новые методы ведения делопроизводства;

обеспечивает ведение утвержденной номенклатуры дел;

организует работу по учету и хранению законченных дел отдела,  обеспечивает своевременное оформление и сдачу дел в архив Правительства Ростовской области  на временное хранение в соответствии с установленным порядком;

контролирует оформление финансовых документов для оплаты рассылки корреспонденции;

осуществляет контроль за представляемыми отчетами в управление бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области о расходовании денежных средств на телеграфные и почтовые отправления;

контролирует ведение авансовых расчетов за маркирование исходящей корреспонденции;

исполняет обязанности начальника отдела на период его отсутствия;

в соответствии со своей компетенцией выполняет другие поручения начальника отдела.

3.2. Права главного специалиста

при исполнении своих должностных обязанностей главный специалист обладает правами, установленными статьей 14 Федерального закона -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» кроме того имеет право:

оказывать консультативную и методическую помощь по вопросам организации документооборота;

информировать начальника отдела о нарушениях регистрации, порядка прохождения, оформления и учета документов в Правительстве Ростовской области;

вносить предложения по совершенствованию своего участка работы.

3.3. Ответственность главного специалиста

главный специалист несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за разглашение государственной тайны (в случае наличия допуска к сведениям, ее составляющим), а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в соответствии с Федеральным законом -ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4. Перечень вопросов, по которым главный специалист вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения

Главный специалист в установленном порядке запрашивает от структурных подразделений Правительства Ростовской области, областных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, областных государственных учреждений информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

5. Перечень вопросов, по которым главный специалист вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

Главный специалист принимает участие в подготовке проектов областных законов, указов и распоряжений Губернатора Ростовской области,  проектов постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области в соответствии со своей компетенцией по вопросам, входящим в его должностные обязанности.

6. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и
принятия решений главным специалистом

Главный специалист осуществляет подготовку, согласование и рассмотрение проектов документов в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области, требованиями Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области, другими нормативными правовыми актами и иными организационно-распорядительными документами Правительства Ростовской области.

7. Порядок служебного взаимодействия главного специалиста
в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими Правительства Ростовской области, гражданскими служащими иных государственных органов, гражданами и организациями

Для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав главный специалист в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами и иными организационно-распорядительными документами, взаимодействует с:

работниками, структурными подразделениями и должностными лицами государственных органов;

работниками, структурными подразделениями и должностными лицами органов местного самоуправления;

организациями и гражданами.

8. Перечень государственных услуг, оказываемых главным специалистом гражданам и организациям

При выполнении своих должностных обязанностей главный специалист не оказывает государственных услуг гражданам и организациям.

9. Показатели эффективности и результативности профессиональной и служебной деятельности главного специалиста

Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности главного специалиста оценивается в соответствии со следующими показателями:

Показатели эффективности

№ п/п	Показатели	Варианты оценки	Бал-лы
1.1.	Использование в процессе работы методов планирования	навыки планирования отсутствуют; планирование работы осуществляется при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; планирование работы осуществляется преимущественно самостоятельно на основе комплексного анализа ситуации и точного определения приоритетов деятельности на определенную перспективу	0 1 2
1.2.	Соответствие содержания выполненных работ нормативно установленным требованиям (регламенты, стандарты, нормы и т. п.)	выполненная работа, как правило, не соответствует нормативно установленным требованиям; выполненная работа в основном соответствует нормативно установленным требования; выполненная работа полностью соответствует нормативно установленным требованиям	0 1 2
1.3.	Широта использования знаний, указанных в п. 2.2 должностного регламента при выполнении работ	используется узкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности; используется широкий спектр знаний функционирования одного направления деятельности; используется широкий спектр знаний функционирования ряда смежных направлений деятельности	1 2 3
1.4.	Использование в процессе работы автоматизированных средств обработки информации	навыки практического использования автоматизированных средств обработки информации отсутствуют; возможности автоматизированных средств обработки информации используются не в полном объеме; возможности автоматизированных средств обработки информации используются в полном объеме	0 1 2
1.5.	Способность устанавливать и поддерживать  деловые взаимоотношения	низкая (деловые контакты не выходят за рамки структурного подразделения); средняя (деловые контакты не выходят за рамки государственного органа, налаживание внешних деловых взаимоотношений осуществляется с трудом); высокая (спектр деловых контактов чрезвычайно широк, указанные взаимоотношения устанавливаются легко и поддерживаются в течение долгого времени)	0 1 2
1.6.	Интенсивность работы	низкая (работа выполняется крайне медлительно); средняя (работа выполняется в нормальном режиме); высокая (одновременно выполняется несколько разнородных видов работ)	0 1 2
1.7.	Инновационность в работе	низкая (инновационные решения не генерируются); средняя (инновационные решения генерируются, но реализуются ограниченно); высокая (инновационные решения генерируются и реализуются в большом объеме)	0 1 2
2. Показатели результативности
№ п/п	Показатели	Варианты оценки	Бал-лы
2.1.	Своевременность выполнения работ в соответствии с должностными обязанностями	порученная работа, как правило, выполняется несвоевременно; порученная работа выполняется своевременно, но при постоянном контроле и необходимой помощи со стороны руководителя; отдельные поручения выполняются несвоевременно; порученная работа всегда выполняется своевременно	0 1 2 3
2.2.	Качество выполненных работ:	выполненная работа, как правило, требует значительной доработки и правок; выполненная работа, как правило, требует незначительной доработки и правок; выполненная работа, как правило, не требует доработки и правок	0 1 2

Начальник управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области
14.05.2014