Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Московской области

Утверждено приказом

Министерства здравоохранения

Московской области

от____________ №______________

Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения

Московской области

1.0бщие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Московской области (далее Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом Московской области, законами Московской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения, управления, Гостом Р« Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и устанавливает единые правила работы со служебными документами и обращениями граждан в Министерстве здравоохранения Московской области.

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерстве, порядок приема, учета, подготовки, оформления, тиражирования, контроля исполнения, хранения и использования документов.

1.3. Делопроизводство в Министерстве здравоохранения Московской области (далее Министерство) организовано и ведется на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации и Московской области.

1.4. Документы Министерства являются Государственной собственностью Московской области, включаются в состав его имущества, вопросы работы с ними регламентируются законодательством Российской Федерации и Московской области, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и Управления по делам архивов Московской области, Положением о Министерстве здравоохранения Московской области.

1.5. Документационное обеспечение Министра здравоохранения Правительства Московской области (далее Министра), первого заместителя Министра, заместителей министра здравоохранения Правительства Московской области, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Министерства единой системы делопроизводства, методическое

руководство работой с документами, обучение работников основам делопроизводства, так же контроль сроков исполнения документов возлагается на Организационный отдел.

1.6 Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства возлагается на их руководителей.

-  Руководитель самостоятельного структурного подразделения вменяет в функциональные обязанности одного из сотрудников ведение делопроизводства

-  Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

-  Передача документов (копий) работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Министерства.

-  При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, увольнении, переходе на другую должность имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому ответственному работнику.

-  Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводстве, определяются должностными инструкциями.

-  Документационное обеспечение и архивное дело осуществляется под методическим руководством Управления по делам архивов Московской области

2. Документация Министерства здравоохранения Московской области

Деятельность Министерства обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу. Ее состав определяется компетенцией Министерства, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимоотношений между подразделениями органов государственной власти, организациями и учреждениями.

Функции управления в Министерстве реализуются с помощью организационно-распорядительной документации (ОРД), которая включает в себя следующие группы документов

- нормативные правовые акты

- распорядительные

организационные информационно-справочные документы

2.1. Нормативные правовые акты

Под нормативными правовыми актами понимаются принимаемые уполномоченными государственными органами акты, содержащие правовые нормы, т. е. нормативные предписания, рассчитанные на неограниченный круг субъектов и многократное или постоянное применение. Это письменные официальные документы, принятые (изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределах их компетенции и направленные на установление, изменение или отмену правовых норм. Нормативным правовым актом является постановление. Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил. Постановления Губернатора Московской области, Правительства Московской области принимаются в соответствии и на основании Конституции РФ, федеральных конституционных законов во исполнении федеральных Законов, Указов Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, законов и иных нормативных правовых актов Московской области, а также по организационным и другим вопросам, связанных с осуществлением ими своих полномочий.

2.2. Распорядительные документы.

Распоряжениями и приказами оформляются решения нормативного характера, а также решения по оперативным, организационным, кадровым вопросам.

Распоряжения, издаваемые Губернатором Московской области, первыми заместителями, заместителями Председателя Правительства Московской области, министром Правительства Московской области ­руководителем Правительства Московской области имеют обязательную силу для' должностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано.

Приказ - правовой документ, принимаемый Министром, издается с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности Министерства здравоохранения.

Приказы и распоряжения готовят и вносят соответствующие подразделения аппарата Министерства на основании поручений руководителей либо в инициативном порядке.

Текст приказа состоит из 2х частей: констатирующей (преамбулы) и

распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «С целью», «В соответствии», «Во исполнение».

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер, заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом « П Р И К А З ЫВ А Ю», которое печатается вразрядку.

Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то вновь изданный приказ в распорядительной части должен содержать ссылку на отмеченный документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...»

Проекты приказов визируются руководителями заинтересованных подразделений, а также консультантом(юристом)

Указание - распорядительный служебный документ, содержащий предписываемые действия конкретному исполнителю для решения оперативных вопросов информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений, приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей. Указания составляются в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Визирование единообразно для всех видов документов (на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа).

2.3. Организационные документы

Организационные документы - это документы, регламентирующие задачи и функции Министерства, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок действий работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся положения о Министерстве, структурных подразделениях, правила, инструкции, структура, штатное расписание, должностные инструкции работников Министерства.

2.3.1. Положение, правила, инструкция

Положение - нормативно-правовой акт, который определяет порядок образования, задачи, функции, полномочия, ответственность и организацию работы Министерства здравоохранения и его подразделений.

Положение включает следующие основные разделы: общие положения, задачи и функции, полномочия, ответственность, организацию работы Министерства или его подразделений.

Положение о Министерстве утверждается Губернатором Московской области.

Положение о подразделении разрабатывается его руководителем и утверждается Министром здравоохранения Правительства Московской области.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо право отношения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства здравоохранения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения сотрудниками Министерства.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные право вые акты, которые подписываются Министром или утверждаются в установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Положение о Министерстве, структурном подразделении - является правовым актом, определяющим порядок образования, права, обязанности, организацию их работы. Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». .

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения. .

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

2.3.2. Штатное расписание

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав с указанием должностных окладов работников Министерства

В штатном расписании Министерства указывается перечень

должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда.

Штатное расписание Министерства утверждается Министром

здравоохранения Правительства Московской области.

2.3.3. Должностная инструкция

Должностная инструкция - определяет (регламентирует) функции, права, обязанности, ответственность должностного лица. Должностная

инструкция включает основные разделы: .

общие положения;

должностные обязанности;

права;

ответственность;

Должностная инструкция сотрудников подразделений Министерства утверждается Министром.

Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и Т. д. Текст излагается от третьего лица в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового контракта (договора) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Должностная инструкция доводится до работника под роспись.

2.4. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: протокол, служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебная записки, план, отчет и др.

2.4.1. Протокол

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и

основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих. Вначале перечисляются члены

коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименований организаций.

Повестка дня.

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте

протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте печатается полностью: при необходимости приводятся итоги голосования.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.

2.4.2. Служебные письма.

Служебные письма в Министерстве готовятся:

-  как ответы о выполнении поручений Губернатора, Правительства Московской области,

-  как исполнение поручений Губернатора Московской области и Правительства в связи с обращениями граждан по вопросам, относящихся к их компетенции;

-  как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов Губернатора Московской области и актов Правительства;

-  как ответы на запросы юридических и физических лиц;

-  как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя, текст излагается от l-го лица.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Датой письма является дата его подписания.

2.4.3. Акт

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и

подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова: «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

В Министерстве акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости подлежат утверждению Министром.

2.4.4. Докладная, объяснительная и служебная записка

Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельное

изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа, о каких - либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй ­выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки) могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

2.4.5.План

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами планов являются;

наименование (содержание) работы или мероприятия; исполнитель; срок исполнения;. отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению -­

2.4.6. Отчет

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

2.4.7. Доверенность

Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

. полное наименование организации;

. подпись руководителя организации или иного должностного лица, уполномоченного на это его учредительными документами с приложением печати организации;

. фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данные доверенного лица;

. содержание полномочий;

. дата выдачи доверенности;

. срок действия доверенности.

2.4.8. Совместные документы

Министерством могут быть приняты документы совместно с органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, организациями и учреждениями (соглашения, договоры, постановления, распоряжения, инструкции, положения, письма и др.).

При оформлении совместных документов указываются полные наименования органов и организаций, участвующих в подписании документа. Организация, являющаяся инициатором создания документа, указывается первой. Подписи руководителей оформляются на одном уровне. Датой принятия документа является последняя дата подписания документа.

На подписанном документе проставляется номер, состоящий из номеров присвоенных документу в каждой организации, через косую черту в порядке указания авторов в документе.

111. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и

распределение поступающей корреспонденции.

3.1.1 .Доставка корреспонденции в адрес Министерства осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочным.

3.1.2. Прием, первоначальная обработка, распределение поступающей в Министерство корреспонденции производятся в централизованном порядке Организационным отделом.

В нерабочее время корреспонденция, поступающая в адрес Министерства, принимается ответственным дежурным с последующей передачей ее в Организационный отдел.

3.1.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявления корреспонденции, доставленной не по назначению.

3.1.4. Все поступающие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступающему материалу, а третий - направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или даты отправки и получения документов.

Конверты с грифом «Лично» регистрируются в журнале и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

.3.1.5.Регистрация поступающих документов производится путем ввода информации о них в компьютерную автоматизированную систему делопроизводства и документооборота или в журналах (на карточках). Регистрируются все поступающие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N"1). В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляются отметка (штамп) с указанием даты, индекса, входящего регистрационного номера.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и через дробь - количество повторных поступлений. Например, 1569 - номер первого документа (по определенному вопросу), второй - по этому же вопросу будет зарегистрирован за N" 1569/1, третий - за N" 1569/2 и т. д.

Ответы на служебные документы регистрируются по тому же принципу.

3.1.6. Документы предварительно рассматриваются работниками Организационного отдела, а затем направляются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью

распределения поступающих документов на:

-  требующие обязательного рассмотрения Министра и (или)

-  1-го заместителя министра;

-  направляемые непосредственно

-  исполнителям.

3.1.7. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ, предписываемые действия, порядок и сроки исполнения, подпись руководителя и дату.

После рассмотрения Министром документы возвращаются соответственно в Организационный отдел для внесения отметки о прохождении документа, а затем направляются на исполнение.

3.1.8. Документы в Министерстве, направляемые Организационным отделом на исполнение нескольким соисполнителям передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.

3.1.9. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если не указано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Если поручение дано нескольким ответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное в резолюции

первым, если нет других указаний, и информация от других соисполнителей направляется к нему.

В Министерстве ответы на поручения руководства направляются в Организационный отдел вместе с документом, по которому дано поручение исполнителю (исполнителям).

3.1.10. Поступившие в Министерство документы после первичной обработки и регистрации в Организационном отделе передаются в день их поступления Министру, а в его отсутствие 1-му заместителю. Обращения граждан передаются в Организационный отдел, далее в Управления для работы по компетенции.

Документы с резолюциями руководителей Министерства направляются Организационным отделом (после введения всех сведений о прохождении документа в компьютерную базу данных) на исполнение соответствующим подразделениям Министерства.

3.1.11.Работники подразделений Министерства, ответственные за ведение делопроизводства, доставляют документы в Организационный отдел и забирают документы их из этого отдела 2 раза в день (в 10.00 и 15.00). О поступивших срочных документах после 15.00 Организационный отдел сообщает подразделениям Министерства по телефону. Отправка корреспонденции производится 2 раза в неделю (среда и пятница).

Документы, направляемые подразделениями Министерства в Организационный отдел должны быть правильно и аккуратно оформлены, и содержать обязательные реквизиты: дату документа, ссылку на регистрационный номер, адрес, фамилию исполнителя и телефон, отметку о наличии приложения, заголовок к тексту (если документ имеет более 1­ой страницы печатного текста)

При сдаче документа в Организационный отдел работники подразделений Министерства должны в обязательном порядке обращать внимание сотрудников этого отдела на срочные документы.

3.1.12. Подпись должностного лица, списывающего документ в дело, должна быть расшифрована.

Списанные в дело и сданные в Организационный отдел документы (обращения граждан) формируются в дела текущего архива и хранятся 2 года.

3.1.13. Поступающие телеграммы принимаются в Организационном отделе под расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение должностным лицам.

3.2. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов

3.2.1. Документы, отправляемые Министерством передаются курьерской, почтовой и электросвязью.

3.2.2. Обработка документов для отправки почтой осуществляются специалистами Организационного отдела.

3.2.3. Подготовленный и подписанный должностным лицом документ регистрируется, при этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

3.2.4. Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках и подписываются Министром и его заместителями.

В Министерстве исходящие документы оформляются на бланках, утвержденных руководителем и подписываются соответствующими должностными лицами.

3.2.5.0тправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии исполнителя и номера телефона, которые располагаются на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

3.2.6. Телеграммы на отправку принимаются работниками Организационного отдела Министерства правильно оформленные, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата.

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).

3.2.7. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, заверяется круглой печатью и угловым штампом один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в 4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2-х экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов. (Приложение N 2)

3.3. Организация документооборота.

3.3.1. Документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Основными видами документооборота являются входящие, исходящие, внутренние документы.

Показатели документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности, определения технологической оснащенности процессов делопроизводства, а также выработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицу подсчета принимается сам документ без учета копий, образующихся при печатании и размножении, которые подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов (нормативные правовые акты и распорядительные документы, переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется с обязательным учетом документов, зарегистрированных в их подразделениях (докладные и служебные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.)

IY. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

.4.1. Организация и ведение делопроизводства в подразделениях Министерства, прием и учет поступивших документов осуществляется службами делопроизводства.

Учет поступления, прохождения и исполнения документов в подразделениях Министерства ведется в системе «Делопроизводство» в соответствии с технологией этой системы.

4.2. Руководители подразделений Министерства организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

После завершения работы над документом исполнитель должен кратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги в форме справки результаты выполнения поручения, например «Направлен ответ, исх N и дата», «Учтено при формировании таблицы предложений и замечаний к проекту закона (название)», «дан устный ответ», «Вопрос обсужден тогда-то», «Решено (указывается, что решено)» и так далее.

На исполненном документе (на первом листе) или на приложенной к нему справке (информации) о результатах исполнения документа руководителем подразделения Министерства проставляется отметка «В дело».

Службы делопроизводства периодически, не реже одного раза в неделю сверяют наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными и составляют сводку о ходе исполнения документов.

4.4. Формирование и ведение дел в подразделениях Министерства осуществляется в соответствии с требованиями Унифицированной системы ведения делопроизводства (УСВДП).

4.5. При работе с документами в подразделениях Министерства необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- работники несут ответственность за сохранность

находившихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при участии руководителя подразделения, где работает работник, потерявший документ. При необходимости назначается служебное расследование;

-  сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

-не разрешается вносить в документ какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией;

- документ, помещенный в дело, может быть с разрешения руководителя временно изъят с обязательным вложением в дело листа-расписки о выдаче документа из дела (приложение N З);

-  при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) работник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в службу делопроизводства.

V ПОДГОТО ВКА И ОФОРМЛЕНИЕ НОРМА ТИВНЫХ

ПРАВОВЫХ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ АКТОВ, ИХ УЧЕТ И РАССЫЛКА

5.1. Общие правила подготовки нормативных правовых и распорядительных актов

5.1.1. При подготовке проектов постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области Министерство руководствуется порядком подготовки нормативных правовых и распорядительных актов в соответствии с настоящей Инструкцией. В Министерстве нормативные правовые и распорядительные акты (указания, приказы) оформляются на бланках, утвержденных Министром. Текст печатается на компьютере на одной стороне листа. Использование (цветных) ксерокопий бланков запрещено.

5.1.2. Совместные нормативные правовые и распорядительные акты оформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, и в количестве, соответствующем числу органов или организаций (должностных лиц), от имени которых принимается документ, с указанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписи должностных лиц располагаются на одном уровне). ,

5.1.3. Обязательными реквизитами нормативных правовых актов,

являются:

Герб Московской области (на бланке изображен в красном цвете на верхнем поле над реквизитом «Наименование органа (должностного лица)

- Наименование органа (должностного лица) - автора документа

- Название вида документа (постановление, распоряжение, приказ)

- Дата, регистрационный номер, место принятия документа

- Заголовок

- Текст документа

Подпись лица, официально уполномоченного подписывать ответствующий документ (в состав реквизита входят: полное наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписывающего документ)

- Печать

- Лист согласования

5.1.4. Датой принятия нормативного правового и распорядительного акта является дата его подписания.

5.1.5. Внесение каких-либо изменений в подписанные постановления (распоряжения) запрещается.

5.2. Требования к составлению и оформлению нормативных правовых и распорядительных актов

При подготовке проектов нормативных правовых распорядительных актов необходимо соблюдать следующие требования:

5.2.1. Заголовок к тексту акта дается в краткой форме, точно отражает его содержание, формулируется в виде ответа на вопрос « о чем, о ком» и располагается в центральной части листа перед текстом документа.

5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительных актов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) и постанавливающую (распорядительную) части.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели принятия нормативных правовых и распорядительных актов. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании и развитие ранее изданных нормативных правовых и распорядительных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, наименование органа (должностного лица) - автора документа, дата, регистрационный номер.

Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно Российская Федерация), МО (правильно - Московская область) и Т. д.

Нормативные предписания в констатирующую часть не включается. Констатирующая часть постановлений Губернатора Московской области завершается словом «постановляю», постановлений Правительства Московской области словами «Правительство Московской области постановляет», после которых ставится двоеточие.

Если содержание акта не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только постановляющую (распорядительную) часть.

В постановляющей (распорядительной) части акта в повелительной форме указывается: кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт акта должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качестве исполнителя указывается государственный орган или подразделение, после названия государственного органа в скобках указывается фамилия и инициалы его руководителя в именительном падеже, например: Министру здравоохранения Правительства Московской области » или Министру здравоохранения Правительства Московской области ()...»

5.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительной части должны содержать пункты, предусматривающие:

поручение членам Правительства или руководителям по осуществлению контроля за исполнением акта;

сроки исполнения поручений;

указания по опубликованию в официальных изданиях (в обязательном порядке для актов, затрагивающие права, свободы человека и гражданина);

указание о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу актов (пунктов акта) с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой ли распорядительный акт изменяет, дополняет или отменяет их или какие-то их положения;

указания о снятии с контроля ранее принятого акта в случае его выполнения либо, если новый акт издается взамен ранее принятого.

Если подготавливаемый акт влечет за собой изменения или дополнение других документов, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно в виде отдельного проекта акта.

5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение «согласно приложению», «приложение»), то на первой странице приложения, в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия нормативного правового акта, его даты и номера.

Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

5.2.5. Если в акте неоднократно употребляется то или иное понятие, то при первом упоминании приводится его полное и в скобках сокращенное наименование (по форме «далее), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: «В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах Московской области (далее - Инструкция»).

Наименование упоминается в акте государственных органов, организаций приводится в полном соответствии с их официальным названием, закрепленным положение (уставом) об этих органах.

5.2.6. Порядок и сроки согласования проектов нормативных правовых и распорядительных актов устанавливается Регламентом Министерства.

5.2.7. Согласование проекта постановления (распоряжения)

осуществляется путем визирования.

Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего

листа проекта (но не на приложении к нему).

Лист согласования может иметь, продолжение при наличии большого количества согласующих органов, организаций и лиц и печатается на отдельном листе с грифом «Продолжение листа согласования» (приложение N!_4).

Если в процессе согласования проекта в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

Если при доработке проекта внесены уточнения, не меняющие сути документа, исполнитель перепечатывает текст проекта, визирует у должностного лица, представляющего проект, а также в Правовом управлении. Прежний вариант проекта с визами прилагается.

При наличии разногласий по проекту замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае виза оформляется следующим образом «Замечания прилагаются» (личная подпись, дата).

5.2.8. Допускается в целях ускорения процесса согласования проекта рассылать его одновременно нескольким согласующим органам, органами и лицами.

Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляров проекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта на согласование считается дата его регистрации в согласующем органе.

На основании полученных письменных ответов от согласующих органов исполнитель оформляет и прилагает к проекту дополнительный лист согласования вместе с письмами, в которых указывается:

-  наименование согласующего органа;

-  должность, фамилия, инициалы руководителя, с которым согласован проект;

-  дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты.

5.3.Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения нормативных правовых и распорядительных актов

5.3.1.Подготовленные и согласованные проекты постановлений и распоряжений на бланке и в электронном виде, с пояснительной запиской (к проекту постановления Правительства или при наличии разногласий), списком рассылки (на бумажном носителе и дискете), другими информационными материалами сдаются исполнителем в протокольный отдел аппарата Правительства Московской области.

Протокольный отдел передает сданные исполнителем проекты постановлений и распоряжений Губернатора Московской области на подпись в секретариат Губернатора Московской области.

5.3.2. Постановления Правительства после доработки представляются исполнителем в правовое управление для проверки соответствия текста доработанного постановления стенографической записи заседания Правительства. После повторного визирования в правовом управлении постановление Правительства сдается в протокольный отдел для передачи на подпись Губернатору Московской области.

5.3.3. Подписанное Губернатором постановление (распоряжение) возвращается в оформления, тиражирования и рассылки.

Регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернатора Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса «ПГ» - постановление Губернатора, «РГ» ­распоряжение Губернатора Московской области, «РВГ» - распоряжение Вице-губернатора Московской области. Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис.

5.3.4. В Министерстве договор (соглашение) регистрируются и хранятся в службах делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

VI. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ

6.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений.

6.2. Контролю исполнения подлежат приняты нормативно правовые и распорядительные акты, зарегистрированные в делопроизводстве служебные и информационные документы с соответствующими резолюциями руководителей, а также порученные для контроля мероприятия.

6.3. Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений, содержащихся в документах, возлагается на заместителей Министра и Организационный отдел. Заместители Министра обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

Заместители Министра здравоохранения являются ответственными за исполнение поручений по контрольным документам.

Непосредственными исполнителями поручений по документам являются руководители структурных подразделений и специалисты структурных подразделений Министерства, которые отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.

Непосредственный контроль за сроками исполнения документов, поступающих в структурные подразделения осуществляется работником, ответственным за делопроизводство в данном структурном подразделении.

Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в

документах, возлагается на исполнителей.

6.4. Организация контроля включает:

-  распределение и организацию взаимодействия между

-  органами и должностными лицами, осуществляющими

-  контрольные функции;

-  определение порядка, форм и методов обмена информацией

-  между контролирующими инстанциями и исполнителями

-  документов;

-  осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе

-  исполнения нормативных правовых и распорядительных

-  актов или контролируемых мероприятий;

-  обобщение информации и проведении всестороннего

-  анализа состояния процесса исполнения, разработку

-  предложений по дальнейшему осуществлению контроля;

-  обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения нормативных правовых и распорядительных актов;

-  проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий целью уточнения состояния дел и разработки предложений руководству;

-  обеспечения ведения на каждом этапе работы контрольных форм, установленной документации (на бумажных или электронных носителях) по состоянию исполнения мероприятий.

6.5. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента

рассмотрения их Министром и Организационным отделом.

Контроль по существу решения поставленных в документах вопросов осуществляется заместителями Министра по компетенции.

6.6. Работники, осуществляющие контроль, заносят сведения о контролируемом мероприятии в контрольную карточку, контрольное дело.

В последствии в контрольную карточку заносятся сведения о всех разрабатываемых, передаваемых и получаемых по данному вопросу документах.

6.7. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых и распорядительных актах, указываются в тексте документа и определяются по сроку исполнения последнего поручения, предусмотренного данным актом.

В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания.

Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе и исчисляются с даты про ведения заседания (совещания).

6.8. В случае если по ходу совещания срок исполнения указан не был, он исчисляется:

-  для доработки рассмотренного проекта документа - до 5 рабочих дней;

-  исполнение поручений, требующих дополнительного изучения вопроса - до 1 месяца.

6.9. Организационный отдел в контрольные сроки должен получить документированную или устную информацию о ходе выполнения нормативного правового и распорядительного акта или контролируемого мероприятия.

6.10. Снятие с контроля нормативных правовых и распорядительных актов и поручений про изводится на основании представленной исполнителем информации об их выполнении.

В	ЗаЕ
продолжаете
управлении.
6.11.
осуществляе
докла
	-
6.12.
ПостановлеНI1
указания
Документы,
организаций
Решение колл
Поручения
Федерации
Поручения,
Президента
ПравитеЛЬСl
протоколах
Российской
Поручения
области,	Ви
области,	з
ПравительсТЕ
Поручения,
Губернатора
губернатора
заместителей
Московской
заседания
области
Измеш
этот срок, п]
Изменение
изменения, 1
банк регистр
Продш
промеЖУТОЧI

'\

В зависисимости от оценки руководителя процесс контроля или контрольная карточка закрывается, и храниться в управлении.

6.11. Доклад о состоянии исполнения документов Министру осуществляется - еженедельно.

Доклад как правило, включает:

-  таблицу данных о мероприятиях с нарушенными сроками

исполнения.

Сроки исполнения документов исчисляются

в календа ных днях

ия, распоряжения, приказы, Со дня подписания

(утверждения) документа

поступившие из других I Со дня их поступления в Минздрав МО

Со дня про ведения заседания коллегий

егий

Президента

Российской I Со дня подписания поручения

содержащиеся в актах 'оссийской Федерации и актах _a Российской Федерации, заседания Правительства

Федерации и его Президиума

Губернатора Московской

:це - губернатора Московской

аместителей Председателя

а Московской области

содержащиеся в актах

Московской области, Вице­

Московской области,

Председателя Правительства

области, протоколах

Правительства Московской

Со дня подписания акта

Со дня подписания поручения

Со дня подписания акта

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. документируется, - представляется новый срок, дата подпись. Изменения вносятся в регистрационные карточки и банк регистрационных данных.

Продление срока исполнения документов предполагает наличие промежуточного ответа автору запроса при необходимости.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация - автор документа и органы госнадзора.

Отсутствие своевременной информации о необходимости переноса срока исполнения понимается как подтверждение нормального хода исполнения, обеспечивающего выполнение задания в установленный срок.

6.13.

	Документы областного уровня
Поручения,	содержащиеся	в	актах
Губернатора Московской области		В указанные в них сроки
Поручения,	содержащиеся	в	актах
Правительства Московской области
Поручения Губернатора Московской области
Поручения	Вице-губернатора	Московской	В указанные в них сроки
области,	заместителей	Председателя	или в срок не более 30 дней
Правительства Московской области
С пометкой «СРОЧНО» или «КОНТРОЛЬ.	В течение 3-х дней
СРОЧНО»
С пометкой «ОПЕР А ТИВНО»			В течение 1 О-ти дней
Проекты	решений	Правительства
Московской	области,	иные	материалы,	Вносятся не позднее, чем за
включенные в план заседаний Правительства	15 дней до даты заседания
Московской области
Письма	предприятий,	учреждений,	В течение 3 О дней
организаций
Телеграммы,	поступившие	с	пометкой	В течение 3-х дней
«СРОЧНО», «КОНТРОЛЬ. СРОЧНО»
Остальные телеграммы				В течение 1 О дней

_

VH. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ДЕПУТАТОВ

7.1. Организация работы с обращениями граждан.

7.1.1. В соответствии с Законом Московской области от 02.11.99 N2 76/99-03 «Об обращениях граждан» в настоящей Инструкции под обращениями граждан понимаются предложения, заявления, жалобы и ходатайства граждан.

7.1.2. Делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве ведется Организационным отделом централизованно и отдельно от других видов документов.

7.1.3. Поступившие обращения подлежат регистрации в информационной системе в течение суток со дня их получения. Не подлежат регистрации стандартные поздравительные открытки, приглашения, анонимные телеграммы и письма, газетные вырезки, копии писем, переданные по факсу.

7.1.4. В соответствии с Законом Московской области от 02.11.99 N2 76/99-03 «Об обращениях граждан» работа с обращениями граждан производится в соответствии с утвержденным Министром Порядком рассмотрения обращений граждан.

7.1.5. Сроки исполнения писем граждан определены в Инструкции по работе с письменными обращениями граждан.

Более длительные сроки исполнения могут быть установлены Министром для документов, сложных по характеру исполнения, требующих проработки и согласования с другими организациями.

Индивидуальные сроки устанавливаются Министром в резолюциях или указываются в тексте документа. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.

Если индивидуальный срок исполнения документа отличается от срока, установленного настоящей Инструкцией, временем исполнения считается индивидуальный срок.

Организационный отдел Министерства в пределах своей компетенции оказывает необходимую методическую помощь, а также ведет информационно-справочную и аналитическую работу по обращениям граждан, поступившим в Министерство.

7.2. Порядок работы с обращениями, поступившими от депутатов.

7.2.1. Под обращениями депутатов в настоящей Инструкции понимаются письма членов Совета Федерации Федерального Собрания российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы, депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации, адресованные Министру и его заместителям по вопросам, связанным с осуществлением депутатской деятельности, оформленные на соответствующем бланке и имеющие подписи депутата.

7.2.2. Поступившие в Министерство обращения депутатов регистрируются в Организационном отделе, в тот же день направляются на рассмотрение.

Если рассмотрение обращения депутата требует получения заключения от государственного органа Московской области, органа местного самоуправления или другой организации, то в его адрес высылается копия, а оригинал обращения остается у исполнителя.

7.2.3. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Документы, подлежащие контролю, исполняются в следующие сроки:

окументы федерального УDОВНЯ

Поручения, содержащиеся в актах Президента

Российской Федерации

Поручения, содержащиеся в

Правительства Российской Федерации

Поручения Президента Российской Федерации

Поручения Председателя Правительства

Российской Федерации и его заместителей

Поручения, содержащиеся в протоколах

заседания Правительства Российской

Федерации и его Президиума

С пометкой «СРОЧНО»

С пометкой «ОПЕР А ТИВНО»

Поручения Правительства Российской

Федерации по запросам членов Совета

Федерации и депутатов Государственной Пумы

Парламентские и депутатские запросы

Обращения депутатов Совета Федерации и

депутатов Государственной Думы

Поручения, содержащиеся в приказах,

указаниях, протоколах заседаний и решений I в указанные в них сроки коллегии Минздрава России

Поручения Министра здравоохранения

Российской Федерации, первых заместителей

Министра и заместителей

Письма Министерства

Российской Федерации

актах

в указанные в них сроки или в срок не более 30 дней

в течение 3-х дней

В течение 10-ти дней

в течение 10-ти дней

в течение 15-ти дней В течение 20-ти дней

здравоохранения

в указанные в них сроки или в срок не более 30 дней В указанные в них сроки или в срок не более 30 дней

7.3. Особенности рассмотрения парламентских и депутатских запросов

7.3.1.Парламентским запросом считается обращение, принятое на заседании Государственной Думы или Совета Федерации и оформленное постановлением в соответствии с регламентом соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.

7.3.2. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должен дать ответ в письменной форме не позднее, чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса, или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации, срок.

Ответ должен быть подписан Министром, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

7 .3.3. В соответствии с 3аконом Московской области N 1/94-03 «О статусе депутата Московской областной Думы» депутат, группа депутатов Московской областной Думы вправе обращаться с запросом к руководителям центральных исполнительных органов государственной власти Московской области по вопросам, входящим в компетенцию этих органов. Должностное лицо, к которому обращен запрос, должно дать ответ на него в устной или письменной форме не позднее, чем через 15 дней со дня его получения, или в иной, установленный Московской областной Думой, срок.

VIII. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Бланки документов

8.1.1 Оформленные документы Министерства должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (бланк письма Министерства).

Документы оформляются на бланках А4 (210х297мм) и А5 (210хI48мм) установленной формы с угловым или продольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги. Основным вариантом расположения реквизитов на бланках является продольный. Для бланков поручений установлен формат А6 (105хI48мм) и (210х210мм).

8.1.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом.

Допускается использовать копии бланков, полученные с полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

8.1.3. Установлены следующие виды бланков документов:

(Приложение N_ 5)

-  общий бланк;

-  бланк письма;

-  бланк конкретного вида документа (кроме письма)

Внутренняя переписка и подготовка пер во начальных вариантов документов ведется без использования бланков.

8.2. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

8.2.1. Бланки документов с воспроизведением Герба Московской области (далее гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

8.2.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными организациями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

8.2.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале Организационного отдела, при этом используются следующие реквизиты:

-  при поступлении бланков:

-  дата поступления, номер сопроводительного документа; наименование организации - поставщика гербовых бланков; количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков;

-  при выдаче бланков:

-  наименование вида гербового бланка;

-  количество экземпляров;

-  номера гербовых бланков;

-  наименование структурного подразделения - получателя гербовых бланков;

-  расписка в получении;

-  примечание (отметка об уничтожении и т. д.)

8.2.4. Контроль за изготовлением гербовых бланков Министерства, выдача их подразделениям возлагается на управление МТБ Министерства.

8.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

8.3.1. При подготовке и оформлении документов используются следующие обязательные реквизиты:

Герб Московской области, наименование организации, справочные данные об организации; наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлении документа, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

8.3.2. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов.

8.3.3. Наименование организации (Министерство здравоохранения Московской области), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации (Министерство здравоохранения Московской области) указывают сокращенное, а при отсутствии – полное название вышестоящей организации.

8.3.4. При оформлении реквизита «Справочные данные об организации» указывается почтовый адрес, номер телефонов (справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др.

8.3.5. Наименование вида документа

В Министерстве используются следующие наименования основных видов документов: приказ, указание, письмо, договор (контракт), протокол, акт, справка, служебная записка, план, отчет.

8.3.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения

_месяца, слово «месяц» не указывается: «<в марте 2003 года», а не « в марте месяце 2003 года»). Слово «квартал» в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой (в 1 квартале 2003 года). Номер полугодия пишется словами «в первом полугодии 2003 года».

8.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т. д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания

номера и даты поступившего документа в тексте письма.

8.3.9. Гриф «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.

8.3.10. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа), например:

СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения Правительства Московской области

Личная подпись

23 мая 2003

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф

согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 01.01.2001 N_ 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания координационного совета Министерства здравоохранения

Московской области

от 01.01.2001 N_ 456

Визы согласования документа

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы,

фамилию) и дату подписания. Например

Заведующих вторым отделом

Личная подпись(инициалы, фамилия)

20.04.2003

При наличии замечаний к документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Заведующих вторым отделом

Личная подпись (инициалы, фамилия)

20.04.2003

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются, датируются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

8.3.12. Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Министерство здравоохранения Российской

Федерации

или

Министерство экономики Московской области

или

Администрация Коломенского района

Московской области

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; инициалы указываются перед фамилией, например:

Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан Заместителю начальника Управления

или

Управление здравоохранения

Наро-Фоминского района

В. П. Gергеевой

или

Министерство жилищно - оммунального

хозяйства, топлива и энергетики

Московской области

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

или

Главе Раменского района

или

Командующему войсками

Московского военного округа

генерал-полковнику

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их наименования указываются обобщенно, например:

Главам муниципальных

образований Московской области

или

Главным врачам учреждений

областного подчинения

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Министерство экономики Московской области

lIиколоямская, N_22

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

ул. Триумфальная,

г. Королев Московская область 143204

Реквизит не должен содержать более 4-х адресатов, каждый

экземпляр такого документа должен быть подписан.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки.

Почтовый адрес не проставляется на документах. При направлении

документов в федеральные органы государственной власти и постоянным корреспондентам применяются конверты с заранее напечатанными адресами.

8.3.13. Утверждение документа

«Гриф утверждения документа» располагается в верхнем правом

углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор Московской области

(подпись)

17 мая 2003 г.

или

УТВ ЕРЖДАЮ

Первый заместитель министра Правительства Московской области ­руководителя аппарат ПравительстваМосковской области

(подпись)

20 июня 2003 г.

8.3.14. Резолюция

, Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующим

должностным лицом и содержит поручение по данному документу.

Резолюции, как правило, оформляются на специальных бланках формата А6, на нижнем поле которых указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.

В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.

Резолюция включает фамилии исполнителей (наименование структурных подразделений, сторонних организаций), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Прошу принять срочные меры Доложить к 19.01.2003

Личная подпись

09.01.2003

или

Управление здравоохранения Мытищинского района

Просьба рассмотреть вопросы, находящиеся в Вашей компетенции и о результатах сообщить заявителям

Личная подпись

(инициалы, фамилия)

09.01.2003

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы, тиражирование документов.

На документах, не требующих дополнительных исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

указаний по в резолюции

8.3.15. Заголовок к тексту

«Заголовок к тексту» - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа, например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета движения основных средств.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, письмам объемом менее двух страниц и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.

8.3.16. Отметка о контроле пр оставляется на документах,

подлежащих контролю, в виде буквы «К» или штампа «КОНТРОЛЬ».

Обязательному особому контролю исполнения подлежат:

. Законы Российской Федерации, постановления Государственной Думы

Федерального Собрания РФ; . Указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации; . Постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской

Федерации;

. Протоколы заседаний Правительства Российской Федерации и его

Президиума;

. Постановления, распоряжения, поручения Губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области, Вице­губернатора Московской области - первого заместителя ПредседателяПравительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области;

. Протоколы заседаний Правительства Московской области;

. Законы, решения Московской областной Думы;

. Запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов

Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

. Запросы и обращения депутатов Московской областной Думы;

. Письма и документы из Министерства здравоохранения Российской Федерации, требующие ответа Министра здравоохранения Правительства Московской области или его заместителей;

. ПИсьма граждан, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, от депутатов;

. Письма граждан, поступившие из Аппарата Правительства Московской

области, Московской областной Думы;

. Другие документы, по усмотрению Министра здравоохранения

Правительства Московской области.

8.3.17. Текст документа

Текст должен содержать достоверную и аргументированную

информацию.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы связного

текста, трафарета или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т. д.

Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

Если связный документ содержит несколько решений, выводов и т. д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т. д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

При подготовке текстов документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером. M_12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Cyr Times DL размером 13, 14.

L8.3.18. Оформление приложений к документу

Приложения к документу могут быть трех видов:

приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими нормативными правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного

документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными

направляемые с сопроводительным письмом.

Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии

оформляется следующим образом:

документами,

Приложение: на 5л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Штатное расписание... на 4л. в 3 экз.

2. Смета расходов. .. на 3л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Минюста России от 17.02.94 NQ 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.

в приложении к нормативному правовому и распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение NQ2

к постановлению Правительства Московской области

от 01.01.2001 NQ 93/12

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

36

­

Приложение: на 3л. в 5 экз. В первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: техническое «Электронная почта» в 2 экз.

задание

на

разработку

системы

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на... л.

8.3.19. ПОДПИСЬ документа

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности

лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Начальник управления

по связи и информатизации (подпись)

При подписании документов на бланке должностного лица,

должность подписавшего не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник управления

(подпись)

Главный бухгалтер

(подпись)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на органа секретарем.

(коллегии, совета и др.) заседании коллегиального

37

В документах, составленных комиссией, указываются не должностилиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

(подпись)
(подпись)
(подпись)

Члены комиссии

8.3.20. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

На документах финансового характера пр оставляется гербовая печать на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

8.3.21. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

Копия с документа воспроизводится машинописным способом или

средствами оперативной полиграфии.

При изготовлении копии машинописным способом текст документа

перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения; например:

Подпись

(инициалы, фамилия)

Верно

Заместитель заведующего отделом кадров (подпись) 23.02.2003

38

_При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения государственного герба.

8.3.22. Отметка об исполнителе

Реквизит «Отметка об исполнителе» включает фамилию

исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

8.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Материалы отправлены факсом 26.02.2003 NQ03-15/131

В дело, (подпись) 27.02.2003

(инициалы, фамилия)

или

Издан Приказ от 28.10.98 NQ120 «О создании экспертной комиссии»

В дело NQO 1-46 (подпись) 29.01.2003

(инициалы, фамилия)

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

8.3.24. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа, в поле которого указывается порядковый номер и дата поступления документа.

39

IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ.

9.1. Электронная почта и факсимильная связь

9.1.1 Электронная почта (далее именуется - ЭП) используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники. ЭП используется как внутри одной организации, так и между различными государственными органами и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Для обмена информацией с абонентами ЭП, не имеющими адреса ЭП, используется официальный конкретный адрес электронной почты.

9.1.2. Электронными сообщениями (письмами) называются документы и данные, передаваемые по каналам эп.

9.1.3. Каждому абоненту в системе ЭП выделяется индивидуальная область памяти на сервере ЭП - «Почтовый ящик», в который помещаются электронные сообщения для этого абонента по мере поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты, который является уникальным.

9.1.4. При получении электронных сообщений абонент средствами электронно-вычислительной техники производит доступ к своему почтовому ящику и переносит его содержимое в виде электронных сообщений на свой компьютер.

9.1.5. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. Запрещается передавать секретные сведения и тексты документов с грифом «Для служебного пользования». Объем предаваемого материала не должен превышать 5 листов. Поступившие факсограммы не регистрируются в информационной системе «Делопроизводство» (регистрируется подлинный документ).

Х. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ,

И СП ОЛЬЗО ВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТ АМП О В

10.1. Министерство при необходимости в установленном порядке имеют право изготовлять простые круглые мастичные печати (без изображения герба Московской области), которые ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

10.2. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность заведующий Организационным отделом.

40

Министерство имеет «круглую гербовую печать», «круглую печать для документов», «угловой штамп» (большой и малый).

XI. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ.

11.1 Составление номенклатуры дел

11.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел Министерства с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.(Приложение N!! 6)

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования, систематизации и учета дел, организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 1 О лет включительно) хранения.

Номенклатура дел Министерства составляется организационным отделом на основе номенклатуры дел подразделений при методической помощи Центрального государственного архива Московской области. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Организационный отдел. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел Организационного отдела, второй - используется в качестве рабочего, третий - в архиве организационного отдела, четвертый - в Центральном государственном архиве Московской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденной структурой.

11.1.2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел пр оставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру, индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 ­порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

41

в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,

частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать

основное содержание и состав документов дела.

11.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единый для всех подразделений и определяется степенью важности документов, составляющих дела их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти, нормативные право вые и распорядительные акты Правительства, планово-отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно-контрольные формы, номенклатура дел. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

«Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам

документирования управленческой деятельности».

Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры

оставляются резервные номера.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и

оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного

года.

в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящие с 1995г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.(Приложение NQ7)

11.1.4. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11.1.5. Утвержденная номенклатура дел Министерства хранится в компьютерной системе для упрощения ее ведения, корректировки и переработки.

Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с l-го января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Московской обдасти не реже, чем раз в 5 лет.

42

11.2. Формирование дел

11.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Формированием дел в подразделениях Министерства занимаются ответственные за ведение делопроизводства.

11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходных дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

11.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической последовательности или их сочетании. Нормативные право вые и распорядительные акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися К ним приложениями.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными актами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от

приказов по личному составу и распоряжений о командировках. ' Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в

самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке

фамилий.

)

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и

систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в прошлом году, документы включают в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов.

43

11.3. Экспертиза ценности документов

1Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится:

при составлении номенклатуры дел;

при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и про ведения экспертизы ценности документов в

Министерстве создается постоянно действующая экспертная комиссия, (далее - ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, разработанным на основании типового положения, утвержденного Росархивом, согласованным с Управлением по делам архивов Московской области.

В Министерстве также создаются экспертные комиссии, утверждаемые распорядительными документами государственного органа.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 1 О лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, а также отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

1Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» и номенклатуры дел путем полистного осмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения.

Дела с пометкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из них состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», в которых выявлены документы постоянного срока хранения, подлежат переоформлению. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения при соединяются к однородным и оформляются в самостоятельные дела.

44

Подшивка вновь сформированных дел про изводится только после завершения экспертизы ценности документов.

11.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 1 О лет)

хранения, по личному составу (раздел 12.5) и акты о выделении дел к уничтожению (приложение NQ9).

..

11.4. Оформление дел

11.4.1. Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Дела оформляются при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и про водится сотрудниками подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием: наименования подразделения, индекса дела, заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной номенклатуре дел.

11.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 1 О лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление заверительной надписи дела (приложение NQ8); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложениеNQ8);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома и количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для проставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. По согласованию с ведомственным архивом на обложке дела карандашом проставляется номер описи и дела.

11.4.3. Дела временного (до 1 О лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими

45

цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.

По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносят дополнительные сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т. п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «имеются документы за. годы». На обложках дел, состоящих из нескольких

томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части), при обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям) указывается число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

11.5. Составление описей дел

11.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 1 О лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 1 О лет включительно) сроков хранения описи не составляются. Описи дел в подразделениях Министерства составляются работником, ответственным за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 ле_ срока хранения и на дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит ведомственный архив и по которой передаются дела в

Центральный государственный архив Московской области.

11.5.2.

требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то

каждый том или часть вносятся в опись, под самостоятельным

номером);

При составлении описи дел соблюдаются следующие

46

порядок нумерации дел в описи за несколько лет; порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливается ведомственным архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и Т. п.

11.5.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка опричинах отсутствия дел, подписывается руководителем подразделения и передается в архив.

При про смотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; в необходимых случаях, внутренней описи; правильность оформления обложки дела наличие и правильность заверительной надписи дела (нумерация листов дела, внутренняя опись, в конце делается итоговая запись о количестве лет).

11.6. Хранение и использование документов архива

11.6.1. С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

11.6.2. С целью пре_отвращения износа подлинников нормативных правовых актов и распорядительных документов создается фонд пользования - совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов.

47

11.6.3. Архивы Министерства могут выдавать работникам для работы во временное пользование дела или копии документов, хранящихся в архиве, по журналу регистрации выданных документов.

11.7. Передача дел в архив и использование документов архива

11.7.1. Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в министерстве образуют ведомственный архив. Деятельность архива регламентирована Законом Московской области «Об архивном фонде Московской области и архивах» и «Основными правилами работы архивов организаций» (М.; Росархив; ВНИИДАД, 2002).

11.7.2. В архив передаются дела по утвержденному графику постоянного, временного (свыше 1 О лет) срока хранения и по личному составу. Дела со сроком хранения до 3-х лет в архив не передаются.

11.7.3. Прием каждого дела в архиве про изводится по описям В присутствии работников, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы­картотеки на документы с целью их оперативного поиска.

В случае ликвидации (реорганизации) государственного органа при отсутствии правоприемка документы передаются на государственное хранение в архивные учреждения Московской области по принадлежности.

Порядок эвакуации документов в Министерстве при возникновении чрезвычайной ситуации определяется специальными Инструкциями Министерства.

XII. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ, ЗАКЛЮЧЕНИЯ, ОФОРМЛЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ КОНТРАКТОВ (договоров)

И Н С Т Р У К Ц И Я

о порядке заключения, оформления

и регистрации Государственных контрактов (договоров) в Министерстве здравоохранения Московской области

Инструкция регламентирует работу по заключению, оформлению и систематизации учета Государственных контрактов (договоров) в Министерстве здравоохранения Московской области (далее по тексту – Министерство).

1. Подготовка и оформление Государственных контрактов (договоров), по которым Министерство является заказчиком, осуществляется путем составления документов ответственным сотрудником соответствующего управления Министерства (далее по тексту - Исполнитель) в соответствии с Положением об этом управлении.

Исполнитель по каждому Государственному контракту (договору) определяется начальником управления.

Должность, фамилия и телефон Исполнителя проставляется на последней странице Государственного контракта (договора) в левом нижнем углу.

Исполнитель при подготовке проекта Государственного контракта (договора):

- руководствуется типовой формой Государственных контрактов (договоров), утвержденными настоящим приказами по Министерству;

- cогласовывает, в случае необходимости, с другой стороной отдельные условия Государственного контракта (договора);

- составляет и прикладывает к Государственному контракту (договору) спецификации, иные приложения, являющиеся его неотъемлемыми частями;

- имеет право консультироваться с юридической службой Министерства.

2. Подготовленный проект Государственного контракта (договора) с приложениями визируется в следующей последовательности:

а) исполнитель;

б) начальник управления Министерства, ответственного за исполнение Государственного контракта (договора);

в) Заместитель министра здравоохранения Правительства Московской области, курирующий управление ответственное за исполнение Государственного контракта (договора);

г) Заместитель министра здравоохранения Правительства Московской области - начальник планово-экономического управления;

д) Первый Заместитель Министра здравоохранения Правительства Московской области.

е) консультант (юрист)

ж) главный бухгалтер

3. Подготовленный проект Государственного контракта (договора) с приложениями, при условии наличия всех необходимых виз, направляется на подпись Министру здравоохранения Правительства Московской области.

4. Подписанный Государственный контракт (договор) Исполнитель направляет в 3-х экземплярах другой стороне на заключение. После его подписания, сторона по Государственному контракту (договору) возвращает три экземпляра Государственного контракта (договора) в Министерство для регистрации и присвоении ему номера в Отделе бухгалтерского учета и отчетности Министерства. Государственный контракт (договор) должен быть подписан сторонами в срок, указанный в конкурсной документации, но не позднее 20 дней со дня оформления протокола о результатах размещения областного заказа.

5. Один экземпляр Государственного контракта (договора) хранится в Министерстве, второй экземпляр передается в Министерство Финансов Московской области, третий экземпляр Государственного контракта (договора) возвращается другой стороне по Государственному контракту (договору).

Подлинник Государственного контракта (договора) с приложениями передается Исполнителем для хранения в Отдел бухгалтерского учета и отчетности Министерства.

Исполнитель направляет копии заключенных Государственных контрактов (договоров) с приложениями в те управления Министерства, на которые в силу их компетенции возлагается исполнение обязательств Министерства по данному Государственному контракту (договору).

6. Соглашения об изменении или расторжении Государственного контракта (договора) совершается в той же форме что и Государственный контракт (договор).

7. Представители сторон, подписывающие Государственный контракт (договор) и приложения к нему, должны иметь соответствующие полномочия, предоставленные руководителем предприятия. Доверенности, подтверждающие полномочия представителей сторон на подписание Государственного контракта (договора) прикладываются и хранятся вместе с подлинным Государственным контрактом (договором).

(лекарственные средства) образец

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРАКТ

НА ЗАКУПКУ И ПОСТАВКУ ПРОДУКЦИИ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ НУЖД МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

«___»________200 г. №_______

г. Москва

Министерство здравоохранения Московской области,

именуемое в дальнейшем "Заказчик", . Ю., действующего на основании Положения, с одной стороны, и ________________, именуемое в дальнейшем "Поставщик", ________________, действующего на основании Устава, лицензии ____________________________ от ___________ года №______, с другой стороны, именуемые в дальнейшем "Стороны", в соответствии с законодательством Российской Федерации и Московской области заключили настоящий Государственный контракт, именуемый в дальнейшем "Контракт", о нижеследующем:

1. Предмет настоящего Контракта

1.1. Настоящий Контракт заключен на основании __________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.2. Заказчик поручает, а Поставщик принимает на себя обязательство осуществить поставку продукции для государственных нужд Московской области.

1.3. Поставка продукции осуществляется в соответствии со спецификацией, являющейся неотъемлемой частью настоящего Контракта (Приложение ).

1.4. В спецификации стороны согласовывают наименования, количество, цену, срок поставки), срок годности, адрес грузополучателя, требования о маркировке и упаковке, а также перечень документов, необходимых при поставке продукции.

1.5. Продукция, поставляемая в соответствии с настоящим Контрактом для государственных нужд Московской области, должна соответствовать требованиям государственных стандартов Российской Федерации, а продукция, подлежащая в соответствии с законодательством Российской Федерации обязательной сертификации, должна иметь сертификат и знак соответствия.

1.6. Продукция должна иметь регистрационное удостоверение Минздрава России и Российский сертификат качества. Качество продукции должно соответствовать требованиям нормативно-технической документации и условиям настоящего Контракта.

2. Права и обязанности Сторон

2.1. Заказчик:

а) поручает Поставщику осуществление поставок продукции для государственных нужд Московской области в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим Контрактом;

б) обязуется передать Поставщику документацию и информацию, необходимые для выполнения государственного заказа Московской области на поставку продукции для государственных нужд Московской области;

в) консультирует Поставщика по вопросам выполнения государственного заказа Московской области на поставку продукции для государственных нужд Московской области;

г) обеспечивает оплату продукции, поставляемой для государственных нужд Московской области, в соответствии с пунктом 4 настоящего Контракта;

д) в случае полного или частичного невыполнения условий настоящего Контракта по вине Поставщика вправе требовать у него соответствующего возмещения;

е) осуществляет контроль за исполнением настоящего Контракта.

2.2. Поставщик:

а) обязуется поставить продукцию для государственных нужд Московской области надлежащего качества, в объеме и в сроки, предусмотренные настоящим Контрактом;

б) самостоятельно приобретает материальные ресурсы, необходимые для исполнения настоящего Контракта;

в) вправе запрашивать и получать в установленном порядке у Заказчика документацию и информацию, необходимые для выполнения государственного заказа Московской области на поставку продукции для государственных нужд Московской области;

г) получать консультации у Заказчика по вопросам выполнения государственного заказа Московской области на поставку продукции для государственных нужд Московской области;

д) вправе получать оплату за продукцию, поставленную для государственных нужд Московской области, в соответствии с пунктом 3 настоящего Контракта.

3. Порядок поставки и приемки продукции

3.1. Продукция поставляется непосредственно в адрес Грузополучателя, указанного Заказчиком в Спецификации (приложение №1 к Контракту).

3.2. Датой поставки продукции является дата, проставленная Грузополучателем на документе, подтверждающем передачу продукции (ТТН).

3.3. После завершения поставки продукции Поставщик представляет Заказчику два экземпляра подписанного Поставщиком Акта о выполнении поставки по Государственному контракту с приложением к нему следующих документов: счета, счета-фактуры, товарно-транспортной накладной.

В случае поставки продукции в несколько этапов Поставщик представляет Заказчику два экземпляра подписанного Поставщиком Акта о выполнении поставки по Государственному контракту после каждого этапа.

3.4. Заказчик в течение ___5___дней со дня получения Акта о выполнении Государственного контракта и документов, предусмотренных п.3.3 настоящего Контракта, обязан направить Поставщику один экземпляр подписанного Заказчиком Акта о выполнении поставки по Государственному контракту или мотивированный отказ.

3.5. В случае несоответствия поставленной продукции условиям настоящего Контракта и Спецификации, Грузополучатель и Поставщик составляют соответствующий акт. Претензии должны быть предъявлены Грузополучателем в течение ___5____ дней со дня составления акта.

4. Стоимость продукции и порядок расчетов

4.1. Поставленную продукцию Заказчик оплачивает в соответствии с утвержденной Сторонами в спецификации контрактной стоимостью продукции.

4.2. Порядок оплаты Стороны оговаривают в спецификации.

5. Ответственность Сторон

5.1. Поставщик несет ответственность перед Заказчиком за качество поставляемой продукции в соответствии действующим законодательством РФ.

5.2. В случае поставки продукции не соответствующей условиям настоящего Контракта или ненадлежащего качества, Поставщик обязан произвести его замену в течение 10 дней со дня предъявления претензий Грузополучателем, при этом все расходы, связанные с заменой продукции, несет Поставщик.

5.3. В случае просрочки оплаты продукции Заказчик несет ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ. Если просрочка оплаты продукции связана с невозможностью Министерства финансов Московской области обеспечить своевременное финансирование оплаты настоящего контракта, то Заказчик не несет ответственность за несвоевременную оплату продукции.

5.4. В случае просрочки поставки продукции Поставщик уплачивает пеню в размере 0,3 % от суммы, не поставленной в срок продукции, за каждый день просрочки.

5.6. В случае прекращения поставок продукции, предусмотренной настоящим Контрактом, по вине Поставщика, последний обязан возместить Заказчику понесенные им убытки.

5.7. За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по настоящему Контракту Заказчик и Поставщик несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ и условиями настоящего контракта.

6. Порядок осуществления контроля за исполнением

настоящего Контракта

Органы исполнительной государственной власти Московской области и должностные лица, уполномоченные Губернатором Московской области, вправе осуществлять контроль за исполнением настоящего Контракта, в том числе проводить экспертные проверки поставок продукции для государственных нужд Московской области.

7. Срок действия настоящего Контракта и порядок

внесения в него изменений и дополнений

7.1. Срок действия настоящего Контракта устанавливается с момента подписания его сторонами по ___________200 года включительно.

7.2. Настоящий Контракт может быть расторгнут досрочно по соглашению Сторон или по инициативе Заказчика в случае невыполнения другой стороной своих обязательств и в случае отсутствия финансирования Заказчика. В случае расторжения Государственного контракта по инициативе Заказчика из-за невыполнения другой стороной своих обязательств, виновная сторона обязана возместить Заказчику понесенные им убытки.

7.3. Все изменения и дополнения к настоящему Государственному контракту имеют юридическую силу, если они оформлены в письменной форме и подписаны уполномоченными представителями обеих сторон.

8. Прочие условия

8.1. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательств по настоящему Контракту, в связи с наступлением обстоятельств непреодолимой силы, а именно: наводнения, землетрясения, и других стихийных бедствий, военных действий, а также других независящих от нее обстоятельств, обязана в трехдневный срок уведомить об этом другую сторону и подтвердить данные обстоятельства документально. В этом случае стороны составляют дополнительный протокол, где оговаривают порядок исполнения Контракта.

8.2. Все споры и разногласия, возникающие при исполнении настоящего Контракта, разрешаются путем переговоров. Споры, не урегулированные путем переговоров передаются на разрешение Арбитражного суда в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

8.3. Настоящий Контракт составлен в 3 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу (по одному для: Заказчика, Поставщика, Министерства финансов Московской области).

9. Юридические адреса и банковские реквизиты Сторон:

ЗАКАЗЧИК ПОСТАВЩИК

Министерство здравоохранения _______________________________ Московской области ________________________________ г. Москва, Электрический

переулок, стр.1 .тел.

лицевой счет ________________________________

в отделении Московского ________________________________

областного казначейства ________________________________

Министерства финансов ________________________________

Московской области ________________________________

Заказчик: Поставщик:

Министр здравоохранения _____________________________

Правительства Московской _____________________________

области

_____________ ____________________________

М. П. М. П.

"_____" _________ 200 г. "_____" __________ 200 г.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

к Государственному контракту

№______ от ________________

Спецификация

к Государственному контракту №____ от _________

на закупку и поставку продукции для государственных нужд Московской области между Министерством здравоохранения Московской области и _______________________

«___»________200 г.

В соответствии с Государственным контрактом № ______ от _________ Поставщик обязуется поставить следующую продукцию:

№ п/п	Наименование	Ед. изм.	Коли-чество	Цена	Стоимость	Производитель продукции
	Итого:

Общая стоимость Контракта: ________________ руб (________________________)

(прописью)

Срок поставки: __________________________________________________

Порядок оплаты:___________________________________________ _____________________________________________________________________

Срок годности лекарственных средств на дату поставки: не менее ____%.

Грузополучатель – ______________________________________ ________________________________________________________________________________________________________т/факс______________.

Цены контракта, указанные в данной спецификации, являются твердыми, пересмотру не подлежат, включают НДС и стоимость доставки товара Грузополучателю. Цены выражены в рублях.

Продукция отгружается Поставщиком в упаковках, соответствующих требованиям действующей нормативно-технической документации. Каждая упаковка должна иметь инструкцию на русском языке.

Одновременно с продукцией Поставщик обязан передать Грузополучателю следующий комплект документов:

- сертификат качества,

- накладную,

- счет-фактуру.

Настоящая Спецификация является неотъемлемой частью Государственного контракта №____ от _____________

ЗАКАЗЧИК ПОСТАВЩИК

Министр здравоохранения __________________________

Правительства Московской __________________________

области

_____________ __________________________

АКТ

о выполнении поставки по Государственному контракту

г. Москва «____»___________ 200 г.

В соответствии с Государственным контрактом №____ от ____________ между Министерством Здравоохранения Московской области и ______________, Поставщик осуществил поставку продукции:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Поставка произведена на склад Грузополучателя по адресу:__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Заказчик Поставщик

Министр здравоохранения __________________________

Правительства Московской __________________________

области

_____________ __________________________

(товары) образец

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРАКТ №

г. Москва "____" ____________ 2003 г.

Министерство здравоохранения Московской области, именуемое в дальнейшем "Заказчик", действующее на основании Положения . Ю. с одной стороны, и ____________________________________", именуемое в дальнейшем «Поставщик», действующее на основании ___________в лице __________________________________ с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», в соответствии с законодательством Российской Федерации и Московской области, заключили настоящий Государственный контракт (договор), именуемый в дальнейшем «Контракт», о нижеследующем:

1. Предмет Контракта

1.1 Настоящий Государственный контракт заключен на основании ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ и является частью Государственного заказа Московской области, оформление документов и финансирование которого осуществляется в соответствии с существующим законодательством и требованиями Министерства финансов Московской области.

1.2. Заказчик поручает, а Поставщик принимает на себя осуществление поставки продукции согласно спецификации (приложение 1).

1.3.Грузополучатель_________________________________________________________________________________________________________________

1.4. Поставка указанной продукции осуществляется в соответствии с Разнарядкой, являющейся неотъемлемой частью настоящего Контракта (приложение 2).

1.5. Продукция должна соответствовать требованиям государственных стандартов Российской Федерации.

1.6. Заказчик:

а) поручает Поставщику осуществление поставки продукции в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим Контрактом и приложениями к нему;

б) обязуется передать Поставщику документацию и информацию, необходимую для выполнения данного Контракта. Предоставление Заказчиком ненадлежаще оформленной или некомплектной документации приравнивается к ее непредставлению;

в) своевременно осуществляет приемку продукции грузополучателем в соответствии с Разнарядкой;

г) обеспечивает оплату продукции в соответствии с пунктом 4 настоящего Контракта.

1.7. Поставщик:

а) обязуется поставить продукцию надлежащего качества и в обусловленные сроки;

б) вправе запрашивать и получать в установленном порядке у Заказчика документацию и информацию, необходимые для выполнения данного Контракта.

2. Сроки и порядок поставки

2.1. Сроки поставки продукции – по согласованному календарному плану (приложение 3).

2.2. В случае несоответствия поставленной продукции условиям поставки или данным, указанным в Контракте, Стороны обязаны составить акт с перечнем недостатков на момент поставки и принять решение об их устранении.

2.3. Условие поставки: __________________________ ___________________ _______________ __________________________________________________

2.4. По завершении этапа поставки товара, Поставщик представляет Заказчику документы: товарно-транспортная накладная – 4 экз., счет-фактура – 4 экз., ответное авизо (извещение) грузополучателя – 1 экз., акт приема-передачи (акт выполненных работ между Заказчиком и Поставщиком) – 2 экз., счет на сумму поставки – 1 экз. ______________ ___________________ ______________ ______________ _______________ ______________ __________________ __________________ _____________.

3. Условия и порядок расчета

3.1. Оплата продукции производится после сдачи товара Поставщиком и приемки товара Заказчиком в соответствии п. 2.1. настоящего Контракта. К оплате в текущем месяце принимаются документы, оформленные и представленные Заказчику до 15 числа предыдущего месяца. Счета Поставщика оплачиваются в течение 60 календарных дней с момента сдачи документов на оплату. Датой оплаты считается дата, указанная в платежном поручении (отметка банка) о принятии к исполнению.

3.2. Расчеты за поставляемую продукцию осуществляются перечислением денежных средств на расчетный счет Поставщика. Оплата производится в рублях.

4. Имущественная ответственность Сторон

4.1. В случае нарушения условий настоящего Контракта Поставщик уплачивает Заказчику пеню в размере 0,06% от суммы невыполненных работ за каждый день просрочки, но не более 5% от суммы Контракта. Если просрочка поставки вызвана задержкой оплаты предыдущей поставки, то пеня с Поставщика не взимается. В случае просрочки оплаты Заказчик выплачивает пеню в размере 0,06% от неуплаченной суммы за каждый день просрочки. Если просрочка оплаты вызвана неперечислением Министерством финансов Московской области денежных средств Поставщику, то пеня с Заказчика не взимается.

4.2. Применение штрафных санкций не освобождает Стороны от выполнения принятых ими обязательств.

4.3. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Контракту, если оно явилось следствием природных явлений, действия прочих обстоятельств непреодолимой силы и если эти обстоятельства непосредственно повлияли на исполнение настоящего Контракта.

4.4. Стороны уведомляют друг друга о временной невозможности исполнения условий Контракта по п. 4.3. не позднее одного рабочего дня с момента наступления обстоятельств. Если обстоятельства непреодолимой силы или их последствия будут длиться более трех месяцев, то Стороны принимают решение о прекращении или продолжении выполнения условий Контракта.

4.5. В случае возникновения споров, Стороны принимают все меры для их разрешения путем переговоров, а при недостижении согласия обращаются в арбитражный суд Московской области.

5. Срок действия настоящего Контракта и порядок внесения в него изменений и дополнений

5.1. Срок действия настоящего Контракта устанавливается с даты подписания до исполнения обязательств обеими Сторонами.

5.2. В настоящий Контракт по письменному соглашению Сторон могут быть внесены изменения и дополнения в части уточнения сроков поставки, перераспределения объемов, стоимости продукции, изменения реквизитов Сторон и грузополучателей и т. п. Изменение контрактной цены продукции возможно только при согласовании ее Координатором Государственного заказа Московской области.

5.3. Заказчик вправе расторгнуть Контракт в следующих случаях:

- задержка Поставщиком начала поставок более чем на 14 календарных дней по причинам, не зависящим от Заказчика;

- систематическое несоблюдение Поставщиком требований по качеству поставляемой продукции;

5.4. Поставщик вправе расторгнуть Контракт в случаях:

- задержки Заказчиком расчетов за выполненные поставки более чем на два месяца;

- приостановки Заказчиком поставок по причинам, не зависящим от Поставщика, на срок, превышающий два месяца.

5.5. При расторжении Контракта, независимо от причин, оформляется Протокол, ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ и Акты сверки Поставщика с грузополучателем по всем проведенным поставкам с указанием оплаты поставок.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящий Контракт составлен в ________ экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по 1-му экземпляру для Поставщика, Заказчика, Координатора Государственного заказа Московской области и Министерства финансов Московской области _______________________________________.

6.2. Все указанные в Контракте приложения являются его неотъемлемой частью.

6.3. Все вопросы, не урегулированные настоящим контрактом, рассматриваются в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

7. Адреса и банковские реквизиты Сторон

Заказчик:		Поставщик:
Министерство здравоохранения Московской области, Москва, Электрический пер., 8, стр. 1
л\сч в отделении Московского областного казначейства инистерства финансов Московской области

Министр здравоохранения Правительства Московской области
"____" _____________________ 2003 г.		"____" _____________________ 2003 г.
М. П.		М. П.

Приложение 1

к Государственному Контракту № ___от «______» _____________ 2003 г.

СПЕЦИФИКАЦИЯ поставляемой продукции

№ п\п	Наименование товара	Стандарты	Сроки поставки	Ед. изм.	Кол-во	Цена, вкл. НДС, руб.	Сумма, вкл. НДС, руб.
1	2	3	4	5	6	7	8
1
2

Итого:

Министр здравоохранения Правительства Московской области
"____" _____________________ 2003 г.		"____" _____________________ 2003 г.
М. П.		М. П.

Приложение 2

к Государственному Контракту № ___от «______» _____________ 2003 г.

РАЗНАРЯДКА

№ п\п	Наименование товара	Грузополучатель	Ед. изм.	Кол-во	Цена, вкл. НДС, руб.	Сумма, вкл. НДС, руб.
1	2	3	4	6	7	8
1
2

Итого:

Министр здравоохранения Правительства Московской области
"____" _____________________ 2003 г.		"____" _____________________ 2003 г.
М. П.		М. П.

Приложение 3

к Государственному Контракту № ___от «______» _____________ 2003 г.

Календарный план поставок

№ п\п	Наименование товара	Сроки поставки и представления документов Заказчику	Ед. изм.	Кол-во	Цена, вкл. НДС, руб.	Сумма, вкл. НДС, руб.
1	2	3	4	5	6	7
1
2

Итого:

Министр здравоохранения Правительства Московской области
"____" _____________________ 2003 г.		"____" _____________________ 2003 г.
М. П.		М. П.

медтехника образец

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРАКТ

НА ЗАКУПКУ И ПОСТАВКУ ПРОДУКЦИИ

ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ НУЖД МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ.

№

« » ___________ 200__ г. г. Москва

Министерство здравоохранения Московской области, именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице Министра здравоохранения Правительства Московской области , действующий на основании «Положения», с одной стороны,

и

_______________________________________ именуемое в дальнейшем "Поставщик", в лице _______________________________________________, действующее на основании Устава, с другой стороны,

именуемые в дальнейшем "Стороны", в соответствии с законодательством Российской Федерации и Московской области в рамках исполнения мероприятий, предусмотренных целевыми областными программами и централизованными закупками в сфере здравоохранения Московской области на ______ год, заключили настоящий Государственный Контракт (Договор), именуемый в дальнейшем "Контракт", о нижеследующем:

1. Предмет настоящего Контракта.

1.1. Предметом настоящего Контракта является Государственный заказ. 1.2. Настоящий Контракт заключен на основании ___________ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

1.3. Заказчик поручает, а Поставщик принимает на себя обязательства осуществить поставку, доставку к Грузополучателю, монтаж и/или пуско-наладочные работы, обучение персонала, ремонт и техническое (сервисное) обслуживание в гарантийный срок, определенный ее Производителем, но не менее 1 года, медицинской техники и оборудования, именуемую в дальнейшем «Поставка Продукции», согласно Спецификации (Приложение к Контракту), по цене и в сроки, предусмотренные настоящим Контрактом.

1.4. Общая стоимость Контракта составляет ___________________ ___________________________________________________________________ (указывается сумма цифрами и прописью). НДС не облагается. (В случае наличия НДС указывается налогооблагаемая база от общей суммы Контракта, величину % НДС и его денежное выражение цифрами и прописью).__________________________________________________________ ___________________________________________________________________

1.5. Поставка Продукции осуществляется в соответствии с Техническим заданием (Приложение к Контракту), являющимся неотъемлемой частью настоящего Контракта.

1.6. Содержание и сроки Поставки Продукции определяются в соответствии с Календарным планом выполнения работ по Поставке Продукции (Приложение к Контракту), являющимся неотъемлемой частью настоящего Контракта.

1.7. Продукция, поставляемая согласно настоящему Контракту для государственных нужд Московской области, должна соответствовать требованиям государственных стандартов Российской Федерации, а продукция, подлежащая в соответствии с законодательством Российской Федерации обязательной сертификации, должна иметь Регистрационное удостоверение Министерства здравоохранения РФ и Сертификат соответствия. Качество Продукции должно соответствовать требованиям нормативно-технической документации и условиям Технического задания (Приложение ), утвержденного Министерством здравоохранения Московской области.

2. Права и обязанности Сторон.

2.1. Заказчик:

а) поручает Поставщику осуществление Поставки (поэтапной Поставки) Продукции для государственных нужд Московской области в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим Контрактом;

б) обязуется передать Поставщику документацию и информацию, необходимые для выполнения Государственной закупки и Поставки Продукции для государственных нужд Московской области и консультировать его по вопросам Поставки Продукции;

в) обеспечивает оплату (поэтапную оплату) Продукции, поставляемой для государственных нужд Московской области, в соответствии с Разделом 4 настоящего Контракта;

г) осуществляет контроль исполнения настоящего Контракта.

2.2. Поставщик:

а) обязуется осуществить Поставку Продукции для государственных нужд Московской области надлежащего качества, в объеме, в сроки и на условиях, предусмотренных настоящим Контрактом;

б) самостоятельно приобретает материальные ресурсы, необходимые для исполнения настоящего Контракта;

в) вправе запрашивать и получать в установленном порядке у Заказчика документацию и информацию, необходимые для выполнения государственного заказа на поставку Продукции для государственных нужд Московской области;

г) получать консультации у Заказчика по вопросам выполнения государственного заказа на поставку Продукции для государственных нужд Московской области;

д) вправе получать оплату (поэтапную оплату) за Продукцию, поставленную для государственных нужд Московской области, осуществленную в соответствии с Разделом 4 настоящего Контракта.

3. Порядок поставки и приемки Продукции.

3.1. Продукция поставляется непосредственно в адрес Грузополучателя, указанного в Спецификации (Приложение к Контракту).

3.2. Датой поставки Продукции является дата, проставленная Грузополучателем на документе, подтверждающем передачу Продукции.

3.3. При завершении Поставки Продукции (или этапа Поставки Продукции), Поставщик представляет Заказчику два экземпляра подписанного Поставщиком Акта сдачи-приемки Продукции с приложением к нему документов (материалов), предусмотренных Техническим заданием.

3.4. Заказчик в течение 5 (пяти) дней со дня получения Акта сдачи-приемки Продукции и отчетных документов (материалов), предусмотренных техническим заданием, обязан направить Поставщику один экземпляр подписанного Заказчиком Акта сдачи-приемки Продукции или мотивированный отказ.

3.5. В случае несоответствия поставленной Продукции условиям настоящего Контракта, Технического задания (приложение к Государственному Контракту) и требованиям нормативно-технической документации, Стороны обязаны составить Акт с перечнем дефектов и необходимых работ по их устранению. Указанные претензии должны быть предъявлены Заказчиком в течение 5 (пяти) дней со дня получения им Акта сдачи-приемки Продукции. Поставщик обязан произвести работы по устранению дефектов Продукции без дополнительной оплаты.

3.6. Если при сдаче-приемке Продукции будет выявлена необходимость исправления Продукции по требованию Заказчика в связи с изменением им отдельных условий Технического задания, то дополнительные работы производятся Поставщиком на основании дополнительного соглашения с Заказчиком с указанием срока и стоимости выполнения указанных работ.

4. Стоимость продукции и порядок расчетов.

4.1. Расчеты за поставляемую Продукцию производятся между Заказчиком и Поставщиком в соответствии с условиями настоящего Контракта.

4.2. Заказчик осуществит 30 (тридцати) % авансовый платеж (предоплату); при осуществлении Заказчиком авансового платежа срок поставки исчисляется с момента его осуществления.

4.3. Оплата Поставки Продукции в целом производится после сдачи Поставщиком и приемки Заказчиком указанной Продукции, оформленной Актом сдачи-приемки Продукции. Счета Поставщика оплачиваются в течение 15-45, календарных дней со дня подписания Заказчиком и Поставщиком Акта выполненных работ.

4.4. Цены, указанные в Спецификации к настоящему Государственному Контракту, фиксированы в течение всего времени действия Государственного Контракта и включают НДС (при его наличии), стоимость доставки Продукции к Грузополучателю, ее замены (при выявлении некондиции), монтажа и/или пусконаладочных работ, обучения персонала, ремонта и технического обслуживания в гарантийный срок, определенный ее производителем, но не менее 1 года от момента Поставки.

5. Ответственность Сторон.

5.1. Поставщик несет ответственность перед Заказчиком за качество и комплектность поставляемой Продукции в соответствии с действующим законодательством.

5.2. В случае поставки Продукции ненадлежащего качества или некомплектной, Поставщик обязан произвести его замену на Продукцию надлежащего качества или доукомплектовать в течение 10-30 дней (по согласованию Сторон) со дня предъявления претензии Заказчиком; при этом все расходы, связанные с заменой или доукомплектования товара, несет Поставщик.

5.3. Ответственность Заказчика по возмещению возможных убытков Поставщика в связи с заключением настоящего Контракта возникает только после открытия Министерством финансов Московской области лимитов бюджетных обязательств в отделении Казначейства области по оплате настоящего Контракта. Если просрочка оплаты продукции связана с невозможностью Министерства финансов Московской области обеспечить своевременное финансирование оплаты настоящего контракта, то Заказчик не несет ответственность за несвоевременную оплату продукции.

5.4. В случае просрочки поставки части или всей продукции Поставщиком, в соответствии с Техническим заданием и Календарным планом выполнения работ по поставке Продукции (Приложение к Государственному Контракту), Заказчик вправе вычесть из суммы Контракта неустойку в размере 0,1% от суммы просроченной поставки за каждый день просрочки, но не более 8%.

5.5. По достижении максимальной суммы неустойки Заказчик может расторгнуть Контракта.

5.6. В случае расторжения Государственного контракта по вине Заказчика, последний обязан возместить Поставщику фактически произведенные затраты.

5.7. Уплата штрафных санкций не освобождает Стороны от выполнения принятых ими обязательств.

5.8. За неисполнение или ненадлежащее исполнение иных обязательств по настоящему Контракту Заказчик и Поставщик несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ и условиями настоящего Контракта.

6. Порядок осуществления контроля исполнения настоящего Контракта.

Органы Исполнительной государственной власти Московской области и должностные лица, уполномоченные Губернатором Московской области, вправе осуществлять контроль за исполнением настоящего Контракта, в том числе проводить экспертные проверки Поставки Продукции для государственных нужд Московской области.

7. Срок действия настоящего Контракта и порядок внесения в него изменений и дополнений.

7.1. Срок действия настоящего Контракта устанавливается с момента подписания обеими Сторонами по ___________ 200 __ года включительно.

7.2. Настоящий Контракт может быть расторгнут досрочно по соглашению Сторон или по инициативе Заказчика в случае невыполнения другой стороной своих обязательств и в случае отсутствия финансирования Заказчика. В случае расторжения Государственного контракта по инициативе Заказчика из-за невыполнения другой стороной своих обязательств, виновная сторона обязана возместить Заказчику понесенные им убытки.

7.3. Все Приложения и Дополнительные соглашения к настоящему Контракту являются его неотъемлемой частью.

7.4. Все изменения и дополнения к настоящему Контракту являются приложениями к нему, имеют юридическую силу, если они оформлены в письменной форме и подписаны уполномоченными представителями обеих Сторон.

8. Прочие условия.

8.1. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательств по настоящему Контракту, в связи с наступлением обстоятельств непреодолимой силы, а именно: наводнения, землетрясения, и других стихийных бедствий, военных действий, а также других независящих от нее обстоятельств, обязана в трехдневный срок уведомить об этом другую сторону и подтвердить данные обстоятельства документально. В этом случае стороны составляют дополнительный протокол (соглашение), где оговаривают порядок исполнения Контракта.

8.2. Реорганизация Заказчика или Поставщика не является основанием для расторжения настоящего Контракта. Обязательства по настоящему Контракту автоматически переходят к правопреемнику Заказчика и Поставщика.

8.3. Все споры и разногласия, возникающие по поводу данного Контракта, разрешаются путем переговоров. При невозможности их разрешения Стороны имеют право обратиться в Арбитражный суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

9. Заключительные положения.

Настоящий Контракт составлен в письменной форме в 4 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для Заказчика, Поставщика, Координатора государственного заказа Московской области и Министерства финансов Московской области.

10. Юридические адреса и банковские реквизиты Сторон:

ЗАКАЗЧИК: ПОСТАВЩИК:

Министерство здравоохранения Московской области
г. Москва, Электрический переулок, стр.1
лицевой счет в отделении Московского областного казначейства Министерства финансов Московской области

Заказчик: Поставщик:

Министр здравоохранения

Правительства Московской области _______________________________

М. П.

"_____" ________________ 200__ г.

Приложение

к Государственному Контракту

от «___» __________200 __ года № ____

I. СПЕЦИФИКАЦИЯ

на поставку медицинской техники и оборудования

для государственных нужд Московской области.

№ № п/п	Наименование продукции, производитель продукции, страна производства, комплектация	Един. изме-рения	Колич. единиц	Цена за 1 един. продук- ции, (в рублях), в т. ч. НДС:	Общая цена поставки, (в рублях), в т. ч. НДС:
	Итого:
	в т. ч. НДС:

*

II. ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

К Контракту между Министерством здравоохранения Московской области и ООО ____________________ от «___» _______ 200__ г. № _____ на выполнение заказа по поставкам медицинской техники и оборудования по _____________________________________ для государственных нужд Московской области.

1. (Текст технического задания)______________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

1а. Поставщик обеспечивает поставку: ………………………….в комплектации: в соответствии со Спецификацией – Приложением №1 к Контракту, на сумму …………(………………….) рублей, в сроки, предусмотренные Календарным планом.

2. Цены Контракта, указанные в Спецификации (Приложение к Контракту), твёрдые, пересмотру не подлежат и включают НДС (при его наличии), стоимость доставки Продукции к Грузополучателю, замену (при выявлении некондиции), монтажа и/или пусконаладочных работ, обучения персонала, ремонт и техническое обслуживание в гарантийный срок определенный ее производителем, но не менее 1 года от момента Поставки. Цены выражены в рублях.

4. Продукция отгружается Поставщиком в таре, соответствующей требованиям действующей нормативно-технической документации.

5. Поставщик выполняет доставку Продукции и передает ее Грузополучателю по приемно-сдаточному акту, с выполнением монтажа (при необходимости) и /или пуско-наладочных работ.

6. Поставщик передает следующие документы:

6.1. Грузополучателю:

- регистрационное удостоверение Министерства здравоохранения России;

-сертификат соответствия;

-гигиенический сертификат (если Продукция подлежала сертификации);

-нормативно-техническую и эксплуатационную документацию (технический паспорт и техническое описание, инструкцию по применению, гарантийный талон на срок не менее 1 года от момента поставки продукции) на русском языке;

-извещение (форма по ОКУД № 000);

-накладную;

-приемо-сдаточный акт (подписанный Поставщиком и Грузополучателем, включающий Акт монтажа (при необходимости) и/или пусконаладочных работ);

6.2. Заказчику:

-счет;

-счет-фактуру;

-извещение (форма по ОКУД № 000);

-накладную;

-приемо-сдаточный акт (подписанный Поставщиком и Грузополучателем);

-акт выполнения поставки продукции (подписанный Заказчиком и Поставщиком).

*

III. КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН

выполнения работ по поставке Продукции.

К Контракту на закупку и поставку Продукции для Государственных нужд Московской области от «_____» ______ 200___ года № ______на выполнение заказа по (наименование мероприятия)_______________по медицинской технике и оборудованию:

№№ п/п	Подробное содержание работ по поставке продукции	Срок начала работ по поставке продукции	Срок окончания работ по поставке продукции
1.	Поставка: ……………в комплектации: (в соответствии со Спецификацией – Приложением №1 к Контракту), на сумму ……. (………) рублей.	Дата осуществле- ния 30% авансо- вого платежа	Срок окончания Поставки - через …. календарных дней после осуществления 30% авансового платежа по Контракту. (При поэтапной поставке – указать срок окончания поставки каждого этапа).

Грузополучатель (и):

Наименование учреждения, полный почтовый адрес

Гл. врач: ……(Ф. И. О.) ……………………………..,

тел.: …………

факс: ………..

Заказчик: Поставщик:

Министра здравоохранения Директор

Правительства Московской области _____________________________ _________________________________ ______________________________

/……………………/

М. П. М. П.

"_____" _________ 200__ г. "____" ___________ 200__ г.

Исп.:

Проект Государственного Контракта

от Управления развития МТБ и Госзаказа

по разделу «Медицинская техника и оборудование»:

1. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОНТРАКТ НА ЗАКУПКУ И ПОСТАВКУ ПРОДУКЦИИ ДЛЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ НУЖД МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ.

2. Приложение к Государственному контракту от «___» _________ 200__ года № ____ «СПЕЦИФИКАЦИЯ», «ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ» и «КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН» на поставку медицинской техники и оборудования для Государственных нужд Московской области».

Исп.: