Инструкция по делопроизводству в государственном учреждении Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

УТВЕРЖДЕНА Приказом директора государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области» от _____________ № __________

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в государственном учреждении Московской области «Центральный государственный архив Московской области»

I.  Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в государственном учреждении Московской области «Центральный государственный архив Московской области» (далее – Инструкция) разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, законодательными актами Московской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления[1], ГОСТом Р "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», «Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации , «Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области», утвержденной распоряжением Губернатора Московской области от 01.01.2001 .

Инструкция устанавливает единые правила работы со служебными документами, запросами граждан и обращениями депутатов в государственном учреждении Московской области «Центральный государственный архив Московской области» (далее – ЦГАМО).

1.2. Положения инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и (или) имеющие конфиденциальный характер.

1.3. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленного инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях ЦГАМО возлагается на их руководителей.

1.4. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях ЦГАМО осуществляет организационный отдел во взаимодействии с Главным архивным управлением Московской области.

1.5. Сотрудники ЦГАМО несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

Об утере документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения и сообщается в организационный отдел.

1.6. Порядок исполнения запросов пользователей архивными документами, оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий по документам ЦГАМО регламентируется «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации .

II. Состав управленческих (служебных) документов ЦГАМО

Деятельность ЦГАМО обеспечивается системой управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией ЦГАМО, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объёмом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями, органами государственной власти, организациями и учреждениями.

Функции управления в ЦГАМО реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя следующие группы документов: распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.1. Распорядительные документы

К распорядительным документам ЦГАМО относятся приказы.

Приказ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности ЦГАМО, его структурных подразделений и отдельных должностных лиц.

Приказ издается директором ЦГАМО. Приказы издаются с целью разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов деятельности ЦГАМО.

Проекты приказов готовят и вносят руководители структурных подразделений ЦГАМО на основании поручений директора ЦГАМО и его заместителей либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит организационный отдел.

2.2. Организационные документы

Организационные документы - документы, регламентирующие задачи и функции ЦГАМО, устанавливающие структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действия работников при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

К организационным документам относятся в ЦГАМО: Устав ЦГАМО, штатное расписание, положения о его структурных подразделениях, должностные инструкции работников ЦГАМО, иные положения, правила, инструкции.

2.2.1. Устав, положения, правила, инструкции

Устав ЦГАМО определяет цель и виды деятельности ЦГАМО, его права и обязанности, имущество, организацию управления, порядок реорганизации и ликвидации, внесения изменений и дополнений в Устав.

Устав утверждается Главным архивным управлением Московской области и согласовывается Министерством имущественных отношений Московской области.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции ЦГАМО.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются директором ЦГАМО. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания приказа об их утверждении..

Положения о структурных подразделениях ЦГАМО являются правовыми актами, определяющими порядок образования, права, обязанности, организацию их работы.

2.2.2. Штатное расписание

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав ЦГАМО с указанием должностных окладов работников. В штатном расписании указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, фонд оплаты труда. Штатное расписание утверждается директором ЦГАМО после согласования с начальником Главного архивного управления Московской области.

2.2.3. Должностная инструкция

Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность должностного лица. Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность.

Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т. д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового договора и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров. Должностная инструкция доводится до сотрудника под его под расписку.

2.3. Информационно - справочные документы

Информационно – справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно – справочным документам ЦГАМО относятся: протокол, акт, письмо, докладная, объяснительная и служебная записка, план, отчет, справка, архивная справка и др.

2.3.1. Протокол

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности ЦГАМО следует отличать протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования цены и т. п.).

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов ЦГАМО: дирекции, экспертно-методической комиссии, комиссии по рассекречиванию документов, рабочих групп.

2.3.2. Акт

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты, события, действия.

Акты проверок, обследований фиксируют установленные факты и события, содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее трех составителей).

2.3.3. Служебные письма

Служебные письма в ЦГАМО готовятся:

как ответы о выполнении поручений Московской областной Думы, Губернатора Московской области, Правительства Московской области, Главного архивного управления Московской области;

как исполнение поручений Московской областной Думы, Губернатора и Правительства Московской области, Главного архивного управления Московской области по запросам граждан социально-правового характера;

как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

как инициативные письма.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

2.3.4. Докладная записка

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

2.3.5. Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, поступков, ситуаций, могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

2.3.6. Служебная записка.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки. Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения деятельности ЦГАМО. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения ЦГАМО или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения.

Реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Текст служебной записки составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

2.3.7. План

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

2.3.7.1. В ЦГАМО составляются: годовой план работы, полугодовые и ежемесячные планы основных мероприятий, планы работы структурных подразделений.

2.3.7.2. Годовой план работы ЦГАМО состоит из введения, разделов, соответствующих направлениям развития архивного дела, и приложений. Подписывается директором ЦГАМО.

2.3.7.3. Составляющими пунктами планов основных мероприятий ЦГАМО являются: наименование мероприятий, срок исполнения, исполнитель. План основных мероприятий утверждается директором ЦГАМО.

Полугодовые планы основных мероприятий представляются в отдел организационно-правовой работы Главного архивного управления Московской области не позднее 1 мая текущего года и 1 декабря года, предшествующего планируемому; ежемесячные – не позднее, чем за 5 календарных дней до начала следующего месяца.

2.3.8. Отчет

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

В ЦГАМО составляются: годовой и полугодовые отчеты о работе, отчеты о выполнении полугодовых и ежемесячных планов основных мероприятий, отчеты о работе структурных подразделений.

Отчеты о выполнении плана работы ЦГАМО за год, полугодие, о выполнении полугодовых и ежемесячных планов основных мероприятий составляются по схеме плана. В разделах отчетов в сжатой форме дается анализ основных итогов работы, показывается результативность проведенных организационно-методических мероприятий.

Отчеты о выполнении полугодовых планов основных мероприятий ЦГАМО представляются в отдел организационно-правовой работы Главного архивного управления Московской области не позднее 15 июля текущего года и 15 января последующего года.

Отчеты о выполнении ежемесячных планов основных мероприятий ЦГАМО представляются в отдел организационно-правовой работы Главного архивного управления Московской области не позднее чем через 5 дней после окончания отчетного месяца.

2.3.9. Справка

Справка – документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность ЦГАМО, подтверждают сведения биографического работников ЦГАМО или носят служебный характер.

III. Организация документооборота и исполнения документов

3.1. Организация документооборота

3.1.1. Движение документов в ЦГАМО с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ЦГАМО, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству.

3.2. Организация доставки документов

3.2.1. Доставка документов в ЦГАМО осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

3.2.2. С помощью почтовой связи в ЦГАМО доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

3.2.3. По каналам электрической связи поступают: факсограммы, электронные документы, телефонограммы.

3.3. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

3.3.1 Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции в ЦГАМО осуществляется организационным отделом.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Конверты с поступающей корреспонденцией от физических лиц (запросы социально-правового характера) сохраняются, остальные – как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

Регистрируются все поступившие документы, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение № 1).

3.3.2. Регистрация поступивших документов (кроме запросов тематического и социально-правового характера) производится организационным отделом в регистрационно-контрольной форме (далее – РКФ) – журнале по установленной форме (приложение № 2).

Регистрация запросов тематического характера производится отделом публикации и использования документов ЦГАМО в РКФ - журнале по форме, представленной в приложении № 3 к Инструкции.

Регистрация запросов социально-правового характера производится отделом справочной работы на регистрационно-контрольных карточках в электронном виде в соответствии с программой «Регистрация запросов населения по социальным вопросам» (приложение № 4).

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

- порядковый номер и дата поступления;

- дата и регистрационный номер поступившего документа;

- наименование организации (автора или корреспондента);

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- срок исполнения документа;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

На зарегистрированных документах в организационном отделе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера, который состоит из знака «№», порядкового номера, присвоенного документу при регистрации, индекса дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой, например: № 000/01-12.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер.

На зарегистрированных запросах тематического характера в отделе публикаций и использования документов ЦГАМО в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера, который состоит из знака «№», порядкового номера, присвоенного документу при регистрации с добавлением буквы «Т»; например: № 000/Т.

На зарегистрированных запросах социально-правового характера в отделе справочной работы ЦГАМО в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера, который состоит из знака «№», порядкового номера, присвоенного документу при регистрации, первой буквы фамилии пользователя архивными документами, индекса дела по номенклатуре дел; например: № 000/Д/07-04.

3.3.3. Документы регистрируются и передаются для рассмотрения директору ЦГАМО, как правило, в день их поступления.

3.3.4. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: фамилии исполнителей, конкретные поручения исполнителям (исполнителю), которым направляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дату.

После рассмотрения директором ЦГАМО документы возвращаются в соответствующее структурное подразделение, зарегистрировавшее документ, где в заведенных формах их регистрации вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Передача документов исполнителю осуществляется, как правило, в день рассмотрения их директором ЦГАМО.

3.3.5. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.

3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

3.4.1. Документы, отправляемые ЦГАМО, передаются почтовой и электросвязью, доставляются нарочными.

3.4.2. Обработка документов для отправки осуществляется организационным отделом.

3.4.3. Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса.

Отправляемые документы должны иметь отметку об исполнителе с указанием инициалов и фамилии исполнителя и номера телефона, которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

При этом проверяется правильность оформления и адресования документов, наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

3.4.4. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее первой половины следующего дня.

3.4.5. Инициативные (исходящие) документы регистрируются в журнале по форме, указанной в приложении № 5 к Инструкции.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

3.5.2. Проекты приказов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в организационный отдел, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

Оформленные документы передаются на подпись директору ЦГАМО. После подписания документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных приказов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме (РКФ).

3.6. Учет количества документов

3.6.1. Учет поступления, прохождения и исполнения документов ЦГАМО проводится по РКФ по месту регистрации документов: организационным отделом и отделом публикаций и использования документов посредством записей в журналах установленной формы, отделом справочной работы посредством использования электронной базы данных программы «Регистрация запросов населения по социальным вопросам».

3.6.2. Результаты учета количества документов обобщаются организационным отделом и представляются директору ЦГАМО по состоянию на 1 января года, последующего после завершения дел в делопроизводстве.

За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение № 6). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются в отдельных графах).

3.7. Работа исполнителей с документами

3.7.1. Руководители структурных подразделений ЦГАМО организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.7.3. На исполненном документе (на первом листе) или на приложенной к нему справке (информации) о результатах исполнения документа проставляется отметка «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ.

3.7.4. Организационный отдел периодически, не реже одного раза в месяц, сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с учетными данными и составляет сводку для директора о ходе исполнения документов.

3.7.5. Подготовленный ответ на исполненный документ передается на подпись директору ЦГАМО вместе с документом. Подписанный ответ передается вместе с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел ЦГАМО вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ, или его копией.

3.7.6. При работе с документами в ЦГАМО необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- работники несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате работником служебного документа составляется акт при участии руководителя структурного подразделения, где работает сотрудник, потерявший документ. При необходимости назначается служебное расследование;

- сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

- не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренных настоящей инструкцией;

- при уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) работник должен отчитаться по всем находящимся у него документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы в организационный отдел.

Документ, помещенный в дело, может быть с разрешения директора ЦГАМО временно изъят с обязательным вложением в дело листа-расписки о выдаче документа из дела (приложение № 7).

IV. Подготовка и оформление документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Документы ЦГАМО оформляются на бланках, которые должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, стабильный порядок их расположения и соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

4.1.2. Документы ЦГАМО оформляются на бланках формата А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм) установленной формы с угловым расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги.

Внутренняя переписка по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, как правило, без использования бланков.

Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).

4.1.3. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или в исключительных случаях слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов.

4.1.4. Бланки документов изготавливаются типографским способом. Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

4.1.5. В ЦГАМО устанавливаются следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк архивной справки.

Образцы бланков приведены в приложениях № 8, 9, 10.

4.2. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

4.2.1. Бланки документов с воспроизведением одноцветного гербового щита Московской области (далее – гербовые бланки) являются полиграфической продукцией строгой отчетности.

4.2.2. Гербовые бланки подлежат учету в организационном отделе. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления, номер сопроводительного документа;

- наименование организации – поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров, серия и номер гербовых бланков;

при выдаче бланков:

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения – получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т. д.)

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

4.2.3. Контроль за изготовлением гербовых бланков ЦГАМО, выдача их структурным подразделениям ЦГАМО возлагается на организационный отдел.

4.3. Состав реквизитов документов и их оформление в процессе подготовки документов

4.3.1. Состав реквизитов документов ЦГАМО

При подготовке и оформлении документов в ЦГАМО используются следующие реквизиты (приложение 11):

01 - одноцветный гербовый щит Московской области;

02 – наименование вышестоящей организации;

03 - наименование архива;

04 - справочные данные о ЦГАМО;

05- наименование вида документа;

06 - дата документа;

07 - регистрационный номер документа;

08 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

09 - место составления или издания документа;

10 – адресат;

11- гриф утверждения документа;

11 - резолюция;

12 - заголовок к тексту;

13 - отметка о контроле;

14 - текст документа;

15 - отметка о наличии приложения;

16 – подпись;

17 - отметка об исполнителе;

18 - гриф согласования документа;

19 - визы согласования документа;

20 – печать;

21 - отметка о заверении копии;

22 - отметка о поступлении документа в ЦГАМО;

23 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.3.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления реквизитов.

4.3.2.1 Наименование организации

Наименование архива должно соответствовать наименованию, закрепленному в его Уставе.

4.3.2.2. Справочные данные включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т. д.).

4.3.2.3. Наименование вида документа

Наименование вида документа, создаваемого ЦГАМО, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Уставом ЦГАМО и Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД): приказ, протокол, акт, справка, служебная записка, план, отчет и др.

4.3.2.4 Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. Процессы создания, оформления и исполнения документов (согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции и т. д.) датируются.

Документы вступают в силу с даты их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрен иной порядок вступления их в силу.

Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются словесно-цифровым (12 марта 2007 г.) или цифровым способами (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами; например: 12.03.2003. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: «письмо… от 01.01.2001 №…».

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль; например 08.02.2003.

При обозначении в документах временного периода (план 2006 – 2010 гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последними цифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов с, до, по (без слова «включительно») или слов «по состоянию на», например: «с 2006 по 2007 гг.», «за период с 15.12.2006 по 23.03.2007», «по состоянию на 23.03.2007». Слово год сокращается только в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения «с. г.» и «т. г.». При включении в дату конкретного месяца, слово «месяц» не указывается. Например: «в июле 2007 года». Слово «квартал» в дате не сокращается, номер квартала обозначается римской цифрой. Например: «в I квартале 2007 года». Номер полугодия пишется словами, например: «в первом полугодии 2007 года»).

4.3.2.5. Регистрационный номер документа

Реквизит «Регистрационный номер документа» - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и индекса по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. Например: 148/02-08.

4.3.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т. д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, на который дается ответ.

4.3.2.7. Адресат

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным или физическим лицам.

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Министерство культуры Московской области

Управление искусств и кинематографии

или

Министерство экономики Московской области

или

Администрация Коломенского муниципального района

Московской области

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например:

Комитет по туризму Московской области Общий отдел Главному специалисту

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

ОАО "Мосэнерго"

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

г. Королев, Московская область, 143204

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу – после нее.

Реквизит не должен содержать более четырех адресатов.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки.

4.3.2.8. Утверждение документа

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Директор государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области» ____________________ 22 марта 2007 г.

При утверждении документа приказом, протоколом, решением гриф утверждения состоит из слов «УТВЕРЖДЕНО» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ», или «УТВЕРЖДЕН»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер. Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом директора ЦГАМО

4.3.2.9. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

4.3.2.10. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа, например: приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего?) учета движения основных средств.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, письмам объемом менее двух страниц и ответам на обращения граждан заголовок, как правило, не составляется.

4.3.2.11. Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде буквы "К".

4.3.2.12. Текст документа

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста, или соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

Связный текст состоит, как правило, из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных писем, заявок, заключений и т. д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

При подготовке текстов документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14.

4.3.2.13. Оформление приложений к документу

Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими приказами;

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Росархива -06/172

и приложение к нему, всего на 7 л.

В приложении к приказу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение к приказу директора ЦГАМО

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается, например:

Приложение: в 3 экз.

4.3.2.14. Подпись документа

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

Директор архива

(подпись)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор архива Главный бухгалтер

(подпись) (подпись)

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Члены комиссии

(подпись) (подпись) (подпись)

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают по алфавиту фамилий. При подписании документа несколькими лицами, неравными по должности, их подписи располагают в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

4.3.2.15. Отметка об исполнителе

Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

4.3.2.16. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются в левом верхнем углу листа), например:

СОГЛАСОВАНО Начальник Главного архивного управления Московской области (подпись) 31.03.2007

Если согласование осуществляют документом, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

-10/684

4.3.2.17. Оттиск печати

ЦГАМО имеет печать с изображением герба Московской области и простую круглую печать (без изображения герба).

Оттиск печати с изображением герба Московской области ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения герба) ставятся на копиях документов (кроме копий архивных документов) для удостоверения их соответствия подлинникам.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. На финансовых документах печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать, приведен в приложении № 12 к Инструкции.

4.3.2.18. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, например:

Верно

Главный специалист организационного отдела Дата

(подпись)

4.3.2.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ, например:

Направлен ответ

26.02.2007 № 000/03-12.

В дело (подпись) (инициалы, фамилия)

27.02.2007

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.3.2.20. Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа, в поле которого указываются очередной порядковый номер и дата поступления документа.

4.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.4.1. Приказ

4.4.1.1. Обеспечение качественной подготовки приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят приказ.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет организационный отдел.

Приказы ЦГАМО оформляются на общем бланке.

Текст печатается на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков с изображением одноцветного гербового щита Московской области запрещается.

4.4.1.2. Обязательными реквизитами приказов являются:

- одноцветный гербовый щит Московской области (на бланке изображен на верхнем поле листа над реквизитом "Наименование организации");

- наименование «Государственное учреждение Московской области «Центральный государственный архив Московской области»;

- название вида документа (приказ);

- дата, регистрационный номер;

- заголовок;

- текст документа;

- подпись лица, официально уполномоченного подписывать соответствующий документ (в состав реквизита входят: наименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся перед фамилией), фамилия лица, подписавшего документ);

- визы.

4.4.1.3. Датой принятия приказа является дата его подписания.

4.4.1.4. Внесение каких-либо изменений в подписанные приказы запрещается.

4.4.1.5. При подготовке проектов приказов следует соблюдать следующие требования.

Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимым финансированием, исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

При составлении проекта приказа необходимо:

- увязать содержащиеся в нем предложения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений и противоречий;

- излагать текст необходимо кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

- определять конкретных исполнителей, реальные сроки исполнения поручений, исходя из сроков, установленных вышестоящими органами и объема подлежащей выполнению работы, а также времени, необходимого для ксерокопирования, рассылки и доведения до исполнителей;

- обеспечивать юридически правильные написания наименований органов власти, других органов и организаций, а также структурных подразделений ЦГАМО;

- указывать структурные подразделения и должностные лица, на которые возлагается контроль за исполнением приказа.

Приказ оформляется на общем бланке (приложение № 13) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14.

Датой приказа является дата его подписания. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по кадрам, по отпускам и командировкам, нумеруются отдельно.

Приказы имеют заголовок. Заголовок должен кратко, точно отражать содержание текста приказа. Заголовок формулируется в виде ответа на вопрос «О чем?» и располагается по левому краю листа перед текстом документа.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели составления приказа. В этой части при необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, другими документами по данному вопросу. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном или творительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Текст документа излагается простым и доступным для понимания языком, не допускающим возможности двоякого толкования.

Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзя использовать аббревиатуры: РФ (правильно – Российская Федерация), МО (правильно – Московская область) и т. д.

Если в документе неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобках - сокращенное наименование (по форме: "далее -"), после чего употребляется только сокращенное наименование. Например: «Согласно Инструкции по делопроизводству в Государственном учреждении Московской области «Центральный государственный архив Московской области» (далее - Инструкция)...».

Наименования упоминаемых в документе центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти, организаций приводятся в полном соответствии их официальным названиям, закрепленным положениями об этих органах и организациях, уставами.

Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются.

Констатирующая часть приказов завершается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается вразрядку и после которого ставится двоеточие. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать только распорядительную часть.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указаний исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты (абзацы), которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В распорядительной части документа в повелительной форме указывается, кому, в какой срок и какие действия предписывается выполнить.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

В том случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже, например: «заведующему отделом обеспечения сохранности документов ЦГАМО …».

Если в качестве исполнителя указывается структурное подразделение ЦГАМО, после названия структурного подразделения в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя в именительном падеже. Например: «Отделу бухгалтерского учета и отчетности () ...».

Проекты приказов в распорядительной части обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:

- поручение заместителям директора по осуществлению контроля за исполнением данного документа;

- сроки исполнения поручений;

- указания о признании утратившими силу ранее принятых по этому вопросу приказов (пунктов приказа), с указанием их даты, номера и заголовка, если вновь принимаемый распорядительный документ изменяет, дополняет или отменяет их или какие-то их положения. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности, фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Контроль за исполнением приказов ЦГАМО возлагается на руководство ЦГАМО в соответствии с распределением должностных обязанностей.

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Проект приказа визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, заместителем директора ЦГАМО, курирующим данное направление, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, руководителем организационного отдела, юрисконсультом. Приказы по финансовым вопросам визируются главным бухгалтером.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа. Визирование приказов может осуществляться заместителями руководителей структурных подразделений, по согласованию с курирующим данное структурное подразделение заместителем директора ЦГАМО, только в период отсутствия руководителей структурных подразделений (болезнь, отпуск, командировка).

Если в процессе согласования приказа вносятся изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

Наличие приложений должно обязательно оговариваться в тексте.

Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласно приложению", "приложение"), то на первой странице приложения в правом верхнем углу делается надпись с указанием названия распорядительного документа (приказа), его даты и номера по форме:

Приложение к приказу директора ЦГАМО от _______________ № ________

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, перед которыми ставится знак "№" (приложение № 1, приложение № 2 и т. д.).

Если в тексте документа записано: "Утвердить положение, состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемом для утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углу помещается гриф:

УТВЕРЖДЕН (в роде, соответствующем виду документа) приказом директора ЦГАМО от _________________ № ___________

Последний лист каждого приложения визируется исполнителем по следующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, дата визирования.

Приложения к приказу визируются исполнителем и подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего приказ. На приложениях к приказу визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.

Согласованный проект документа передается на подпись директора ЦГАМО через организационный отдел.

Приказы подписываются директором ЦГАМО. В его отсутствие – заместителем директора ЦГАМО, на которого возложено приказом исполнение обязанностей директора. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

4.4.1.6. Подготовленные и согласованные проекты приказов передаются исполнителем в организационный отдел. Организационный отдел передает сданные исполнителем проекты приказов на подпись директора ЦГАМО.

Подписанные директором ЦГАМО приказы возвращаются в организационный отдел и регистрируются в порядке возрастания номеров в пределах одного календарного года в журналах.

Список должностных лиц, которых необходимо ознакомить с приказом (фамилия и инициалы), составляется исполнителем документа и оформляется на последнем листе приказа. Если список лиц составляет более 10 человек, список ознакомленных с приказом составляется на отдельной странице. Организационный отдел проводит ознакомление с приказом путем визирования напротив каждой фамилии.

До адресата приказы доводятся в виде ксерокопий.

4.4.2. Положения, правила, инструкции

4.4.2.1. Положение о структурном подразделении ЦГАМО имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, основные задачи, функции, права, организация работы (приложение № 14).

Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов.

4.4.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к должностной инструкции отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения.

4.4.2.3. Основной текст положения (правил, инструкций) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.4.3. Протокол

4.4.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

4.4.3.2. В ЦГАМО протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируется только принятое по нему решение.

4.4.3.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (приложение № 15).

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали – список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствующих, если их количество превышает 15 человек. Вначале перечисляются члены коллегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей и наименований организаций. Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие.

Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля. Под вопросом через 1 интервал указывается докладчик (его должность, инициалы имени, отчества и фамилия).

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строиться по схеме: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ".

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

4.4.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей: вводной и основной.

4.4.3.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата проведения заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний коллегиальных органов.

Протокольное решение доводится до исполнителей в виде выписки из протокола. В ней указываются: номер протокола и дата заседания, номер вопроса по повестке дня, кто докладчик, обсуждаемый вопрос и принятое решение, подпись, печать.

4.4.3.6. Протоколы печатаются на общем бланке ЦГАМО формата А4 размером шрифта № 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа – слово «П Р О Т О К О Л» печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом..

Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Ниже подписи председателя проставляется подпись секретаря.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

4.4.4. Акт

4.4.4.1. Акт оформляется на общем бланке ЦГАМО (приложение № 16). Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. В состав реквизитов акта может входить заголовок.

4.4.4.2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии.

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова: «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В основной (констатирующей) части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

4.4.4.3. Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Сведения о количестве экземпляров акта при необходимости помещаются в конце текста акта.

Например: составлен в трех экземплярах: 1-й экземпляр направлен …., 2-й экземпляр направлен … и т. д.

4.4.4.4. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта, перед подписями и оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложений».

4.4.4.5. Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимости акты подлежат утверждению директором ЦГАМО.

4.4.5. Подготовка и оформление служебных писем

4.4.5.1. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией директора ЦГАМО на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

4.4.5.2. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 (приложение № 17).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст письма излагается:

- от первого лица множественного числе («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от третьего лица единственного числа «ЦГАМО не возражает», «ЦГАМО считает возможным»).

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Датой письма является дата его подписания.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата.

Право подписи служебных писем на бланке ЦГАМО имеет только директор ЦГАМО, а в его отсутствие – заместитель директора ЦГАМО, на которого приказом возложено исполнение обязанностей директора ЦГАМО; финансовые письма дополняются подписью главного бухгалтера.

4.4.6. Подготовка и оформление докладных записок

Докладные записки составляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись (приложение № 18).

Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

4.4.7. Подготовка и оформление справок

Справки, отражающие основную деятельность ЦГАМО, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую организацию, справки внутренние составляются для представления на рассмотрение руководства ЦГАМО.

Внешние справки оформляются на бланке письма ЦГАМО, внутренние - на стандартном листе бумаги формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Заголовок к тексту справки может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: «Справка о работе отдела справочной работы за 1 полугодие 2007 года».

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может состоять только из одной – второй части. Если информация, представленная в справке, может быть разбита на тематические блоки, в тексте справки выделяют разделы, нумеруемые арабскими цифрами и имеющими собственные заголовки. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются директором ЦГАМО или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается директором ЦГАМО, главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом – составителем.

V. Контроль исполнения документов

5.1. Задачи контроля исполнения

5.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные в делопроизводстве документы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения, снятие исполненных документов (поручений) с контроля.

5.1.2. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают «К» или словом «Контроль».

5.1.3. Непосредственный контроль за исполнением документов и поручений в ЦГАМО осуществляет руководитель организационного отдела.

5.2. Организация контроля исполнения

5.2.1. Организация контроля за исполнением документов в подразделениях предусматривает:

- получение регулярной информации о ходе контролируемых мероприятий и поручений;

- систематическую (промежуточную и окончательную по истечении срока) проверку исполнения конкретных заданий, вытекающих из содержания документа или поручения;

- изучение поступающей информации, связанной с исполнением документа или поручения, ее анализ и обобщение;

- обсуждение на заседаниях дирекции ЦГАМО хода исполнения документа или поручения в части, касающейся деятельности подразделения;

- выезды сотрудников подразделения на места с целью проверки и оказания помощи соответствующим подразделениям и их сотрудникам в работе по исполнению документов (поручений);

- отметку о ходе выполнения очередного этапа работы, а по ее завершении - об итоговых данных исполнения контролируемого документа и поручения.

5.2.2. Контроль исполнения организуется с использованием форм учета (регистрации) поступающих документов, должен обеспечить оперативное информирование руководства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, а также предварительный контроль за сроками подготовки и рассмотрения проектов документов, анализ исполнительской дисциплины.

5.3. Сроки исполнения документов

5.3.1. Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа.

Документы подлежат исполнению:

- с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку «Оперативно» - в 10-дневный срок, остальные – в срок не более 30 дней;

- по письмам Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями – в течение 15 дней, с согласованием – 30 дней;

- по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки – до 30 дней со дня их регистрации, по остальным обращениям – не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.3.2. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа, руководитель или должностное лицо, на которого возложено его исполнение, не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. О дате изменения срока сообщается исполнителю. Изменение срока исполнения приказов, распоряжений Главного архивного управления Московской области осуществляется по служебной записке на имя начальника Главного архивного управления Московской области.

5.4. Снятие документов с контроля

Документ считается исполненным и снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения или признания руководством невозможности его исполнения по объективным причинам.

Сотрудники организационного отдела, осуществляющие контроль, за 5 дней до истечения срока исполнения документа напоминают исполнителю о выполнении поручения.

Решение о снятии поручения с контроля или о продлении срока исполнения принимается руководителем или органом, давшим поручение.

При снятии документа с контроля руководитель организационного отдела ЦГАМО проверяет правильность представляемой информации о выполнении поручений, полноту решения поставленных в них вопросов. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.

В случае отсутствия документированного подтверждения исполнения поручения составляется справка, в которой за подписью руководителя структурного подразделения или должностного лица – исполнителя должны быть изложены конкретные результаты работы по исполнению документа.

В случае, если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.

Заведующий организационным отделом еженедельно докладывает директору ЦГАМО о состоянии исполнения документов.

VI. Рассмотрение запросов граждан и обращений депутатов

6.1. Организация работы с запросами граждан

6.1.1. Организация работы ЦГАМО с запросами граждан социально-правового характера регламентируется «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации» .

6.1.2. Поступившие запросы граждан подлежат регистрации отделом справочной работы ЦГАМО в день их поступления.

6.2. Порядок работы с обращениями, поступившими от депутатов

6.2.1. Под обращениями депутатов в настоящей Инструкции понимаются письма членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы, депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации (например, депутатов Московской городской Думы) и депутатов Советов депутатов муниципальных образований Московской области, адресованные Губернатору Московской области, членам Правительства Московской области, Главному архивному управлению Московской области, директору ЦГАМО по вопросам, связанным с осуществлением депутатской деятельности, оформленные на соответствующем бланке и имеющие подпись депутата.

6.2.2. Поступившие в ЦГАМО обращения депутатов, регистрируются в организационном отделе и в тот же день направляются на рассмотрение в структурные подразделения по резолюции директора ЦГАМО.

6.3. Особенности рассмотрения парламентских и депутатских запросов

6.3.1. Парламентским запросом считается обращение, принятое на заседании Государственной Думы или Совета Федерации и оформленное постановлением в соответствии с регламентом соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации.

6.3.2. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации) или в письменной форме не позднее чем, через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

6.3.3. В соответствии с Законом Московской области /94-ОЗ "О статусе депутата Московской областной Думы" депутат, группа депутатов Московской областной Думы вправе обращаться с запросом в адрес Губернатора Московской области, руководителям центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, органов местного самоуправления муниципальных образований по вопросам, входящим в компетенцию этих органов… Запрос вносится на заседание Московской областной Думы в письменной форме. Должностное лицо, к которому обращен запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседании Московской областной Думы) или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной установленный Московской областной Думой срок (в редакции Закона Московской области 23.03.2006 № 38/2006-ОЗ «О внесении изменений в Закон Московской области «О статусе депутата Московской областной Думы»).

VII. Организация приема и передачи документов с использованием

средств факсимильной связи. Электронная почта

7.1. Факсимильная связь

7.1.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы и т. д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

7.1.2. При приеме и передаче документов по каналам факсимильной связи сотрудники ЦГАМО должны руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа, выполненного на писчей бумаге формата А 4 (210 x 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- подлежащий передаче документ регистрируется; подлинники документов после передачи информации отправляются по почте адресату или возвращаются исполнителям под расписку с отметкой о времени отправки;

- поступившие факсограммы регистрируются в общем порядке, передаются адресатам под расписку в день их приема; срочные – немедленно;

- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение – исполнитель;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;

7.1.3. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях ЦГАМО, осуществляется руководителями этих подразделений.

7.2. Электронная почта

Электронная почта в ЦГАМО используется для обмена информацией общего доступа с последующим ее хранением с помощью средств электронно-вычислительной техники и электронно-магнитных носителей.

В системе электронной почты домена ***** находится зарегистрированный, официальный, электронный ящик ЦГАМО – archive@ *****/

Поступившие сообщения электронной почты обрабатываются сотрудником Главного архивного управления Московской области и передаются в ЦГАМО на бумажных и электронных носителях для последующей работы с ними.

Исходящие сообщения также передаются сотруднику Главного архивного управления Московской области на электронных носителях для последующей отправки.

Запрещается отправлять и принимать сведения, носящие конфиденциальный характер или содержащие персональные данные без предварительной обработки (обезличивание, упаковка в архив с паролем, шифрование).

VIII. Оформление документов на бумажных и электронных

носителях. Копировально - множительные работы

8.1. Оформление документов на бумажных и электронных носителях

8.1.1. Оформление документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров на их лицевой стороне красками насыщенного цвета. При изготовлении документов на бумажных и электронных носителях соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

8.1.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

8.1.3. Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

8.1.4. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

8.1.5. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

8.1.6. Наименование вида документа, а также слова "СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатаются прописными буквами. Слова "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаются строчными буквами, кроме начальных.

8.1.7. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите "Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

8.1.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

8.1.9. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

8.1.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

8.1.11. При изготовлении документов на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

8.2. Копировально - множительные работы

8.2.1. Копировально - множительные работы проводятся в структурных подразделениях, где установлены копировальные аппараты. Снятие копий и тиражирование производится только со служебных документов. Ограниченно допускается снятие копий с документов, изданных типографским способом (отдельные страницы или разделы).

8.2.2. Ответственность за соблюдение правил копирования на множительных аппаратах, установленных в подразделениях, несут должностные лица, в ведении которых они находятся. Все сотрудники, допущенные к выполнению копировальных работ, проходят обязательный инструктаж по технике безопасности и правилам производства работ на копировально - множительной технике.

8.2.3. Работа по снятию копий с архивных документов в отделе публикаций и использования документов производится на основании поступивших запросов тематического характера. Учет изготовленных копий ведется в журнале регистрации поступивших запросов (приложение № 3).

Работа по снятию копий с архивных документов в читальном зале производится на основании запросов пользователей. Отметка о количестве изготовленных ксерокопий документов проставляется на заказах пользователей о выдаче дел.

Работа по снятию копий с архивных документов в отделе справочной работы производится на основании поступивших запросов социально-правового характера. На регистрационно-контрольной карточке регистрации запросов социально-правового характера ниже строки «Основание» делается запись о количестве изготовленных ксерокопий архивных документов.

8.2.4. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Целесообразность и порядок копирования документов и материалов, необходимых для работы в структурных подразделениях, определяют руководители структурных подразделений.

IX. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению печатей и штампов

9.1. Под печатью понимается вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо.

9.2. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

9.3. В ЦГАМО используются: круглая печать с воспроизведением одноцветного полного герба Московской области, простая круглая печать (без изображения герба Московской области) и металлические круглые негербовые печати для опечатывания архивохранилищ.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.

Порядок воспроизведения одноцветного гербового щита Московской области на печатях регламентируется Законом Московской области /2005-ОЗ "О гербе Московской области".

9.4. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности ЦГАМО, производится с разрешения директора.

9.5. Диаметр круглой гербовой печати с изображением герба Московской области, простой круглой печати (без изображения герба Московской области) составляет 38 – 42 мм. Диаметр металлической круглой негербовой печати, используемой для опечатывания архивохранилища, составляет 24 – 26 мм. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм.

9.6. Печати и штампы учитываются в организационном отделе в журнале установленной формы (приложение 19) и выдаются руководителям структурных подразделений под расписку.

9.7. Печати и штампы должны храниться в запирающихся шкафах, сейфах в условиях, исключающих доступ к ним сотрудников, не имеющих отношения к использованию печатей и бланков, а также посторонних лиц.

Проверка наличия печатей и штампов, а также порядка их хранения и использования производится не реже одного раза в год комиссией, создаваемой по указанию директора ЦГАМО.

9.8. Об утере печати или штампа в структурных подразделениях ЦГАМО незамедлительно ставятся в известность заведующий отделом и директор ЦГАМО.

9.9. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в организационный отдел, где они по указанию директора ЦГАМО уничтожаются по акту в установленном порядке.

9.10. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на директора архива.

X. Составление номенклатуры дел. Формирование дел.

Порядок передачи дел в архив

10.1. Составление номенклатуры дел

10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых ЦГАМО, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов, учета дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно - поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом ЦГАМО и положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности ЦГАМО, их виды, состав и содержание.

10.1.3. Сводная номенклатура дел ЦГАМО составляется организационным отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи Главного архивного управления Московской области (приложение №. 20).

10.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 01 декабря текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство структурного подразделения, согласовывается с организационным отделом ЦГАМО, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в организационный отдел ЦГАМО.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в организационный отдел ЦГАМО.

10.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается заведующим организационным отделом, согласовывается экспертно-методической комиссией ЦГАМО, Экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Главного архивного управления Московской области и утверждается директором ЦГАМО. Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Главного архивного управления Московской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре ЦГАМО.

10.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения ЦГАМО получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

10.1.7. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, включается в сводную номенклатуру дел ЦГАМО и находится в организационном отделе, второй – используется им в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве ЦГАМО, четвертый – в государственном учреждении Московской области «Центральный государственный архив Московской области», источником комплектования которого является ЦГАМО.

10.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

10.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы ЦГАМО.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Названиями разделов номенклатуры дел ЦГАМО являются названия подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой.

10.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 12-05, где – 12 обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.); автор документа (ЦГАМО) или указывается название отдела); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которым связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка об организации и проведении семинаров и совещаний по вопросам архивного дела и делопроизводства».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады) и т. д.), например: «Документы по подготовке и проведению выставок архивных документов (тематические планы, аннотации, переписка и др.)».

10.1.11. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается для всех подразделений единый и определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, затем - государственных органов Московской области и органов местного самоуправления муниципальных образований области. Далее располагаются заголовки дел, содержащие распорядительные документы ЦГАМО, планово - отчетная и аналитическая документация, переписка, регистрационно - контрольные формы, номенклатура дел.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы" или "общая переписка" и т. п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

В номенклатуре дел каждого раздела и подраздела имеются резервные номера для включения в течение календарного года дел, не предусмотренных номенклатурой.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню документов с указанием сроков хранения.

По окончании делопроизводственного (календарного) года организационным отделом заполняется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных за год.

10.2. Формирование дел

10.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела в ЦГАМО формируются децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях.

Формированием дел занимаются сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях. Контроль за формированием дел осуществляется организационным отделом ЦГАМО.

10.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.

10.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, тематической, вопросно - логической последовательности или их сочетании.

Нормативные правовые и распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативными правовыми и распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качестве самостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. В самостоятельное дело формируются приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, командировках сотрудников.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; при этом документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

10.3. Экспертиза ценности документов

10.3.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Московской области.

Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства в ЦГАМО проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к последующему архивному хранению.

Вопросы организации и проведения экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности ЦГАМО, находятся в компетенции экспертно-методической комиссии (далее – ЭМК) ЦГАМО.

Функции и права экспертной ЭМК ЦГАМО, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом директором ЦГАМО после согласования его с ЭПК Главного архивного управления Московской области.

Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях ЦГАМО лицами, ответственными за делопроизводство под методическим руководством Главного архивного управления Московской области.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

10.3.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании перечня типовых документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ЦГАМО путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявлены документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным и оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

10.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 21). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.3.4. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭМК ЦГАМО одновременно. Согласованные ЭМК ЦГАМО акты утверждаются директором ЦГАМО только после утверждения ЭПК Главного архивного управления Московской области описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. Только после этого документы, не подлежащие хранению согласно акту, подлежат уничтожению.

10.4. Оформление дел

10.4.1 Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

10.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

10.4.3. Полному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

- пересистематизацию (перегруппировку) документов дела;

- переплет дел;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа-заверителя дела (приложение № 22);

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 23);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома и количества листов и др.). Проставляются архивные шифры: номер фонда, описи, дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т. п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за ___ годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям, актам) указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

10.4.4. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10.5. Составление описей дел

10.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи (приложения №№ 24, 25). На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений ЦГАМО составляются сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, под непосредственным методическим руководством организационного отдела (приложение № 26).

Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. Описи, подготовленные структурными подразделениями ЦГАМО, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит организационный отдел ЦГАМО и по которой передаются дела в государственное учреждение Московской области «Центральный государственный архив Московской области».

10.5.2. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается организационным отделом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т. п.

10.5.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. В случае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел, подписывается руководителем подразделения и передается в организационный отдел.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве дел, опись подписывается составителем, согласовывается с организационным отделом и утверждается руководителем структурного подразделения ЦГАМО.

10.6. Хранение и использование документов в структурных подразделениях

10.6.1. С момента заведения и до передачи в ЦГАМО документы хранятся по месту их формирования в дела. Руководители подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, предохраняющих их от пыли и солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия (выписка) которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

10.6.2. Выдача дел из подразделения другим подразделениям производится с разрешения руководителя подразделения. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения директора ЦГАМО. На выданное дело заводится карта - заместитель дела. В ней указывается наименование структурного подразделения, индекс дела, дату его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения. Предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам ЦГАМО на срок не более одного месяца, После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сотрудники ЦГАМО несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных документов и содержащейся в них информации.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения директора ЦГАМО по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения и по личному составу допускается в исключительных случаях и производится с разрешения директора ЦГАМО с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Изъятие документов постоянного хранения и по личному составу, не предусмотренное федеральными законами, запрещается.

10.7. Передача дел на государственное хранение

10.7.1. Документы ЦГАМО являются собственностью Московской области, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в государственное учреждение Московской области «Центральный государственный архив Московской области» как часть Архивного фонда Московской области. На государственное хранение передаются дела постоянного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности.

10.7.2. По итогам проведения экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности ЦГАМО за соответствующий период, организационный отдел составляет сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу.

В период подготовки дел ЦГАМО организационный отдел проверяет правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурных подразделений, готовившие дела к архивному хранению, обязаны устранить.

10.7.3. После утверждения описи дел постоянного хранения и согласования описи дел по личному составу ЭПК Главного архивного управления Московской области дела передаются на хранение в ЦГАМО.

Прием каждого дела производится сотрудниками архивохранилища № 3 ЦГАМО в присутствии заведующего организационным отделом, сдающего дела.

Итоги приема дел оформляются в соответствии с установленными правилами.

Приложение к п. 3.3.1.

ПЕРЕЧЕНЬ

корреспонденции, не подлежащей регистрации

1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты и другие издания.

2. Документы на иностранных языках без переводов.

3. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

4. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная техническая литература, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т. п.

5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки.

6. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).

7. Документы без подписей.

Приложение к п. 3.3.2.

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

№ п/п	Дата поступ-ления доку - мента	Дата и номер (индекс) поступившего док-та	Автор поступившего документа	Краткое содержание документа	Кому направлен документ на исполнение. Содержание резолюции	Отметка об исполнении (дата исполнения, индекс дела). Результаты исполнения

Приложение к п. 3.3.2.

ЖУРНАЛ

регистрации поступивших тематических запросов

№ п/п	Дата поступления запроса	Дата и номер (индекс) поступив-шего запроса	Автор посту-пившего запроса	Краткое содержание запроса	Кому направлен запрос на исполне-ние	Характер исполнения запроса (положит., отрицат.)	Отметка об исполнении ( дата, номер счета об оплате за исполнение, кол-во изготовленных копий)

Приложение к п. 3.3.2.

Регистрационно-контрольная карточка

регистрации запросов социально-правового характера

№ п/п	Дата	Прием
Фамилия Имя	Отчество
Адрес
Телефон
Содержание
Исполнитель	Результат	Дата
Основание: ф. оп. д. л.

Формат А5

Приложение к п. 3.4.5.

ЖУРНАЛ

регистрации исходящих документов

№ п/п	Дата отправления документа	Кому направлен документ (адресат)	Краткое содержание документа	Исполнитель	Отметка об исполнении (индекс дела, в котором хранится документ)

Приложение к п. 3.6.2.

СПРАВКА

об объеме документооборота в ЦГАМО

по состоянию на 1 января 2008 года

Документы	Количество документов	Всего
Подлинники	Тираж
Поступающие
Отправляемые
Внутренние
Итого

Заведующий организационным отделом

(подпись)

Приложение

к п. 3.7.6.

Лист – расписка о выдаче документа из дела

№, дата документа	Дата выдачи и кому выдан документ (фамилия, и. о., должность, подпись, расшифровка подписи)	Дата возврата (до какого числа выдан документ)	Ф. И.О. и должность сотрудника, выдавшего документ

Приложение к п. 4.1.5.

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» (ЦГАМО) _______________ № ______________

*000000

Приложение к п. 4.1.5.

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» (ЦГАМО) Азовская ул., 17, Москва, 117452 Тел. E-mail: *****@***ru , ИНН// _______________ № ______________ на № ______________ от ___________

*000000

Приложение к п. 4.1.5.

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» (ЦГАМО) Азовская ул., 17, Москва, 117452 Тел. E-mail: *****@***ru , ИНН// АРХИВНАЯ СПРАВКА _______________ № ______________

*000000

Приложение к п. 4.3.1.

Приложение к п. 4.3.2.17.

Примерный перечень

документов, на которые ставится гербовая печать

1. Архивная справка.

2. Акты (приема-передачи дел, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и др.).

3. Доверенности (на получение материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и др.).

4. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ, оказании услуг и др.).

5. Командировочные удостоверения.

6. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово - хозяйственных операций.

7. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг).

8. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

9. Представления и ходатайства (о награждении государственными и ведомственными наградами и премиями).

10. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк).

11. Смета доходов и расходов ЦГАМО.

12. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейся зарплате).

13. Удостоверения работников.

14. Штатное расписание.

Приложение к п.4.4.1.5.

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» (ЦГАМО) П Р И К А З _______________ № ______________ Москва О проведении инвентаризации

Визы (на оборотной стороне)

Согласовано:
Лица, согласовывающие документ (должность, фамилия, инициалы)	Подписи

*000000

С приказом ознакомлены:
Лица, ознакомленные с документом (фамилия, инициалы) Подписи
	Приложение к п. 4.4.2.1.

УТВЕРЖДЕНО приказом директора ЦГАМО от _________ № _________

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе публикаций и использования документов

I.  Общие положения

II.  Основные задачи

III.  Функции

IV.  Права

V.  Организация работы

	Приложение к п. 4.4.3.3.
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» (ЦГАМО) П Р О Т О К О Л заседания дирекции _______________ № ______________ Москва

Председательствующий –

Секретарь –

Присутствовали: , , ,

ПОВЕСТКА ДНЯ:

О выполнении плана основных мероприятий архива за март 2007 года.

Доклад директора ЦГАМО

2. О подготовке выставки, посвященной 115-ой годовщине со дня рождения маршала авиации Советского Союза .

Доклад заведующего отделом публикации и использования

СЛУШАЛИ:

– …..

ВЫСТУПИЛИ:

– краткая запись выступления

– краткая запись выступления

….

РЕШИЛИ:

  ….

  ….

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председательствующий Секретарь

(подпись) (подпись)

Приложение к п. 4.4.4.1.

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» (ЦГАМО) А К Т _______________ № ______________ Москва обследования готовности системы тепловой вентиляции к отопительному сезону

Основание: приказ директора ЦГАМО № 000 от 01.01.2001.

Составлен комиссией в составе:

Председатель – должность, .

Члены комиссии – должности, (располагаются в алфавитном порядке).

Комиссия (дата) провела проверку ….

Комиссия признала ….

Акт составлен в 3 экземплярах. Первый экземпляр находится ……, второй - ….., третий - …..

Председатель комиссии Члены комиссии

Приложение к п. 4.4.5.2.

ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» (ЦГАМО) Азовская ул., 17, Москва, 117452 Тел. E-mail: *****@***ru , ИНН// _______________ № ______________ на № _____________ от _____________

Министру сельского хозяйства и продовольствия Правительства Московской области

!

На основании Закона Московской области «Об Архивном фонде Московской области и архивах» документы, отложившиеся в деятельности Главного управления сельского хозяйства Московской области за 1992 – 1999 годы по основной деятельности и за 1939 – 1999 годы по личному составу, могут быть переданы на государственное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

Для подготовки к передаче указанных документов на государственное хранение необходимо провести комплекс работ по их научно-технической обработке.

Приложение:

предварительный расчет объемов и стоимости работ на 2 л. в 1 экз.

Директор архива

Приложение к п. 4.4.6.

ЦГАМО Отдел обеспечения сохранности ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 27.03.2007 О …

Директору ЦГАМО

В настоящее время для успешной работы отдела …

В связи с тем, что … предлагаю …

Заведующий отделом

Приложение к п. 9.6.

ЖУРНАЛ

учета штампов и печатей

№ п/п	Наимено-вание печати, штампа	Кол-во экземпл.	Дата регист- рации	Оттиски печатей, штампов	Ф. И.О. ответст-венного за хранение	Рас- писка в получении и дата	Расписка в обратном приеме и дата	Отметка об уничто-жении

Приложение к п. 10.1.3.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» (ЦГАМО) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № __________ Москва на _____________ год

УТВЕРЖДАЮ Директор государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области» ______________ подпись Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Заведующий

организационным отделом (подпись) Расшифровка подписи

Дата

Виза лица, ответственного за архив

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭМК ЦГАМО от ________________ № _________

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году

По срокам хранения	Всего	В том числе
Переходящих	с отметкой «ЭПК»
постоянного
временного (свыше 5 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Итоговые сведения переданы в архив

Заведующий

организационным отделом (подпись) (инициалы, фамилия)

дата

Приложение

к п.10.3.3.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» (ЦГАМО) А К Т ____________ № _____________ Москва о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Директор государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области» ______________ подпись

На основании ___________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

_____________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы:

№№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Колич. ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________ ед. хр. за __________________годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за _______________ годы утверждены, по личному составу согласованы с ЭПК Главного архивного управления Московской области (протокол от _____________ № _________).

Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов

(подпись)

Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭМК ЦГАМО

от_________№_________

Приложение

к п.10.4.3.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______

В деле подшито и пронумеровано __________________________________________ листа (ов)

(цифрами и прописью)

в том числе литерные листы _______________________________________________________

пропущенные номера _____________________________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования	Номера листов
1	2

Наименование должности работника

(подпись)

Расшифровка подписи

Приложение

к п.10.4.3.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. № _____________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ____________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела

(подпись)

Расшифровка подписи

Дата

Приложение

к п.10.5.1.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» (ЦГАМО) Фонд № __________ О П И С Ь № ________ дел постоянного хранения за _____________ годы

УТВЕРЖДАЮ Директор государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области» ______________ подпись «_____»____________ 200__г.

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _____________________ ед. хр., с № ________ по №

(цифрами и прописью)

_____, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________

Наименование должности

составителя описи (подпись) Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

ответственного за архив (подпись) Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭМК ЦГАМО от ___________ № _________

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Приложение

к п.10.5.1.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» (ЦГАМО) Фонд № __________ О П И С Ь № ________ дел по личному составу за _____________ годы

УТВЕРЖДАЮ Директор государственного учреждения Московской области «Центральный государственный архив Московской области» ______________ подпись «_____»____________ 200__г.

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ___________________ ед. хр., с № _____ по

(цифрами и прописью)

№ _____, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________

Наименование должности

составителя описи (подпись) Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭМК ЦГАМО от ___________ № _________

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Приложение

к п.10.5.1.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «ЦЕНТРАЛЬНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ» ОТДЕЛ СПРАВОЧНОЙ РАБОТЫ

УТВЕРЖДАЮ Заведующий отделом справочной работы _____________ подпись « _____» __________ 200__

О П И С Ь № ____

№№ пп	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено ______________________ ед. хр. с № ____по № ____

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: _________________________________

пропущенные номера: _____________________________

Наименование должности составителя описи

(подпись)

Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Заведующий организационным отделом подпись Расшифровка подписи Дата

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения ЦГАМО

[1] Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991