Инструкция по делопроизводству (стр. 2 )

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

4.3. Проекты нормативных правовых актов визируются руководителями заинтересованных подразделений и направляются на рассмотрение в подразделение, на которое возложены функции организации правовой деятельности Агентства (далее – юридическое подразделение).

4.4. Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат государственной регистрации в Министерстве юстиции Российской Федерации (далее – Минюст России).

Решение о направлении приказа в Минюст России принимается юридическим подразделением, которое и организует подготовку необходимого пакета документов для направления его Руководителю агентства одновременно с проектом нормативного правового акта, подлежащего государственной регистрации.

Юридическое подразделение ведет строгий учет нормативных правовых актов Агентства и, в первую очередь, зарегистрированных в Минюсте России, а также их кодификацию.

Нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются в 6 экземплярах (подлинник и 5 копий, одна из которых может быть представлена на магнитном носителе) в Минюст России.

К нормативному правовому акту, направляемому в Минюст России, прилагается справка, содержащая:

основания для издания акта;

сведения обо всех действующих нормативных актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

сведения о согласовании акта с заинтересованными Министерствами и ведомствами, если такое согласование является обязательным.

Представленный на государственную регистрацию нормативный правовой акт должен быть завизирован, а прилагаемая справка подписана руководителем юридического подразделения.

В случае представления на государственную регистрацию нормативных правовых актов за подписью лица, исполняющего обязанности Руководителя Агентства, наряду с вышеуказанными документами представляется документ, подтверждающий полномочия лица, исполняющего обязанности Руководителя Агентства.

Нормативные правовые акты, подлежащие государственной регистрации, направляются для исполнения только после их регистрации и официального опубликования.

Нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию в Минюсте России, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 01.01.01 года № 000 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти», подлежат официальному опубликованию в «Российской газете» в течение десяти дней после дня их регистрации, а также в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Нормативные правовые акты, не прошедшие государственную регистрацию и не опубликованные в установленном порядке, не влекут правовых последствий, как не вступившие в силу, и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров.

5.  ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ

ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Приказ

5.1.1. Приказами оформляются решения нормативного и ненормативного характера. Приказы ненормативного характера издаются по оперативным вопросам основной деятельности Агентства и по вопросам кадрового обеспечения (личного состава). Приказы по личному составу издаются по вопросам приема (назначения) на должность, перевода, увольнения работников, командирования, предоставления отпусков, поощрения, вынесения взысканий, устанвления стажа и др.

5.1.2. При издании приказов по личному составу используются типовые унифицированные формы Унифицированной системы первичной учетной документации (утв. постановлением Госкомстата России от 01.01.2001 №1).

5.1.3. Проекты приказов по основной деятельности готовят и вносят подразделения на основании поручений Руководителя Агентства, его заместителей, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит Управление делами на основании соответствующих представлений начальников структурных подразделений Агентства.

Для подготовки проектов приказов по сложным, комплексным вопросам, а также актов, издаваемых совместно с другими органами власти и управления, организациями, могут создаваться рабочие группы.

5.1.4. Приказы подписываются Руководителем Агентства или лицом, исполняющим его обязанности. По поручению Руководителя приказы могут подписываться одним из заместителей Руководителя.

5.1.5. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на начальников подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет отдел делопроизводства и секретариата.

5.1.6. Приказы, издаваемые в Агентстве, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным обязательствам Российской Федерации, Положению об Агентстве и ранее изданным приказам Агентства.

Приказы по основной деятельности издаются:

-  во исполнении законодательных и иных нормативных правовых актов вышестоящих органов управления;

-  в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач Агентства.

-  проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

5.1.7. Проекты приказов по основной деятельности и приложения к ним визируются:

-  исполнителем;

-  руководителем подразделения, подготовившего проект приказа;

-  руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

-  юридической службой;

-  заместителем (заместителями) Руководителя в соответствии с распределением обязанностей;

-  начальником Управления делами.

Проекты приказов по личному составу визируются:

-  начальником отдела кадров;

-  начальником отдела бухгалтерского учета;

-  руководителями заинтересованных подразделений;

-  юридической службой;

-  заместителем (заместителями) Руководителя в соответствии с распределением обязанностей;

-  начальником Управления делами.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта приказа (приложение 7).

На оборотной стороне последнего листа подлинника проекта приказа кроме виз указываются: вверху – наименование подразделения, подготовившего проект, снизу слева – фамилия исполнителя и его телефон.

При большом количестве визирующих инстанций визы могут оформляться на отдельном листе согласования (визирования). Имеющиеся замечания редакционного характера вносятся визирующей стороной непосредственно в проект приказа, представленный на согласование. Серьезные возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются».

Если в процессе согласования в проект приказа (распоряжения) вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию (визированию).

5.1.8. Проекты приказов направляются на подпись при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование необходимости его принятия, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

5.1.9. Приказ Агентства оформляется на бланках установленной формы (приложение 6). Текст приказа печатается шрифтом размером №14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

-  наименование Агентства;

-  наименование вида документа – приказ;

-  дата приказа;

-  регистрационый номер;

-  место составления или издания;

-  заголовок к тексту;

-  текст;

-  подпись;

-  визы согласования.

Дата приказа оформляется цифровым способом: 20.02.2004, и проставляется после подписания приказа. Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу регистрируются отдельно.

Регистрационный номер приказа по основной деятельности представляет собой порядковый номер в пределах календарного года, приказа по личному составу – порядковый номер с буквенным индексом. Регистрация приказов проводится после их подписания.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через межстрочный интервал «Точно» (12 пт), выравнивается по центру. Количество знаков в строке заголовка должна составлять примерно две трети от количества знаков в строке текста. Перенос слов в заголовке недопустим.

Например:

Об утверждении образцов бланков, печатей и штампов

Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 13 через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т. д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула приказа завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть приказа содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения, может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. Если пункт приказа содержит конкретное поручение, в нем указываются:

-  наименование исполнителя (наименование организации или должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей);

-  поручение;

-  срок выполнения поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на отдельные задания, каждое из них формируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем данного поручения. В качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица. В последнем пункте приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведений которых доводится приказ, указываются в схеме рассылки, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Названия организаций и подразделений, упоминаемых в приказе, должны точно соответствовать их полным наименованиям. Если организация или подразделение упоминается один раз, то дается их полное наименование. В случаях неоднократного упоминания - в первый раз дается полное наименование организации или подразделения и в скобках установленное сокращенное название. В дальнейшем указывается сокращенное название.

Исправления и дополнения в приказах после их подписания не допускаются.

5.1.10. При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, а остальной текст – в приложениях к проекту. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки и т. д.), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: …(приложение №1); «согласно приложению…».

Приложения к приказу подписываются руководителем подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или пункту приказа относится приложение:

Приложение

к приказу Федерального агентства

по недропользованию

Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, график и т. д.). Каждое приложение визируется на последнем листе приложения начальником подразделения, отвечавшим за подготовку приложения.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений справочного характера, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений. Если приложением к приказу является утверждаемый документ (правила, положение, инструкция и др.), он имеет самостоятельную нумерацию страниц. На самом приложении в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения со ссылкой на дату и номер приказа.

УТВЕРЖДЕНО

приказом Федерального агентства

по недропользованию

5.1.11. Заверенные в отделе делопроизводства и секретариата копии приказов рассылаются исполнителям в соответствии со схемой рассылки, которая составляется исполнителем и подписывается руководителем подразделения-исполнителя. Копия обязательно направляется также исполнителю и в юридическое подразделение.

Схема рассылки готовится одновременно с подготовкой проекта приказа в двух экземплярах.

Изготовление дополнительных копий приказов и досылка их организациям и подразделениям производится только с разрешения начальника отдела делопроизводства и секретариата. При этом делается соответствующая отметка в схеме рассылки.

5.1.12. Проекты приказов, подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с указанием названий организаций – авторов документа.

При оформлении совместного приказа:

наименования организаций – авторов документа располагаются на одном уровне;

наименование вида документа – приказ; располагается по центру страницы;

дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру страницы;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей организаций – авторов документа располагаются ниже текста на одном уровне и заверяются гербовыми печатями.

Проекты совместных приказов готовятся в нескольких экземплярах (подлинников), по одному для каждой стороны.

5.2.  Положение, правила, инструкция

5.2.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкции издаются в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финанасовые или иные специальные стороны деятельности Агентства.

5.2.2. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются Руководителем Агентства, или как акты, утверждаемые приказом Агентства, если одновременно с утверждением положения (правил, инструкции) необходимо дать поручения, связанные с введением в действие или применением утверждаемого документа.

Утверждение оформляется в форме грифа утверждения на документе или изданием приказа об утверждении. Решение о порядке утверждения положений (правил, инструкций) принимает Руководитель или лицо, исполняющее его обязанности.

5.2.3. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов Агентства (раздел 4).

5.2.3. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кому?» (должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

5.3.  Протокол

5.3.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях, совещаниях, собраниях (приложение 8).

Протокол составляется на основании записей, сделанных во время совещания (заседания, в т. ч. – коллегии Агентства), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др.; материалы к обсуждению представляются подразделениями и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Подготовка материалов к заседанию и решений коллегии Агентства осуществляется в соответствии с Регламентом коллегии Агентства.

5.3.2. Ведение записи во время заседания, сбор материалов, составление и оформление протокола возлагается на секретаря коллегиального органа или сотрудника подразделения, готовившего вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. До подписания протоколы визируются руководителями подразделений, ответственными за подготовку. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа протокола.

5.3.3. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов – по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, на верхнем поле справа проставляется пометка «Для служебного пользования».

5.3.4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются фамилии и инициалы председателя (председательствующего) и секретаря, количество или фамилии (при необходимости – и должности) присутствующих и, отдельно – приглашенных.

Фамилии присутствующих записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке. Если на заседании присутствовало более 15 человек, составляется список присутствовавших, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников с отметкой – (список прилагается).

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются с предлогом «о», «об» и нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса указывается фамилия и инициалы докладчика. Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».

Ход рассмотрения каждого вопроса повестки дня записывается в последовательности: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

В разделе СЛУШАЛИ приводится фамилия и инициалы докладчика, полное или краткое изложение доклада (сообщения, отчета). Если докладчиком представлен текст выступления, в протоколе после указания фамили докладчика в скобках указывается – (текст доклада прилагается).

В разделе ВЫСТУПИЛИ также указываются фамилии, инициалы, при необходимости, - должности выступавших и содержание их выступлений в той последовательности, в какой они прозвучали на заседании.

Вопросы к докладчику и ответы протоколируются по мере их поступления и записываются в той же последовательности, при этом слова «вопрос», «ответ» не пишутся, а указываются фамилии и инициалы лица, от которого поступил вопрос, после чего записывается ответ.

Текст постановляющей части протокола формулируется в повелительной форме (как в распорядительных документах).

В постановляющую часть записываются принятые решения. Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. При принятии решения голосованием, после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвоваших в голосовании.

Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекрашении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т. п.) также отражаются в тексте протокола.

5.3.5. Участник заседания или совещания может высказать особое мнение по принятому решению. После заседания особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

5.3.6. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем заседания.

Датой протокола является дата заседания. Дата оформляется цифровым способом.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года по каждой группе протоколов отдельно: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

5.3.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки, который составляет и подписывает секретарь заседания. Копии протоколов заверяются печатью отдела делопроизводства и секретариата.

Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протокола, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью отдела делопроизводства и секретариата.

5.3.8. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

Реквизитами протокола являтся: наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст, подписи, визы.

Наименование документа – ПРОТОКОЛ – печатается под наименование Агентства прописными буквами вразрядку. Полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания печатается под датой слева, отделяясь двумя межстрочными интервалами.

Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

5.4.  Служебные письма

5.4.1. Служебное письмо – документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между организациями и должностными лицами (приложение 9).

5.4.2. Служебные письма Агентства готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

как исполнение поручений Главы Администрации Президента Российской Федерации, его заместителей, руководства Аппарата Правительства Российской Федерации и его структурных подразделений по вопросам, относящимся к компетенции Агентства;

как ответы на запросы различных юридических и физических лиц;

как инициативные письма.

5.4.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководителя агентства или его заместителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Руководителя Агентства или его заместителей. Срок подготовки инициативного письма Агентства определяется руководством Агентства (далее – Руководство) или руководителем подразделения.

5.4.4. Служебные письма оформляются на бланках писем Агентства и Руководителя. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Российской Федерации средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

5.4.5. Реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на индекс и дату поступившего документа, заголовок к тексту, адресат, текст, отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах), подпись, отметка об исполнителе.

Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания, которая проставляется отделом делопроизводства и секретариата.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева. Загловок в краткой форме отражает суть письма. Если текст письма до пяти строк, заголовок к тексту не составляется.

При подготовке ответа на поступившее письмо в реквизитах бланка проставляется номер и дата поступившего письма.

На одном письме не должно быть более четырых адресатов. При большем количестве адресатов исполнителем составляется список рассылки (приложение 10).

При направлении писем в вышестоящие и подведомственные организации, а также постоянными корреспондентам почтовый адрес в реквизите «Адресат» не указывается.

5.4.6. Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае, если вопросы взаимосвязаны. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста. Вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

В служебных письмах, оформленных на бланках Агентства, используется форма изложения:

-  от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем и др.);

-  от третьего лица единственного числа (предприятие рассмотрело и др.).

В служебных письмах, оформленных на должностных бланках писем, используется форма изложения текста от первого лица единственного числа: «прошу …», «направляю …».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

5.4.7. Служебные письма, оформленные на бланке Агентства или должностном бланке Руководителя, подлежат согласованию (визированию) всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на копии письма, остающейся в деле организации.

Если письмо пересылается адресату по факсимильной связи (без отправки подлинника по почте) визы проставляются на первом экземпляре (подлиннике) на оборотной стороне последнего листа и, после передачи по факсу, подлинник письма передается в дело на хранение.

5.4.8. Служебные письма подписываются Руководителем, его заместителями в соответствии с распределением обязанностей, утвержденным Руководителем Агентства, а также начальниками подразделений в соответствии с их компетенцией и функциями, установленными соответствующими приказами Агентства. Служебные письма могут подписываться лицами, исполняющими обязанности перечисленных должностных лиц.

5.4.9. Отметка об исполнителе (составителе письма) проставляется на лицевой стороне последнего листа под подписью, ближе к нижнему полю документа или на оборотной стороне письма. Отметку об исполнителе допускается печатать шрифтом меньшего размера: 11, 12.

5.4.10. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1.Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в Агентстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Агентстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о подразделениях и должностными инструкциями их работников.

6.1.3. Система электронного документооборота Агентства обеспечивает возможность определения последовательности операций, производимых с документом, и пути его движения от момента регистрации до отправки в архив Агентства (далее – Архив).

Особенностью системы является появление входящего номера («очередь») документа на компьютере того исполнителя, кому он адресован. Только тот исполнитель, у которого документ находится в очереди, может с ним работать в соответствии с руководством пользователя системы на каждом конкретном рабочем месте (вводить резолюцию, вносить информацию о ходе исполнения, направлять следующему исполнителю). Другие пользователи могут использовать сведения о прохождении документа только в информационном варианте.

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в Агентство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.

С помощью почтовой связи в Агентство доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

6.2.2. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов

6.3.1. Поступающая корреспонденция принимается централизованно отделом делопроизводства и секретариата. Документы, полученные работниками в других организациях и от посетителей, для регистрации и учета также передаются в отдел делопроизводства и секретариата.

6.3.2. Документы, поступающие в Агентство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела делопроизводства и секретариата.

6.3.3. При получении документа проверяется целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа, а при вскрытии конверта (за исключением конвертов с пометкой «лично») – наличие в нем документов, включая приложения.

При обнаружении отстутствия документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: первый остается в отделе делопроизводства и секретариата, второй приобщается к поступившему документу и вместе с документом возвращается отправителю.

Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

На конвертах с грифом «Для служебного пользования» или «Конфиденциально» проставляется штамп о поступлении и дата поступления, после чего они передаются под расписку в подразделение, обеспечивающее работу с документами ограниченного доступа.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки. В остальных случаях конверты уничтожаются.

6.3.4. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции и передача ее на регистрацию осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство.

6.3.5. Все поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение 11). Нерегистрируемые документы, содержащие сведения для руководства, передаются руководителю или его заместителям, остальные – непосредственно в структурные подразделения.

6.3.6. На документе, подлежащем регистрации, проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления и порядковый номер поступления. Регистрационный штамп проставляется в правом нижнем углу первого листа документа, не задевая его текста. Порядковая нумерация документов ведется в пределах одного года.

Регистрация в системе электронного документооборота производится путем заполнения электронной карточки документа (ввод входящего номера, даты поступления и сведений о поступившем документе - исходящий номер и дата, данные о корреспонденте, количестве листов, наличии приложений).

6.3.7. Документы, адресованные Руководству, а также без указания конкретного лица или подразделения предварительно рассматриваются в отделе делопроизводства и секретариата, а затем направляются на резолюцию Руководству или в подразделение. Предварительное их рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания, на основании установленного в Агентстве распределения обязанностей между заместителями Руководителя Агентства и положений о подразделениях.

Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или конкретным должностным лицам, передаются по назначению в день поступления без предварительного рассмотрения.

6.3.8. После рассмотрения документа Руководителем Агентства или его заместителем работники отдела делопроизводства и секретариата вносят резолюцию в базу данных (далее – БД) системы «Босс-Референт», рассылают электронные регистрационные карточки (РК) всем исполнителям в соответствии с резолюцией, а документ передают на исполнение ответственному исполнителю.