Инструкция по делопроизводству (стр. 1 )

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО НЕДРОПОЛЬЗОВАНИЮ

УТВЕРЖДЕНА

приказом Федерального агентства

по недропользованию

от 16.г. № 949

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Москва - 2005г.

СОДЕРЖАНИЕ стр.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………………………………4

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО НЕДРОПОЛЬЗОВАНИЮ……………….5

III. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………….6

3.1. Бланки документов………………………………………………………………………… .……6

3.2. Оформление реквизитов документов……………………………………………………….……7

IV. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ ……..18

V. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ….20

5.1.  Приказ…………………………………………………………………………………………….20

5.2.  Положение, правила, инструкция……………………………………………………………….26

5.3.  Протокол………………………………………………………………………………………….27

5.4.  Служебные письма……………………………………………………………………………….29

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ…………………….31

6.1. Организация документоборота…………………………………………………………………..31

6.2. Организация доставки документов………………………………………………………………32

6.3.  Прием, обработка и распределение поступающих докуменов………………………………..32

6.4.  Организация обработки и передачи отправляемых документов ……………………………..34

6.5.  Порядок прохождения внутренних документов. ………………………………………………35

6.6.  Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи……………………………………………………………………………...36

6.7.  Учет количества документов…………………………………………………………………….37

6.8.  Работы исполнителей с документами…………………………………………………………...37

6.9.  Работа с обращениями и запросами депутатов…………………………………………………39

VII. ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ……………………………………………………..40

7.1. Регистрация документов………………………………………………………………………….40

7.2. Организация поисковой системы по документам………………………………………………42

VIII. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ…………………………………..42

IX. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ……………………………………..47

9.1.  Составление номенклатуры дел…………………………………………………………………47

9.2.  Формирование и оформление дел……………………………………………………………….51

9.3.  Организация оперативного хранения документов……………………………………………..55

X. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ…………………………….56

10.1. Экспертиза ценности документов………………………………………………………………56

10.2. Подготовка и передача документов в архив…………………………………………………...59

XI. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, УЧЕТ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ, БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ………………………………………………………………………………..60

11.1. Учет, использование и хранение печатей и штампов…………………………………………60

11.2. Учет бланков документов……………………………………………………………………….61

ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………………………………...62

Бланк письма Агентства………………………………………………………………………………62

Бланк письма Руководителя…………………………………………………………………………..63

Бланк приказа Агентства……………………………………………………………………………...64

Бланк письма Управления делами ……………………………………………………………...……65

Примерный перечень документов, заверяемых гербовой печатью Агентства……………………66

Образец оформления приказа………………………………………………………………………...69

Оформление листа согласования (визирования) приказа…………………………………………..70

Образец оформления протокола……………………………………………………………………...71

Образец оформления служебного письма…………………………………………………………...72

Образец списка рассылки……………………………………………………………………………..73

Перечень нерегистрируемых документов……………………………………………………………74

Форма номенклатуры дел подразделения……………………………………………………………75

Форма сводной номенклатуры дел Агентства……………………………………………………….77

Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения……………………..79

Форма листа-заверителя дела ………………………………………………………………………...80

Форма внутренней описи документов дела…………………………………………………………..81

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу……82

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению……………….84

Журнал учета печатей и штампов…………………………………………………………………….86

Журналы учета бланков документов………………………………………………………………….87

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие правила работы с документами в Федеральном агентстве по недропользованию (далее – Агентство). Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России (далее – Типовая инструкция), и с Положением о Федеральном агентстве по недропользованию (далее – Положение об Агентстве), утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации .

1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Агентства (далее – подразделения) осуществляются отделом делопроизводства и секретариата.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в подразделениях Агентства возлагается на их руководителей. Секретари подразделений или иные работники, назначенные руководителями подразделений в качестве ответственных за делопроизводство, обеспечивают учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников подразделений с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.5. Работники Агентства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность. При утрате служебных документов немедленно докладывается руководству подразделения и в отдел делопроизводства и секретариата.

1.6. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Агентстве, должны отвечать требованиям Инструкции.

1.7. Организация работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (государственную тайну и конфиденциальную информацию), регулируется специальными инструкциями, утверждаемыми Руководителем Агентства.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с ними, а также подготовки документов к передаче в архив.

1.8. Передача служебных документов и их копий сторонним организациям, а также публикация их в печати допускаются только с письменного разрешения Руководителя Агентства.

1.9. При уходе работника в отпуск, отъезде в командировку, увольнении или перемещении, имеющиеся у него документы по указанию руководителя подразделения передаются другому работнику.

2. ДОКУМЕНТАЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО АГЕНТСТВА ПО НЕДРОПОЛЬЗОВАНИЮ

2.1. Деятельность Агентства обеспечивается комплексом взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документации Агентства определяется Положением об Агентстве, установленным порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Агентством, другими органами власти и управления и организациями.

2.2. В целях повышения качества подготовки управленческих документов в Агентстве устанавливаются единые правила подготовки и оформления документов, призванные обеспечить юридическую силу документов, способствовать оперативному исполнению документов и их последующему использованию.

2.3. Юридическая сила документов обеспечивается наличием в них определенных реквизитов. Состав и порядок расположения реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

Требования к оформлению нормативных правовых актов (правил, положений, инструкций, постановлений, приказов) установлены Правилами оформления нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. постановлением Правительства Российской Федерации ) и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

2.4. Управленческие документы, подготовленные в подразделениях Агентства, должны быть краткими, ясными по содержанию, всесторонне обоснованными, отредактированными и, при необходимости, согласованными со всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами, органами власти и управления, организациями. Тексты документов не должны допускать различных толкований и противоречить действующему законодательству.

2.5. Каждый сотрудник Агентства непосредственно отвечает за качество подготовки документов. Ответственность за некачественную подготовку документов, недостоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.

3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы Агентства должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.

3.1.2. Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенными на нем реквизитами организации – автора документа.

Бланки документов Агентства утверждаются приказом и изготавливаются типографским способом на стандартных листах бумаги форматом А4 (210х297 мм), А5 (148 х 210 мм). Для бланков резолюций используется бумага форматом А6 (105х148 мм).

3.1.3. Для изготовления документов в Агентстве используются следующие бланки:

-  бланк письма Агентства (приложение 1);

-  бланк письма Руководителя Агентства (приложение 2);

-  бланк приказа Агентства (приложение 3);

-  бланк письма Управления делами (приложение 4).

Состав видов бланков утверждается Руководителем по представлению отдела делопроизводства и секретариата.

Для переписки с зарубежными корреспондентами используется бланк письма Агентства на двух языках – русском и английском.

3.1.4. Без бланка на стандратных листах бумаги формата А4 оформляются документы, издаваемые совместно с другими органами власти и управления, организациями, а также внутренние документы Агентства (докладные записки, служебные записки, спраки, сводки, заявления плановые, отчетные и др.). Для изготовления этих документов средствами компьютерной техники могут использоваться электронные шаблоны документов.

3.1.5. Документы, изготавливаемые на бланках Агентства, должны иметь поля:

-  левое – 30 мм;

-  правое – 10 мм;

-  верхнее – 20 мм;

-  нижнее – 20 мм.

3.1.6. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. При оформлении документов в Агентстве используются следующие реквизиты:

1.  Государственный герб Российской Федерации;

2.  наименование организации – автора документа;

3.  справочные данные об организации (на бланках писем);

4.  наименование вида документа;

5.  дата документа;

6.  регистрационный номер документа;

7.  ссылка на регистрационный номер и дату документа;

8.  место составления или издания документа;

9.  адресат;

10.  гриф утверждения документа;

11.  резолюция;

12.  заголовок к тексту;

13.  отметка о контроле;

14.  текст документа;

15.  отметка о наличии приложения;

16.  гриф согласования документа;

17.  визы согласования документа;

18.  подпись;

19.  оттиск печати;

20.  отметка о заверении копии;

21.  отметка об исполнителе;

22.  отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

23.  отметка о поступлении документа в организацию;

3.2.2. Государственный герб Российской Федерации.

Изображение Государственного герба помещается на бланках документов Агентства в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» от 01.01.2001 №2-ФКЗ и Положением об Агентстве. Государственный герб изображается на верхнем поле документа по середине зоны, занимаемой реквизитами бланка.

3.2.3.Наименование организации – автора документа.

Наименование организации – ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО НЕДРОПОЛЬЗОВАНИЮ – указывается в документах в соответствии с Положением об Агентстве.

В бланках писем наряду с полным наименованием Агентства указывается официально принятое сокращенное наименование – Роснедра.

3.2.4. Справочные данные об организации.

Реквизит используется в бланках писем и содержит сведения, необходимые для осуществления информационного обмена с другими организациями. В состав реквизита входят: почтовый адрес организации, номера телефона, факса, электронной почты, интернет-адрес.

3.2.5. Наименование вида документа.

Вид документа указывается во всех документах, кроме писем, в соответствии с содержанием и назначением документа и сложившимися в системе делопроизводства традициями: приказ, протокол, справка, докладная записка и др. Нельзя использовать в качестве названия вида документа слова «мероприятия», «информация», «порядок», «сведения» и другие.

В служебной переписке наименование вида и разновидности письма (гарантийное письмо, сопроводительное письмо и др.) не указывается.

Приложения информационного и справочного характера к нормативным актам также должны иметь наименование вида документа.

3.2.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (нормативные правовые акты, распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждения документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (25 апреля 2005г.), а в остальных случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (25.04.2005).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти должны иметь одну (единую) дату.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

3.2.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваемое документу при его регистрации. Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения.

Не допускается отправлять корреспондентам письма, не имеющие регистрационного номера и даты.

3.2.8. Ссылка на регистрационый номер и дату документа.

Реквизит используется в бланках писем и заполняется в том случае, если письмо является ответом на поступивший документ. Сведения о поступившем документе указываются в отметке «На № ….. от …..», входящей в состав реквизитов бланка письма.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания в тексте документа даты и номера поступившего документа.

3.2.9. Место составления или издания документа.

Место издания документа – Москва – указывается в приказах, распоряжениях, протоколах, актах и др. документах, за исключением служебных писем.

3.2.10. Адресат.

Документ может быть адресован в одну или несколько организаций, в подразделение, должностному лицу, группе организаций или должностных лиц, конкретному работнику, физическому лицу.

При направлении документа в организацию или ее структурное подразделение указывается полное (или сокращенное) наименование организации или организации и структурного подразделения в именительном падеже.

Например: Министерство финансов

Российской Федерации

Или

Министерство финансов

Российской Федерации

Управление делами

При адресовании документа руководителю организации, наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилии пишутся в дательном падеже, инициалы должностного лица перед фамилией:

Руководителю Федерального

космического агентства

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Например: Министерство финансов

Российской Федерации

Департамент бюджетной

политики

Ведущему специалисту

Строки реквизита «адресат» допускается центрировать относительно самой длинной строки.

При адресовании документа группе однородных организаций или подразделений адресат указывается обобщенно:

Руководителям департаментов и

отделов МПР России

При адресовании внутренних документов указывается должность, название подразделения, инициалы, фамилия должностного лица:

Начальнику управления госу-

дарственной службы и кадров

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например: Генеральному директору

объединения «Агропром»

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, который указывается в следующей последовательности:

При адресовании в организацию: Государственный

Университет управления

Рязанский просп., 99

Москва, 109542

При адресовании физическому лицу:

ул. Веснина,

Москва, 101385

Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы власти и управления, постоянным корреспондентам, в подведомственные организации.

В одном письме может быть до четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

При рассылке письма более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.

3.2.11.  Гриф утверждения документа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального агентства

по недропользованию

(личная подпись)

25.04.2005

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом Агентства.

УТВЕРЖДЕНО

приказом Федерального агентства

по недропользованию

3.2.12. Резолюция

Содержит поручение руководителя по исполнению документа, в котором определяются подразделения и работники, ответственные за выполнение документа, характер и сроки исполнения.

Резолюция оформляется на специальных бланках резолюций установленной формы с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится, или на свободном месте в заголовочной части документа. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение является лицо, названное первым или обозначенное словами «созыв», «ответственный», «свод». Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей и отвечает за исполнение документа. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.2.13. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?», – «О выделении…», «Об измене-нии …», или «чего?», - «Акт списания…»

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

3.2.14. Отметка о контроле.

Проставляется начальником отдела делопроизводства и секретариата при постановке документа на контроль на верхнем поле документа справа специальным штампом «Контроль».

3.2.15. Текст документа.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, выраженную точно, ясно, логично, по возможности кратко. Используемые в тексте документа формулировки не должны допускать различных толкований. Содержание документа должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы.

Тексты уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др. документов состоят из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. При нумерации разделов могут использоваться римские цифры, другие части текста нумеруются арабскими цифрами.

Тексты постановлений, приказов, распоряжений, как правило, состоят из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа, во второй части – распорядительной, формулируются поручения.

Тексты писем, докладных и служебных записок, справок и др. могут состоять из нескольких смысловых частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, в заключительной – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

При упоминании в тексте документа законодательного, нормативного правового акта или иного документа указываются все поисковые данные документа: наименование документа, кем он издан или утвержден, дата и регистрационный номер документа (или дата утверждения), заголовок к тексту.

Текст документа может излагаться:

-  от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»);

-  от третьего лица единственного числа («…коллегия постановляет:», «комиссия установила…», «руководство не возражает»);

-  от первого лица множественного числа («приказываем», «решили», «постановили»);

-  от третьего лица множественного числа («просим», «предлагаем», «слушали», «выступили», «постановили»).

3.2.16. Отметка о наличии приложений.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т. п.).

В сопроводительных письмах отметка о наличии приложения размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзаца. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение: 1. Справка о … на 3 л. в 2 экз.

2. Проект … на 8 л. в 3 экз.

Если приложение к документу также имеет приложения, отметка оформляется следующим образом:

Приложение: Акт от 01.01.2001 №3 и приложения к нему, всего на 6 л.

Если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров.

Приложения к нормативным правовым актам, распорядительным документам и письмам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера, например:

Приложение

к письму Федерального агентства

по недропользованию

от 01.01.2001 № ИФ-61/911

Если документ направляют в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка и приложении имеет вид:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.

При наличии нескольких приложений они нумеруются: приложение №1, приложение №2 и т. д.

3.2.17. Подпись.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются Руководителем Агентства или, по его поручению, заместителем Руководителя.

Документы, направляемые заместителям руководителей органов власти, указанных выше, подведомственным и другим организациям, а также гражданам подписываются Руководителем Агентства, его заместителями или руководителями подразделений в соответствии с их компетенцией, в случае, если им это право предоставлено приказом Руководителя.

В частности, в соответствии с приказом Руководителя Федерального агентства по недропользованию от 01.01.2001 №6 «Об упорядочении оформления финансовых и бухгалтерских документов» право первой подписи на финансово-хозяйственных, бухгалтерских и денежных документах имеют:

-  заместитель Руководителя Федерального агентства по недропользованию, курирующий вопросы экономики и финансов;

Право второй подписи на финансово-хозяйственных, бухгалтерсикх и денежных документах имеют:

-  заместитель начальника Управления финансово-экономического обеспечения – начальник отдела бухгалтерского учета и отчетности - главный бухгалтер;

-  заместитель начальника отдела бухгалтерского учета и отчетности – заместитель главного бухгалтера.

Право подписи договоров, государственных контрактов, заключаемых в целях обеспечения хозяйственной деятельности центрального аппарата Федерального агентства по недропользованию, а также необходимых для их исполнения финансово-хозяйственных документов, имеет начальник Управления делами.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании бланка Руководителя Агентства наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При использовании бланка письма название Агентства в наименовании должности не указывается.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность должностного лица, подписавшего документ и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

3.2.18. Согласование документа.

Для оценки целесообразности подготовки документа, его обоснованности, соответствия законодательству Российской Федерации и иным нормативным правововым актам проводится согласование документа.

Гриф согласования – отметка о внешнем согласовании документа, то есть согласовании с другой организацией, интересы которой затрагиваются в проекте документа. Гриф согласования документа включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

(личная подпись)

25.04.2005

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования» если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами Агентства;

с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости, с органами власти и управления субъекта Федерации, местного самоуправления;

при необходимости, с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (горный, пожарный и т. п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий с согласия этих органов.

3.2.19. Визы согласования документа.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами.

Представляемые на подпись документы визируются:

-  ответственным исполнителем;

-  соисполнителями;

-  руководителем подразделения, где готовился проект документа;

-  работниками, которым даются поручения;

-  юридической службой;

-  заместителем Руководителя, курирующим направление деятельности, по которому принимается решение.

Визы работников, которым не даны поручения, на документе не проставляются.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта, распорядительного документа.

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник Управления делами

(личная подпись)

25.04.2005

Замечания докладываются должностному лицу Агентства, подписывающему документ.

3.2.20. Оттиск печати.

В Федеральном агентстве по недропользованию используется печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (главная печать) и простая круглая печать. Порядок использования гербовой печати уставлен приказом Федерального агентства по недропользованию от 01.01.2001 №8 «О порядке использования и хранения гербовой печати Федерального агентства по недропользованию». Печать с изображением Государственного герба проставляется на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами, требующих допольнительного удостоверения их подлинности (приложение 5).

Оттиск печати на документе может захватывать часть наименования должности, но не должен захватывать подпись должностного лица. В документах, оформленных на основе унифицированных форм (финансовые, бухгалтерские, отчетные документы), печать проставляется на специально отведенном месте, обозначенном – М. П.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

Ответственность за хранение и правильное использование печатей Агентства несут назначенные приказом Агентства лица.

3.2.21. Отметка о заверении копии.

Копия документа – документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их.

Копии документов и выписки из документов, представляемые в другие организации, заверяются надписью ВЕРНО (без кавычек), с указанием должности лица, заверившего копию; его личной подписи; расшифровки подписи; даты заверения и печати:

Верно

Начальник службы персонала Фамилия

Дата

Копии исходящих документов, остающиеся в делах организации, заверяются подписью работника делопроизводства с отметкой – п/п – «подлинник подписан», даты и подписи работника.

3.2.22. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа подготовленного документа ближе к нижнему полю документа слева:

На документе, подготовленном по поручению Руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

3.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя подразделения, в котором исполнен документ.

Все сведения об исполнении резолюций и документа в целом вносятся исполнителями в систему электронного документооборота (СЭД), принятую в Агентстве.

3.2.24. Отметка о поступлении документа в организацию.

РОСНЕДРА _________(дата)__________ Вх.№___________________

Отметка проставляется на поступающих документах в целях их учета и включает: дату поступления и порядковый номер поступленияю. Отметка о поступлении проставляется в нижнем правом углу первого листа документа с помощью штампа:

4.  ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ

4.1. Агентство не вправе осуществлять нормативно-правовое регулирование в установленной сфере деятельности и функции по контролю и надзору, кроме случаев, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.

Установленные абзацем первым настоящего пункта ограничения полномочий Агентства не распространяются на полномочия Руководителя Агентства по решению кадровых вопросов и вопросов организации деятельности Агентства, контролю деятельности в возглавляемом им Агенствта (его структурных подразделениях).

4.2. Руководитель Агентства на основании и во исполнении Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и Министерства природных ресурсов Российской Федерации издает приказы по вопросам, отнесенным к компетенции Агентства.

4.3. Требования к подготовке и оформлению нормативных правовых актов Агентства установлены:

постановлением Правительства Российской Федерации от 01.01.01 г. № 000 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 01.01.01 года № 000 «Об утверждении разъяснений о применении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;