Сборник методических рекомендаций по повышению практических навыков специалистов в сфере закупок (стр. 5 )

Описание товаров, работ, услуг, необходимых заказчику, обязательно должно содержаться в документации о размещаемом заказе.

При составлении технического задания следует руководствоваться следующими основными принципами:

1.принципом определенности;

2.принципом разумности детализации требований.

Рис. 28.Основные принципы составления технического задания

Разработка требований технического задания относится к категории наиболее коррупциогенных этапов размещения государственных и муниципальных заказов. Предъявляемые требования должны быть разработаны таким образом, чтобы избежать предвзятости. Лучшевсего ориентироваться на функциональные показатели, то есть - что именно должно быть достигнуто, а не как именно это должно быть сделано. Такой подход стимулирует инновационность предлагаемых решений и оптимизирует подготовку заявок поставщиков в части соотношения цена - качество.

Значительное число нарушений, допускаемых заказчиками, сформировало определенные подходы в практике Федеральной антимонопольной службы и арбитражных судов к разрешению споров между заказчиками и участниками размещения заказа.

  I.  Установление точных параметров товара ограничивает количество участников размещения заказа.

Рекомендации, которые можно дать заказчикам на этом этапе:

1)  Требования спецификации или технического задания следует отдельно проверить на предмет их однозначности. Не допускайте ситуаций, когда определение ключевых терминов остается на усмотрение поставщиков. Это особенно опасно, когда такая ситуация выявляется уже на этапе исполнения контракта.

2)  Старайтесь не приступать к торгам до полного и однозначного определения всей совокупности требуемых технических характеристик: комплексное понимание и определение потребности - это ключ к успешной и эффективной организации закупок.

3)  Проработайте и сформируйте для себя понимание всех возможных альтернатив закупаемой вами продукции. Специфицируйте технические требования с поправкой на товары-эквиваленты с точки зрения функциональных показателей и требований. Шире применяйте возможности предложений эквивалентной по каким-то определенным характеристикам продукции.

4)  Избегайте разбивки заказа на одинаковые по стоимости лоты - недобросовестные поставщики могут легко поделить их между собой.

5)  Устанавливайте конкретные условия в отношении сроков поставки, места поставки, условий оплаты и иных условий исполнений контракта (договора), поскольку их нечёткое указание приводит либо к ненадлежащему исполнению обязательств по контракту (договору) либо к его неисполнению.

  II. Продукция в одном лоте должна быть технологически и функционально взаимосвязана между собой.

При закупке в одной процедуре (лоте) нескольких различных товаров, работ, услуг необходимо иметь в виду, что, вполне возможно, заказчикам придется доказывать еще и технологическую и функциональную взаимосвязь закупаемой продукции.

  III. Указание в документации знаков обслуживания, фирменных наименований и других средств индивидуализации противоречит нормам Закона о размещении заказов.

При осуществлении закупок заказчики достаточно часто, не зная как грамотно и правильно описать нужную продукцию, и при этом, боясь ответственности, в характеристиках товаров указывают слова «или эквивалент» не только рядом с товарными знаками, но и рядом с указанием на производителя, фирменное наименование поставщика или иное обозначение.

  IV. Эквивалентность товаров определяется в соответствии с требованиями и показателями, устанавливаемыми в соответствии с требованиями Закона о размещении заказов. Только при открытых аукционах в электронной форме должны быть указаны используемые для определения соответствия потребностям заказчика или эквивалентности предлагаемого к поставке или к использованию при выполнении работ, оказании услуг товара максимальные и(или) минимальные значения таких показателей и показатели, значения которых не могут изменяться.

Как показывает практика, данное правило соблюдается не всегда.

Порядок приёмки товаров, работ, услуг.

При разработке проекта контракта особое внимание уделять таким условиям, как порядок приемки товаров (работ, услуг) на соответствие их количества, комплектности, объема и качества требованиям, установленным в контракте, порядок оплаты и ответственность поставщика (исполнителя, подрядчика).

При определении документов, на основании которых и в соответствии с которыми должна быть осуществлена приёмка услуг, необходимо опираться не только на положения ГК РФ и Закона о размещении заказов, но и на специализированные материалы (ГОСТы, СниПы, технические регламенты и т. д.)

Ответственность сторон.

Наряду с обеспечением исполнения контракта Закон о размещении заказов предусматривает включение контракт обязательного условия об ответственности поставщика (исполнителя, подрядчика) за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства, предусмотренного контрактом.

7. Технология размещения заказа на общероссийском официальном сайте с помощью модуля «Подсистема взаимодействия с ООС» информационной системы госзакупок Липецкой области «АЦК-Госзаказ».

Тематика данного раздела обусловлена необходимостьюполучения навыков размещения заказа на общероссийском сайте с использованием региональной информационной системы госзакупок, интегрированной с общероссийским официальным сайтом.

Цель: научитьсяпередавать из АЦК-Госзаказ на официальный сайт госзакупок сведения о проводимых закупках, заключенных контрактах и сведения об их исполнении.

Для чего необходимы навыки: дляобеспечения обмена документами и данными между федеральной и региональной информационными системами в процессе размещения заказов в целях формирования необходимого учета и аналитики в информационной системе госзакупок области.

В каких случаях необходимы навыки: в повседневной закупочной деятельности на всех этапов проведения закупок.

В результате использования технологии:ведется учет закупок, проведенных заказчиком, формируется единая информационная база, содержащая сведения о всем закупочном цикле – от планирования до исполнения контракта.

Возможные негативные последствия:размещение частиинформации о закупках непосредственно на общероссийском сайте, минуя информационную систему АЦК-Госзаказ, приводит к потере значительной части данных о закупочных процедурах, что не позволяет заказчику вести учет и контроль в автоматическом режиме, а требует ведения учета на бумажных носителях с дополнительными трудовыми и временными затратами.

Технология размещения закупок с помощью АЦК-Госзаказ:

Региональная информационная системы госзакупок используется при размещении госзаказа и при планировании заказа. Обширная база данных о проводимых закупках используется для анализа и мониторинга размещения заказа.

С 1 января 2011г. начал работу общероссийский официальный сайт www. ***** (ООС), на котором публикуется информация о размещении государственных и муниципальных заказов, а с 2012г - планы-графики размещения заказов.

Т. к. в 2011г. на общероссийском сайте отсутствовали подсистемы планирования заказов и формирования аналитики, была выполнена интеграция информационных систем.

Рис. 29.Взаимодействие информационной системы госзакупок области сОбщероссийским Официальным Сайтом

Интеграция обеспечивает обмен документами и данными между федеральной и региональной информационными системами в процессе размещения заказов.

Для обеспечения полноты информации в региональной информационной системе госзакупок в постановлении администрации области от 15.11.11 № 000«Об итогах социально-экономического развития области, исполнения бюджета области и областного бюджета за 9 месяцев 2011 года» заказчикам было поручено размещать заказ с использованием информационной системы госзакупок области. Контроль исполнения постановления осуществляется контрольным управлением администрации области.

Общаясхема обмена информацией между информационными системами:

1.  В информационной системе госзакупок формируются и передаются на общероссийский сайт извещения о проведении закупок и извещения о внесении изменений.

Рис. 30.Передача сведений из «АЦК-Госзаказ» на ООС

Для отправки извещения на общероссийский сайт необходимо перевести сформированное «Решение…» на статус «Извещение отправлено на ООС».Данные будут переданы в Личный кабинет пользователя на общероссийском сайте. После завершения передачи данных с официального сайта поступает соответствующее подтверждение и автоматически меняется статус «Решения..». При успешной передаче данных Решение имеет статус «Загружен на ООС».

Переданные документы на официальном сайте автоматически не публикуются. Перед публикацией переданных документов пользователь имеет возможность их просмотреть и проконтролировать на полноту и отсутствие ошибок.

В случае, если в процессе визуального контроля выявлены пользовательские ошибки, необходимо удалить переданные документы с официального сайта, в информационной системе госзакупок внести изменения в документы и осуществить повторную их отправку на общероссийский сайт. В Личном кабинете общероссийского сайта пользователь подписывает электронно-цифровой подписью печатную форму извещения, прикрепленные к ней документы, и публикует их.

2) На общероссийском сайте формируются, публикуются и передаются в АЦК-Госзаказ извещения об отказе от проведения закупки или протоколы размещения заказа и сведения о заявках участников.

Формирование извещений об отказе от проведения закупки, протоколов размещения заказа происходит на общероссийском сайте, которые после публикации передаются в информационную систему госзакупок. После получения всех протоколов с общероссийского сайта Решение автоматически переходит на статус «Обработка завершена», и автоматически формируется электронный документ «Контракт».

Рис. 31.Формирование и отправка сведений с ООС в «АЦК-Госзаказ»

3) Формирование сведений о заключении контракта, о внесении изменений в него, исполнении или расторжении также осуществляется в информационной системе госзакупок и передается на общероссийский сайт.

Рис. 32.Формирование и отправка сведений о контракте из «АЦК-Госзаказ» на ООС

Рис. 33.Формирование и отправка сведений о исполнении (прекращении действия)

контракта из «АЦК-Госзаказ» на ООС

В электронном документе «Контракт» следует обратить внимание на заполнение вкладки «График оплаты», в которой необходимо указывать этапы исполнения контракта. Для передачи сведений о контракте в Личный кабинет на общероссийском сайте необходимо поставить галку в поле «Выгружать на ООС» и перевести электронный документ на статус «Сведения отправлены на ООС».

При успешной передаче данных электронный документ «Контракт» переходит на статус «Сведения загружены на ООС».

До размещения сведений в реестре контрактов пользователь имеет возможность просмотреть их в Личном кабинете, проконтролировать, при необходимости удалить и осуществить повторную передачу отредактированных сведений из «АЦК-Госзаказ». Заказчик регистрирует сведения о контракте в реестре контрактов, При этом контракту присваивается реестровый номер, который вместе с датой регистрации передается в «АЦК-Госзаказ» и«Контракт» переходит на статус «Сведения зарегистрированы на ООС».

С общероссийского сайта в информационную систему госзакупок передается реестровый номер контракта и дата его присвоения.

8. Практика контроля при размещении заказов. Типичные ошибки и нарушения заказчиков при проведении закупок и исполнении контрактов

Тематика данного раздела обусловлена необходимостью приобретения практических навыков по правильному применению норм Закона о размещении заказов и снижения числа нарушений.

Цель: рассмотрение наиболее часто встречающихся нарушений, выявленных в результате проведения проверок.

Для чего необходимы навыки: избежать нарушений законодательства возможно уделяя максимальное внимание соблюдению требований конкретных норм Закона о размещении заказов как при разработке соответствующей документации размещения заказа, так и при совершении конкретных действий при проведении конкретной процедуры.

В каких случаях необходимы навыки: на всех этапах закупочного цикла.

В результате использования технологии:оценка требований Закона о размещении заказов с точки зрения требований Кодекса РФ об административных правонарушений поможет избежать ряда негативных последствий и для должностных лиц заказчика в частности и для результатов процедуры размещения заказа в целом.

Возможные негативные последствия:

·  в случае обжалования действий заказчика или комиссии серьезно увеличится срок проведения процедуры (как минимум, на срок рассмотрения жалобы, как максимум на срок для проведения процедуры с начального этапа);

·  в ситуации, когда торги признаны несостоявшимися и контракт не заключен, заказчик автоматически лишается возможности воспользоваться таким способом размещения заказа как заключение контракта с единственным поставщиком (исполнителем, подрядчиком) и будет вынужден проводить повторную процедуру размещения заказа, так же затрачивая на это дополнительное время;

·  привлечение виновных лиц к административной ответственности в виде наложения штрафа.

Практика контроля:

В данном разделе рассмотрены составы наиболее часто встречающихся нарушений.

Таблица 8

Характеристика нарушений

Статья Кодекса РФ об администра­тивных правонаруше­ниях	Объективная сторона нарушения	Нормативное обеспечение с точки зрения Закона о размещении заказов	Субъект	Санкция
ч.2.1ст.7.30	Нарушение предусмотренных законодательством требований к содержанию протокола, составленного в ходе торгов	ч.5 и ч.8ст.26ч.2ст.27, ч.10ст.28, ч.6 и ч.7ст.41.9, ч.19ст.41.10, ч.8 и ч.11ст.41.11, ч.4ст.47.	Должностное лицо заказчика, член конкурсной, аукционной, котировочной или единой комиссии	Штраф в размере 10 000 рублей
ч.4ст.7.30	Установление в документации открытого аукциона в электронной форме требований к предоставлению документов, не предусмотренных законодательством.	Ст.41.6 ч.4, ч.6, ч.7ст.41.9	Должностное лицо заказчика, должностное лицо уполномоченного органа	Штраф в размере 1% от начальной (максимальной) цены контракта, но не менее 5 000 рублей и не более 30 000 рублей
ч.4.2ст.7.30	Утверждение документации об открытом аукционе в электронной форме с нарушением требования Законодательства о размещении заказов	Ст.41.6	Должностное лицо	Штраф в размере 3 000 рублей
ч.6ст.7.30	Рассмотрение котировочных заявок, несоответствующих требованиям извещения запроса котировок	Ст.44, ч.3ст.47	Член котировочной или единой комиссии	штраф размере 5% от начальной (максимальной) цены контракта
ч.8ст.7.30	Сокращение срока подачи котировочных заявок	ч.1ст.45, ч.6ст.46	Должностное лицо заказчика, должностное лицо уполномоченного органа, член конкурсной, аукционной, котировочной или единой комиссии	штраф в размере 30 000 рублей
ч.1ст.7.31	Направление в реестр контрактов недостоверных сведений о заключении контракта	Ст.18	Должностное лицо заказчика	штраф в размере 50 000 рублей
ч.1ст.7.32	Заключение контракта с нарушением объявленных условий торгов или запроса котировок	Ч.8ст.47 Ч.10ст.41.12 Ч.3ст.29	Должностное лицо	Штраф в размере 1% начальной (максимальной) цены контракта, но не менее пяти тысяч рублей и не более тридцати тысяч рублей.
ч.1.2ст.7.32	Нарушение сроков заключения контракта	Ч.7.1ст.47 Ч.9ст.41.12 Ч.1.1ст.29	Должностное лицо заказчика	штраф в размере 50 000 рублей
ч.2ст.7.32	Изменение условий контракта, если возможность изменения условий контракта не предусмотрена федеральным законом	ч.5ст.9	Должностное лицо	штраф в размере 20 000 рублей
ст.19.7.4	Непредставление, несвоевременное представление сведений о заключении, изменении, исполнении контракта	ч.3ст.18	Должностное лицо заказчика	Штраф в размере 20 000 рублей

В случаях, когда субъектом административного правонарушения является должностное лицо заказчика, к ответственности будет привлечен сотрудник, на которого, в соответствии с должностными обязанностями, возложено исполнение нарушенных требований.

Если подобные обязанности ни на кого не возложены, к ответственности будет привлечен руководитель организации, как лицо, возглавляющее организацию, осуществляющее руководство и контроль за деятельностью сотрудников.

За нарушения, допущенные комиссией, несет ответственность, в соответствии с установленной санкцией, каждый член комиссии.

В качестве негативного примера можно привести ситуацию, когда заказчиком при размещении заказа к документации об аукционе не приложен проект контракта.

Положительным примером для данной ситуации будет, безусловно, наличие проекта контракта в составе документации об аукционе.

Следует, однако, отметить, что контракт можно тоже составить по-разному: в одном случае требования законодательства, касающиеся содержания контракта, будут соблюдены полностью, но будут соблюдены формально, и достигнуть максимальной эффективности при исполнении такого контракта будет достаточно затруднительно.

Таким образом, максимально возможный положительный эффект в рассматриваемой в качестве примера ситуации возможен при наличии контракта, при составлении которого, как и при составлении документации об аукционе, были максимально задействованы все инструменты и механизмы, направленные на минимизацию бюджетных рисков при заключении и исполнении контракта.

Любое нарушениеЗакона о размещении заказоввлечет за собой следующие риски:

·  обжалования участниками размещения заказа своих действий (срок размещения заказа увеличится: на срок рассмотрения жалобы, и, в случае ее удовлетворения, на возвращение процедуры размещения заказа на стадию размещения извещения об аукционе);

·  в случае признания аукциона несостоявшимся, отказа в согласовании и необходимости проведения повторной процедуры, что также увеличит сроки размещения заказа;

·  безусловное привлечение к административной ответственности должностных лиц;

·  заключение контракта с недобросовестным поставщиком, и, как следствие, расторжение контракта;

·  невозможность задействования всех возможных механизмов воздействия на недобросовестного поставщика.

9. Технология размещения заказов для нужд заказчиков

Тематика данного раздела обусловлена необходимостью выработки практических навыков маркетинговой работы при подготовке и проведении закупок.

Цель: содействие заказчикам в эффективности действий и принимаемых решений при организации и проведении закупок.

Для чего необходимы навыки: для эффективного расходования бюджетных средств, и качественного своевременного исполнения социальных услуг.

В каких случаях необходимы навыки: на всех этапах закупочного цикла.

В результате использования технологии:осуществляется организация и проведение закупок с учётом начальной (максимальной) цены контракта, установления требований к поставщику и условий финансового обеспечения исполнения контракта.

Возможные негативные последствия:

·  закупка товара, работы, услуги по завышенной цене;

·  выбор неэффективного способа размещения заказа;

·  потери от некачественных поставок и неисполнения контрактов.

Технология размещения заказов:

Чтобы достичь наилучшего соотношения цены и качества, заказчику необходимо собрать и проанализировать рыночную информацию о закупаемой продукции, а также информацию о потенциальных поставщиках.

То есть провести качественную маркетинговую работу на стадии планирования и сформировать собственное представление о рынке закупаемой продукции.

Во-первых: необходимо иметь представление о характеристиках рынка, на котором осуществляется закупка, а также о событиях или тенденциях последнего времени, которые могут повлиять на конкуренцию на планируемых торгах;

Во-вторых: нужно определить, обладает ли рынок, на котором будет осуществляться закупка, характеристиками, которые необходимы для оказания социальных услуг и получения соответствующего эффекта;

В третьих: следует собрать информацию о потенциальных поставщиках, их товарах, ценах и, по возможности, их затратах. Особое внимание следует обратить на сайты поставщиков и представленные на этих сайтах прайс-листы и возможные скидки;

В четвёртых: нужно собрать информацию о недавних изменениях цен. Ознакомиться с ценами в соседних регионах и с ценами возможных альтернативных товаров. Также полезно посмотреть текущие цены в интернет-магазинах;

В пятых: необходимо собрать информацию о ранее проводившихся закупках по тем же или аналогичным товарам. Рекомендуем ознакомиться с ценами на закупаемый товар в реестре госконтрактов;

В шестых: следует наладить взаимоотношения с другими заказчиками, в т. ч. и из иных регионов РФ, которые приобретали аналогичные товары.

После того, как спрогнозирована конкретная закупка, и лимиты бюджетных обязательств определены, в крайне редких случаях заказчик возвращается на повторный этап проработки рынка.

Вместе с тем, за прошедший промежуток времени могут кардинально поменяться условия рынка в части:

·  конкурентной среды,

·  ценовой политики,

·  возможности поставки предмета закупки в определённые при планировании сроки,

·  наличия на рынке запланированного предмета закупки (т. е. товар может быть снят с производства или ограниченно присутствовать на рынке),

·  и многое другое.

В целях эффективного размещения заказа на стадии этапа определения начальной (максимальной) цены контракта следует провести маркетинговую работу, заключающуюся:

1.Особое внимание необходимо уделить наличию конкурентной среды на исследуемом рынке.

Пример расчета бюджетных рисков:

Вы закупаете ГСМ в количестве 200л.

Коммерческие предложения представлены от 3 хозяйствующих субъектов и составляют 30 руб./л, 29 руб./л. и 26 руб./л. соответственно.

При этом минимальное коммерческое предложение соответствует розничной цене. Т. е. розничная цена находится на уровне 26 руб./л.

Если начальная (максимальная) цена определена заказчиком на уровне минимального коммерческого предложения, т. е. в размере 26 руб./л, что соответствует розничной цене, то бюджетные риски составят 0 руб.

Иными словами, в случае если торги не состоятся, контракт будет заключен по рыночной цене.

Если начальная (максимальная) цена определена заказчиком на уровне максимального коммерческого предложения – 30 руб./л, то бюджетные риски составят 800руб. (определяем разницу между максимальным коммерческим предложением и розничной ценой и полученную разницу умножаем на закупаемое количество, т. е. (30 руб./л -26 руб./л)* 200л.)

Имея достоверную информацию о наличии конкурентной среды, заказчик имеет возможность на этапе определения начальной (максимальной) цены предусмотреть бюджетные риски, тем самым не нанести ущерб бюджету в том случае, если торги будут признаны не состоявшимися, ввиду отсутствия конкурентной среды.