Сборник методических рекомендаций по повышению практических навыков специалистов в сфере закупок (стр. 1 )

 

Оглавление

Введение. 3

1. Технология управления закупочным циклом в учреждении. 4

2. Поэтапная технология формирования отношений в процессе ежегодного составления бюджета в системах «Финансовый орган – Главный распорядитель», «Главный распорядитель – получатель бюджетных средств». 14

3. Казначейское взаимодействие финансового органа и заказчика при осуществлении закупок. 22

4. Прогнозирование потребностей и объемов закупок учреждения. 31

5. Планирование закупок в учреждении для производства функций и услуг 40

6. Технология формирования конкурсной (аукционной) документации для проведения закупок. 44

7. Технология размещения заказа на общероссийском официальном сайте с помощью модуля «Подсистема взаимодействия с ООС» информационной системы госзакупок Липецкой области «АЦК-Госзаказ». 60

8. Практика контроля при размещении заказов. Типичные ошибки и нарушения заказчиков при проведении закупок и исполнении контрактов. 66

9. Технология размещения заказов для нужд заказчиков. 70

10. Технология оценки конкурентной среды и установления начальной (максимальной) цены контракта при проведении закупок. 76

11. Минимизация бюджетных рисков заказчиков при заключении и исполнении контрактов. 82

12. Оценка влияния закупок товаров, работ, услуг на изменение качества бюджетных услуг. 90

Введение

Основа эффективности системы государственных (муниципальных) закупок (далее - закупки) заложена в обоснованном планировании, грамотной маркетинговой политике, формировании качественной конкурентной среды и возрастающей роли человеческого капитала.

Это обеспечивает прозрачную взаимосвязь характеристик предмета закупки с качеством выполнения государственных (муниципальных) функций и оказания бюджетных услуг населению (общественных благ).

Организация процесса закупок в современных условиях требует от специалиста не только твердых знаний Федерального закона от 01.01.2001 №94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (далее – Закон о размещении заказов), но и профессиональных знаний в сфере гражданского права, маркетинга, конкуренции, экономики, бюджетного и отраслевого законодательства.

Настоящие Методические рекомендации подготовлены на основе материалов практических семинаров со специалистами государственных заказчиков в сфере закупок, организованных и проведенных в июне-июле 2012 года управлением контроля в сфере размещения государственных заказов Липецкой области при участии управлений финансов области, по размещению госзаказа области, экономики и информатизации администрации области, и направлены на повышение уровня практических навыков и качества профессиональной деятельности в системе планирования, размещения заказа, исполнения государственных контрактов, информационного обеспечения, создания условий для повышения мотивации, исполнительской дисциплины и состязательности заказчиков, а также оказания методической помощи специалистам в осознанной организации процесса закупок в учреждениях.

Методические рекомендации разработаны с учетом перспективы развития системы государственного (муниципального) заказа и включают в себя как существующие подходы к решению задач планирования, размещения и исполнения государственного (муниципального) контракта, так и направления совершенствования системы закупок.

Рекомендуем руководителям муниципальных образований, сельских поселений организовать аналогичную работу по повышению профессионального уровня специалистов в сфере муниципальных закупок и провести обучающие семинарские занятия с муниципальными заказчиками, используя в качестве основы настоящие Методические рекомендации и дополнив их собственным положительным практическим опытом с учетом особенностей территориальных рынков и организации управления.

1. Технология управления закупочным циклом в учреждении

Тематика данного раздела обусловлена необходимостью приобретения практических навыков для формирования системы внутреннего взаимодействия сотрудников учреждения в ходе закупочного процесса.

Цель: разобраться в технологии управления закупочным циклом.

Для чего необходимы навыки: планомерно, эффективно, своевременно провести закупку для качественного предоставления (оказания) бюджетной услуги.

В каких случаях необходимы навыки: на всех этапах закупочного цикла.

В результате формирования системы:

·  минимизируются временные затраты при размещении заказа;

·  создаются условия для сокращения доли несостоявшихся торгов;

·  организуется система мониторинга за исполнением контрактов;

·  повышается уровень достоверности отчетных данных;

·  повышаются меры ответственности должностных лиц.

Возможные негативные последствия:некачественное, несвоевременное предоставление (оказание) бюджетной услуги.

Технология управления закупочным циклом:

Рис. 1. Закупочный цикл

Закупочный цикл состоит из шести взаимосвязанных между собой этапов.

Технология управления закупочным циклом включает следующие блоки:

1.  Планирование. Определение потребностей.

Специалисты заказчика	Специалисты заказчика

план закупок

план-график

график подачи заявок и размещения заказов

прогноз закупок

Рис. 2. Блокпланирование. Определение потребностей

Проблемы :

-как правило заказчики планируют некие потолочные потребности в денежном выражении( под лимиты).

-определение стоимости закупки без учета ее реальной рыночной стоимости.

Решение:необходимо:

- определить круг должностных лиц, ответственных за предоставление информации о потребностях в товарах, работах, услугах для выполнения государственной функции, бюджетной услуги;

-определить сроки предоставления информации.

1.  Проведения процедур закупок в соответствии с требованиями федерального законодательства.

Специалисты заказчика

заявка в уполномоченный орган

предписания, акты проверки

Рис. 3. Блокпроведения процедур закупок в соответствии с требованиями федерального законодательства

Проблемы:никто не проводит глубокого анализа применяемости той или иной процедуры при закупке товаров, работ, услуг ( закупки на аукционе ГСМ на сумму 5 тыс. руб., размещение заказа котировками на подрядные работы). Достаточно высокая доля несостоявшихся торгов.

Решение: комплексный анализ результатов несостоявшихся торгов, выработка предложений по повышению эффективности проводимых закупок.

2.  Заключения и исполнения контракта.

заключенные контракты

Рис. 4. Блок заключения и исполнения контракта

Проблемы:блок существует отдельно от всех остальных, что не позволяет проводить комплексный анализ исполнения контрактов без отрыва от всех остальных процессов системы закупок..

Решение: определить круг должностных лиц, ответственных за мониторинг исполнения контрактов, порядок и сроки предоставления информации по исполнению контракта.

3.  Отчетность.

Специалисты контрольных, уполномоченных органов

Специалисты ГРБС

Специалисты заказчика

информация, предоставляемая по запросу

информация, установленная нормативными актами

1-торги

Рис. 5. Блокотчетность

Проблемы: как показывают контрольные мероприятия форму «1-Торги» назвать полностью достоверной нельзя. Проблема человеческого фактора присутствует в этом блоке в полной мере.

Решение: определить круг должностных лиц, ответственных за предоставления информации, форму и сроки ее предоставления.

4.  Корректировки системы закупок.

Специалисты заказчика

Специалисты контрольных, уполномоченных органов

аналитическая записка по итогам закупок (кол-во участников, снижение начальной цены контракта, причины несостоявшихся торгов) с предложениями по повышению эффективности закупок	предложения по повышению эффективности работы системы закупок

Рис. 6. Блок корректировки системы закупок

Проблемы: на данный момент отсутствует система сбора и анализа информации из ключевых узлов системы управления закупками, которая могла бы давать понимание и рекомендации о корректировки системы.

Решение:определить круг должностных лиц, ответственных за предоставления информации, определить форму и сроки ее предоставления.

Пример организации системы внутреннего взаимодействия в учреждении представлен в таблице 1.

Таблица 1.

Пример организации системы внутреннего взаимодействия в учреждении

№ п/п	Содержание мероприятий	Срок исполнения	Обоснование срока исполнения	Исполнитель
I. Этап формирования прогноза закупок
1	Определение перечня потребностей товаров, работ, услуг необходимых для нужд управления, закупаемых за счет средств областного бюджета на следующий финансовый год и плановый 3-х летний период.	до 20 февраля
2	Подготовка сводного перечня потребностей товаров, работ, услуг необходимых для нужд управления, закупаемых за счет средств областного бюджета на следующий финансовый год и плановый 3-х летний период.	до 25 февраля
3	Уточнение характеристик и определение стоимостных показателей продукции, исходя из существующего положения на рынке товаров, работ, услуг, обеспечивающие последующее размещение заказа.	до 01 мая
4	Представление в управление финансов области: - обоснования потребности в бюджетных ассигнованиях по действующим и принимаемым расходным обязательствам на следующий финансовый год и плановый 3-х летний период; - прогнозируемые изменения объемов бюджетных ассигнований на следующий финансовый год и плановый 3-х летний период.	в срок, установленный Порядком составления проектов областного бюджета	Порядок составления проектов областного бюджета
5	Получение от управления финансов администрации области утвержденных лимитов бюджетных средств и бюджетных ассигнований управления.	в срок, установленный Порядком составления проектов областного бюджета	Порядок составления проектов областного бюджета
6	Составление на основании утвержденных объемов бюджетных ассигнований Прогноза объемов продукции, закупаемой для государственных нужд управления за счет средств областного бюджета на следующий год и плановый период и направление в управление экономики администрации области для предоставления сводного Прогноза в Минэкономразвития России.	до 1 сентября	Правила разработки прогноза социально-экономического развития РФ

Первоочередные шаги по формированию системы закупок учреждения:

1) анализ ситуации в сфере размещения заказа;

2)оценка потенциальных рисков по блокам: планирование - размещение заказа - исполнение контракта - отчетность;

3) разработка порядка взаимодействия (регламента) сотрудников заказчика;

4) закрепление полномочий (функций) в должностных регламентах.

Совершенствование федерального законодательства о закупках придает первостепенное значение системе управления закупками.

Проектом закона о федеральной контрактной системе (далее - ФКС), принятогов первом чтении Государственной Думой 20 июня 2012 года, заказчиками, совокупный объем закупок которых в соответствии с планом-графиком превышает сто миллионов рублей, предусмотрено формирование контрактных служб заказчика.

В случае, если совокупный объем закупок в соответствии с планом-графиком не превышает ста миллионов рублей, при отсутствии у заказчика контрактной службы заказчиком назначается должностное лицо -контрактный управляющий.

 

Рис. 7. Ответственность должностных лиц

Рис. 8. Показатели профессиональной компетенции сотрудника структуры госзакупок

Рис. 9. Основные функции и полномочия контрактной службы (контрактного управляющего)

Повышается персональная ответственность:

- за соответствие полученных результатов исполнения контрактов,

- соблюдение промежуточных и окончательных сроков исполнения контрактов;

-эффективности практического применения полученных результатов контрактов;

-обоснованность и эффективность расходования бюджетных ассигнований для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

Ответственность должна быть закреплена в должностных регламентах.

Рис. 10. Требования к работникам контрактной службы

2. Поэтапная технология формирования отношений в процессе ежегодного составления бюджета в системах «Финансовый орган – Главный распорядитель», «Главный распорядитель – получатель бюджетных средств»

Тематика данного раздела обусловлена необходимостью определения взаимосвязи между планированием закупок для государственных (муниципальных) нужд и процессом формирования бюджета.

Цель: уяснить какое место планирование закупочной деятельности занимает в процессе формирования областного бюджета, ознакомиться с основными подходами и этапами всего процесса формирования бюджета на очередной финансовый год.

Для чего необходимы навыки: для определения объема закупок продукции для государственных (муниципальных) нужд, которую следует определять исходя из выявленной потребности в товарах, работах, услугах.

В каких случаях необходимы навыки: при определении нормативно обоснованной потребности в товарах, работах, услугах, необходимых для функционирования учреждений, исходя прогноза доходов и расходов бюджета.

В результате использования технологии:планирование http://hghltd. /yandbtm? text=%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5%20%D0%B1%D1%8E%D0%B4%D0%B6%D0%B5%D1%82%D0%B0%20%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D0%BD%20%D0%B7%D0%B0%D0%BA%D1%83%D0%BF%D0%BE%D0%BA%20%D0%B4%D0%BB%D1%8F%20%D0%B3%D0%BE%D1%81%D1%83%D0%B4%D0%B0%D1%80%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85%20%D0%BD%D1%83%D0%B6%D0%B4&url=http%3A%2F%*****%2Fdoc_r-ek3_210_cased. html&fmode=inject&mime=html&l10n=ru&sign=2bc7e1f4c4add9eab1fa7c5a&keyno=0 - YANDEX_131 закупочной деятельности осуществляется в соответствии с принципом эффективности и экономности использования бюджетных средств

Возможные негативные последствия:отсутствие необходимой связи между размерами бюджетных ассигнований, объемными и качественными показателями предоставляемых государственных услуг с одной стороны и параметрами государственных контрактов, результатами их исполнения с другой стороны http://hghltd. /yandbtm? text=%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%80%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5%20%D0%B1%D1%8E%D0%B4%D0%B6%D0%B5%D1%82%D0%B0%20%D0%BF%D0%BB%D0%B0%D0%BD%20%D0%B7%D0%B0%D0%BA%D1%83%D0%BF%D0%BE%D0%BA%20%D0%B4%D0%BB%D1%8F%20%D0%B3%D0%BE%D1%81%D1%83%D0%B4%D0%B0%D1%80%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85%20%D0%BD%D1%83%D0%B6%D0%B4&url=http%3A%2F%*****%2Fdoc_r-ek3_210_cased. html&fmode=inject&mime=html&l10n=ru&sign=2bc7e1f4c4add9eab1fa7c5a&keyno=0 - YANDEX_132ведет к несоблюдению сроков конкурсных процедур, регламентированных законодательно, отказам заказчиков от проведения аукционов, проведению внеконкурсных процедур размещения заказов методом запроса котировок и «у единственного источника», которые не дают экономии бюджетных средств.

Технология формирования отношений:

С1 января 2011 г. на территории Российской Федерации действуют государственные (муниципальные) учреждения трех типов: казенные, бюджетные (нового типа) и автономные.

Рис. 11. Изменение системы государственных (муниципальных) учреждений

Для каждого из них предусмотрен свой порядок финансового обеспечения из бюджетов различных уровней.

Таблица 2.

Сравнительная характеристика БУ, КУ, АУ

Критерии сравнения	Казенное учреждение	Бюджетное учреждение	Автономное учреждение
Документы фин. планирования	Бюджетная смета	План финансово-хозяйственной деятельности
Финансовое обеспечение	за счет средств соответствующего бюджета и на основании бюджетной сметы Государственное (муниципальное) задание не обязательно, формируется только в случае, если ГРБС примет соответствующее решение	1. Субсидии на ГМЗ из соответствующего бюджета: - на возмещение нормативных затрат, связанных с оказанием в соответствии с государственным (муниципальным) заданием государственных (муниципальных) услуг (выполнением работ) ст 78.1. БК РФ. - с учетом расходов на содержание недвижимого и особо ценного движимого имущества и уплату налогов, объектом налогообложения по которым признается соответствующее имущество. 2. Иные субсидии-иные цели, в т. ч. с учетом мероприятий, направленных на развитие автономных учреждений, перечень которых определяется учредителем. ( стФЗ) 3. Бюджетные инвестиции 4. Публично-нормативные обязательства в денежной форме (в этом случае получатель бюджетных средств) Государственное (муниципальное) задание обязательно. Учреждение не вправе отказаться от выполнения задания.

С 1 января текущего года предоставление услуг подведомственным областным бюджетным и автономным учреждениям осуществляется на основании задания, формируемого для каждого учреждения на оказание соответствующих услуг.

Задание - это основа для финансового обеспечения деятельности учреждений.

Объем задания величина переменная и зависит не от сложившихся объемов сметного финансирования, а от планируемых результатов деятельности учреждений, поскольку государственное (муниципальное задание) является документом, устанавливающий требования к объему, качеству и результатам оказания государственных (муниципальных) услуг, выполнения работ, финансовое обеспечение выполнения которых осуществляется за счет средств соответствующего бюджета.

Рис. 12. Изменение системы государственных (муниципальных) учреждений

Всвоем бюджетном послании на год Президент отметил несправедливость одинакового финансирования учреждений предоставляющих как качественные, так и некачественные услуги.