Литература (стр. 9 )

A : B : C : D

1

2 1

3 понедельник
4 01.01.2008

а

3 понедельник вторник среда четверг пятница суббота воскресенье

4 01.01.23.01.25.01.27.01.2008

б

Рис. 45. Заполнение таблицы с помощью инструмента Прогрессия:

а - выделение диапазона для применения инструмента Прогрессия;

б - применение прогрессии для заполнения ячеек

6.8. Заполнение ячеек копированием

Если требуется заполнить ячейки одинаковыми данными, можно воспользоваться клавишей Ctrl. Для этого необходимо реализовать следующие действия:

1.  Ввести значение в некоторую ячейку.

2.  Нажать и удерживать клавишу Ctrl.

3.  Захватить маркер заполнения левой кнопкой мыши и протащить по заполняемым ячейкам.

В результате ячейки будут заполнены копией тех значений, которые были введены в первоначальную ячейку.

Принцип заполнения ячеек копированием с использованием клавиши Ctrl для цифровых данных и текстовых данных различен: текст копируется, числовые данные используют прогрессию.

6.9. Гиперссылка

Гиперссылка представляет собой ссылку в документе, которая указывает на другой объект и активируется путем нажатия на нее, т. е. гиперссылка является особым видом связи с другими объектами.

Чтобы создать гиперссылку, необходимо:

1. выделить ячейку, которой требуется назначить гиперссылку, и активировать на вкладке Вставка команду Гиперссылка;

2. в диалоговом окне в области Связать с выбрать тип создаваемой гиперссылки – файлом, веб-страницей;

3. в поле Текст ввести текст для отображения в качестве гиперссылки, например: file:///c:\статистика. xlsx

Также подключают файлы с рисунками.

6.10. Форматирование текста в ячейке

Формат задается для активной ячейки или выделенного диапазона ячеек.

Шрифт и его высоту можно задать нажатием кнопок Office/Параметры Excel/Основные.

Для их установки можно использовать на вкладке Главная панели

Шрифт.

Там же расположена кнопка Границы, используемые для установки границ выделенных ячеек, а также кнопка Заливка, которая позволяет делать фон внутри выделенного диапазона цветным.

На панели Выравнивание вкладки Главная при нажатии на кнопку Ориентация можно поворачивать текст в ячейках пятью вариантами. В разделе Отображение есть флажки переносить по словам, автоподбор ширины и объединение ячеек.

6.11. Форматы данных

Данные в Excel отображаются в следующих категориях форматов: Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Дата, Время, Текстовый, Процентный, Дробный и Дополнительный. Если данные вводятся без формата, то используется формат Общий. Чтобы их использовать, необходимо выделить диапазон клеток, затем обратиться к группе команд Ячейки вкладки Главная и нажать кнопку Формат, в появившемся меню выбрать Формат ячеек и открыть вкладку Число.

6.12. Условное форматирование

Это форматирование на основе критериев, заданных числами, формулами или фрагментами текстовых данных. Результатом их оформления станет различное цветовое оформление ячеек и содержащихся в них значений, которые удовлетворяют заданным условиям. Оно расположено на панели Стили вкладки Главная. Там есть пункт Правила выделения ячеек, из которого выбираются условия отбора.

6.13. Фильтрация данных

В Excel списком называется последовательность строк рабочего листа, первая строка которой в каждом столбце содержит наименование данных, а остальные строки – данные различных типов (например, набор адресов и телефонов), но при этом каждый столбец содержит однотипные данные. Кроме того, в списке не должно быть пустых строк или столбцов.

Фильтрация позволяет быстро и легко находить в списке, таблице или базе данных записи, отвечающие условиям отбора.

Примечание. Порядок записей в списке при фильтрации не изменяется, лишь скрываются строки, которые не требуется отображать.

6.14. Автофильтр

В Excel для фильтрации списков обычно используется режим автофильтр, который позволяет создать три типа фильтров:

■  по значениям списка;

■  по формату;

■  по условиям.

Они являются взаимоисключающими в пределах диапазона ячеек или столбца таблицы. Так, можно выполнить фильтрацию по цвету ячеек или по списку чисел, но нельзя использовать оба типа одновременно.

Примечание. Для получения корректных результатов рекомендуется не смешивать в одном столбце данные разных форматов (текст и числа, числа и даты и т. д.), так как для каждого отдельного столбца используется только один тип команды фильтра.

Для установки автофильтра необходимо поместить курсор в таблицу и нажать кнопку Фильтр на панели Сортировка и фильmp вкладки Данные. В результате выполнения команды в строку с заголовками столбцов помещаются кнопки раскрывающихся списков (кнопки со стрелкой).

Существует несколько способов фильтрации данных, которые выбираются из меню фильтрации и подменю Числовые фильтры:

■ отображение только тех строк в таблице, которые соответствуют выбранному значению в определенном столбце. Например, требуется отобразить только те строки в таблице, для которых значение в столбце Яблоки, кг составляет 300. Для этого нужно нажать на стрелку в заголовке этого столбца и отметить в появившемся списке значение 300. В данном примере результатом фильтрации будет только одна строка;

■ отображение определенного количества наибольших или наименьших элементов столбца в режиме Первые 10. При выборе в заголовке столбца этого пункта появится диалоговое окно, в котором следует указать количество отображаемых элементов и требуемый вариант.

Есть еще Пользовательский автофильтр, в окне которого можно задавать сложные критерии для фильтра.

6.15. Разбиение текста по столбцам

В Excel существует возможность разделения содержимого одной ячейки на несколько ячеек. Это может пригодиться, если требуется выделить, часть данных, находящихся в одной ячейке, чтобы затем произвести над ней какую-либо операцию.

Например, в таблице, приведенной на рис. 46, требуется отсортировать данные по именам сотрудников. Для этого следует распределить фамилии, имена и отчества по отдельным столбцам.

А В

1 Список телефонов сотрудников

2 

3 

4 

5 

Рис. 46. Таблица перед разбиением

Чтобы разбить содержимое ячейки, необходимо выполнить следующие действия:

1.  Перед разбиением справа от выделенного диапазона необхо­димо вставить несколько пустых столбцов, чтобы избежать замены данных. В данном примере следует вставить два столбца между столбцами А и В.

2.  Выделить диапазон, который содержит разделяемый текст. В примере это ячейки А2:А5.

Примечание. Диапазон может содержать несколько строк, но только один столбец.

3.  В панели инструментов Работа с данными вкладки Данные нажать кнопку Текст по столбцам.

4.  В открывшемся диалоговом окне Мастер текстов (разбор) - шаг 1 из 3 в области Формат исходных данных указать вариант разбиения:

■  с разделителями - если текст в ячейках разделен запятыми, точками с запятой, знаками табуляции и т. п.;

■  фиксированной ширины - если однотипные элементы разделяемых ячеек имеют одинаковую длину.

В данном примере выбран тип с разделителями, так как значения в ячейке разделены пробелами.

5.  Нажать кнопку Далее.

6.  В окне Мастер текстов (разбор) - шаг 2 из 3 выбрать тип символа-разделителя. Если среди предложенного набора отсутствует нужный знак, следует установить флажок другой и в поле рядом указать требуемый символ. При этом в нижней части окна будет приведен образец разбивки.

7.  Нажатием кнопки Далее перейти в следующее окно диалога Мастер текстов (разбор) - шаг 3 из 3, которое позволяет установить формат данных для каждого столбца. Кнопка Подробнее открывает диалоговое окно, в котором можно установить дополнительные настройки числовых данных. Чтобы исключить какой-либо столбец при разбивке, следует выделить его в образце разбора и включить опцию пропустить столбец.

8.  После установки всех требуемых параметров нажать кнопку Готово, в результате чего содержимое выделенного диапазона будет разбито на три столбца.

6.16. Консолидация данных

Для объединения данных из разных диапазонов, которые могут находиться на разных листах или в разных книгах, используется понятие консолидации.

Есть два вида консолидации данных: по расположению и по категории.

Консолидацию по расположению используют в том случае, когда объединяемые диапазоны данных имеют одинаковое расположение. Например, если имеются данные на нескольких листах, организованные по одному шаблону (строки и столбцы име­ют одинаковые названия).

При консолидации по категории не обязательно, чтобы диапазоны данных имели одинаковое расположение по строкам и столбцам. Excel консолидирует (объединит) все уникальные строки со всех листов, имеющие одинаковые заголовки.

6.17. Консолидация данных по расположению

Рассмотрим пример консолидации данных по расположению. На рис. 47А и рис. 47Б представлена книга, в которой содержатся: лист ВСЕГО (рис. 47А) с итоговыми данными по объему продаж и листы АНДИ (рис. 47Б), ВЕК и ЭТАЛОН с исходными (консолидируемыми) данными, в которых представлена информация по продажам каждого магазина соответственно. Листы АНДИ, ВЕК и ЭТАЛОН имеют одинаковую структуру. Данные расположены в трех столбцах (Цена, Продано и Общая стоимость) и восьми строках (имеется семь моделей телевизоров плюс итоговая строка).

1.  Активировать итоговый лист и щелкнуть в левом верхнем углу диапазона, в котором требуется разместить консолидированные данные. В данном примере это ячейка СЗ.

2.  Нажать кнопку Консолидация, которая находится на панели Работа с данными вкладки Данные, в результате чего откроется одноименное диалоговое окно.

А В С D

Общий объем продаж

Цена, Продано, Общая

Модель телевизора у. е. шт. стоимость, у. е.

3  PANASONIC ТН -42 PV 60 RH 1430

4  PANASONIC ТН -42 PV 600 R 2200

5  PANASONIC ТН 42 PV

6  PHILIPS 42 PF 9

7 PHILIPS 50 PF 7

8 SAMSUNG PS 42 E71HX 1180

9  SAMSUNG PS 50 C7HX 2300

10 Общий итог:

ВСЕГО АНДИ ВЕK ЭТАЛОН

Рис. 47А. Лист с итоговыми данными для консолидации по расположению

Чтобы консолидировать исходные данные на одном листе, не­обходимо:

А В С D

1 Магазин АНДИ

Цена, Продано, Общая

2 Модель телевизора у. е. шт. стоимость, у. е.

3  PANASONIC ТН -42 PV 60 RH 1

4  PANASONIC ТН -42 PV 600 R 2

5  PANASONIC ТН -42 PV

6  PHILIPS 42 PF 9

7  PHILIPS 50 PF 7

8 SAMSUNG PS 42 E71HX 1

9  SAMSUNG PS 50 C7HX 2

10Общий итог: 58 95490

< ► ВСЕГО ■ АНДИ ВЕК ЭТАЛОН

Рис. 47Б. Лист с исходными данными для консолидации по расположению

3. Из раскрывающегося списка Функция выбрать функцию, которую необходимо использовать для консолидации данных.

Можно применять следующие функции: Сумма, Количество, Среднее, Минимум, Максимум, Произведение, Количество чисел, Смещенное отклонение, Несмещенное отклонение, Смещенная дисперсия, Несмещенная дисперсия. По умолчанию Excel использует функцию Сумма, которая и будет применена в данном примере для консолидации.

4. В поле Ссылка ввести ссылки для каждого исходного диапазона. Наиболее удобно делать это с помощью мыши. Следует сначала щелкнуть в поле Ссылка, затем открыть нужный лист и выделить диапазон данных, после чего снова вернуться в диалоговое окно Консолидация и нажать кнопку Добавить. Необходимо повторить этот шаг для всех диапазонов.

Если данные, которые требуется объединить, находятся в закрытой на данный момент книге, следует воспользоваться кнопкой Обзор, чтобы найти и открыть требуемый файл, либо ввести данные вручную по следующей схеме: [Имя_файла]Имя_листа! Ссылка

Если диапазон исходных данных для консолидации находится в той же книге, в которой выполняется сама консолидация, имя файла вводить не обязательно. В данном примере выделены диапазоны C3:D10 (без заголовков столбцов и строк) в листах АНДИ, ВЕК и ЭТАЛОН.

5.  Так как консолидация выполняется по расположению, в группе Использовать в качестве имен следует оставить все поля пустыми. В данном случае подписи исходных строк и столбцов не копируются в консолидированные данные.

6.  Установить флажок Создавать связи с исходными данными, если область консолидации требуется обновлять автоматически при каждом изменении исходных областей.

Примечание. Если установлено автоматическое обновление области консолидации, изменить набор ячеек и диапазонов, входящих в консолидацию, невозможно. Данная функция доступна только при обновлении области консолидации вручную.

7. После ввода всех необходимых параметров нажать кнопку ОК, после чего Excel заполнит итоговый лист, как показано на рис. 47В. Если после выполнения консолидации были внесены изменения в исходные диапазоны, а автоматическое обновление не устанавливалось, эти изменения никак не отразятся на итоговом листе.

А В С D

Общий объем продаж

Модель телевизора Цена, Продано, Общая

2 у. е. шт. стоимость, у. е.

3  PANASONIC ТН 42 PV 60 RH 1

4  PANASONIC ТН 42 PV 600 R 2

5  PANASONIC ТН 42 PV0

6  PHILIPS 42 PF 90

7  PHILIPS 50 PF 70

8  SAMSUNG PS 42 E71HX 1

9  SAMSUNG PS50C7HX 2

10Общий итог:

всего анди век эталон

Рис. 47В. Результат консолидации данных по расположению

Кроме того, следует отметить, что в ячейках, содержащих консолидированные данные, помещаются лишь значения, а не формулы. И в этом случае, чтобы обновить данные, следует просто установить курсор в первую ячейку области консолидации, повторно вызвать диалоговое окно Консолидация и нажать кнопку ОК.

6.18. Консолидация по категории

Ниже рассмотрен пример консолидации по категории, которая позволяет работать с диапазонами, имеющими различную организацию данных.

Например, листы с исходными данными отличаются названием моделей телевизоров, следовательно, заголовки строк не совпадают и поэтому отсутствуют в итоговом листе. Кроме того, в исходных диапазонах столбец Цена располагается в конце, так как его не требуется включать в консолидацию.

Чтобы консолидировать данные по категории, следует:

1.  Как и в предыдущем примере, щелкнуть в левом верхнем yглу диапазона, в котором требуется разместить консолидированные данные. В данном случае это ячейка A3, так как диапазон консолидации включает в себя заголовки строк.

2.  Активировать диалоговое окно Консолидация и выбрать в нем необходимую функцию (например, Сумма).

3.  В поле Ссылка задать исходные диапазоны. В ссылки следуй включить заголовки строк и не включать заголовки столбцом. Таким образом, список диапазоном должен содержать следующие ссылки:

АНДИ!$А$3:$С$10

ВЕК!$А$3:$С$8

ЭТАЛОН!$А$3:$С$8

4.  В области Использовать в качестве имен установить флажок значения левого столбца, а флажок подписи верхней строки оставить не включенным, так как подписи столбцов присутствуют в итоговом листе.

5.  Нажать кнопку ОК после ввода всех необходимых параметров. В результате итоговый лист будет содержать консолидированные данные.

Для этого следует выполнить такие действия:

1.  Выделить диапазон массива - D2:D8.

2.  Ввести формулу =В2:В8+С2:С8.

3.  Нажать комбинацию клавиш Ctrl+Shift+Enter, которая позволяет завершить ввод формулы массива.

В результате формула будет заключена в фигурные скобки в строке формул и содержаться в каждой из ячеек предварительно выделенного диапазона D2:D8.

Примечание. Ввод формулы массива необходимо завершать нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+Enter. Нельзя вводить фигурные скобки вручную, так как они будут восприняты как текст. В режиме редактирования формулы фигурные скобки в строке формул исчезают.

Необходимо отметить, что нельзя удалять, добавлять или изменять отдельные ячейки в диапазоне массива. Если требуется внести какие-то изменения в формулу, следует выделить весь диапазон массива, перейти в строку формул, модифицирован, формулу и нажать Ctrl+Shift+Enter.

Формулу массива можно использовать для выполнения нескольких вычислений в целях получения одного значения, замена нескольких отдельных формул одной формулой массива упростит схему вычислений.

Например, для таблицы, приведенной на рис., требуется определить общую стоимость проданных телевизоров. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1.  Выбрать ячейку, в которую требуется ввести формулу массива (В6, для отображения денежной величины р. в данной ячейке установлен денежный формат).

2.  Ввести формулу =СУММ(В2:В4*С2:С4).

Данная формула умножает значения столбцов Цена и Продано для каждой Модели телевизора, а затем суммирует полученные результаты (рис. 48).

3. Завершить ввод формулы нажатием комбинации клавиш Ctrl+Shift+Enter.

В6 fx {=CУММ(B2:B4*c2:c4)}

A B C

Модель Цена, р. Продано, шт

2  Panasonic TX-R321X700 44 591.00 6

3  Philips 2QPF4121 10 970.00 2

4  Samsung LE-23R81B 17 277.00 3

5

6 Всего продано на сумму р.

Рис. 48. Получение одного значения в результате применения формулы массива

В предыдущих примерах в качестве аргументов массива использовались отдельные столбцы и строки. Но в массивах можно также использовать ссылки на несколько строк и столбцов, при этом столбцы разделяются точкой с запятой, а строки - двоеточиями.

А : B : С : D : E

1 ________ Продано

2 Модель Май : Июнь

3 Москва : Курск : Москва : Курск

4  Panasonic TX-R32LX

5  Philips 20PF4

6  Samsung LE-23R81B

8 Всего продано, Москва: 14

Рис. 49. Использование составных диапазонов

Например, в таблице, приведенной на рис. выше, в функции СУММ, с помощью которой вычисляется Всего продано на сумму, в качестве аргумента используется ссылка на составной диапазон B4:B6;D4:D6 (рис. 49).

Примечание. При создании составных диапазонов можно использо­вать ссылки на данные только одного листа

6.19. Копирование и перемещение формул

После того как формула введена в ячейку, пользователь может ее перенести, скопировать или распространить на блок ячеек.

Примечание. При копировании формулы в другую ячейку относительные ссылки будут изменены соответствующим образом. При перемещении ячейки с формулой ссылки не меняются.

Для того чтобы при копировании ссылки на ячейки не изменялись, необходимо перед именем столбца или строки в адресе ячейки установить символ $, т. е. задать абсолютные ссылки. Изменяться будут только те части адреса ячейки, перед которыми не стоит символ $.

Изменить тип ссылки можно таким образом:

1.  Выделить ячейку с формулой.

2.  В строке формул выделить ссылку, которую требуется изменить.

3.  Нажатием клавиши F4 выбрать требуемый тип ссылки.

Рассмотрим примеры использования различных типов ссылок:

■  $А$1 - абсолютная ссылка (фиксированная ячейка);

■  А$1 - относительный столбец и абсолютная (фиксированная) строка;

■  $А1 - абсолютный (фиксированный) столбец и относительная строка;

■  А1 - относительная ссылка.

Копирование и перемещение формул выполняется так же, как и копирование ячеек:

1. Необходимо выделить ячейки с формулой.

2. На панели Буфер обмена нажать кнопку Копировать или Вырезать.

3. Указать левую верхнюю ячейку блока, в который необходимо вставить копируемые ячейки.

Чтобы скопировать формулу вместе с форматированием ячейки, следует нажать кнопку Вставить Буфера обмена. Если же надо скопировать только формулу без форматирования или только результат вычисления без самой формулы, необходимо выбрать из выпадающего списка кнопки Вставить команду Вставить значение.

Кроме того, копирование формул можно осуществить путем перетаскивания границы выделенного диапазона ячеек при нажатой клавише Ctrl или, как было отмечено в начале главы, с помощью маркера заполнения. Такой способ копирования называется автозаполнением.

По окончании перетаскивания выделенный фрагмент заполняется формулами на основании данных исходной ячейки. Кроме того, при нажатии на появившуюся кнопку Параметры автозаполнения можно изменить режим копирования. Доступны следующие опции (рис.50):

■  Копировать ячейки - в этом случае содержимое ячейки переносится вместе с формулами и параметрами форматирования;

■  Заполнить только форматы - скопировать только форматы выделенных ячеек;

■  Заполнить только значения - содержимое каждой ячейки диапазона заменяется значением, соответствующим введенной формуле.

Копировать ячейки

Заполнить только форматы

Заполнить только значения

Рис. 50. Параметры автозаполнения

Использование различных вариантов копирования автозаполнения рассмотрим на следующем примере.

Допустим, в ячейке D2 содержится формула =В2*С2. Опция Копировать ячейки активируется по умолчанию при протягивании.

При использовании опции Заполнить только форматы содержимое ячеек не изменяется, а копируется только формат начальной ячейки.

Если выбрать опцию Заполнить только значения и просмотреть содержимое ячеек столбца D, то можно увидеть, что они не содержат формул.

6.20. Использование имен в вычислениях

Определенное имя представляет собой ссылку на ячейку, диапазон ячеек, значение, формулу или объект.

В Excel 2007 определены следующие правила задания имен:

■ имя должно содержать не более 255 символов;

■  имя должно начинаться только с буквы, символа подчеркивания или косой черты;

■  зарезервированные идентификаторы, такие как имена ячеек (А1,ВЗ, символы R и С и т. д.), нельзя использовать в качестве имен.

Примечание. Чтобы не вносить путаницу, не рекомендуется использо­вать названия функций, листов и т. п.

Как правило, имеет смысл присваивать имена ячейкам, диапазонам или формулам в том случае, когда они многократно используются в вычислениях в рабочей книге. Это позволяет избежать повторного ввода сложных выражений и таким образом уменьшить вероятность ошибок ввода.

Существует несколько способов для присвоения имени в Excel 2007. Наиболее простой - использование выпадающего списка Имя, расположенного около строки формул. Проиллюстрируем использование имен на следующем примере. Допустим, имеется информация о стоимости телевизоров в рублях. Необходимо пересчитать их стоимость в евро (рис. 51). Для удобства воспользуемся специальной ссылкой курс на ячейку В1, отражающий текущий курс рубля к евро.

Чтобы определить имя, необходимо выполнить следующие действия:

4.  Установить курсор в позицию В1.

5.  В строке ввода списка определить заданное имя.

6.  Нажать клавишу Enter.

Курс ■ fx 36,2

А В С

1  курс евро 36,20р

2  Модель Цена, р. Цена евро

3  Panasonic TX-R32LM70 25 848.00р € 714.03

4  Panasonic TX-R32LX7Qр € 913.92

5Panasonic TX-R32LX700 44 604.00р € 1232.15

6 Philips 2QPF412 10 930.00р € 303.31

7 Philips 20PF5120 16 312.00р € 464.42

8 Philips 2QPF5р. € 314.25

Рис. 51. Использование имени

Далее полученную ссылку необходимо использовать для расчета стоимости телевизора в евро. Для этого надо выбрать ячейку С3 и ввести формулу =В3/Курс, а затем, с помощью перетягивания, заполнить колонку Цена евро до ячейки С5.

6.21. Понятие функции в EXCEL

Функции в Excel представляют собой стандартные формулы и используются для выполнения определенных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые употребляются для вычисления функций, называются аргументами, а значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами.

Функции в Excel для удобства работы разбиты по категориям: финансовые, логические, текстовые, функции даты и времени, ссылки и массивы, математические, статистические, проверки свойств и значений, инженерные, аналитические и функции управления базами данных.

Для ускорения доступа первые семь категорий представлены на панели Библиотека функций вкладки Формулы в виде отдельных команд.

Текстовые функции используются для обработки текста, а именно: поиска нужных символов, записи символов в определенную позицию текста и т. д.

С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом календарных дат или времени. Например, определить возраст работника, вычислить стаж его работы или определить количество рабочих дней на любом промежутке времени, и т. д.

Логические функции используются при создании сложных формул, в которых необходимо выполнять проверку каких-либо условий.

В Excel широко представлены математические функции. В частности, помимо действий с числами, можно выполнять различные операции с матрицами, а именно: складывать, умножать, транспонировать, а также находить матрицу, обратную исходной.

В распоряжении пользователя также находится библиотека статистических функций, при помощи которой можно осуществлять статистическое моделирование, проводить факторный и регрессионный анализ и т. д.

Помимо встроенных функций, в вычислениях могут применяться пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.

Чтобы использовать какую-либо функцию, следует ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться применяемые в формуле символы, называется синтаксисом функции.

Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если нарушить правила синтаксиса, то в этом случае Excel выдаст сообщение, что в формуле имеется ошибка.

Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как это имеет место в начале любой математической формулы.

Далее вводится имя функции и сразу за ним - список аргументов в круглых скобках. Аргументы отделяются друг от друга точкой с запятой. Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов (рис. ниже).

=ОКРУГЛ(В5;2)

ОКРУГЛ(число; число_разрядов)

Рис. Запись функции

В качестве аргументов можно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и функциями. В свою очередь, используемые функции могут содержать другие функции.

Примечание. В записи функции обязательно должны присутствовать открывающаяся и закрывающаяся скобки, при этом нельзя вставлять пробелы между названием функции и скобками.

6.22. Использование мастера функций для создания формул

Вводить в формулу названия функций и значения входных параметров непосредственно с клавиатуры не всегда удобно. В Excel существует специальное средство для работы с функциями -мастер функций, который во многом облегчает работу пользователя.

Мастер функций можно вызвать несколькими способами:

■  с помощью кнопки Вставить функцию панели Библиотека функций вкладки Формулы (рис. 52);

■  с помощью нажатия кнопки fx в строке формул;

■  путем выбора функции из выпадающего списка кнопки соответствующей категории или команды Вставить функцию, присутствующей в каждой категории;

■  использовать кнопку Автосумма или Недавно использовались.

Например, требуется вычислить суммарное значение столбца Заготовка яблок таблицы, представленной на рис. ниже.

А 1 Месяц	В Заготовка яблок, кг
2 Июль	210
3 Август	270
4 Сентябрь	270
5 Октябрь	400
6 ИТОГО

Рис. 52. Подсчет суммарного значения столбца

6.23. Построение диаграмм и графиков

Процесс построения диаграмм начинается с выбора данных, которые должны быть отображены на экране графически. Выделение диапазона не является обязательным, однако это упрощает дальнейший процесс. При этом в область выделения можно включать и подписи данных.

Примечание. В случае, когда область выделения содержит в названиях столбцов или строк объединенные ячейки, Excel не всегда нужным образом определяет имена рядов и подписи данных. В таком случае лучше выделять данные без названий, а подписи указывать по ходу построения.

Можно просто установить курсор в область таблицы данных, тогда Excel автоматически определит диапазон данных. Но в этом случае следует иметь в виду, что если таблица содержит итоговый столбец (строку), он также автоматически будет включен в диапазон данных.

Ниже рассмотрен пример построения диаграммы по данным таблицы, представленной на рис. 53. Создаваемая диаграмма должна содержать сравнительную информацию о стоимости различных моделей телевизоров в двух магазинах: «Грант» и «Электрон». В качестве исходных данных следует указать диапазон, включающий подписи строк и столбцов АЗ:С8, но без столбца средних значений стоимости.

Теперь необходимо перейти на вкладку Вставка и выбрать тип будущей диаграммы. Например, в панели Диаграммы воспользоваться командой Гистограмма с группировкой в выпа­дающем списке кнопки Гистограмма.

Выбор типа диаграммы можно организовать и другим способом, который, возможно, менее удобен, но предоставляет пользователю полный список доступных в Excel диаграмм и графиков: на вкладке Вставить выбрать в правом нижнем углу из списка Вставка диаграммы необходимый тип диаграммы. Диаграмма сразу будет построена и теперь ее необходимо редактировать.

А В С D

Стоимость телевизоров, р.

Магазин Магазин Средняя

Модель Грант Электрон стоимость

3 Daewoo KR-2132FL 4

4 JVCAV-2106BE 4

5 LG21FC1RB 4

6 LG 21Q9RGE 4

7 Panasonic TC-21FS1GT 5

8 Panasonic ТС-21FX2OT 6

Рис. 53. Данные для построения диаграммы

В процессе редактирования можно менять:

- значения ячеек;

- диапазон исходных данных;

- подписи осей;

- подписи значений.

Можно форматировать элементы диаграммы, рядов данных, легенды и осей.

7. ACCESS 2007

Материал в этой главе также описан по мере увеличения сложности, операции разбиты на отдельные шаги, которые задают алгоритм выполнения той или иной операции.

По каждой операции есть краткая аннотация, но это не означает, что все разделы описаны подробно и нет необходимости использовать другую литературу, например, в данном пособии даже нет упоминания о фильтрах, хотя это один из важных разделов Access.

Кроме этого Access, как любая составляющая Office, имеет развитую систему подсказок, что позволяет сократить текст пособия тоже.

7.1. Основные понятия

Microsoft Access (MSA) – система управления базами данных (СУБД), предназначенная для хранения, преобразования и извлечения данных, представления их в удобном с точки зрения восприятия и использования виде и автоматизации часто выполняемых операций и задач.

База данных (БД) – информационная модель предметной области, представляющая собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие описания, хранения и манипулирования данными. Обращение к БД осуществляется через СУБД.