Документирование управленческой деятельности предприятия (стр. 2 )

Министерству образования и науки

Российской Федерации

Управление делами

Ведущему специалисту

При направлении документа руководителю организации адрес пишется следующим образом:

Директору станкостроительного завода

г-ну Петрову

При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:

Главам администрации городов

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам. Постоянным корреспондентам адрес не указывается: из уважения к партнеру адрес остается в памяти отправителя.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают.

При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

16. Гриф утверждения документа. Утверждение - способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан., Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию, которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Утверждаются, как правило, следующие документы:

¾ положения об организациях, учреждениях, их структурных подразделениях, совещательных органах и т. п.;

¾ уставы предприятий, отчеты и балансы;

¾ структура и штатная численность, штатное расписание;

¾ текущие и перспективные планы;

¾ акты контрольно-ревизионного характера;

¾ акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений;

¾ акты приема-передачи дел;

¾ отдельные разновидности протоколов и т. д.

Каждая организация с учетом своей специфики должна разрабатывать индивидуальный перечень документов, подлежащих утверждению. В табеле следует указывать организацию или должностное лицо, которое в соответствии с компетенцией имеет право утвердить данный документ.

Утверждение документа производится посредством грифа или издания соответствующего распорядительного документа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами. Например, в соответствии с Законом о трудовых коллективах утверждение Правил внутреннего трудового распорядка осуществляется голосованием большинства членов трудового коллектива и оформляется протоколом.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения оформляется по форме:

УТВЕРЖДАЮ

Директор банка

(подпись)

15.08.2003, печать

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА или УТВЕРЖДЕНЫ. Наименование утвержденного документа в творительном падеже, его даты и номер.

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора института

Издание распорядительного документа, утверждающего другой документ, необходимо в тех случаях, когда в нем указывается срок введения в действие утверждаемого документа, должностное лицо, ответственное за выполнение контрольных функций, и другие, связанные с утверждаемым документом поручения. Если утверждаемый документ издается вместе с распорядительным, то он оформляется как приложение.

В случае утверждения документа несколькими организациями, грифы утверждения располагаются на одном уровне вдоль верхней части листа.

18. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

¾ о чем (о ком), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

¾ чего (кого), например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

– кому, чему (например):

Инструкция по технике безопасности.

20. Текст. Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа составляется на основе унифицированных сборников текстов (письмовников), типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего и прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержание описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметка о наличии приложения. Если к документу имеются приложения, то об этом должна быть сделана соответствующая отметка. Информация о приложении указывается в тексте или после текста документа перед подписью.

Документы приложения могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложения к правовым актам), поясняющие содержание другого документа, направляемые с сопроводительным документом адресату.

В нормативных актах и документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: "Утвердить инструкцию по учету и хранению документов". На самом документе-приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу, которая включает наименование нормативного акта, его дату и номер.

При рассылке приложений без нормативного акта отметку о приложении заменяют на гриф утверждения соответствующим актом.

При наличии нескольких приложений они должны быть пронумерованы в валовом порядке.

Если документ-приложение направляется адресату с сопроводительным письмом, то сведения о приложении указываются после текста по следующей форме:

Приложение: проект инструкции по делопроизводству на 48 л. в 1 экз.

Если документы-приложения перечислены в тексте, то их названия второй раз не указываются. В сброшюрованном приложении не указывается число листов.

22. Подпись. Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все, в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу. Документ подписывается руководящими работниками организации или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами.

На всех уровнях управления, во всех организациях и в их подразделениях, действующих на основе единоначалия, документы, как правило, имеют одну подпись руководителя организации или руководителя подразделения в соответствии с приказом о распределении обязанностей.

Доклады, докладные записки, справки и т. п., документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Две подписи проставляются на документах, принятых коллегиальными органами.

Две или более подписей проставляют на документах, если ответственность за их содержание несут несколько должностных лиц. Например, финансовые документы; документы проверок (ревизий); документы, составленные несколькими организациями и т. д.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документах, оформленных на бланках), личная подпись и ее расшифровка. Наименование должности и расшифровка подписи печатаются на одном уровне.

Если документ должны подписывать несколько должностных лиц, то их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор завода (подпись)

Главный бухгалтер (подпись) АЛ. Леонидова

Если документы должны подписывать несколько равных должностей, то их подписи располагают на одном уровне, например:

Управляющий делами Начальник юридического

отдела

(подпись) (подпись)

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии (подпись)

Члены комиссии (подписи)

Чаще всего фамилии членов комиссии проставляются в алфавитном порядке.

Запрещается подписание документа другим должностным лицом вместо указанного в проекте документа. В документах могут быть указаны только наименование должности и расшифровка подписи лица, фактически подписавшего документ. При оформлении документа не на бланке наименование организации должно быть включено в наименование должности лица, подписывающего документ.

Если документ исходит от нескольких организаций, он печатается не на бланке и имеет соответствующее число подписей, которые располагаются на одном уровне. В наименование должности в этом случае включают и наименование организаций - авторов документа.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Личная подпись

Все экземпляры этих документов, остающиеся в делах организаций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

В расшифровки подписи инициалы ставятся перед фамилией ().

23. Гриф согласования. Внешнее согласование проекта документа должно быть оформлено грифом согласования, листом согласования, содержащим несколько грифов, справкой согласования или протоколом обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

(подпись)

14.06.2003 печать

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Роспожарнадзора

14.06.2003 №14-7.2105

При оформлении листа согласования на документе должна быть сделана отметка: "Лист согласования прилагается".

Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписей, слева направо, на одном уровне.

24. Визы согласования документа. Внутреннее согласование проектов документов называется визированием. Оно проводится в следующей последовательности:

¾ с функциональными подразделениями;

¾ с совещательными органами;

¾ с общественными организациями;

¾ с главными, старшими специалистами по функциональным вопросам;

¾ с финансовой службой;

¾ с юридической службой
;

¾ с заместителями, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

На документах визы согласования размещаются в обратном порядке и согласование проводится снизу.

Первым проект документа визирует его исполнитель в подтверждение того, что он несет ответственность за его качество.

Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визирования, которые могут дополняться наименованием должности и расшифровкой подписки визирующего, например:

Начальник отдела маркетинга

(подпись)

21.05.2003

Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: "замечания прилагаются".

Визы проставляются на экземплярах, которые остаются в организации, ниже подписей, слева направо во всю ширину листа.

25. Печать. Она заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

26. Отметка о заверении копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись

07.06.99.'

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя и номер его телефона располагается на лицевой стороне или, при отсутствии места, на обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Селезнев 56-4-45.

1.9. Служебное поле документа

Служебное поле документа включает в себя поле для подшива документа (20 мм с левой стороны листа и по 15 мм с остальных трех сторон), а также все свободные места на листе бумаги от реквизитов автора. На служебном поле размещаются следующие реквизиты:

17. Резолюция. Автор резолюции дает указание по исполнению решения, постановления, инструктивного письма и т. д., зафиксированного в данном документе. В состав резолюции должны входить: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

19. Отметки о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

28. Отметка об исполнении документов и направлении его в дело. Отметка об исполнении документа и направлений его в дело свидетельствует о том, что все поставленные в документе вопросы решены. По каждому документу должно быть видно, каким образом он исполнен. Если направлен ответ, то к документу прилагается копия ответа.

О других формах исполнения на документе исполнитель делает отметку, которая имеет юридическое значение и представляет собой справку об исполнении. Например:

1) "Вопрос решен по телефону с начальником планового отдела завода 1999.05.12 (личная подпись исполнителя)".

2) "Дано устное разъяснение зав. канцелярией объединения 1999.10.02 (личная подпись исполнителя).

3) "Включено в отчет (наименование)".

Исполнитель, оформивший отметку, несет "ответственность за ее достоверность.

Слова "в дело" и номер дела, в которое должен быть подшит документ, дата направления и подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя документа завершают прохождение документа, например:

"В дело 10-07 (личная подпись исполнителя)"

29. Отметка о поступлении документа. Располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления и его индекс, при необходимости и время поступления документа (если документ пришел в день или после даты срока исполнения).

Наименование организации Дата ___________________ Вх. номер _______________

 

30. Идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

1.10. Построение бланков документов

Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок расположения реквизитов на документе, но и заранее нанести повторяющиеся их части на листы бумаги, предназначенные для создания документов. Лист бумаги с внесенной в него постоянной информацией и разметкой для последующего внесения переменной информации называется бланком.

Бланки документов могут печататься в типографии. Для типографского Заказа образцы должны быть изготовлены в соответствии с утвержденной формой в масштабе 1:1. Запрещается изготавливать типографским способом, и использовать бланки, документов, не утвержденные и не прошедшие регистрацию в установленном порядке, не имеющие кода формы.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой рисунок (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

Реквизитили 03) располагают над серединой реквизита 08. реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрированием (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов);

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизитыили 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организации субъектов Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Вопросы и задания для самоконтроля

1.  Что такое деятельность? Дайте определение.

2.  Что такое делопроизводство? Дайте определение.

3.  Перечислите реквизиты документов.

4.  Что такое бланк документа? Назовите основные реквизиты, составляющие бланк документа.

5.  Составьте бланк письма для своей фирмы (название фирмы придумайте сами)

6.  Составьте бланк приказа для своей фирмы.

2. ОБЩЕНИЕ ЧЕРЕЗ ДЕЛОВУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ

Теперь рассмотрим второй параметр, характеризующий деятельность. Это – общение. И рассмотрим именно деловое общение и как его можно наладить с помощью документирования.

2.1. Принципы делового общения

Общение – это целенаправленный обмен информацией, направленный на установление конструктивного взаимодействия и получение продуктивного результата.

Общение возникло с самого возникновения человечества. Деловое общение также явление историческое. Все правила делового общения деформировались и менялись постоянно. Сейчас главным в деловом общении считается, что партнеры должны соблюдать равенство по отношению друг к другу во имя интересов общего дела. Выработан международный Кодекс деловых коммуникаций, созданный по следующим принципам:

1) интересы дела;

2) поступай по отношению к своему партнеру так, как хотел бы, чтобы он поступил с тобой, т. е. соблюдай принцип равенства и кооперативность;

3) изучай партнера, учитывай его индивидуальность, чтобы использовать его знания в интересах дела;

4) информация должна быть целенаправленной, отчетливо поданной партнеру и достаточной для интересов дела. Если информации больше, чем требуется, то партнер может получить преимущества и использовать ее в свою пользу, если меньше, то трудно найти оптимальный вариант;

5) партнеры не должны обманывать друг друга, информация должна быть качественная, проверенная по всем параметрам.

Таким образом, на деловое общение через документирование управленческой деятельности оказывает влияние, в первую очередь, этикет, затем официальный деловой стиль документов, психологическое воздействие на партнера через узнавание возможностей партнера и себя, исполнительская дисциплина через организацию работы с документами и знание правил при составлении тех или иных управленческих документов.

2.2. Этикет и его значение в деловых документах

Особая роль в деловых взаимоотношениях с партнерами отводится этикету. Этикет - перевод с французского языка (etiquette) – ярлык, этикетка. Этикет в деловых документах проявляется в обращениях и приветствиях, манерах составления документа и т. д. Соблюдать этикет – означает следовать особым нравственным нормам поведения.

Для успешного установления деловых контактов с людьми крайне важно соблюдать некие нравственные нормы, которые регулировали бы взаимоотношения с окружающими. В числе таких норм можно выделить: вежливость, корректность, тактичность, благородство и точность.

Первая из этих норм – вежливость – является выражением уважительного отношения к человеческому достоинству. Суть вежливости - доброжелательность. Доброжелательность проявляется и в приветствиях, и в пожеланиях.

Антипод вежливости – грубость. Грубые взаимоотношения являются не только показателем низкой культуры, но и экономической категорией. Подсчитано, что в результате грубого обхождения с партнерами деловые люди не реализуют до 20% своего экономического интереса. Это проявляется в виде незаключенных контрактов, расторгнутых и неподписанных соглашений, невыполненных договоренностей и т. п.

Сродни вежливости нравственная норма – корректность. Она означает умение держать себя в рамках приличий в любых ситуациях и, в первую очередь, в конфликтных. Корректное отношение проявляется в умении понять позицию и возражения оппонента, предъявить претензию, четко обосновать свою позицию, ответить отказом в заключении какой-либо сделки, конкретно и четко сформулировать причины и т. п.

Элементом вежливости является тактичность. Чувство такта – это чувство меры, границы в общении. Быть тактичным – это не унижать достоинство партнеров, оппонентов, все свои чувства (восторг или недовольство) сдерживать.

Этическая культура проявляется также в скромности. Она проявляется в уважении вкусов и привязанностей других людей, в небравировании своим служебным положением, сдержанностью в оценке.

Благородство – это еще одна этическая норма. Оно предполагает совершение бескорыстных поступков, не допускает унижение других ради своих выгод.

Важным в деловых отношениях является также норма этикета - точность. Без точности нельзя выполнить условие договора, взятых обязательств и т. д. Кто не выполняет взятых на себя задач – не вызывает доверия и уважения. Неточность граничит с обманом и ложью.

2.3. Особенности официально-делового стиля

Создание новых структур ведет к увеличению общего количества чисел документов, создаваемых в стране. Хотя это число точно не известно, но составляет примерно 500-600 млрд. только управленческих документов. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой, и использоваться только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций.

Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают также функциональные стили, т. е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистической, научной, официально-деловой, художественно-литературной и т. д. Официально-деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Официально-деловой стиль –это разновидность современного русского литературного языка, которая функционирует в сфере правовой и административно-общественной деятельности. Официально-деловой стиль реализуется в устной и письменной формах.

Устная форма официально-деловой речи представлена такими жанрами, как выступление и доклад (на собрании и конференции), судебная речь, служебный телефонный разговор, устное распоряжение и. д.

Письменная форма официально-делового стиля реализуется в текстах законов, договоров, контрактов, постановлений, приказов, государственных актов, доверенностей, заявлений, уставов, инструкций, докладных и объяснительных записок, протоколов и т. д.

Деловая речь служит средством общения государств, государства с отдельным лицом и обществом в целом; средством общения предприятий, учреждений, организаций; средством официального общения людей на производстве и сфере обслуживания.

Две важнейшие особенности и официально-делового стиля:

- выражаемое официально-деловым стилем содержание, учитывая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения;

- официально-деловой стиль характеризуется определенным более или менее ограниченным кругом тем.

Смешивание стилей может привести и к расторжению деловых отношений и к очень смешным ситуациям. Например, если смешать лирический и деловой стили, может получиться как у П. Хмара в стихотворении "Деловое письмо о любви":

На Ваш исходящий с отказом

Я вам сообщить бы хотел,

Что слишком серьезно наказан

Таким состоянием дел.

Вопрос быть моею женою

Был в принципе вами решен.

Он был согласован со мною

И вами в тот день утвержден.

Когда, совещаясь в субботу,

Мы вечером шли из кино,

И я, проявляя заботу,

Купил вам одно эскимо.

В тот день вы давали зароки

О загсе, о свадьбе, но вот

Теперь вы срываете сроки

Намеченных прежде работ.

Теперь вы намерены даже

Нарушить былой договор…

Любовь нашу до арбитража

Я не доводил до сих пор, —

Я полон пока еще веры.

Без вас не могу я никак!

Примите конкретные меры

По части вступления в брак.

Эти особенности способствовали закреплению в ней традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.

Официально-деловой стиль характеризуется:

- высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);

- официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);

- безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

В зависимости от области применения деловой речи выделяются три подстиля официально-делового стиля:

- канцелярский (управленческий);

- юридический (законодательный);

- дипломатический.

Для управленческих документов используется канцелярский стиль. Это более распространенный вариант официально-делового стиля. Именно в нем наиболее четко и последовательно выражены основные специфические черты, присущие в целом этому стилю. К основным чертам официального – делового стиля относится также точность формулировок, не допускающая инотолкования.

2.4. Деловой язык общения

Требование однозначности, характерной для деловой речи, реализуется в употреблении специальной терминологии или специальных языковых средств. Такая языковая ориентация позволяет добиться недопущения двусмысленности высказываний. Для официально-делового стиля характерна значительная повторяемость одних и тех же терминов в силу невозможности оперирования их синонимами.

2.5. Особенности языка деловых документов

В языке деловых бумаг и документов широко используются

1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это юридическая, дипломатическая и бухгалтерская терминология (аппеляция, истец, неприкосновенность, импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

3. Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.).

Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.). Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.)

7. Усложненные словосочетания (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

1. Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый…, или Уважаемый…! Следует помнить, что запятая после обращения придает документу (письму) будничный характер; знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу придается особое значение.

Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо-официальный оттенок.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), гражданин (гр.) имеет свою специфику.

Слово «товарищ», преимущественно употреблявшееся в нашей стране до 90-х годов, уже вытеснено словом «господин», используемым в мировой практике. Слово «гражданин» применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношения.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утрате местоимения «я». Например, вместо "я прошу" пишут "прошу". Вместо "я выполнил" пишут "мною выполнено". Однако нельзя сказать "мною решено". Правильно: "я решил". В целом местоимение "я" употребляется только в докладных и объяснительных записках.

4. Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением "он". Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограниченности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следует указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое оно составляется.

5. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в нейтральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, проявление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмерной вежливости и т. п. Разумеется, никакой список рекомендуемых выражений не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.

2.6. Некоторые случаи правописания
в деловых документах

С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названиях высших правительственных, государственных организаций и учреждений страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).