Документирование управленческой деятельности предприятия (стр. 6 )

литерные номера: _______________ пропущенные номера: _______________

Наименование должности составителя описи _______________

Подпись и расшифровка подписи__________________

Дата ___________________

На основе описей дел структурных подразделений ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ведомственный архив будет, передавать дела на постоянное хранение в государственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секретарь. В соответствии с требованиями «Государственной системы до-кументационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на государственное хранение должны производиться регулярно по окончании делопроизводственного года.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии сотрудника бухгалтерии. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел.

Контрольные вопросы и задания

1.  Что такое общение? Как влияет этикет на деловое общение?

2.  Каковы особенности официально-делового стиля и психологические факторы, влияющие на деловое общение через документы?

3.  Что такое документооборот, контроль исполнения документов, информационно-поисковые системы документов как фактор налаживания делового общения с партнерами?

4.  Как организуется работа с гражданами? Перечислите сопутствующие документы?

5.  Перечислите способы разведки информации?

6.  Какую информацию надо защищать?

7.  Укажите мероприятия по защите информации?

8.  Каким образом осуществляется формирование документов в дела для временного хранения?

9.  Как происходит формирование документов в дела для постоянного хранения?

3. ТРУД В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

3.1. Содержание труда

Труд в делопроизводстве можно считать в основном непроизводительным, т. е. обеспечивающим и обслуживающим.

Цель труда в делопроизводстве заключается в достижении удовлетворения трудом, через интересы и потребности партнеров, интегрируя стимулы, мотивы, ценности, установки и административные решения для подготовки и исполнения тех или иных документов, для поддержания сотрудничества и выполнения поставленных задач.

Характер труда в делопроизводстве можно представить как:

¾ связь между индивидуальным трудом работника и общественным трудом, т. е. все документы, готовятся в целях общества, работников и т. д.;

¾ способ соединения работника со средой предприятия;

¾ взаимосвязь между отдельными видами труда (интеллектуальный, физический);

¾ тип взаимодействия работников между собой по поводу подготовки тех или иных документов.

Содержание труда в делопроизводстве – это взаимодействие человека и средств труда. В первую очередь, конечно же, рассматриваются трудовые функции каждого работника. Они, в основном, определяются должностной инструкцией. Затем трудовые условия: место работы, соблюдение техники безопасности, условия работы за компьютером, а также умственные и физические возможности работника, его творчество, организованность, исполнительский потенциал. И наконец средства труда: компьютеры или пишущие машинки, множительные аппараты, другая оргтехника.

3.2. Механизм и автоматизация делопроизводственного труда

Основными способами совершенствования работы служб документационного обеспечения является механизация и автоматизация делопроизводственных процессов. Механизация и автоматизация позволяет черновую, творческую часть работы управленческого персонала и работников делопроизводственных служб передавать техническим средствам, снижая трудозатраты на подготовку и повышая качество их оформления.

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве, принято именовать оргтехникой.

В соответствии с назначением все технические средства можно разделить на пять групп:

¾ средства для составления документов;

¾ копировальная и множительная техника;

¾ средства обработки документов;

¾ средства хранения, поиска и передачи документов;

¾ техника управленческой связи.

Для составления документов используются способы: рукописные, машинописные (пишущие машинки, портативные, механические, электрические, с речевым вводом информации, видеотерминальные устройства), диктофонная техника и электронная аппаратура. Копировально-множительная техника занимает все большее место в делопроизводстве. Среди многообразных способов копирования (термокопирование, светокопирование, микрофильмирование, др.) наибольшее распространение получил способ электрофотографирования. Известны отечественные ротационные аппараты типа Р, зарубежные японского производства ЕП-870 и др. Производительность их до 60 копий в минуту.

Для хранения, поиска, передачи документов используют факсимильную связь. Особенное значение для повышения эффективности работы административно-управленческого персонала приобретает применение средств вычислительной техники — персональные электронно-вычислительные машины (ПЭВМ).

Электронная техника стала реальной Необходимостью при решении задачи документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием. Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ:

¾ документирование;

¾ организация работы с документами.

При документировании, т. е. создании (составлении) документов, ПЭВМ выступает в роли «умной» пишущей машинки.

Клавиатура ПЭВМ, предназначенная для набора текста, подобна клавиатуре пишущей машинки. Все, что набирается на клавиатуре, появляется на экране дисплея в том месте, где находится курсор.

ПЭВМ позволяет отредактировать напечатанной текст частично или полностью, не прибегая к многочисленным перепечаткам документа. Набранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнитном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно называть документом.'

В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, ведь в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Согласно определению, предложенному фирмой XEROX, документ — это совокупность информации, доступная человеческому восприятию.

Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами: Лексикон, Word, Word for Windows и др.

При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т. д.

У каждого текстового редактора (процессора) есть свои особенности и преимущества. Рассмотрим основные преимущества работы с программами, функционирующими под управлением оболочки Windows.

Одним из основных преимуществ оболочки Windows является ее многозадачность, т. е. возможность работать с несколькими программами одновременно или выполнять сразу несколько процессов (в DOS, для того чтобы запустить новую программу или начать новый процесс, сначала надо закончить предыдущий). Например, открыты две программы: NC и MS Word, переключиться между которыми можно либо путем нажатия комбинации клавиш [Alt+Tab], либо путем одинарного щелчка по соответствующей кнопке в строке главного меню.

Второе преимущество Windows-программ заключается в том, что они предоставляют пользователю неизмеримо больший спектр воз­можностей, чем это делают аналогичные DOS-программы. Особенно это касается разного рода текстовых и графических редакторов, электронных таблиц, программ обработки баз данных и т. п. продуктов.

Основными программами в Windows являются программы с текстовым редактором MS DOS, электронные таблицы MS Excel, информационно-правовая система «Кодекс» и бухгалтерские.

Отметим, что DOS-программы могут работать в среде Windows как приложения, но не наоборот.

3.3. Безопасность и здоровые условия труда в делопроизводстве

Если традиционные, т. е. ручные и механизированные участки делопроизводственных служб, не могли быть отнесены к особенно вредным, то внедрение компьютеров изменило ситуацию. Кроме необходимой активизации внимания и других высших психических функций работающие с компьютерами подвергаются воздействию вредных и опасных факторов производственной среды, поэтому по Гигиенической классификации труда Министерства здравоохранения руководство Р2.2.775-99 «Гигиенические критерии оценки и классификации условий труда по показателям вредности и опасности факторов производственной среды, тяжести и напряженности трудового процесса» работа с компьютерами относится к 1-2-ому классу по гигиеническим условиям, т. е. к тяжелым. Это обусловило выпуск документов имеющих нормативный характер:

1. Федеральный закон от 24.07.98.

«Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

2. ГОСТ Р

«Дисплеи. Рабочее место оператора. Общие эргономические требования и требования к производственной среде. Методы измерения».

3. ГОСТ Р

«Средства отображения информации индивидуального пользования. Методы измерений и оценки эргономических параметров и параметров безопасности».

4. ГОСТ

«Фильтры-экраны защитные для средств отображения информации».

5. ГОСТ Р

«Средства отображения информации индивидуального пользования. Общие эргономические требования и требования безопасности».

6. СанПин 2.2.2./2.4.1340-03

«Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».

7. СанПин 2.2.4.1329-03

«Гигиенические требования по защите персонала от воздействия импульсных электромагнитных полей».

8. Руководство Р 2.2.755-99

«Гигиенические критерии оценки и классификация условий труда по показателям вредности и опасности факторов производственной среды, тяжести и напряженности трудового процесса». Утверждено 23.04.99. Главным государственным санитарным врачом РФ.

3.4. Организационно-распорядительные документы

Весь этот труд оценивается через подготовленные работниками организационно-распорядительные документы, а также и всю работу с ними: учет, контроль, хранение, создание и исполнение.

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением всех видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные виды документов:

¾ организационные документы предприятия (устав, учрежденная уставом структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции и т. д.);

¾ распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения и т. д.);

¾ информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы и т. д.);

¾ документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки, трудовые книжки и т д.).

3.5. Организационные документы

Все государственные, муниципальные, частные предприятия действуют на основе устава.

Устав – это свод Правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления: Уставы государственных предприятий вышестоящими министерствами (ведомствами), Уставы муниципальных предприятий утверждаются: районными (городскими) администрациями, а частные - владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

Реквизиты, присутствующие в уставе: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения. В реквизите "текст" необходимо предусмотреть разделы:

¾ общие положения;

¾ основные функции;

¾права и обязанности;

¾ руководство;

¾ взаимоотношения и связи;

¾ производственно-хозяйственная и коммерческая деятельность;

¾ имущество и средства;

¾ контроль, проверка и ревизия;

¾ реорганизация или ликвидация.

Могут быть добавлены и другие разделы, такие как: уставный капитал, акции, ценные бумаги и т. д.

После текста ставится подпись руководителя.

Примеры уставов приведены в прил. 3.1.

Положение – это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурных подразделений.

Примерное положение о структурном подразделении см. в прил. 3.2.

Штатное расписание предприятия утверждается руководителем предприятия, форма штатного расписания в прил. 3.3, где указывается код и наименование структурного подразделения, должностные оклады, надбавки и т. д.

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности должностного лица. Примерная форма должностной инструкции рассматривается в прил. 3.4.

3.6. Распорядительные документы

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности предприятия – издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. Органы управления издают следующие распорядительные документы: администрация предприятий – приказы, указания; кооперативные организации – решения; общественные организации – постановления, распоряжения.

Тексты приказов и всех распорядительных документов чаще всего состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение, перечислены факты, события, дана их оценка. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа распорядительная часть начинается словами «постановляет» - в постановлении, «решает» - в распоряжении прощения, «приказывают» - в приказах.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. Приказ может быть нормативным актом управления, содержать нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли.

Распорядительная часть приказа должна начинаться со слов «приказываю» на середине листа. Она может делиться на пункты. Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя в дательном падеже и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Исполнители и сроки исполнения могут выделяться в отдельные пункты, если приказ не регламентирует конкретные сроки исполнения каждого отдельного действия. В последнем пункте распорядительной части указываются лица, на которых возлагается контроль за исполнением приказа. Примерная форма рассматривается в прил. 3.5.

Проекты приказа готовят руководители структурных подразделений или заместители руководителя. Текст приказа должен быть завизирован составителем, руководителем структурного подразделения, вносящим проект приказа, а также другими должностными лицами, от координации действий которых зависит исполнение данного приказа.

Всем разновидностям приказов присваиваются соответствующие индексы, для удобства поиска необходимых данных и оперативной подготовки проектов приказов. Например: Л – личный состав сотрудников; К – командировки; О – отпуска, поощрения, взыскания и т. д.

Приказы в пределах года имеют порядковую нумерацию, присваиваемую канцелярией по каждому индексу отдельно.

Регистрируются приказы канцелярией в специальных журналах и расписывается реестр, кому необходимо раздать копии. Если карточный контроль, то еще расписывается на карточке (3 экз.): 1 – в справочную картотеку канцелярии; 2 – в приемную руководителя; 3 – в структурное подразделение, подготовившего проект приказа вместе с копией приказа.

Подлинники приказов хранятся и формируются в дела канцелярией организации.

Согласовывание проводится с лицами, способными по роду деятельности способствовать исполнению приказа (если есть финансовые вопросы – то обязательно финансист, бухгалтер; касающийся трудоустройства или увольнения людей – начальник отдела кадров и профком и т. д.).

Указание – распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируется руководителем.

Решение – правовой акт, принимаемый в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции заседания и т. п. Решения могут быть – исполнительного комитета депутатов, собрания, Совета коллектива предприятия, профкома и т. д., прил. 3.6.

Распоряжение – документ, издаваемый председателем коллегиального органа по оперативным, разовым вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Проект распоряжения готовится по той же форме, что и проект решения.

3.7. Информационно-справочные документы

Подавляющее большинство документов содержат информацию о фактическом положении дел в данной или другой организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, акты, сводки, письма, телеграммы и т. д. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справки. Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки о подтверждении места учебы, работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т. д. и выдаются практически ежедневно (прил. 3.7, прил. 3.8).

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов (Советов, комиссий и др.). Протокол является информативным документом. Протоколированию подлежат: оперативные совещания, заседания советов, различных комиссий, собрания рабочих, служащих, структурных подразделений, собрание общественных организаций и т. п. Протоколы ведут секретари заседаний (совещаний). Текст протокола составляют на основе произведенных на собрании (заседании) записей и представленных к заседанию материалов (тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений).

Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным, включать информацию, всесторонне характеризующую обсуждение вопросов.

Текст должен состоять из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию нумеруют. Текст каждой позиции должен строится по формуле: слушали – выступили – постановили. После слова «СЛУШАЛИ» пишутся инициалы и фамилии докладчика в именительном падеже. После фамилии ставится тире и пишется содержание доклада в форме прямой речи. Если имеется текст доклада, то это необходимо отметить «текст доклада прилагается».

После слова «ВЫСТУПИЛИ»: инициалы и фамилия выступающего пишутся в именительном падеже, затем ставится тире и печатается содержание выступления в форме прямой речи.

После слова «ПОСТАНОВИЛИ»: пишутся пункты постановления, которые нумеруются арабскими цифрами, каждый пункт пишется с красной строки.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания (собрания). Дата проставления на протоколе должна соответствовать дню проведения заседания (совещания).

Протоколы нумеруются в пределах календарного года, если это учебное заведение, то в пределах учебного года. Пример протокола приведен в прил.3.9.

Докладные и объяснительные записки

Докладная записка – документ, предоставляемый сотрудниками руководителям отделов, структурных подразделений или предприятия, в которых излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями.

Докладные записки могут быть внутренними – адресуемые должностным лицам предприятия, и внешние – адресуемые руководству вышестоящих органов.

Текст докладной записки должен состоять из двух частей. В первой части должны излагаться факты, послужившие основанием к написанию документа. Во второй части должны быть предложения о конкретных мерах, которые, по мнению автора, необходимо предпринять вышестоящему лицу в связи с изложенными фактами. Образец докладной записки – прил. 3.10.

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Образец пояснительной записки – прил. 3.11.

Акты – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляют комиссии, как постоянно действующие, так и назначаемые распорядительным документом по указанию вышестоящей организации или руководителя.

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

Поводы для составления акта могут быть различными. Например: акты ликвидации (учреждения, документов, бланков строгой отчетности и т. д.), приема-передачи (при смене руководства, передачи дел и т. д.), дегустации, приема объектов, инвентаризации, аварий и др.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления должны соответствовать дате и месту активируемого события.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождения. Например, составлен в трех экземплярах: 1-й экз. направлен в Минэнерго России; 2-й экз. направлен в Минфин России; 3-й экз. – в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. Приведем примерные формы актов. Пример в прил. 4.6 и 4.7.

3.8. Документы по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставление отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. К таким документам относятся: заявления, трудовые книжки, личные карточки и др. документы.

Кадровые документы фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образования, пенсионное обеспечение и т. д.

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, указывают свою профессию, квалификацию, специальность, должность. Образец заявления см. в прил. 3.14.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрения и т. п.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту приказа пишут: «О приеме на работу», Об увольнении», О поощрении» и т. д.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать.

Пример приказа по личному составу о премирования см. в прил. 3.15.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Все записи в карточке должны быть документально обоснованы.

К документам по личному составу относятся характеристики. Это официальный документ, который выдает администрация учреждения своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводится отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Автобиография – документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует и составляется в произвольной форме. Сейчас при приеме в коммерческие предприятия вместо автобиографии используют такой документ, как резюме, образец которого приведен в прил. 3.16.

В настоящее время основанием приема на работу является наряду с заявлением еще и контракт – это один из документов, отражающих условия труда, взаимоотношения сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах. В нашей стране контрактная система была рекомендована к вводу в 1991 году. Примерная форма трудового контракта представлена в прил. 3.17.

К документам по личному составу относятся трудовые книжки. Они заполняются на каждого принятого человека, даже если он проработал один день.

Бланки трудовых книжек должны подвергаться строгому учету и оформляться приходно-расходной книгой по учету банков трудовых книжек и вкладышей к ним. Также в отделах кадров или в отделах по учету кадров должна быть книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Все документы по личному составу (заявление, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждении до 75-летнего возраста работающего, что обеспечивает возможность наведения справок.

3.9. Деловая переписка

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить следующие виды документальной связи: письма, телефаксы, электронная почта.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Переписка с помощью писем играет большую роль в общении с партнерами. При составлении писем следует соблюдать определенные правила этикета.

Формы написания деловых писем практически одинаковы для всех стран. Существует определенный этикет составления корреспонденции, и за рубежом ему придается большее значение, чем у нас:

– на полученное письмо следует дать ответ в течение недели;

– письмо с благодарностью за оказанное гостеприимство отправляется примерно через неделю после отъезда;

– письмо с поздравлениями по случаю какого-либо приятного события высылается в течение недели со дня получения сообщения об этом событии;

– письмо с выражением соболезнования высылается в течение десяти дней с момента получения сообщения о печальном событии. При этом следует использовать траурные конверты (с черной подкладкой изнутри). Такое письмо требует особой сердечности и не терпит банальных выражений;

– поздравления, благодарности, соболезнования и ответы на них пишутся всегда от руки. И никогда карандашом – только ручкой.

Не следует недооценивать воздействия, которое оказывает на делового человека внешний вид вашего письма. Использование забытой уже на Западе механической машинки будет свидетельствовать о Ваших возможностях.

Деловые письма пишутся исключительно на белой бумаге и только на лицевой стороне листа. Если Вы не уместили текст на одной странице, продолжайте на следующей. Не экономьте на бумаге – используйте новый целый лист даже для одной фразы. По возможности избегайте переноса слов.

В последнее время все более популярным становится цельноблочный стиль, при котором абзацы начинаются вровень с левым полем листа. При этом, чтобы отделить один от другого, каждый новый абзац печатается не через два, а через четыре интервала.

Деловое письмо зарубежному партнеру должно быть составлено на языке адресата. При невозможности это сделать – трудности с переводом на редкие языки – допустимо составление письма на английском языке (кроме случаев, когда ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом и задержки с ответом.

Письмо должно быть кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований. В тексте нежелательны исправления и подчистки.

3.10. Виды писем

По содержанию и назначению письма могут подраздедяться:

– инструктивные;

– гарантийные;

– информационные;

– рекламные;

– коммерческие;

– рекламационные;

– письма-запросы;

– письма-извещения;

– письма-приглашения;

– письма-ответы и др.

Письма инструктивные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т. п.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Письмо-извещение посылается из вежливости (благодарности за скорый ответ, выражение готовности к сотрудничеству и т. п.) или же в качестве вполне определенного информационного сообщения. Под таким письмом вполне достаточно подписи референта или секретаря. В письмах извещениях чаще всего используются следующие фразы:

1. Сообщаем Вам, что…

2. Ставим Вас в известность, что…

Письмо-просьба формулируется кратко и точно. Если есть необходимость дать некоторые пояснения, сделайте это по возможности сжато. Непременно подчеркните личную заинтересованность и заранее поблагодарите за ее исполнение. В ряде случаев письмо целесообразно закончить припиской: "Заверяем Вас, что представленная Вами информация будет использована строго конфиденциально". Письма-просьбы начинаются фразами:

1. Пожалуйста, сообщите…

2. Просим оплатить в течение банковских дней…

3. Мы будем благодарны, если Вы…

Образец письма-просьбы см. в прил. 3.21.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта своевременно получить желаемый результат. Его цель – тактично напоминать о необходимости выполнить взятые обязательства. И лишь при крайне обострившейся ситуации можно намекнуть на санкции, которые могут затем последовать. Напоминание чаще формулируется следующим образом:

1. Напоминаем Вам, что…

2. По истечении срока предложение фирмы теряет силу.

В письмах-предложениях используют фразы:

1. Мы рады предложить Вам…

2. Предлагаем Вам…

3. Мы можем рекомендовать…

4. Мы уверены, что Вы заинтересуетесь…

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров, услуг. Используют при составлении текста те же фразы, что и в письмах-предложениях.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма и т. п.

В рекламационных письмах предприятия требуют изменения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации) (прил. 3.18, 3.19).

Письмо-претензия близко к рекламации, хотя и не имеет столь явно выраженного характера. Это как бы официальное предупреждение. В нем должны содержаться следующие данные: основания для предъявления претензии, сами претензии, конкретные требования стороны, предъявляющей претензии (замена некачественной продукции, уценка, возмещение убытков и т. п.).

Письмо-извинение. Время от времени возникает необходимость послать письмо, содержащее извинения по какому-либо поводу. Обычно такое письмо содержит изложение причин, но которым внезапно что-то срывается: важная встреча, участие в конференции, присутствие на торжественном мероприятии и т. п. В ряде случаев такое письмо направляется после предварительного уведомления по телефону.

Циркулярные письма. Их цель – довести информацию одного и того же содержания в несколько адресов (например, дочерним фирмам, филиалам). Рассылаются такие письма руководящей (головной) организацией за подписью руководителя по общим вопросам. При этом личная подпись обязательна лишь на первом экземпляре, а на остальных – факсимиле.

Обращение в каждом из таких писем стандартное. Меняется только основной текст. Все экземпляры писем, остающиеся в делах организации, должны иметь подлинные подписи должностных лиц. Любое из этих писем можно отправить по почте, но идти оно будет долго, и его получение адресатом не гарантировано. Надежнее воспользоваться услугами международной курьерской почты. В этом случае Вы можете быть совершенно уверены в том, что оно дойдет и будет вручено под расписку в точно указанное время.

Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. В таких письмах используются фразы:

1. Просим принять участие в…

2. Приглашаем Вас…

3. Мы рады пригласить Вас…

В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью.

Гарантийное письмо является особой формой письма и направляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т. п. В нем указывается конкретно вид операции, которую предстоит произвести. Заканчивается письмо фразой: "Оплату гарантируем. Наш расчетный счет (укзываюся полные банковские реквизиты) и обязательно имеет две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C – Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.