Документирование управленческой деятельности предприятия (стр. 3 )

С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской
Федерации; Федерация независимых профсоюзов России).

С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в названиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России; Музыкальное училище им. Гнесиных; Политехнический музей; Первый московский часовой завод). Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государственная Третьяковская галерея; Центральный Дом журналиста).

Деловые тексты часто включают в себя различные перечни, списки, которые требуют условных обозначений. Существуют определенные технико-пунктуационные правила рубрицирования текста документа.

Для обозначения частей перечней используются:

— высший уровень членения – прописные буквы (А, Б, В и т. д.) и римские цифры (I, II, III и т. д.);

— средний уровень членения – арабские цифры (1, 2, 3 и т. д.);

— низший уровень членения – арабские цифры со скобками и т. д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т. д.).

После строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точка, а после прописных букв и римских цифр ставится точка( а). 1), А. 1.). При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запятыми, либо точками с запятыми ( 1)…; 2)…; ). Точка ставится в конце рубрик ( 1. … 2).), оформленных без скобок.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Не желательны и спонтанные (авторские) сокращения. В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращения: почтовые сведения (г., обл., р-н, п. я., ст., отд. и т. п.); наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и. о., пом. и т. п.); названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.); слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году); денежные единицы (2000 руб., 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.); текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.).

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться "Словарем сокращений русского языка" (М., 1969).

Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают:

а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;

б) после числительных, например, 8 тыс. ( тысяч) станков, 10 млн. (миллионов) рублей.

Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения – строчными (НИИСтройдормаш-Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения). По первым слогам (РОССЕЛЬМАШ).

Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. Или об-о, так как это может быть понято по разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во.

Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке – это слово не сокращается.

Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

2.7. Некоторые правила редактирования деловых бумаг

Редактирование деловых бумаг и служебных документов обычно состоит из трех этапов.

1. Первичное ознакомление с текстом документа. Работа по редактированию документа начинается с его прочтения в целом. При первом чтении не рекомендуется вносить в текст какие-либо поправки, но можно делать карандашные пометки на полях, или, что лучше, все попутные замечания следует фиксировать на отдельном листе бумаги.

2. Проверка фактического материала. На следующем этапе целесообразно обратиться к проверке фактического материала, включенного в документ. Следует продумать, достаточен ли фактический материал редактируемого документа, достоверны ли представленные сведения.

3. Языковая правка. Устраняются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. Все исправления, вносимые в текс, делаются синими или черными чернилами (нельзя писать красными). Все написанное – слова, цифры, корректурные знаки – должно быть отчетливым и аккуратным. Выправленный текст следует перепечатать и вычитать. Полностью подготовленный текст подписывается. При редактировании используются корректурные знаки.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании

2.8. Психологическое воздействие на партнера

Психологическое воздействие на партнера является важнейшим практическим направлением в современной психологической науке и позволяет проникнуть в тайны человеческих взаимоотношений, учитывать индивидуальности партнера, свои психологические особенности и таким образом использовать это все для пользы дела.

Основным видом психологического воздействия является убеждение. Убеждение представляет собой воздействие на партнера с целью изменить его отношение к чему-либо, когда он придерживается иного мнения. Важно, чтобы это изменение отношения изменило и поступки человека.

Совершенство убеждающего воздействия проявляется в том, чтобы оппонент не столько сделал то, что ему рекомендуют, сколько захотел это сделать. И для этого необходимо сначала достичь с ним взаимопонимания, без которого невозможно будет склонить его к своей точке зрения.

2.9. Основные проявления понимания

Важнейшими формами понимания являются следующие.

1. Узнавание. Это, пожалуй, самая простая форма понимания, и заключается она в умении отнести предмет, явление или отношение к какой-либо группе или категории.

2. Выявление причины. Это несколько более сложное проявление понимания, поскольку здесь, применительно к сфере взаимоотношений между людьми, необходимо более сложное умение – выявить мотивы поведения людей, т. е. что побуждает их к деятельности.

3. Определение следствий. Определение причинно-следственных связей между явлениями или процессами предопределяет известный принцип детерминизма. Практическая его сущность состоит в том, что, поняв принцип (приведенная выше форма проявления понимания), мы менее склонны отвергать следствие. С другой стороны, суть детерминизма сводится к следующему: знание действия (следствия) зависит от знания причины.

4. Выявление устройства какого-либо предмета или явления. Это очень важное положение для процесса осмысливания, ибо определение, из каких частей или элементов состоит исследуемый объект, помогает раскрыть его внутреннюю структуру и строение.

2.10. Психологическая сущность понимания

Заключается в способности постичь, усвоить что-либо. С позиции функционального и процессуального подходов феномен понимания включает в себя следующие составляющие.

1. Объединение в единое целое разрозненных элементов какого-либо процесса или явления. Для этого процесс понимания должен включать различные гипотезы, сравнения, пробы и, что также естественно, ошибки.

2. Выделение промежуточных элементов, выявление связей между ними.

3. Построение гипотезы с включением важнейшего формально-логического элемента – сравнения. Собственно благодаря сравнениям и осуществляется процесс понимания, который развивается от простого к сложному, от понимания на уровне явления (фрагментарного) к пониманию на уровне сущности (глубинного).

2.11. Рекомендации по совершенствованию
эффективности понимания

1. Учитывайте этнографические особенности языка.

2. Используйте специфику профессионального языка своего партнера. Это значительно поможет добиться желаемого взаимопонимания с партнером, поскольку основой его "родных" понятий является профессиональная терминология и крайне важно ее учитывать, если мы настроены на быстрое понимание.

3. Старайтесь более подробно объяснить, что надо делать и чего вы хотите, этим вы сэкономите время на всевозможные уточнения, перезванивание и переписку.

4. Стремитесь последовательно, точно и логично излагать свои мысли. Это во многом зависит от умения строить свои рассуждения по законам правильного мышления, т. е. по законам формальной логики.

В процессе делового общения необходимо реально представлять, что люди с точки зрения их социально-психологических особенностей делятся на 4 типа (см. табл. 1).

Таблица 1

Действия людей, представляющих различные психологические типы

Тип	Действия
"Конструктор"	1. Предоставляет относящиеся к делу факты в процессе диагностики. 2. Обращает внимание на то, что надо сделать. 3. Следит за деталями в ходе диагностики или при выполнении работы. 4. Ищет неопровержимые факты, чтобы решить проблему. 5. Может исполнять роль адвоката.
"Исследователь"	1. Видит возможные варианты альтернативных решений. 2. Эффективно справляется с запутанными проблемами. 3. Вносит элементы творчества в проблемы или решения. 4. Находит образцы или связи в симптомах проблемы и проникает в ее суть.
"Судья"	1. Не сдается в борьбе с оппозицией. 2. Ищет факты, подкрепляющие альтернативы. 3. Анализирует проблему и организует ее разрешение. 4. Критически развивает альтернативы.
"Гармонист"	1. Хорошо убеждает других. 2. Находит общую основу среди различных точек зрения. 3. Пробуждает энтузиазм и дает альтернативы и планы действий. 4. Помогает партнерам общаться между собой. 5. Помогает объединить личные оценки и явления в процессе принятия решения

Для сравнения "портрета", который Вы получили, попросите того, чье мнение для Вас значимо, ответить вместо Вас.

Ключ для оценки результатов предложен ниже.

Полученные данные следует рассматривать как информацию к размышлению.

Тип 1 – люди, воспринимающие чувством, как конструктор, концентрируются на деталях и фактах непосредственного опыта. Они что-то знают, так как прочувствовали это своими пятью чувствами. Эти люди ориентируются в деталях предлагаемой им работы (продукции, услуг и т. п.), ищут факты и доверяют им.

Тип 2 – люди, воспринимающие интуицией, как исследователь, видят сверх того, что может быть видно. Они руководствуются интуицией, находят образец в, казалось бы, несвязанных событиях и на их основе делают вывод о предлагаемой работе и т. п. При этом слишком много деталей затрудняет им решение.

Тип 3 – люди, рассуждающие как судья, являются аналитиками и логически соединяют мысли и идеи. Они ценятся за беспристрастность, анализируют проблемы и придают большое значение определению конечной цели и последствиям для себя лично.

Тип 4 – люди, рассуждающие чувствуя, как сглаживающие различия, ценятся за гармоничность. Они хорошо умеют убеждать и сглаживать различия между членами группы коллектива, а также руководствуются личным опытом, влияющим на их рассуждения.

2.12. Оцени себя сам

А теперь попробуйте оценить и себя. Определите свои преимущества и свои недостатки с помощью тестов.

Тест 1. "Каков Ваш стиль общения?"

Нам нередко удается взглянуть не себя со стороны, а ведь у каждого существует излюбленная манера общения, то, что обычно называют стилем. Стиль общения Вам поможет определить данный тест. Попробуйте с его помощью узнать, достаточно ли Вы корректны с другими людьми.

На каждый из двадцати вопросов даны три варианта ответов: подчеркните тот, который Вас устраивает. Если ни один ответ Вам не подходит, переходите к следующему вопросу.

1. Склонны ли Вы, искать пути к примирению после очередного служебного конфликта?

а) Всегда.

б) Иногда.

в) Никогда.

2. Как Вы ведете себя в критической ситуации?

а) Внутренне кипите.

б) Сохраняете полное спокойствие.

в) Теряете самообладание.

3. Каким считают Вас коллеги?

а) Самоуверенным и завистливым.

б) Дружелюбным.

в) Спокойным и независтливым.

4. Как Вы отреагируете, если Вам предложат ответственную должность?

а) Примите ее с некоторыми опасениями.

б) Согласитесь без колебаний.

в) Откажетесь ради собственного спокойствия.

5. Как Вы будете себя вести, если кто-то из коллег возьмет с Вашего стола бумагу?

а) Дадите ему "по первое число".

б) Заставите вернуть.

в) Спросите, не нужно ли ему еще что-нибудь.

6. Какими словами Вы встретите мужа (жену), если он (она) вернулся(ась) позже обычного?

а) Что тебя так задержало?

б) Где ты торчишь допоздна?

в) Я начал(а) волноваться.

7. Как Вы ведете себя за рулем автомобиля?

а) Стараетесь обогнать машину, которая "показала Вам хвост".

б) Вам все равно, сколько автомобилей Вас обошло.

в) Помчитесь с такой скоростью, чтобы никто не догнал Вас.

8. Какими Вы считаете свои взгляды на жизнь?

а) Сбалансированными.

б) Легкомысленными.

в) Крайне жесткими.

9. Что Вы предпринимаете, если не все удается?

а) Пытаетесь свалить вину на другого.

б) Смиряетесь.

в) Становитесь впредь осторожнее.

10. Как Вы реагируете на фельетоны о случаях распущенности среди современной молодежи:

а) Пора бы уже молодежи запретить такие развлечения.

б) Надо создать им возможность организованно заниматься тем, чего они хотят.

в) И чего с ними возимся?

11. Что Вы ощущаете, если должность, которую Вы хотели занять, досталась другому?

а) И зачем я только на это время тратил?

б) Видно, этот человек начальству приятнее.

в) Может быть, мне удастся в другой раз.

12. Какие чувства Вы испытываете, когда смотрите страшный фильм?

а) Испытываете чувство страха.

б) Скучаете.

в) Чувствуете искреннее удовольствие.

13. Как Вы будете себя вести, если образовалась дорожная пробка и Вы опоздали на важное совещание?

а) Будете нервничать во время совещания.

б) Попытаетесь вызвать снисходительство партнеров.

в) Огорчитесь.

14. Как Вы относитесь к своим спортивным результатам

а) Обязательно стараетесь выиграть.

б) Цените удовольствие почувствовать себя вновь молодым.

в) Очень сердитесь, если проигрываете.

15. Как Вы поступите, если Вас плохо обслужили в ресторане?

а) Стерпите, избегая скандала.

б) Вызовете метрдотеля и сделаете ему замечание.

в) Отправитесь с жалобой к директору ресторана.

16. Как Вы поступите, если Вашего ребенка обидел другой ребенок в школе?

а) Поговорите с учителем.

б) Устроите скандал его родителям.

в) Посоветуете ребенку дать сдачи.

17. Какой Вы человек?

а) Средний.

б) Самоуверенный.

в) Пробивной.

18. Что Вы скажете подчиненному, сделавшему ошибку?

а) Простите, это моя вина.

б) Ничего, пустяки.

в) А повнимательнее Вы не можете быть?

19. Ваша реакция на статью в газете о хулиганстве среди молодежи?

а) Когда же, наконец, будут приняты конкретные меры?

б) Надо бы ввести суровое наказание.

в) Нельзя же все валить на молодежь.

20. Какое животное Вы любите?

а) Тигра.

б) Кошку.

в) Медведя.

Напротив номера вопроса в вертикальной колонке находится тот ответ, который Вы подчеркнули. Определите его оценку в очках. Очки суммируйте. Если Вы не выбрали ответ из предложенных вариантов, то по данному вопросу Вы набрали 0 очков.

Оценка результатов:

Вопросы	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
Очки за ответ
а	1	2	3	2	3	2	2	2	3	3	1	3	1	2	1	1	1	1	2	3
б	2	1	2	3	2	3	1	1	2	1	2	2	3	3	3	2	3	3	1	2
в	3	3	1	1	1	1	3	2	1	2	2	1	2	1	2	3	2	2	3	1

Результаты

34 очка и менее. Вы чрезмерно миролюбивы, что обусловлено недостаточной уверенностью в собственных силах и возможностях. Это, конечно, не значит, что Вы гнетесь под любым ветерком. И все же побольше решительности Вам не помешает! К критике "снизу" относитесь доброжелательно, но побаиваетесь критики "сверху".

35-44 очка. Вы умеренно агрессивны. Вам сопутствует успех в жизни, поскольку у Вас достаточно здорового честолюбия. К критике относитесь доброжелательно, если она деловая и без претензий.

45 очков и более. Вы излишне агрессивны и неуравновешенны, нередко бываете чрезмерно жестким по отношению к другим людям. Надеетесь дойти до управленческих "верхов", рассчитывая на свои силы. Добиваясь успехов в какой-либо области, можете пожертвовать интересами окружающих. К критике относитесь двойственно: критику "сверху" принимаете, а критику "снизу" воспринимаете болезненно, порой небрежно.