Документирование управленческой деятельности предприятия (стр. 5 )

¾ «выявление среди тестируемого контингента тех лиц, в отношении которых можно высказать весьма обоснованные подозрения о наличии у них каких-либо психических нарушений или черт характера, близких к пограничным состояниям;

¾ фиксирование тех кандидатов, которые не обладают качествами, противопоказаниями для принятия на работу, хотя при этом их профессионально значимые черты пока не сформированы либо сформированы, но в недостаточной степени;

¾ выделение из группы кандидатов тех лиц, которые по своим психологическим характеристикам соответствуют требованиям профессиограммы полностью либо частично.

Только членов четвертой группы рекомендуется практически без исключения допускать к повторному собеседованию.

Итоговое собеседование является основным содержанием заключительной фазы работы с кандидатом.

К числу наиболее значимых вопросов этой фазы собеседования традиционно относятся следующие:

¾ основные побудительные мотивы, по которым кандидат решил предложить свои услуги данному банку (фирме);

¾ перспективные планы кандидата, с которыми он связывает работу в фирме (повышение квалификации, изучение иностранных языков, овладение компьютерными технологиями, расширение деловых и личных связей, материальный фактор и пр.);

¾ отрицательные моменты, которые возникали по месту предыдущей работы кандидата;

¾ личные и деловые связи, характер отношений с руководителями и сотрудниками на предыдущем месте работы.

В результате при анализе ответов обычно представляется возможным достаточно глубоко оценить продуманность, устойчивость и окончательный характер решения кандидата.

2.23. Текущее хранение документов

Кроме подбора персонала необходимо организовать хранение документов, как архивное, так и текущее, которое начинается с формирования дел и заканчивается их сдачей в архив и оценкой экспертной комиссии срока хранения документов.

Для обеспечения быстрого поиска и сохранности исполненных документов они ежедневно раскладываются по папкам, т. е. группируются в дела.

Формирование дела определяется как «отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела».

Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивают не только возможность быстрого поиска документа, но и исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение, и были выработаны единые требования к формированию и оформлению дел.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Во всех структурных подразделениях, должна быть выделено лицо, ответственное за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреждения, предприятия, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: ЮРГТУ (НПИ), РГУ, Росархив иг. п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения — Планово-финансовый отдел (ПФО) и т. п.

Под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре. Например: Дело № 05-35, где 05 означает индекс ПФО, а 35 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из номенклатуры. Обязательно выделяется год, за который группируются в деле документы. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело имеет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

Раскладка документов в дела производится систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного прави­ла исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. В случае появления Документов, не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30—40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами, возникшими входе решения вопроса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома.

Помимо хронологического принципа внутри дела документы могут систематизироваться в вопросно-логическом, алфавитном и нумерационном порядке. При этом возможны сочетания и комбинации.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т. п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблюдается по инициативным документам.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурном под­разделении и хранятся до передачи в архив учреждения. Сохранность документов до передачи в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений и лиц, в должностные обязанности которых вменена ответственность за хранение документов. Для быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Последовательность расположения дел на полках должна точно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела и нужную папку с документами.

Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и постоянно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подшиваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание индекса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _______

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

2.24. Выдача документов из дел организации

Выдача документов из структурного подразделения "или архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. Лишь в отдельных случаях, если документы, уже включенные в дело, потребуются в течение года работнику учреждения, фирмы, они могут быть по распоряжению руководителя структурного подразделения вынуты из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место положен лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ.

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ № ___ от ___________________, поступивший

Наименование корреспондента

по вопросу _________________________

Выдан _____________________________

дата, кому

Выдал _______ Получил ___________

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае составляется карта-заместитель.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Дело; №___200__г.

Структурное подразделение

Дата выдачи	Кол-во листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приеме
1	2	3	4	5	6

Карта-заместитель помешается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов учреждений может производиться только органами государственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъятие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу этой организации.

На изъятые документы должна составляться специальная опись, в которой отражается содержание изъятых документов.

С разрешения и в присутствии представителей органов, произво­дящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять копии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.

В случае утери или уничтожения документов нормативные акты предусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследованию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представители следственных органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии отражаются в акте, который утверждается руководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую организацию.

2.25. Архивное хранение

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве — обработка дел для последующего их хранения и использования. Каждое предприятие должно иметь список документов, подлежащих длительному хранению и передаче в архив, Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения».

2.26. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют централь­ные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений: Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в «Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденном приказом Государственной архивной службы России (Росархив) от 19.01.95 № 2 и в «Основных правилах работы ведомственных архивов». Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, и прежде всего заведующего кан­целярией, ведомственным архивом и руководителя структурного под­разделения. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

Главные задачи экспертных комиссий:

¾ согласование проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

¾ организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

¾ рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу;

¾ рассмотрение, одобрение и представление на утверждение руководителя учреждения актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Правильное определение ценности документов требует знания функций учреждения, его задач, структуры, информационных связей с другими организациями, системы делопроизводства. Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:

1) основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению ос­новных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

2) оперативная документация — содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т. д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

3) документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т. п.).

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кад­ров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения просматривают сначала документы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно характеризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, сле­дующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дела, законченного дело­производством в 1999 г., начинается с 1 января 2000 г. Следователь­но, документы за 1999 г., имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2005 г.

Для дел по личному составу в перечне указан срок хранения «75 лет».

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней. Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется, и документы постоянного хранения отделяются от документов временного хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения: всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т. е. больший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения — все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

¾ постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

¾ длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

¾ временного хранения (до 10 лет);

¾ подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения. Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена ниже.

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя

____№ _ _____ организации

Подпись и расшифровка подписи

Дата

АКТ

___________________

место составления

№ от ______________

"О выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению"

На основании_______________________________________

название и выходные данные перечня документов

______________________________________________________

с указанием сроков их хранения

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________________

название фонда

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за год(ы)	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или № дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранений дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание

Итого ___________________ дел за _______________________ годы

цифрами и прописью

Описи дел постоянного хранения за _______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _________________________________

наименование архивного учреждения

(протокол от ___________ № _______________ )

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов

Дата Подпись и расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от __________ № _____________

Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК организации, утверждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рас­смотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

В небольших учреждениях, самостоятельно решающих вопросы хранения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, и в коммерческих организациях акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, должен составляться и их уничтожение проводиться только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем данной организации.

2.27. Формирование дел для архивного хранения

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год.

При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (если нет архива) или передаче дела в архив организации производится оформление дела. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Прежде всего, выявляется наличие всех дел в соответствии с номенклатурой дел за обрабатываемый год. В делах проверяется правильность формирования, т. е. не попали ли документы с постоянным сроком хранения в дела временного хранения. Затем выделяются дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

При обработке основное внимание следует сосредоточить на делах постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В соответствии с требованиями «Государственной системы до-кументационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает:

¾ подшивку или переплет дела;

¾ нумерацию листов;

¾ составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

¾ оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.

Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста докумен­та. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Форма листа-заверителя дела дана в приложении к «Основным правилам работы ведомственных архивов» и имеет следующую форму:

Пример заверительной надписи:

Лист — заверитель дела № _____

В деле подшито и пронумеровано 186 (сто восемьдесят шесть) л.

в том числе литерные листы 47а, 115а, 116б.

Лист 138 имеет физические повреждения — разрыв и склейка.

Бухгалтер _______ ФИО ______________ __________

подпись ФИО дата

Дела постоянного хранения переплетаются или подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при подшивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бумаги,, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по личному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т. д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело. Обложка дела дооформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ . Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

¾ наименование учреждения и его подчиненность;

¾ наименование структурного подразделения;

¾ делопроизводственный индекс дела;

¾ заголовок дела;

¾ срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный ар­хив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела мо­жет быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы); проставляются также:

¾ дата дела (начала и окончания);

¾ количество листов в деле;

¾ архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требованиями ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставля­ют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива.

Заголовок дела нуждается в обязательной проверке и часто в уточ­нении путем полистного просмотра документов. Он должен точно, крат­ко в обобщенной форме отразить основное содержание документов.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

На дела с документами постоянного хранения составляется опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочном пособием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т. е. располагают в порядке значимости содержащихся в них документов.

При раскладке дел по годам надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. В описание каж­дого дела входит:

¾ порядковый номер;

¾ индекс дела;

¾ заголовок дела (в т. ч. и аннотация);

¾ дата;

¾ количество листов;

¾ примечания.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа — срок хранения дела.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же простав­ляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных доку­ментов из него другим учреждениям и т. д. (форма описи дела приведена ниже).

УТВЕРЖДАЮ

Главный бухгалтер

Подпись и расшифровка подписи

Дата

ОПИСЬ №

название раздела

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено _____________ дел с № _______ по № __________, в том числе: