Документирование управленческой деятельности предприятия (стр. 4 )

Если по 7 и более вопросам Вы набрали по 3 очка и менее, а по 7 вопросам – по 1 очку, то Ваша агрессивность носит скорее разрушительный, чем конструктивный характер. Вы склонны к непродуманным поступкам и ожесточенным дискуссиям. Относитесь к людям пренебрежительно и своим поведением провоцируете конфликтные ситуации, которых вполне могли бы избежать.

Если же по 7 и более вопросам Вы получили по 1 очку, а менее чем по 7 вопросам – по 3 очка, то Вы чрезмерно замкнуты. Это не значит, что Вам не присущи вспышки агрессивности, но Вы подавляете их слишком тщательно.

Тест 2. "Агрессивны ли Вы"

Агрессивность, которая, по сути, есть не что иное, как сознательное стремление нанести вред ближнему, - это черта характера, которая, к сожалению, в той или иной степени присуща многим из нас, и мы проявляем ее в различных ситуациях. Агрессивность можно считать дочерью гнева. Если Вы хотите знать, насколько серьезным элементом Вашей натуры она является, примите участие в нашем тесте. И, может быть, Вы узнаете о себе нечто новое. И, может быть, это поможет Вам лучше владеть Вашими нервами.

1. Легко ли Вы выходите из терпения?

Да. Нет.

2. Уверены ли Вы в приоритете силы над логикой?

Да. Нет.

3. Трудно ли Вам удержаться от ссоры, если Вы с кем-то категорически не согласны?

Да. Нет.

4. Считаете ли Вы, что окружающие завидуют Вам по тому или иному поводу.

Да. Нет.

5. Любите ли Вы иногда делать что-то назло другим?

Да. Нет.

6. Бываете ли Вы грубы в тех или иных ситуациях?

Да. Нет.

7. Любите ли Вы читать детективы и смотреть боевики и фильмы ужасов?

Да. Нет.

8. Нравится ли Вам высмеивать других, быть критичным и саркастичным?

Да. Нет.

9. Есть ли в Вашей жизни кто-либо, кого Вы по-настоящему ненавидите?

Да. Нет.

10. Бываете ли Вы неприятны для окружающих?

Да. Нет.

11. Часто ли Вы наказываете детей, если они этого заслуживают?

Да. Нет.

12. Считаете ли Вы, что применение смертной казни в определенных случаях оправдано?

Да. Нет.

13. Впадали ли Вы в такую ярость, что разбивали какой-нибудь предмет?

Да. Нет.

Теперь подсчитаем очки. Каждый ответ «да» — 5 очков, нет» — 0 очков.

0 — 24 очка. Вы относитесь к людям, которые добродушны к окружающим, полагая, что это наилучший способ взаимоотношений. Вы склонны верить в душевное богатство че­ловека, в доброту, справедливость и любовь как факторы, которые определяют нашу цивилизацию. Правда, Вам не дано легко привлекать других к реализации собственных целей. И Ваше умение владеть собственными чувствами нередко соединяется с недостатком уверенности в себе и достаточно легким подчинением мнению окружающих. Поэтому Вы часто стано­витесь объектом агрессивности других. Не позволяйте садиться Вам на шею!

25 — 65 очков. Вы явно склонны к агрессивным импульсам в отношении окружающих и потере контроля над собой. Содержание Ваших высказываний, а также их форма и элементы, им сопутствующие, нередко свидетельствуют о намерении навредить другим, душевно ранить их. Вы можете даже сами не подозревать, что так называемое «высказывание правды в глаза» часто означает лишь проявление Вашей агрессивности. Так же, как и то, что Вы подчас не скупитесь на негативные оценки знакомых и близких, повышаете голос и используете чрезмерно острые аргументы, оспаривая отличную от Вашей точку зрения. Подумайте, так ли уж конструктивно Ваше поведение и так ли обязательна резко наступательная позиция? Может быть, Вам удастся заменить сарказм юмором?

Тест 3. «Кто Вы? Капитан? Рулевой? Пассажир?»

Характер человека, как известно, проявляется в поступках, в отношении к людям, в выборе, который каждый из нас делает в той или иной ситуации. Если Вы хотите лучше узнать себя, проставьте около каждого из пятнадцати предлагаемых вариантов ответов: «да», «нет», «не знаю».

1. Я всегда чувствую ответственность за все, что происходит в моей жизни.

2. В моей жизни не было бы столько проблем, если бы некоторые люди изменили свое отношение ко мне.

3. Я предпочитаю действовать, а не размышлять над причинами своих неудач.

4. Иногда мне кажется, что я родился (родилась) под «несчастливой звездой».

5. Я считаю, что алкоголики сами виноваты в своей болезни.

6. Иногда я думаю, что за многое в моей жизни ответственны те люди, под влиянием которых я стал (стала) таким (такой), как я есть.

7. Если я простужаюсь, предпочитаю лечиться самостоятельно, а не прибегать к помощи врача.

8. Я считаю, что во вздорности и агрессивности, которые так раздражают в женщине, чаще всего виноваты другие люди.

9. Считаю, что любую проблему можно решить, и не очень понимаю тех, у кого вечно возникают какие-то жизненные трудности.

10. Я люблю помогать людям, потому что чувствую благодарность за то, что другие сделали для меня.

11. Если происходит конфликт, то, размышляя, кто в нем виноват, я обычно начинаю с самого (самой) себя.

12. Если черная кошка перейдет мне дорогу, я перехожу на другую сторону улицы.

13. Я считаю, что каждый человек, независимо от обстоятельств, должен быть сильным и самостоятельным.

14. Я знаю свои недостатки, но хочу, чтобы окружающие относились к ним снисходительно.

15. Обычно я мирюсь с ситуацией, повлиять на которую не в состоянии.

Подведем итоги.

За каждый ответ «да» на вопросы 1,3,5,7,9,11,13 и ответ «нет» на вопросы 2,4,6,8,10,12,14,15 поставьте себе по 10 баллов. За ответы «не знаю» — по 5 баллов. Подсчитайте общее количество баллов.

До 49 баллов. Вы часто бываете пассажиром в своей жизни. Легко подчиняетесь внешним силам, говоря: «Так сложились обстоятельства, судьба и т. п.». В своих трудностях Вы обвиняете кого угодно, но только не себя. Настоящая независимость кажется вам недостижимой. Но Вы умеете мирно сосуществовать с другими.

50—99 баллов. Вы охотно бываете рулевым, поможете, если это необходимо, передавать штурвал в верные руки. При оценке причин собственных трудностей Вы вполне реалистичны. Гибкость, рассудительность и чуткость всегда бывают Вашими союзниками. Случаются ситуации, которые никак Вас не касаются, Вы не несете за них никакой ответственности и тем не менее, если это требуется, все-таки берете ответственность на себя, и Вы обычно знаете, когда это нужно сделать. Вы умеете жить в добром согласии с другими людьми, не нарушая внутреннего согласия с самим собой.

100-150 баллов. Вы капитан собственной жизни, чувствуете ответственность за все, что с Вами происходит, многое берете на себя, преодолеваете трудности, не преувеличивая их, не возводя в ранг жизненных проблем. Вы видите перед собой задачу и думаете над тем, как ее можно решить. Что при этом Вы чувствуете, что происходит в Вашей душе – для окружающих загадка.

С помощью тестов определите свой статус, попробуйте оценить свои возможности в решении поставленных задач.

2.13. Организация работы с документами и защита информации

Создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки
и с наименьшими затратами характеризует организацию работы с документами или управление документацией. Она включает в себя: функцию документооборота, создание информационно-поисковых систем по документам, контроль их исполнения, подготовку документов к передаче на архивное хранение.

2.14. Документооборот

Документооборот в организациях осуществляется в виде документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководители организации и структурных подразделений, специалисты) и пунктами технической обработки собственно документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба и другие. В организации эти потоки документов разделяются на направляемые руководству, в подразделения, конкретным исполнителям. В подразделениях также формируются документопотоки, которые в результате образуют единый поток отправляемой корреспонденции. Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы — потоки внутренней документации.

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда, например:

— исключение возвратного движения документов;

— однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

— пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки;

— различные операции должны выполняться параллельно для сокращения времени движения документов и повышении оперативности их исполнения;

— учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др., следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов (устно, по телефону).

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например:

— когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции;

— передача почтовых отправлений, имеющих пометку "лично", непосредственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

Обработка документов должна, как правило, проводиться в течение
суток с момента поступления в организацию.

Все передачи зарегистрированных документов от одного исполнителя другому должны быть зафиксированы в учетно-регистрационных формах. Порядок передачи данной информации должен устанавливаться руководством организации.

2.15. Контроль исполнения документа

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

Контроль должен осуществляться путем регулярного отслеживания контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания исполнителям о приближении или наступлении срока исполнения.

В организации должен составляться перечень, документов, подлежащих контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде дополнительной графы в табеле документов. В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов, собственными распорядительными документами следует включать все документы, специфичные для организации и имеющие конкретные формы и сроки исполнения.

Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента их поступления в организацию, а создаваемых - с момента доведения до исполнителей, если конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившее (или вышестоящее руководство).

Снять документы с контроля может либо должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения задания, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На документе при этом должна быть проставлена отметка, подписанная лицом, подтверждающим исполнение.

2.16. Информационно-поисковая система по документам
организации

Для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации в организациях должны создаваться информационно-поисковые системы по документам организации.

Информационно-поисковые системы включают в себя: регистрацию и индексирование документов; информационно-поисковые массивы и базы данных, классификационные справочники; систему оперативного хранения документов.

В случае если документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за этот документ, так как не подтверждается сам его факт поступления.

Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, требующие исполнения, учета и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, нотариальные, учебные, учетно-статистические, бухгалтерские и другие).

Независимо от способа регистрации и структуры регистрационных форм (карточки, журналы, экранные форматы), в выборе которых организации не регламентированы, необходимым, условием является использование в регистрационной форме обязательных реквизитов: автор документа (корреспондент); название документа, состоящее из наименования вида и заголовка; дата документа; присваиваемый индекс; срок исполнения; номер дела, в котором хранится документ; а также при необходимости: индекс поступившего документа; резолюция с указанием исполнителя, содержания поручения, автора и даты; отметка об исполнении; расписка исполнителя в получении (доведении до сведения) документа, дата промежуточного контроля и другие. При регистрации документов ограниченного доступа указываются также номера и число экземпляров.

Различаются несколько самостоятельных видов ИПС:

— справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживается ход выполнения документов или их использование. Основой систематизации в этих массивах являются, как правило, дата (срок) исполнения;

— контрольно-справочные по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, в которых основой систематизации является тематика поднятых в обращениях граждан вопросов;

— справочные (кодификационные) по нормативно-правовым актам, отражающим вопросы деятельности (правовую среду) организации. В системах этого вида самостоятельно учитывается каждый вопрос, о котором имеется информация в документе, а. основой систематизации также является тематика нормативных положений.

При изъятии документов из обращения или их отмены информация в ИПС аннулируется, но не уничтожается, а передается в архив организации вместе с документами.

2.17. Номенклатура дел организации

Еще одним обязательным элементом информационно-поисковой системы организации является номенклатура дел — "систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения". В номенклатуру дел включаются документы, картотеки, регистрационно-справочные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц организации без исключения независимо от вида носителя и способа фиксации документной информации.

Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку исполненных документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения; служит основным учетным документом в текущей работе с документами, а также учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Общегосударственные требования к минимальным срокам хранения документов, порядку составления, ведения и оформления номенклатуры дел устанавливает Государственная архивная служба России на основании данных ей Президентом и Правительством Российской Федерации полномочий.

В номенклатуре дел должны найти отражение все документируемые участки работы организации, в том числе органов и подразделений, действующих на общественных началах (комиссий, советов, общественных отделов и т. д.), а также документы с грифами ограничения доступа к ним; в этом случае номенклатура дел также становится документом ограниченного доступа. В номенклатуру включаются также дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также незаконченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из других Организаций для их продолжения.

В процессе работы организации в течение делопроизводственного года могут возникнуть новые документируемые участки и соответственно — новые комплексы документов, которые также должны быть оперативно включены в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, которые в свою очередь учитываются и хранятся в научно-технических библиотеках, справочно-информационных фондах и других подразделениях.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года, согласовываться с экспертной комиссией организации, с Государственной архивной службой (в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1 января следующего календарного года, если не предусмотрены другие рамки делопроизводственного года (сезон, учебный год и т. д.), и действует в течение 5 лет. Она подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. При отсутствии таких изменений в конце каждого года после соответствующей корректировки номенклатуру вводят в действие автоматически.

Номенклатура дел должна оформляться на бланке организации или с титульным листом в необходимом числе (три-пять) экземпляров. Первый экземпляр является документом постоянного хранения организации; один экземпляр остается в архиве, с которым согласовывается номенклатура дел, число рабочих экземпляров определяется конкретной технологией регистрации документов.

Единая форма номенклатуры дел установлена Государственной архивной службой и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

Разделами номенклатуры дел являются как названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии с утвержденной структурой организации, так и направления деятельности в том случае, если организация бесструктурна или структура мало развита. Последовательность расположения разделов должна совпадать с последовательностью, закрепленной в уставных нормативных документах (прил. 2.1).

Сроки хранения документов, не вошедших в типовые и ведомственные перечни, устанавливаются соответствующим архивным органом по представлению организации.

2.18. Документы по работе с гражданами

Все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованно го отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинен государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшее обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прил. 2.2). Индекс состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа, например, В-207 от 12.06.01.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом. Индексация выполняется следующим образом.

Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок (прил. 60,61) и представляют своим руководителям.

Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссий должно быть утверждено руководителем учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте.

2.19. Защита текущей информации

Сбор информации о хозяйственной деятельности велся всегда и везде. Его вели государственные разведывательные органы (об экономике потенциальных противников); коммерческие и другие организации (о фирмах-конкурентах); криминальные группировки (о будущих жертвах).

При этом суть такой деятельности не зависит от размеров участников (будь это иностранная фирма, действующая на одном рынке с вашей, или мелкий шантажист, пытающийся узнать о ваших «грехах» в уплате налогов).

В принципе несанкционированное получение информации может быть случайным (уволившийся сотрудник знает «кое-что» о фирме, в которой работал) или является следствием целенаправленной разведки.

Способы разведки могут быть разные:

1. Получение информации через агентуру фирмы, на собраниях, выставках, в личных беседах и т. д.

2. Подкупы специалиста конкурирующей фирмы, предприятия (по существу — это вербовка).

3. Предательство со стороны сотрудников предприятия.

4. Засылка агента на предприятие.

5.Непосредственное наблюдение за работой конкурирующего предприятия.

6.  Свободный поиск сотрудниками службы информации и их агентами.

7.  Скупка краденых промышленных секретов у профессиональных промышленных шпионов.

8.  Легальные способы получения информации через:

• периодические издания;

• направление запросов в организации, анкетирование и т. д.;

•визуальное наблюдение за незащищенными объектами;

• банки данных о предприятиях, создаваемые различными фирмами и акционерными обществами;

• обратный инжиниринг, т. е. разборка и изучение продукции конкурентов с целью исследования конструкции ком­пьютеров и других характеристик;

• материалы открытых судебных процессов.

9. Утечка информации, т. е. несанкционированное разглашение из-за недостаточного принятия мер по защите информации (несовершенство нормативных актов, недостаточное наличие средств и сил для прикрытая всех возможных каналов утечки информации) и нарушений лицами, допущенными к работе с защищаемой информацией, правил защиты.

Вся документация классифицируется по признакам, в том числе по степени гласности. Открытые (несекретные) документы доступны всем сотрудникам предприятия, а доступ к документам ограниченного доступа должен был определен уровнем его защиты. Для обеспечения степени гласности информации существует реквизит — гриф ограничения доступа к документу. На предприятиях используются такие обозначения степени гласности:

• для служебного пользования (ДСП);

• коммерческая тайна — строго конфиденциально (КТ-СК);

• коммерческая тайна — конфиденциально (КТ-К);

• коммерческая тайна (КТ).

Вся информация организации, о защите которой может идти речь, относится к одной из следующих трех групп.

1. Сведения стратегического характера:

— планы развития организации, в том числе применение новых технологий и т. п.;

— причины, сдерживающие развитие предприятия, трудности и возможные пути их преодоления.

2.  Технологическая и научно-техническая информация, лежащая в основе производства предприятием конкурентоспособной продукции.

3.  Деловая информация:

— о торговых и деловых партнерах, клиентах, посредниках, поставщиках;

— об условиях контрактов, соглашений, договоров;

— о состоянии кредитно-финансовой системы предприятия;

— маркетинговая информация.

Для того чтобы система защиты информации в организации была работоспособной и эффективной, весьма важно отсортировать служебную информацию и выбрать ту, защита которой действительно целесообразна.

2.20. Рекомендации по защите деловой информации

Каждая организация решает эту задачу самостоятельно, исходя из действующего законодательства и своих собственных интересов и возможностей. Однако к настоящему времени практикой выработаны общие рекомендации, которые могут быть полезны любому предприятию, решающему проблему засекречивания своей коммерческой информации.

Рекомендуются следующие мероприятия по защите информации:

1.  Выделение ответственных за эту работу — одного из руководителей предприятия (например, заместитель руководителя по коммерции или маркетингу), который совместно со службой безопасности (СБ) организует и осуществляет весь комплекс работ.

2.  Создание комиссии из числа квалифицированных специалистов ведущих структурных подразделений, которая будет выполнять экспертные функции.

3. Выработка первоначального варианта перечня сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, членами созданной выше комиссии с привлечением руководителей и специалистов таких структурных подразделений, как патентно-лицензионного, финансового, занимающихся рекламой и сбытом продукции и др.

4. Анализ поступивших предложений и подготовка окончательных вариантов перечня сведений.

5. Утверждение перечня руководителем предприятия и доводение его до исполнителей в полном объеме или в части, их касающейся.

Все разнообразные способы защиты информации обычно классифицируют по двум основным признакам.

Во-первых, по собственнику информации (по видам охраняемых тайн) и, во-вторых, по группам используемых для защиты информации сил, средств и методов.

К первой группе могут быть отнесены следующие основные направления: защита государственной тайны, защита межгосударственных секретов, защита коммерческой тайны.

Ко второй группе относятся следующие основные направления; правовая защита информации, организационная; защита информации, инженерно-техническая защита информации, программно-тематическая защита информации.

2.21. Подбор кадров

Важную роль при защите информации. играет подбор кадров.

Первостепенной задачей в этом случае является выявление и отсев кандидатов с признаками психологической патологии. Необходимость решения этой задачи не требует комментариев.

Даже весьма опытные работники кадровых подразделений не всегда могут правильно, достоверно и быстро оценить подлинное психическое состояние лиц, пришедших на собеседование. Этому способствуют повышенное волнение, склонность отдельных кандидатов к предвзятым оценкам характера своей будущей деятельности, некоторых коммерческих структур и др. В этом случае может оказаться целесообразным требовать от кандидатов предоставления справок о состоянии здоровья либо направлять их в определенные клиники для прохождения полной диспансеризации (за счет кандидата).

Такой подход позволяет быстро и эффективно составить исчерпывающее представление о состоянии психического здоровья будущего сотрудника, выявить присущие ему иные заболевания (легочные, желудочные, позвоночно-крестцовые, сердечно-сосудистые и др.), диагностировать зрение и слух и лучше планировать его возможное использование на конкретном рабочем месте.

Кроме того, состояние здоровья кандидата на работу отразится в дальнейшем на уровне затрат на его медицинское страхование, в целом затронет бюджет предприятия. Потребуется, очевидно, постоянно оценивать и взвешивать, с одной стороны, необходимость приема на работу квалифицированного специалиста и, с другой стороны, вероятность высоких расходов на его лечение в случае наличия у него каких-либо хронических заболеваний и т. п.

Первичный контакт с кандидатом следует максимально использовать для сбора информации и в воспитательно-профилактических целях. Рекомендуется:

— обращать внимание будущего работника на характерные особенности и режим предстоящей деятельности;

— привлекать внимание к условиям работы с конфиденциальной информацией, к которой он будет допущен;

— приводить примеры из практики защиты коммерческой тайны в организации и внимательно оценивать реакцию кандидата на эти сведения.

В практике известны случаи, когда для дополнительного анализа требовалось составление анкеты кандидата и его фотографии. Руководители организации приглашали высокопрофессиональных юристов, графологов, известных психоаналитиков и даже экстрасенсов с целью обеспечения максимальной полноты формулировок окончательного, заключения и выявления возможных скрытых противоречий в характере проверяемого лица по анкете и фотографий.

В ходе этого этапа на основе анализа документов, представляемых самим кандидатом (документы об образовании и квалификации, анкета, автобиография, заявление о приеме на работу, листки по учету кадров, письма-рекомендации, сведения о месте проживания и др.), а также данных, полученных из других источников, и результатов предварительного собеседования появляется определенная, возможность отсечь те кандидатуры, которые по формальным признакам явно не соответствуют требованиям, предъявляемым к будущим сотрудникам.

Здесь же целесообразно «отсечь» кандидатуры, связь которых с криминальными сообществами и фирмами-конкурентами была установлена в ходе сбора информации.

По данным зарубежных и российских коммерческих служб и агентств, осуществляющих подбор персонала, уже на этом отпадает, как правило, от 10 до 30% претендентов.

В последнее время значительную популярность приобретают многочисленные методы и процедуры персонального очного тестирования, поскольку они характеризуются быстротой реализации и достаточно высокой эффективностью.

Это, например, личностные опросные листы (опросники), которые могут содержать следующие тесты:

¾ тест СМИЛ, носящий клиническую направленность;

¾ тест КЕТТЕЛА, для профессионального отбора;

¾ тест РСК, для определения возможности принятия быстрых решений в экстремальных ситуациях;

¾ тест ТОМАСА поможет выявить поведение кандидата в конфликтной ситуации и т. д.

Таким образом, на этапе психологического тестирования может быть получен комплекс психологических характеристик кандидата, которые в дальнейшем будут применяться для оценки его профессиональной пригодности. Кроме того, тестирования позволяют оценивать наличие и степень сформированности таких основополагающих черт характера, как честность, искренность, Лояльность, готовность к подчинению внутренним правилам.

Используя тестовые методики, можно выявлять негативные черты характера кандидата (возбудимость, раздражительность, мнительность, беспокойство, повышенная чувствительность к замечаниям и рекомендациям, завышенная самооценка, необоснованное высокомерие и т. п.). Понятно, что отмеченные отрицательные моменты требуют в последующем более тщательного и углубленного анализа, корректировки, других воспитательно-профилактических мероприятий.

2.22. Сравнительный анализ кандидатов

При сравнительном анализе кандидатур рекомендуется придерживаться следующей последовательности:

¾ определение среди кандидатов тех, лиц, которые по своим психологическим параметрам явно не подходят для планируемой работы;