Партнерка на США и Канаду по недвижимости, выплаты в крипто

30% recurring commission
Выплаты в USDT
Вывод каждую неделю
Комиссия до 5 лет за каждого referral

Если руководитель автоматизирован, то подписание бумажного и электронного документа может осуществляться одновременно.

Напомнить, как подписывать от лица.

Регистрация исходящего документа

Окончательный бумажный вариант документа должен быть зарегистрирован в справочнике Исходящие РКК с присвоением ему регистрационного номера:

· если на этапе согласования на проект документа заводилась РКК, то при регистрации окончательного варианта документа новая РКК не заводится. В существующей РКК указывается журнал регистрации, автоматически присваивается регистрационный номер, и при необходимости указываются изменившиеся реквизиты. Электронный документ связывается с исходящей РКК по кнопке Эл. документы в карточке РКК;

· если на этапе согласования на проект документа не заводилась РКК, то:

· если есть электронный вариант документа, то инициатор высылает окончательный вариант электронного документа вложением в задачу секретарю (делопроизводителю) для регистрации. Секретарь (делопроизводитель) из задания открывает карточку электронного документа и по кнопке РКК создает новую исходящую РКК;

· если электронного варианта документа нет, то на бумажный документ заводится новая РКК в справочнике Исходящие РКК.

Если документ создан в ответ на входящий документ, то входящая РКК связывается с регистрируемой. Подробнее о том, как связывать РКК см. в занятии 3 «Работа с входящими документами», раздел «Связи РКК».

Примечание. При регистрации исходящего документа в РКК Журнал регистрации указывается только в момент присвоения регистрационного номера. Если РКК заводится на проект документа, то Журнал регистрации указываться не должен.

НЕ нашли? Не то? Что вы ищете?

Отправка адресату

Если копии документа передаются в несколько организаций, то на закладке «Список рассылки» указываются все адресаты. Для отправки электронных документов в организации, указанные на закладке «Список рассылки», может использоваться один из трех способов:

· отправка по электронной почте;

· отправка по ОбменАВТО;

· DICS.

Местонахождение и контроль возврата исходящих документов

Заполнение закладки «Местонахождение» для исходящих РКК аналогично входящим РКК.

Интегрированные отчеты РКК

Отчеты, формирующиеся только для исходящих РКК:

· Конверт со штрих-кодом для почты России – печатает конверт со штрих-кодом и способом доставки, если заданы соответствующие признаки;

· Наклейки для конвертов – формирует наклейки для конвертов нестандартного формата.

ОтЧЕТЫ И АНАЛИЗ ДАННЫХ МОДУЛЯ

Для того чтобы проанализировать данные модуля, нужно воспользоваться одним из следующих приемов:

· сортировка, группировка и фильтры (подробно рассмотрены в разделе «Работа со справочниками);

· навигация и специальные кнопки в карточках РКК.

При помощи сортировки, группировки или настраиваемого фильтра в режиме списка можно найти нужные для просмотра или корректировки регистрационно-контрольные карточки. Например, можно отобрать записи в справочниках Входящие РКК, Исходящие РКК и Внутренние РКК, наложив фильтр по текущей дате. Особенности настройки фильтров, поиска и сортировки данных в справочниках в режиме списка рассматриваются в Курсе 332 «Использование возможностей базовых модулей системы DIRECTUM».

Навигация осуществляется при помощи пункта главного меню Файл\Анализ и позволяет обращаться к задачам и невыполненным заданиям, в которые вложена РКК, а также к связанным электронным документам и переходить в справочники, связанные с текущим.

В РКК имеются следующие специальные кнопки: Связ. задачи, Эл. документы, Поручения, Комплект док., ссылка Связи РКК. С их помощью можно осуществлять просмотр и анализ связанных с РКК задач, электронных документов, других РКК, обращаться к поручениям по РКК или комплектам документов (документы по всем поручениям РКК).

Поиск РКК и зарегистрированных документов

Для осуществления поиска всех видов РКК по заданным критериям используется сценарий Поиск РКК. Поиск может быть осуществлен по любым реквизитам РКК, например, по организации-партнеру или по контролеру поручения, выданного по РКК. Этот вид поиска дает возможность одновременного поиска входящих, внутренних и исходящих РКК, например, по одной организации или дате регистрации.

Для того чтобы осуществить поиск РКК, запустите сценарий Поиск РКК и укажите нужные значения параметров.

В результате выполнения поиска по заданным параметрам выдается окно со списком РКК, удовлетворяющим заданным критериям.

Сценарий Зарегистрированная переписка с организацией предназначен для поиска электронных документов, зарегистрированных в канцелярии в рамках переписки с конкретной организацией–партнером.

Для того чтобы начать поиск таких документов, запустите сценарий Зарегистрированная переписка с организацией и укажите нужные значения параметров.

В результате выполнения поиска выдается список электронных документов, удовлетворяющих заданным параметрам. Пользователь увидит только те документы, на которые имеет права

Сценарий Поиск электронных документов по реквизитам РКК служит для поиска зарегистрированных в канцелярии электронных документов по реквизитам РКК. Например, по регистрационному номеру или дате регистрации.

Для того чтобы начать поиск таких документов, запустите сценарий Поиск электронных документов по реквизитам РКК и укажите нужные значения параметров.

Сценарий может использоваться пользователями, не имеющими прав на работу со справочниками Входящие РКК, Исходящие РКК и Внутренние РКК.

Выполнить задания 5,6.

Отчеты модуля

Аналитические отчеты, доступные в компоненте Отчеты «Канцелярия», предназначены для получения сводной информации по всем данным модуля «Канцелярия». К этим отчетам относятся:

· Акт о выделении документов к уничтожению – используется для формирования перечня дел с истекшим сроком хранения. Формируется по данным справочников Номенклатура дел и Сроки хранения номенклатурных дел;

· Документы, подлежащие возврату – формируется список документов, которые не были возвращены из подразделения;

· Журнал регистрации внутренних документов – предназначен для формирования перечня внутренних РКК, зарегистрированных в заданном периоде;

· Журнал регистрации входящих документов – используется для формирования перечня входящих РКК, зарегистрированных в заданном периоде;

· Журнал регистрации исходящих документов – используется для формирования перечня исходящих РКК, зарегистрированных в заданном периоде;

· Контроль исполнения поручений – формирование списка поручений указанного состояния, за определенный период.

· Местонахождение документов – предназначен для формирования перечня РКК, документы по которым не были возвращены, т. е. РКК с заполненной на закладке «Местонахождение» датой выдачи и с пустой датой возврата;

· Номенклатура дел – используется для ежегодного утверждения номенклатуры дел;

· Опись дел постоянного и длительных сроков хранения – используется для формирования перечня дел с постоянным или большим сроком хранения;

· Перечень невыполненных поручений – собирает информацию по всем невыполненным поручениям по РКК (в отчет попадают поручения, для которых не заполнено поле Факт. дата).

· Просроченные поручения – отчет предназначен для формирования перечня регистрационных карточек, действующих в заданном периоде и перечня просроченных поручений по ним.

· Реестр почтовых отправлений – формирует реестр по отправленным письмам за указанный период. Формируется по данным справочника Категории РПО;

· Список заказной корреспонденции – формирует реестр по заказным письмам за указанный период;

· Список ознакомления – предназначен для формирования перечня работников указанного подразделения, которых необходимо ознакомить с документом;

· Штрих-код – предназначен для формирования штрих-кода объекта.

Практическая работа

1. Создайте для своего места регистрации журналы регистрации «Входящие документы», «Исходящие факсы», Для журналов «Исходящие факсы» установите формат нумерации документов так, чтобы в номер документов включался индекс журнала, индекс дела, порядковый номер документа, год. Для разделения параметров используйте «/», «-», «.» и т. д. Например, Вх/Факс-001.2009 – входящие факсы за 2009 год. Обратить внимание на то, что вводимые данные должны быть, как можно более приближены к реальности, т. к. если они будут вводить произвольное сочетание букв в тему, содержание и др. поля, то они запутаются при выполнении следующих заданий

2. Создайте для своего места регистрации дела «Факсы», «Письма»,

3. Регистрация входящего письма. При выполнении задания роли распределяются следующим образом: Слушатель – Делопроизводитель. Работа выполняется следующим образом:

На место регистрации Делопроизводителя (Слушатель1) поступило письмо по электронной почте, вложенный файл сохранен на диске. Сказать, где лежит файл. Возможно, не будет нужной организации, в этом случае пусть сами добавят новую организацию. Делопроизводитель делает следующее:

1. регистрирует документ;

2. заносит документ в систему DIRECTUM;

4. Сформируйте отчет Журнал регистрации внутренних документов, Журнал регистрации входящих документов или Журнал регистрации исходящих документов (на выбор). Убедитесь, что в отчет попали все зарегистрированные Вами документы.

5. Найдите РКК всех документов, зарегистрированных на Вашем месте регистрации за время обучения. Убедитесь, что найдены все РКК, отвечающие условиям поиска, и нет лишних РКК.

6. Найдите РКК всех входящих документов организации. Измените критерии поиска, чтобы найти РКК всех исходящих документов.

Вопросы для проверки

1. Как и на основании чего заносятся записи в справочник Журналы регистрации?

2. Каким значением заполнить поле Журнал в справочнике Номенклатура дел, если в дело планируется подшивать документы, зарегистрированные в разных журналах?

3. Номенклатура дел предприятия на текущий год содержит 50 дел, все они занесены в справочник Номенклатура дел. Заполняя поле Дело при регистрации документа Вы обнаружили, что справочник Номенклатура дел содержит только 15 записей. В чем может быть причина?

4. Опишите порядок действий секретаря (делопроизводителя) при регистрации документа, если документ поступил в организацию в бумажном виде, но работать с ним будут в электронном виде. РКК -> эл. Документ

5. После рассмотрения руководителем бумажный документ был передан для работы в подразделение. Как отразить это в системе?

6. Делопроизводитель регистрирует документ, однако есть подозрение, что этот документ уже был ранее зарегистрирован. Как это проверить? Ответ: кнопка Найти дубли

7. Какие поля РКК заполняются, а какие не заполняются при регистрации проекта документа?

8. Вам нужно отправить письмо под одним регистрационным номером нескольким адресатам. Что необходимо сделать для правильной регистрации и отправки?

9. Назовите все способы анализа и поиска данных в модуле «Канцелярия».

10. Как просмотреть список РКК по конкретному делу? Назовите все способы.

11. Как найти РКК всех документов, поступивших от одной организации? Назовите все способы. Поиск, фильтр во входящих РКК.

12. Как установить связь между РКК и соответствующим ей электронным документом?

13. Что позволяет найти сценарий Зарегистрированная переписка с организацией?

14. Сколько электронных документов можно связать с РКК?

15. В отчет Журнал регистрации входящих документов не попал документ, хотя РКК на него есть в справочнике Входящие РКК. В чем наиболее вероятная причина этого?

Приложение1. Дополнительные возможности системы

Настройка параметров работы пользователя

Настройка параметров работы производится в проводнике системы через пункт главного меню Сервис/Параметры. В открывшемся окне имеются следующие разделы для установки параметров:

· в разделе «Общие» можно установить:

1. Проверять новые задания каждые N мин. – если галочка установлена, то проводник системы будет каждые N минут обращаться к серверу и проверять: пришли ли новые задания. Минимальное значение N – 10 минут.

2. Выводить сообщение о приходе новых заданий – если галочка установлена, то о приходе новых заданий будет выводиться уведомление одним из следующих способов:

· Сообщение в виде диалога – будет показываться диалоговое окно с предложением перейти в папку «Входящие»;

· Всплывающее сообщение – уведомление будет показываться в виде кратковременно всплывающего в правом нижнем углу экрана сообщения о приходе новых заданий.

3. Выдавать звуковой сигнал – если галочка установлена, то каждый раз при приходе нового задания будет выдаваться звуковое предупреждение;

4. Скрывать проводник системы при минимизации - если галочка установлена, то при минимизации проводник системы будет сворачиваться в область уведомлений панели задач Windows;

5. Всегда показывать полные меню – если галочка установлена, то все вызываемые меню будут открываться в развернутом виде, если нет, то в свернутом виде;

6. Показывать полные меню после короткой задержки – если галочка установлена, то вызываемые меню будут открываться в свернутом виде и после короткого временного отрезка разворачиваться. Если в поле Всегда показывать полные меню установлена галочка, то параметр недоступен для изменения;

7. Размер значков панели инструментов – позволяет устанавливать величину значков панели инструментов и имеет значения «Мелкие», «Обычные», «Крупные»;

8. Цветовая схема – настройка цветовой гаммы проводника системы. Позволяет изменять цвет главного меню, панели инструментов, левой боковой панели и строки «Название поля». Может принимать следующие значения: «Стандартная», «Синяя», «Оливковая», «Серебристая»;

9. Использовать светлые значки в объектах, доступных только для просмотра – если галочка установлена, то иконки объектов, недоступных для изменения, будут осветляться. Для применения данного параметра потребуется перезапуск проводника системы.

· в разделе «Задачи/Задания» можно установить:

1. Тип маршрутизации по умолчанию – тип маршрутизации, который будет устанавливаться для каждой вновь создаваемой задачи. Может принимать значения: Параллельная, Последовательная, Сложная;

2. Вид текста задач – определяет вид отображаемого текста задач, либо в виде Простого текста, либо в виде Дерева задач. В зависимости от выбранного вида текста задач, меняется название и содержимое следующего поля, где определяются варианты отображения текста задач по умолчанию;

3. Отображаемый текст задачи по умолчанию (для вида текста задач «Простой текст») – определяет, как будет отображаться текст задачи при открытии: Полный текст, Текст с подзадачами, Текст задачи;

4. Режим открытия дерева задач по умолчанию - определяется способ отображения дерева задач при открытии карточки задачи/задания. Параметр доступен если в качестве вида текста задачи было выбрано дерево задач. Возможные значения: Развернуть все, Развернуть текущую задачу с подзадачами, Развернуть текущую задачу;

5. По умолчанию включать режим редактирования – если галочка установлена, то задачи/задания можно открывать в режиме редактирования. При открытии задачи/задания в режиме редактирования блокируются действия других пользователей над этой задачей/заданием;

6. По умолчанию создавать задачи с контролем – если галочка установлена, то при создании задач галочка Контроль задачи в окне определения маршрута задачи устанавливается по умолчанию;

7. Минимальный тип прав на вложения – задаются минимальные права на вложения для участников задачи. Соответствие фактических и минимальных прав проверяется при старте задачи, выполнении задания или закрытии уведомления. Если при этом фактические права будут меньше заданных в этом параметре, то будет выдано окно с предложением изменить права. Возможные значения: Просмотр, Изменение, Полные;

8. Защищать электронной цифровой подписью – если галочка установлена, то задачи и задания будут автоматически подписываться ЭЦП. Задачи – после старта, задания – после выполнения;

9. Автоматически проверять подписи при открытии задач, заданий, уведомлений – если галочка установлена, то при открытии задач, заданий и уведомлений подписи в них будут автоматически проверяться на достоверность.

· в разделе «Документы и папки» можно установить:

1. Путь для временных копий открываемых документов – папка на локальном диске, в которую при работе пользователя будут автоматически сохраняться временные копии редактируемых им документов. Пользователь должен иметь полные права на эту папку;

2. Путь для локального кэша папок – папка на локальном диске, в которой располагается локальный кэш содержимого папок системы DIRECTUM. Как правило, используется путь по умолчанию.

3. Закрывать карточки созданных объектов после сохранения – если галочка установлена, то при нажатии на кнопку Сохранить в карточке документа карточка будет автоматически закрываться. Иначе карточка будет только сохраняться, а для ее закрытия нужно будет нажимать кнопку Выход;

4. Сохранять вид документа при создании – если галочка установлена, то в диалоге создания документа автоматически сохраняется последний выбранный вид электронного документа;

5. Тип прав по умолчанию – задается тип прав доступа по умолчанию на документы, создаваемые текущим пользователем.

· в разделе «Сканирование» можно установить:

1. Использовать сжатие TIFF-документов – если галочка установлена, то при сканировании документов в формате TIFF используется их сжатие. Так как это сжатие происходит без потери качества изображения, то рекомендуется всегда устанавливать галочку;

2. в поле Степень сжатия JPEG-документов выбирается величина сжатия документа при сканировании в формате JPEG. Диапазон возможных значений от 0 до 100.

· в разделе «Напоминания» можно установить:

1. Показывать напоминания - если галочка установлена, то пользователь будет получать созданные им напоминания одним из следующих способов:

· Отображать форму напоминаний свернутой – напоминание высвечивается на панели задач;

· Активизировать форму напоминаний – открывается окно с напоминанием.

2. параметр Автоматически создавать напоминания по истечении <ЧИСЛО> % срока задач устанавливает срок, когда инициатору будет приходить напоминание о подходе срока задачи. Срок напоминания о задаче определяется из конечного срока задачи;

3. параметр Автоматически создавать напоминания по истечении <ЧИСЛО> % срока заданий устанавливает срок, когда исполнителю будет приходить напоминание о подходе срока задания. Срок напоминания о заданиях определяется исходя из срока задания исполнителя.

· в разделе «Автоочистка» можно установить:

1. в табличной части закладки «Автоочищаемые папки» пользователь может указать папки, которые надо автоматически очищать по указанным правилам. Автоочищаемыми могут быть только папки для задач и заданий. При попытке выбрать папку, не предназначенную для задач или заданий, выводится соответствующее предупреждение;

2. Удалять ссылки на задачи, задания и уведомления – если галочка установлена, то перечисленные в табличной части папки будут автоматически очищаться следующим образом:

· если выбран параметр При завершении, то после выполнения заданий или завершения/прекращения задач ссылки на данные объекты будут автоматически удаляться из указанных пользователем папок;

· если выбран параметр Через <ЧИСЛО> дней после завершения, то через указанный промежуток времени после выполнения заданий, завершения/прекращения задач или прочтения уведомлений ссылки на эти объекты будут удалены из указанных пользователем папок.

3. по кнопке Типовая настройка настраиваются очищаемые папки. При нажатии на кнопку в табличной части закладки «Автоочистка» указываются «Входящие» и «Исходящие» папки пользователя.

· в разделе «Орфография» можно установить:

1. Проверять орфографию в текстовых редакторах, текстах задач, заданий и уведомлений – если галочка установлена, то в карточках задач, заданий, уведомлений и текстовых редакторов будет возможность проверять орфографию;

2. Всегда проверять орфографию перед отправкой задач и заданий – если галочка установлена, то будет автоматически проверяться орфография в задачах после нажатия кнопки Старт, а в заданиях после нажатия кнопки Выполнить.

· в разделе «Подтверждения» можно установить запрос подтверждения или выдачу сообщения на следующие группы параметров:

1. Подтверждение закрытия форм – если в каком-нибудь поле группы установлена галочка, то будет запрашиваться подтверждение при закрытии соответствующей формы, если нет – не будет;

2. Подтверждения выполнения действий – если в каком-нибудь поле группы установлена галочка, то будет запрашиваться подтверждение выполнения соответствующего действия, если нет – не будет;

3. Подтверждение ограничений при выполнении действий - если в каком-нибудь поле группы установлена галочка, то будет запрашиваться подтверждение выполнения действия с сообщением о соответствующем ограничении, если нет – не будет;

4. Сообщения об успешном выполнении действий – если в каком-нибудь поле группы установлена галочка, то будет выдаваться сообщение об успешном выполнении действия, если нет – не будет;

5. Информационные сообщения - если в каком-нибудь поле группы установлена галочка, то будет выдаваться соответствующее информационное сообщение, если нет – не будет.

6. Отображать в подтверждениях и сообщениях флажок для их отключения – если галочка установлена, то в сообщениях подтверждений будет отображаться поле Не спрашивать больше, если нет – не будет. По умолчанию установлена;

7. Кнопка Восстановить по умолчанию предназначена для возврата настройки параметров подтверждений в первоначальное состояние, установленное разработчиком.

· в разделе «Модули расширения» можно выбрать и настроить модули расширения для проверки орфографии и шифрования/подписания документов.

Интеграция с Microsoft Office

После установки системы DIRECTUM в приложениях Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Project в главном меню появляется пункт DIRECTUM.

Открыв данный пункт во всех приложениях, кроме Outlook, можно осуществить следующие действия:

· создать документ из шаблона;

· сохранить как новый документ;

· сохранить как новую версию;

· подписать;

· информация о подписях;

· скопировать ссылку в буфер;

· переоткрыть документ для чтения/редактирования;

· отправить вложением в задачу;

· отправить ссылку в письме;

· вложено в задачи;

· связанные документы;

· история документа;

· зарегистрировать.

Для Microsoft Word и Excel доступны также пункты меню:

· вставить поле в текст;

· вставить штрих-код.

Для Microsoft Project доступны также пункты меню:

· отправить уведомления исполнителям;

· отправить задачи по выделенным этапам;

· отправить задачи по начинающимся этапам;

· заполнить факт по задаче;

· открыть связанную задачу;

· импортировать список пользователей.

Пункт Сравнить с версией доступен только для Microsoft Word.

Открыв пункт DIRECTUM в главном меню Microsoft Outlook и в главном меню открытого письма, можно осуществить следующие действия:

· сохранить текст письма как документ;

· отправить текст письма задачей;

· сохранить вложение как документ;

· сохранить контакт с клиентом;

· выбрать получателей;

· поиск контактных лиц.

Установка статуса объекта

Для дополнительного выделения объекта можно использовать пользовательский статус.

Для того чтобы установить статус, нужно воспользоваться одним из следующих способов:

· главное меню Файл/Статус;

· контекстное меню Статус;

· контекстное меню в поле Статус выбранного объекта;

· кнопка на панели инструментов карточки задач.

В открывшемся подменю нужно будет выбрать один из пунктов:

· Отметка цветом – дает возможность пометить объект определенным цветом;

· Завершено – отображается значком ;

Снять отметку – позволяет снять ранее поставленную отметку

Приложение 2. Способы выполнения основных операций в DIRECTUM

Действия со справочниками в режиме списка

Операция	Кнопка	Меню	«Горячие» клавиши
Добавить запись		Файл/Добавить	<Ctrl>+<N>, <Ctrl>+<Ins>
Копировать текущую запись		Файл/Копировать	<Ctrl>+<Shift>+<N>, <Ctrl>+ <Shift>+<Ins>
Удалить текущую запись		Файл/Удалить	<Ctrl>+<Del>, <Del>
Обновить данные		Вид/Обновить	<F5>
Выбор фильтра		-	-
Открыть карточку записи		Файл/Открыть карточку	<F7>, <Enter>
Настройка видимых колонок		Вид/Видимые колонки
Поиск записи		Поиск/Найти	<Ctrl>+<F>, <F4>
Настройка итогов		Вид/Итоги
Включение области быстрой фильтрации		Вид/Область быстрой фильтрации	<Shift>+<Ctrl>+<L>
Установка текущего периода		Сервис/Текущий период
Просмотр и печать отчетов		Сервис/Отчеты	<F8>
Отправка в качестве вложения в задачу	-	Файл/Отправить
Фильтр по текущему периоду		Вид/Фильтр по текущему периоду
Настройка группировки		Вид/Область группировки
Вывод справки		Справка/Справка	<F1>