Определение коммуникаций, внутренних и внешних контактов (стр. 5 )

Значимые слова

Некоторые слова могут влиять на людей как положительно, так и отрицательно. «Сигнальные» слова могут вызвать беспокойство или душевное волнение. Проверьте себя и составьте список таких слов. Не позволяйте таким словам вставать на пути эффективного слушания.

Барьеры общего характера

Помимо барьеров, обусловленных особенностями восприятия, существуют другие барьеры, более общего плана:

• Поддельное внимание. Слишком много людей знает о том, что нужно сделать, чтобы изобразить внимание. Изображение внимания и настоящее слушание — совершенно разные вещи.

• Концентрация внимания только на фактах. Хотя отдельные факты важны, убе­дитесь, что вам понятна и общая цель сообщения.

• Избегание трудных тем. Трудна тема или нет, зависит от самого человека, а также других обстоятельств, таких как контекст и способность слушающего бы­стро реагировать на смену темы. Будьте уверены в том, что вы можете быть внимательным слушателем, даже если вам придется говорить на тему, которая кажется вам трудной.

• Устранение от темы как от неинтересной. Отношение, которое можно выра­зить словами «Я это уже слышал», несомненно, пагубно сказывается на эффек­тивности слушания; то же можно сказать и о ситуации, когда слушающий счита­ет тему недостойной своего уровня или же выходящей за пределы его интересов.

• Оценка внешнего вида собеседника в процессе разговора. Если вам приходилось когда-либо сталкиваться с тем, что вы не слушаете из-за того, что вам не понра­вился внешний вид, одежда или же возраст и манеры собеседника, то вы пони­маете, что это одно из обычных препятствий эффективному восприятию на слух.

• Тенденция к постоянному отвлечению внимания. Люди слушают по многим при­чинам. Они хотят получить информацию, оценить говорящего, им может нра­виться голос говорящего или же они могут ему сопереживать. Исследование показало, что в тот момент, когда люди не слушают, они предаются размышлени­ям (о чем-то совершенно не связанным с тем, что говорится), мысленно возвра­щаются к чему-либо (связанному с тем, что было сказано ранее), дискутируют (на тему сказанного), или планируют (что сказать, когда наступит их очередь). Чтобы не отвлекаться, следует сосредотачиваться.

Теперь, узнав о некоторых основных препятствиях эффективному слушанию, мы можем изучить способы усовершенствования умения слушать.

16.  3 главные категории невербальных коммуникаций.

Исследователи делят невербальные коммуникации на три главные категории. Пер­вая включает голосовые атрибуты. Две другие представляют собой коммуникации посредством языка тела и коммуникации посредством взаиморасположения обща­ющихся в пространстве.

Параязык — как вы это говорите

Из трех главных категорий невербальных коммуникаций параязык наиболее бли­зок вербальным коммуникациям. Язык имеет дело с тем, что говорится; параязык имеет дело с тем, как это говорится. Чтобы понять важность параязыка, вы можете провести простой тест. Когда ваш друг попросит вас что-либо сделать, — например, пойти в кино или в конкретный ресторан пообедать — отвечайте: «Конечно, с удо­вольствием», но скажите это таким тоном, который выдаст вас и даст понять, что вам совсем не хочется идти. Проследите за реакцией вашего Друга на такой ответ.

Иногда люди намеренно используют параязык для того, чтобы с его помощью передать конкретное сообщение. Например, фраза «Я был бы рад Вам помочь» мо­жет иметь несколько значений в зависимости от того, какой параязык использует­ся. Обратите внимание на следующие виды логического ударения:

• Я был бы рад вам помочь.

• Я был бы рад вам помочь.

• Я был бы рад вам помочь.

• Я был бы рад вам помочь.

В каждом случае ударение на определенном слове меняет значение сообщения. Голосовые атрибуты параязыка включают скорость, силу (громкость), ритм, высоту (тембр) и резонанс. Каждый время от времени сталкивался с таким атрибу­том, как скорость — как быстро или медленно кто-либо говорит. В зависимости от других передаваемых сообщений увеличение скорости может означать гнев, нетер­пение или беспокойство того, кто передает сообщение. Снижение скорости может передавать беспечность или задумчивость; с другой стороны, это может означать скуку или отсутствие интереса.

Сила является другим голосовым атрибутом, который часто передает значение, особенно в сочетании со скоростью. Если руководитель тихо сказал: «Я бы хотел поговорить с вами в моем кабинете», вы можете чувствовать себя довольно спокой­но. Но если руководитель громко сказал: «Я бы хотел поговорить с вами в моем кабинете!», вы почувствуете беспокойство, и вам станет не по себе.

Такие атрибуты как ритм, высота и резонанс понять труднее, чем скорость и силу. Когда вы рассматриваете голосовые атрибуты, главное, что нужно отметить, это их изменение или отклонение от обычных для говорящего уровней. Если вы обратите внимание на разницу в ритме, высоте и резонансе голоса отправителя, это позволит увеличить степень понимания вами сообщения.

Такие голосовые атрибуты, как скорость, сила, высота и резонанс в сочетании с вокальными определителями, по большей части, позволяют обнаружить наличие параязыка. Вокальные определители включают интенсивность (очень громкий го­лос или очень тихий), степень высоты (сверхвысокий или сверхнизкий), протя­женность (от крайне протяжной речи до крайне отрывистой) и ударение. Ударение было продемонстрировано выше, когда в одном и том же предложении менялись слова, на которых делалось ударение.

Главной функцией параязыка является передача эмоций. Некоторые исследова­тели продемонстрировали, что можно передать различные эмоции только с помощью параязыка. При проведении фундаментального исследования актеры, читавшие при­веденный ниже неоднозначный текст, доказали, что значения, передаваемые ими, были целиком результатом вокальных сигналов, а не словаря.

«Вам придется поверить в это, чтобы не дать им повесить меня. Каждую ночь вы спра­шиваете меня, как это случилось. Но я не знаю! Я не знаю! Я не могу вспомнить, Другого ответа нет. Вы задавали мне этот вопрос тысячу раз, и мой ответ всегда оста­вался тем же. Он всегда будет тем же. Вы не можете представить себе такого. Но это случается, и ПОТОМ ВЫ сожалеете. О, Господи, остановите их... быстрее... пока еще не слишком поздно!»

Актеры повторяли этот отрывок 64 студентам, являвшимся судьями, и пытались передать презрение, гнев, страх, печаль и безразличие. В результате исследования был сделан вывод, что удалось передать все задуманные эмоции. Средняя точность идентификации пяти эмоций была: 88 % для безразличия, 84 % для презрения, 78 % для гнева и Печали и 66 % для страха.

Несколько последних исследований показали, что параязык — как мы говорим что-либо — передает эмоции. Эти исследования показывают, что одни эмоции пе­редаются более точно, чем другие. Зачастую легче передать нетерпение, страх и гнев, чем удовлетворение и восхищение.

Кинесика — коммуникации посредством телодвижений

Второй главной категорией невербальных коммуникаций является кинесика, озна­чающая коммуникации посредством телодвижений. Наиболее выразительными средствами таких коммуникаций являются лицо и глаза. Дейл Лизерс обнаружил, что выражением лица можно передать 10 основных классов значения:

Способность интерпретировать выражение лица является важной частью ком­муникаций, поскольку выражения лица могут ускорить или затруднить реакцию. Лизерс разработал тест чувствительности к выражению лица (ТЧВЛ). Часть I этого теста содержит фотографии, представляющие 10 основных классов значения. Что­бы проверить вашу способность ощутить выражение лица, изучите 10 фотографий, представленных на рис. 15.1, которые впервые были использованы для исследова­ния выражения лица много лет назад, и сопоставьте их с перечнем Лизерса.

3

Контакт глаз

Глаза играют особенно важную роль при коммуникациях посредством мимики. Контакт глаз представляет собой одну из самых сильных форм невербальных ком­муникаций. Очень часто отношения с руководителями, так же как личные отноше­ния, инициируются и поддерживаются посредством контакта глаз. В США смот­реть прямо на слушающего является признаком открытости и честности; люди обычно считают, что легче доверять тому, кто смотрит прямо в глаза. С другой стороны, они обычно не доверяют тем, кто не смотрит прямо в глаза; тем, кто избегает контакта глаз, оказывают меньше доверия. Продолжительный контакт глаз может быть сигналом восхищения, тогда как краткий контакт глаз обычно означает беспокойство. С другой стороны, прямой контакт глаз в течение более чем 10 се­кунд может вызвать некоторый дискомфорт и беспокойство. Очень необычно по­ведение большей части людей в лифтах — они ведут себя тихо, избегают физичес­кого контакта и контакта глаз, сосредоточенно смотрят на указатель этажей — это было бы интересно изучить.

Жест

Другим важным элементом двигательных коммуникаций является использование жестов. Обычно под языком жестов подразумеваются движения руки и кисти, но и все тело целиком способно жестикулировать. Экман и Фрезен идентифицировали пять типов жестов тела.

• Символы. Символы считаются языком знаков, и они эквивалентны словам или фразам. Например, большой и указательный пальцы, образовавшие круг, озна­чают о'кей. Указательный и средний пальцы, поднятые в виде буквы V, означают победу.

• Иллюстраторы. Связанные непосредственно с вербальным языком, эти жесты иллюстрируют слова, которые произносит говорящий. Когда он говорит; «Мой третий и последний вопрос…», поднимая три пальца, такой жест называется ил­люстратором. Когда арбитр в бейсбольном матче хочет вызвать кого-либо на исходную позицию, он пользуется иллюстратором, указывая большим пальцем вверх и резко поднимая вверх руку.

• Регуляторы. Регуляторы управляют устными коммуникациями, заставляя от­правителя поторопиться, замедлиться или повторить что-нибудь. Примером может служить частое поглядывание на часы или постукивание пальцами по столу, когда кто-нибудь с вами разговаривает,

• Проявления аффекта. Они указывают на эмоциональные состояния, такие как гнев или смущение, и обычно появляются в выражении лица. Проявления аф­фекта отличаются от трех предыдущих типов тем, что люди почти не могут ими управлять. Например, многие краснеют, когда они сердятся или смущены, но они мало что могут сделать, чтобы управлять этим проявлением.

• Адаптеры. Они также относятся к жестам, которыми людям трудно управлять. Часто люди не сознают, что они делают такие жесты. Подавленный зевок или обхватывание руками лица от страха являются жестами-адаптерами.

Поза

Общая поза человека даже при отсутствии специальных жестов также имеет значе­ние. Часто поза дает ключ к пониманию самоосознания или статуса. Например, начальники обычно принимают более свободные позы, чем их подчиненные. Поза также является средством продемонстрировать интерес к другому человеку. Неко­торые авторы прищли к выводу, что, наклоняясь к собеседнику, вы проявляете тем самым интерес к нему. И наоборот, если вы сидите спиной, это означает отсутствие у вас интереса (см. рис. 15.2).

Анализ движений

Трудно точно оценить, насколько важны жест и поза как средства коммуникации. Очевидно, что жест и поза становятся более важными для жизни организации. Лондонский консультант по менеджменту, Уоррен Лэмб, развил свой бизнес на базе той идеи, что поза и жесты человека могут многое сказать о том, насколько эффек­тивно будет этот человек работать в организации. Лэмб утверждает, что его про­грамма, названная анализом движений, представляет собой новую ветвь приклад­ной поведенческой науки. Корпорации пользуются услугами Лэмба при отборе и продвижении менеджеров. Он выполняет свою работу, проводя интервью и наблю­дая за тремя типами движений тела.

• Движения из стороны в сторону. Их можно ясно увидеть при рукопожатии. Вот человек двигает руками в стороны, делает круговые движения и при разговоре ему нужно много места. Такой индивидуум является эффективным информа­тором и слушателем — короче говоря, он эффективно осуществляет коммуни­кации. По Лэмбу, такой человек лучше всего подходит компаниям, которые за­нимаются поисками направлений для рискованных вложений средств своих предприятий.

• Движения вперед-назад. Эти движения имеют место, когда человек вытягива­ет руки вперед при рукопожатии и наклоняется вперед во время интервью. Та­кой человек, производящий движения вперед и назад, подходит под описание оператора. Лэмб предназначает такой тип личности для организаций, которым требуются резкие перемены или приток энергии.

• Вертикальные движения. Они имеют место во время рукопожатия, например, когда человек совершает вертикальные движения, вытягиваясь вверх, насколь­ко это возможно. По Лэмбу, такой индивидуум является мастером торговли или презентации, специалистом по продаже самого (или самой) себя или компании. Ни один жест нельзя интерпретировать абсолютно точно. Лэмб, однако, уверяет, что по трем категориям жестов — из стороны в сторону, вперед-назад и по вертика­ли — он может идентифицировать исполнителей и определить места, где они будут функционировать наиболее продуктивно.

Классификация телодвижений

Многие люди живут не по Лэмбу, но в повседневной жизни им нужно понимать, что сообщают им другие посредством своих поз и жестов. Кнапп составил полезную схему для классификации главных типов телодвижений. Приведенные ниже ре­зультаты исследований содержатся, главным образом, в его работе.

• Отношение. Каждый любит или не любит конкретные элементы окружающей среды. Такое отношение часто отражается в телодвижениях. Степень пристрас­тия или предубеждения можно определить посредством общей ориентации тела, обращая внимание на то, повернуты ноги и плечи человека, участвующего в ком­муникациях, к другому участнику или от него. Если тело полностью повернуто к другому участнику, это может обозначать пристрастие, тогда как отвернутое тело может указывать на определенную степень предубеждения.

• Статус. Индивидуумы, исполняющие роль руководителя или занимающие ру­ководящее положение, обладают статусом. При разговоре с другими они часто держат головы поднятыми. Те же, кто выполняет более низкую или подчинен­ную роль, при разговоре часто опускают голову или плечи.

• Аффективные состояния настроения. Они возникают под влиянием эмоций различной степени и связаны с телодвижениями. Голова и лицо передают ин­формацию о состоянии гнева, радости и счастья; другие телодвижения переда­ют силу конкретного эмоционального состояния.

• Стремление к одобрению. Люди могут кивать головой и улыбаться, чтобы до­биться одобрения другой стороны. В общем, их тела более активны, чем в том случае, когда они не ищут одобрения. Такой тип телодвижений часто можно наблюдать, когда подчиненный излагает какую-либо идею руководителю.

• Приверженность. Приверженность включает сигналы, показывающие, на чьей стороне вы находитесь. Расположение тела, особенно то, как направлены ноги, сообщает: «Я на вашей стороне, а не на их». Кроме того, это может указать на то, открыт ли человек для восприятия идей другого.

• Маркеры взаимодействия. Некоторые телодвижения естественным образом сопровождают конкретную устную речь. Часто в конце повествовательного предложения оратор делает движение головой, веками или руками вниз. В кон­це вопроса эти движения, как правило, направлены вверх. Другие примеры та­ких маркеров: люди наклоняются назад, когда слушают, и вперед, когда говорят. Хотя можно и упростить классификацию, вы должны осознавать, что двига­тельное поведение влияет на процесс коммуникации. Если вы будете понимать зна­чения телодвижений во время коммуникаций, вы будете более эффективно осуще­ствлять их.

Проксемика — коммуникации посредством взаиморасположения общающихся в пространстве

Третьей крупной категорией невербальных коммуникаций является проксемика, или то, как люди осуществляют коммуникации посредством пространства. Одним из крупнейших специалистов по этому типу коммуникаций является антрополог Холл. Он идентифицирует три главных типа пространства; пространство с фиксированными характеристиками, пространство с полуфиксированными харак­теристиками и личное пространство.

Пространство с фиксированными характеристиками

Понятие пространства с фиксированными характеристиками относится к зданиям и другим относительно устойчивым конструкциям, таким как стены. Тип располо­жения зданий и последовательность комнат и офисов оказывают значительное влияние на коммуникации. Вы, скорее всего, чаще общаетесь с людьми, чьи офисы находятся рядом с вашим, чем с теми, чьи офисы находятся далеко.

Пространство с полуфиксированными характеристиками

Расположение и устройство подвижных объектов, таких как столы и стулья, отно­сятся к понятию пространства с полуфиксированными характеристиками. Сегодня большое внимание уделяется тому, как устроены офисы. Часто руководители вы­ходят из-за стола, общаются с подчиненными лицом к лицу, чтобы облегчить осу­ществление коммуникаций.

Личное пространство

Физическое расстояние, на котором люди находятся при контактах с другими, на­зывается личным пространством. Холл ввел четыре разные зоны, или расстояния для различных типов социального взаимодействия:

• Интимное расстояние занимает диапазон от непосредственного физического контакта с другим человеком до расстояния в 18 дюймов (1дюйм = 2,54 см). Коммуникации и взаимодействие в пределах этого расстояния относятся к интимной деятельно­сти. В организациях в пределах интимного расстояния часто распространяется конфиденциальная информация. Основной формой интимного контакта в орга­низациях является, конечно, рукопожатие. Многие позитивно реагируют на людей с энергичным рукопожатием и отрицательно на людей с вялым рукопо­жатием. Мужчины положительно реагируют на энергичное или вялое рукопо­жатие женщины. Однако многие женщины не реагируют положительно на энер­гичные рукопожатия других женщин.

• Личное расстояние занимает диапазон от 18 дюймов до 4 футов (1 фут = 30,48 см). Взаимодей­ствие в такой зоне включает случайные и дружеские разговоры.

• Социальное расстояние находится в диапазоне от 4 до примерно 8 футов. В этой зоне часто осуществляются коммуникации на деловых встречах. На социальном расстоянии в организации осуществляется много коммуникаций. Уникальным проявлением этого вида взаимодействия является внимание, которое учитель уделяет, в основном, сидящим в передней и в средней части класса.

• Публичное расстояние находится в диапазоне от 12 футов до пределов видимо­сти и слышимости. Коммуникации на публичном расстоянии рассматриваются как публичное выступление. На таком расстоянии осуществляется много видов коммуникаций вовне и внутри организации.

Каждый знает о некоторых методах использования пространства в организаци­ях. Голдхейбер определил три основных принципа использования/пространства, связанных со статусом в организации.

Первый: чем выше положение, занимаемое людьми в организации, тем больше места им отводится и тем лучше это место. Во многих организациях президент имеет самый привлекательный кабинет, тогда как вице-президент, начальники от­делов и служащие более низкого ранга имеют кабинеты гораздо меньшего размера. Количество окон в кабинете, то, как кабинет меблирован, — все это также соответ­ствует рангу или должности.

Второй: чем выше положение, занимаемое людьми в организации, тем лучше защищены их территории. Очень часто бывает, что чем выше положение человека в организации, тем труднее его увидеть. Для защиты персон высокого ранга исполь­зуются приемные и секретари.

Третий: чем выше положение, занимаемое людьми в организации, тем легче им вторгнуться на территории работников, которые ниже их по положению. Руково­дитель, как правило, может войти в офис подчиненного, когда захочет. Руководитель также может позвонить подчиненному почти в любое время. Однако подчи­ненные, обычно, не имеют такого доступа к начальству. Фотографии на рис. 15.3 иллюстрируют эти принципы.

17.  Организация речи при публичной презентации.

Ораторы часто совершают ошибку, полагая, что они готовы к выступлению, как только закончили свое исследование. Обычно в этом случае речь получается непо­следовательной и неясной по цели. Такие ораторы упускают из внимания необхо­димость грамотной организации своего материала.

Из накопленного огромного количества материала следует выбрать наиболее подходящий. Неопытные ораторы часто не проводят исследование более глубокое и солидное, чем это минимально необходимо; однако, после того как они несколько раз выступят, становится очевидна их неудача. Причина в том, что выступающий испытывает дискомфорт, а слушатели легко замечают недостаток специальных зна­ний и собственных идей. В этих случаях выступающий вынужден включать в речь пространные отступления, не относящуюся к делу информацию и неуместные вы­воды.

Основная часть

Любое выступление состоит из трех составных частей: введение, основная часть и заключение. Хотя основная часть следует за введением, большинство ораторов в первую очередь разрабатывают основную часть. Основная часть речи представляет суть сообщения и имеет три элемента: центральная идея, основные мысли и под­тверждающие материалы.

Центральная идея

Центральная идея — это основная тема речи; оратор хочет, чтобы слушатели запом­нили ее, даже если они забудут все остальное. Политик в ходе предвыборной кампа­нии может представить аудитории целый набор различных идей, но центральная, как правило, одна — «голосуйте за меня». Любая, даже самая сложная, центральная идея должна быть ограничена одним предложением. Например, директор по обуче­нию персонала произносит информативную речь, в которой центральная идея сле­дующая: «Человек не должен становиться руководителем, пока он не пройдет с удовлетворительными результатами курс по межличностным отношениям». Хоро­шая центральная идея, как в данном случае, всегда звучит коротко и ясно. Централь­ная идея представляет собой тот минимум, который будет легко запоминаться слу­шателями.

Основные мысли

После определения центральной идеи вам потребуется подкрепить ее в сознании слушателей. Это достигается с помощью основных мыслей. Основные мысли вто­ростепенны по важности только относительно центральной идеи; оратор обычно надеется, что слушатели также запомнят и основные мысли. По этой причине их должно быть несколько; для большинства речей достаточно четыре или пять.

Подтверждающие материалы

Как только отобраны основные мысли, найдите способы, чем вы сможете их под­крепить. Поскольку аргумент, который убедит одних слушателей, не обязательно убедит других, вам следует подобрать достаточно подтверждающих материалов, чтобы убедить всех слушателей.

Среди методов поддержки чаще всего используются цитаты, примеры, аналогии и статистика. При принятии решения о том, какие из форм поддержки следует применять в конкретном случае, оратор должен определиться по следующим во­просам:

1. Цитаты (или свидетельства)

а. Будет ли цитируемая личность знакома слушателям?

б. Является ли цитируемая личность авторитетом для данных слушателей?

в. Питают ли слушатели к цитируемой личности доверие?

2. Примеры

а. Будет ли пример понятен слушателям? б. Четко ли пример связан с основными мыслями?

3. Аналогии

а. Соответствует ли аналогия рассматриваемому предмету?

б. Смогут ли слушатели понять эту аналогию?

4. Статистика

а. Будет ли статистика понятна слушателям?

б. Увидят ли слушатели взаимосвязь между приведенными статистическими данными и теми фактами, для подтверждения которых они приводятся? в. Является ли статистика актуальной и достоверной, чтобы быть воспринятой слушателями?

Последовательность основных мыслей

Как только выбрана центральная идея, основные мысли и подтверждающие мате­риалы, оратор должен определить последовательность, в которой будут представ­лены основные пункты.

Вот некоторые из самых распространенных схем организации материала: хроно­логическая, тематическая, пространственная и логическая. Какая последователь­ность будет наиболее подходящей в конкретном случае, зависит от темы, цели и интересов слушателей. Хорошие ораторы в одинаковой степени искусно владеют любой из перечисленных схем.

Хронологическая последовательность.

При хронологической последовательности выступление развивается от одного момента времени к другому. Чаще всего она применяется при описании определенных процессов. Например, когда менеджер завода описывал группе студентов процесс производства бумаги, он начал с того, как закупаются лесоматериалы и что делается с ними в цехе обработки. Затем он описал слушателям весь процесс, вплоть до момента, когда бумага упаковывается и отгружается с завода.

Хронологическая последовательность может быть использована, чтобы описать эволюцию какой-то идеи или объяснить, как что-либо делать.

Тематическая последовательность.

Когда рассматриваемая тема подразделяется на несколько различных частей, она представляется в соответствии с тематической последовательностью. Чем более естественно это деление, тем легче для слушателя понять и запомнить то, что излагает выступающий. Для иллюстрации рассмотрим выступление президента компании на ежегодном собрании акционеров на тему сни­жения производительности труда. В первую очередь он сказал о причинах этой проблемы в понимании руководства, затем он представил причины с точки зрения работников. В заключение он рассмотрел те причины, которые по-разному воспри­нимаются двумя сторонами.

Тематическая последовательность применяется наиболее часто. Некоторые ора­торы склоняются к тому, чтобы использовать именно ее, хотя другая последова­тельность могла бы быть и более эффективной.

Пространственная последовательность.

Как видно из названия, пространственная последовательность подразумевает, что использование пространства определяет расположение мыслей, которые представляет оратор. При пространственной по­следовательности оратор располагает материал в соответствии с физическим распо­ложением. Один подход к пространственной схеме изложения может заключаться в направленном описании чего-либо с востока на запад; другой может описывать зда­ние от первого этажа до последнего. Например, когда проектировщик города представлял рекомендации по системе массовых транспортных потоков, он говорил об уникальной системе потоков, которая будет затрагивать каждый пригород. Он опи­сал расположение основных станций в центре города и доступность центра города при такой системе для людей, направляющихся туда на работу и за покупками. Он также описал основные северные, южные, восточные и западные маршруты и конеч­ные остановки каждого из них.

Ораторы, которые используют пространственную последовательность, описы­вают физическое расположение определенных точек и отношения между ними. Пространственная последовательность должна давать слушателям возможность мысленно представить себе то, о чем рассказывает оратор.

Логическая последовательность.

Логическая последовательность включает не­сколько различных приемов построения речи. Среди самых распространенных при­емов выделяют причинно-следственную схему и схему «проблема-решение».

При использовании причинно-следственной схемы у ораторов есть две альтер­нативы. Одна из них заключается в том, чтобы отметить определенные действия и результаты, которые являются их следствием. Например, когда выступал предста­витель торговой палаты штата, он описал усилия, которые были предприняты, что­бы привлечь в этот штат новый бизнес. Он перечислил организации, которые пере­местились в этот штат в результате предпринятых усилий. В этой презентации усилия палаты явились действиями, а новые организации — результатом.

Другая альтернатива использования причинно-следственного метода заключа­ется в описании событий и затем движущих сил, которые их вызвали. Для иллюс­трации рассмотрим то, как представитель Sierra Club рассказала о нарастании про­блем со здоровьем, связанных с загрязнением воды. В качестве причин этого она назвала выбросы промышленных предприятий и слабый контроль за состоянием канализации. В своем аргументированном выступлении она сначала представила результаты, затем причины.

Подход «проблема-решение» сходен с причинно-следственным подходом, по­скольку оратор представляет два основных момента. Например, при обсуждении увеличения количества жалоб клиентов на торговый персонал (проблема), дирек­тор по персоналу отметил, что большее внимание должно уделяться подготовке работников (решение).

Введение и заключение

Пока вы не решили, что вы будете представлять в вашей речи, трудно понять, как вовлечь в нее слушателей. По этой причине основная часть речи должна быть разра­ботана до введения и заключения.

Однако есть и такие ораторы, которые подготавливают речь в той последова­тельности, в которой они будут ее представлять. Эти ораторы считают, что, разра­батывая введение, основную часть и заключение именно в этом порядке, они смогут добиться лучшей взаимосвязи мыслей.

Манера, в которой вы представите начало вашей речи, очень сильно повлияет на первое впечатление слушателей. У введения две основные цели: установить кон­такт со слушателем и привлечь его внимание. Среди приемов, обычно используемых во введении, можно назвать следующие:

1. Сделайте поразительное заявление.

2. Обратитесь к аудитории.

3. Опишите ситуацию.

4. Процитируйте известную личность.

5. Задайте риторический вопрос.

6. Используйте уместный юмор.

Независимо от применяемого вами приема, вам следует помнить о целях данно­го введения и данной речи: отразить предмет и добиться восприятия слушателем.

В заключении речи вам следует снова коснуться центральной идеи. Хорошее заключение показывает слушателям, что тема полностью раскрыта. Вот несколько самых распространенных способов того, как оратор может завершить свою речь:

1. Подытожьте основные пункты.

2. Предложите решение,

3. Процитируйте известную личность.

4. Побудите слушателей достигнуть каких-то конкретных целей.

5. Обрисуйте будущее в случаях, когда ваше предложение будет принято или не принято.

18.  Анализ аудиторий.

Чем больше оратор сможет узнать об аудитории заранее, тем более удачной будет его речь. Для иллюстрации рассмотрим ситуацию, в которой оказался конгрессмен Лилбурн, приглашенный в Ассоциацию банковских работников Wilbanks. Добива­ясь переизбрания, он был рад получить еще одну возможность для продвижения основной идеи своей избирательной кампании, которая касалась экономии прави­тельственных расходов. Он прибыл на место выступления почти вовремя. Он гово­рил эмоционально и жестко о Системе социального обеспечения и ее абсурдности. Аудитория насчитывала около 200 человек, но только два человека задали ему во­просы, и оба были настроены враждебно. Если бы конгрессмен заранее побеспоко­ился о проведении исследования аудитории ассоциации, то он бы узнал, что боль­шинство ее активных членов — пенсионеры.

Обычным недостатком среди ораторов является тенденция считать, что слуша­телю будет интересно то, что интересует их самих. Чтобы быть хорошим оратором, вы должны принять ориентацию на слушателя. При подготовке речи спросите себя, как бы вы себя чувствовали, если бы были на месте слушателя. До того, как вы сможете ответить на этот вопрос, вы должны узнать о слушателе как можно больше. Это требует обязательной постановки нескольких основных вопросов:

• Насколько велика будет аудитория?

• Насколько образованы слушатели?

• Какие профессиональные группы они представляют?

• Какова представленная возрастная группа?

• К какой социальной, политической или религиозной группе принадлежат слу­шатели?

Лучший способ проанализировать аудиторию — лично поговорить с группой, к которой вы будете обращаться. В идеале, вам следует провести эту работу заранее, чтобы иметь достаточно времени для подбора соответствующего материала. К со­жалению, в большинстве случаев это трудно осуществить, оратору зачастую эле­ментарно не хватает времени.

Приемлемая альтернатива — поговорить с несколькими людьми, которые, ско­рее всего, будут среди аудитории. Предположив, что они подобны остальной части членов аудитории, вы сможете составить себе представление о конкретных интере­сах слушателей. В случае, когда поговорить с типичным членом аудитории или вообще с кем-либо из аудитории неофициально невозможно, вам придется навести некоторые справки об аудитории, пользуясь доступной информацией.

Чем более сходны между собой слушатели по таким параметрам, как образова­тельный уровень, род деятельности, возраст и социальный статус, тем легче пред­сказать их отношение к вам и вашему сообщению. Чем более гетерогенной и разно­родной будет аудитория, тем меньше прогнозов вы сможете сделать о поведении ваших слушателей.

Аудитория бизнес-презентации обычно представлена людьми, в достаточной степени разбирающимися в теме выступления. Поскольку члены аудитории имеют сходные интересы, знания и опыт, оратор вполне может спрогнозировать их реак­цию. Тем не менее, предварительный анализ аудитории важен и при подготовке бизнес-презентации.

19.  Основные средства визуальной поддержки презентаций которые используются в бизнесе.

Большинство типов визуальной поддержки одинаково хорошо могут быть включе­ны в письменный отчет или представлены как часть устной презентации. Фактичес­ки, письменные отчеты часто предшествуют устным выступлениям на ту же тему, и письменная информация часто распространяется как часть устной презентации. Из двух категорий наглядных пособий, таблицы больше подходят для использования в письменных отчетах из-за объема точных данных, которые они содержат. С дру­гой стороны, категория, называемая рисунки, которая включает графики, диаграм­мы, карты, собственно рисунки и фотографии, имеет, по крайней мере, столько же возможностей для применения в устных презентациях, как и в письменных отчетах.

Таблицы

Особый формат дает таблицам довольно стандартный вид. Таблицы ценны тем, что они способны размещать и представлять точные данные. Организации, которые используют компьютеры для хранения, исправле­ния и анализа данных, пользуются базами данных, программами электронных таб­лиц, и исходные данные в этих программах представлены, как правило, в табличной форме.