Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Калининградской области (стр. 5 )

б) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским делам и делам по административным правонарушениям, - ордера юридической консультации и удостоверения личности;

в) другими заинтересованными лицами, выступающими по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, - документов, удостоверяющих личность и полномочия;

г) прокурорами – служебного удостоверения;

д) иными должностными лицами при наличии законного основания – мотивированного письменного запроса.

12.2. Ознакомление с делами должно проходить в специально оборудованном для этой цели помещении в присутствии и под контролем уполномоченного на то работника аппарата судебного участка в условиях, которые исключают возможность изъятия, повреждения или уничтожения материалов дел.

Об ознакомлении с делом делается отметка в справочном листе.

По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения мирового судьи судебные дела направляются им в трехдневный срок заказной почтой или с рассыльным.

Секретарь судебного участка обязан контролировать возврат дел и не реже 1 раза в квартал докладывать мировому судье.

До возвращения дела в судебный участок требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке. В учетно-статистической карточке отмечается, когда, кому, и по какому запросу дело направлено, когда оно возвращено в суд.

12.3. Учет выдачи и высылки дел, находящихся в архиве судебного участка, производится в соответствии с действующими правилами по ведению архива.

12.4. Подлинные документы из судебных дел и их надлежащим образом заверенные копии, представленные сторонами, а также письменные справки по делам выдаются уполномоченными работниками отдела делопроизводства и архива суда обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим и их представителям, лицам, участвующим в деле, и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению. Эти заявления приобщаются к делу.

Копии судебных постановлений по гражданскому делу, вступивших в законную силу, выдаются иным лицам, если их права и законные интересы нарушены судебными постановлениями, по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными постановлениями.

Порядок выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу, устанавливается председателем суда.

Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле.

В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.

12.5. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.

На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ, и в производстве какого мирового судьи находится дело.

Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.

12.6. При подаче заявления о повторной выдаче копий решений, приговоров, судебных приказов, определений суда, постановлений надзорной инстанции, копий других документов из дела, выдаваемых судом, а также при подаче заявления о выдаче дубликатов исполнительных документов государственная пошлина уплачивается в соответствии с главой 25.3 Налогового кодекса Российской Федерации.

12.7. От уплаты государственной пошлины освобождаются физические лица, отбывающие наказание в виде лишения свободы, - при подаче заявления о повторной выдаче копий решений, приговоров, судебных приказов, определений суда, постановлений президиума суда надзорной инстанции, копий других документов из дела, выдаваемых судом, а также при подаче заявления о выдаче дубликатов исполнительных документов.

12.8. Запрещается выносить из помещения судебного участка для выполнения работы на дому судебные дела и документы.

13. Оформление и ведение нарядов и журналов

13.1. В каждом судебном участке к началу года секретарем судебного участка должны быть заведены все наряды и журналы в соответствии с Номенклатурой дел судебного участка мирового судьи (далее – Номенклатура дел).

13.2. На обложках нарядов указываются заголовок дела и его индекс в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в Номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в пункте 3.16. настоящей Инструкции.

13.3. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

ПРИМЕР: Документы заключения и обобщения судебной практики в 2 томах: том 1 – уголовные дела, том 2 – гражданские дела.

13.4. Все исполненные служебные документы подшиваются в наряды, которые заводятся по предметному (тематическому) принципу с учетом установленных сроков хранения документов. Наряды и Алфавитные указатели, которые ведутся на судебном участке, заводятся на один год.

Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одном наряде в хронологическом порядке поступления и исполнения документов по данному вопросу.

Не разрешается подшивать в наряды неисполненные документы.

Не допускается, чтобы под документом вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка.

Подшивка должна производиться систематически. Не допускается накапливание и длительное хранение не подшитых служебных документов.

13.5. Документы в наряд подшиваются так, чтобы сохранилась полная возможность свободного чтения текста, а листы не выступали за края обложки. В случаях, когда текст на документах расположен близко к краю листа, к такому листу для подшивки его в наряд подклеивается полоска бумаги.

Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельная нумерация фотографий не требуется.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя (личные документы), их наличие оговаривается в заверительной надписи (форма 53).

При большом количестве ошибок в нумерации листов листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.

13.6. Во всех нарядах должна быть составлена внутренняя опись (приложение 1) с указанием краткого содержания, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

На всех подшитых в наряд документах в правом верхнем углу проставляется порядковый номер. Нумерация листов в каждом томе наряда начинается с первого номера. Чистые листы в нарядах не нумеруются.

Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Карты, схемы, чертежи, фотоснимки и другие материалы, которые невозможно или нецелесообразно подшивать в наряд, могут храниться при наряде в отдельных пакетах (конвертах).

При подшивке документов металлические скрепления (булавки, скрепки и т. п.) удаляются.

Подшивка в наряд черновиков и лишних экземпляров не допускается.

Подлинные личные документы в наряды не подшиваются, а возвращаются их владельцам. При необходимости в наряд подшиваются только заверенные копии этих документов.

Наряд должен содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.

13.7. На обложках журналов указываются те же данные, что и на обложках нарядов, кроме количества приложений.

Каждый заводимый журнал должен быть прошит, пронумерован, заверен подписью мирового судьи и скреплен печатью судебного участка. Записи в журналах производятся ручкой. Всякое исправление должно быть оговорено и заверено подписью исправляющего. Подчистки не допускаются.

13.8. Надписи на обложках нарядов и журналов делаются ручкой, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.

13.9. Наряды, книги и журналы, а также служебные документы подлежат хранению в шкафах, сейфах или ящиках, запираемых на замок и опечатываемых. Хранение документов в не запирающихся шкафах, сейфах, ящиках запрещается.

14. Составление и оформление служебных документов

14.1. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

Текст служебного документа должен состоять из трех логически связанных частей: введения, обоснования и заключения. Во введении указывают события и факты, послужившие основанием для составления документа. Во второй части приводят разъяснения, соображения, расчеты и т. п. вызвавшие необходимость принятия тех или иных решений. В заключении формулируют выводы, предложения, просьбы, составляющие цель документа.

14.2. Документы могут быть изготовлены машинописным, рукописным способами либо изготовлены на компьютере. Служебные документы для печатания на пишущей машинке должны быть написаны ясно, разборчиво, чернилами или пастой.

В них должны быть четко выделены абзацы.

В верхнем левом углу первой страницы рукописи исполнитель указывает количество экземпляров, которые необходимо напечатать, свою подпись и дату.

14.3. Документы адресуются организации, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

При указании на документе адресата соблюдаются следующие правила: - наименование организации, ведомства, учреждения и их структурных подразделений указывается в именительном падеже; - при направлении документа должностному лицу название организации, ведомства, учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном падеже; - почтовый адрес указывается полностью: индекс отделения связи (допускается указывать индекс главпочтамта), республика, край, область, город, улица, номер дома; - документ не должен содержать более трех адресов; при направлении документа более чем в три адреса, на каждом документе указывается только один адрес.

14.4. При ответах на запросы в начале текста обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

14.5. В сопроводительных документах, к которым имеются приложения, под текстом после слова «Приложение» указывается наименование приложенных документов, их количество, а также их входящие (исходящие) номера.

Отметка о наличии приложения печатается на три интервала ниже текста.

14.6. Под текстом документа либо под указанием о приложении документов слева печатается должность, а справа - инициалы и фамилия лица, подписывающего документ.

Внизу на обороте последнего листа указывается фамилия исполнителя и дата изготовления документа.

14.7. Каждый исходящий документ, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его должности. После подписания документа копия с отметкой о направлении (исходящий номер и дата направления) подшивается в наряд или дело.

14.8. Служебные документы, как правило, подписываются одним должностным лицом. При временном отсутствии в судебном участке должностного лица, которому предоставлено право ведения служебной переписки, документы подписываются лицом, временно его замещающим. Подписывать документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности запрещается.

При направлении документа нескольким адресатам подписываются все отправляемые экземпляры.

Служебные документы должны подписываться разборчиво, без сокращений и росчерков.

Дату подписания документа и, если необходимо, надпись "Лично" или указание о срочности проставляет лицо, подписывающее документ.

14.9. При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составляющих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

14.10. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать. Перечень документов, из которых проставляется печать, определяется на основании действующих нормативных актов.

Печать проставляется таким образом, чтобы оттиск затрагивал подлинную подпись и название должности подписывающего.

14.11. Поправки, внесенные при подписании документа на первом экземпляре, переносятся исполнителем на остальные экземпляры.

В подписанные служебные документы вносить какие-либо исправления и добавления запрещается.

На документах, заверенных гербовой печатью, подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

14.12. Телеграфная переписка допускается только по срочным вопросам. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и знаков препинания, если при этом не искажается его содержание. В телеграмме не допускаются переносы слов, поправки и исправления.

Телеграмма печатается в двух экземплярах. Перед телеграфным адресом указывается категория телеграммы. Под текстом телеграммы указываются сокращенно должность, а также фамилия подписавшего телеграмму, а под чертой - фамилия и должность этого лица, адрес судебного участка без сокращений и дата отправления телеграммы.

14.13. Все подписанные документы отправляются только через секретаря судебного участка в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Секретарь судебного участка перед отправкой документа обязан: - проверить правильность написания адреса, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма; - составить опись о направлении документа, в которой проставляется дата и исходящий номер.

14.14. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством.

15. Порядок отбора на хранение в архив судебных участков мировых судей Волгоградской области документов, их комплектования, учета и использования

15.1. Общие положения

15.1.1. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов, предусмотренных Номенклатурой дел, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является важнейшей задачей сотрудников аппаратов судебных участков.

15.1.2. Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив и их надлежащее использование и хранение обеспечивают оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности мирового судьи.

15.1.3. Настоящая глава разработана в соответствии с требованиями Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.2001 г. № 000, Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.01.2001 г. № 36 в редакции от 01.01.2001г. №91, в редакции от 01.01.2001г. № 000, Инструкции по делопроизводству в Верховном Суде РФ, утвержденной приказом Председателя Верховного Суда РФ от 01.01.2001г. №17-П в редакции от 01.01.2001г. №27-П.

15.1.4. В настоящей главе регламентированы правила подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве судебного участка, методика отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в государственные архивы.

15.2. Оформление судебных дел (нарядов)

к последующему хранению в архиве судебного участка

15.2.1. Решение на передачу в архив уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, материалов, журналов, нарядов и учетно-статистических карточек принимает мировой судья. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись мирового судьи.

15.2.2. Все оконченные производством судебные дела (наряды) и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 000.

15.2.3. В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение, работники аппарата судебного участка должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение 1), а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче.

15.2.4. В конце дела (наряда) на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (форма № 53). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.

15.2.5. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда) или чистый оборот листа последнего документа.

15.2.6. Если дело (наряд) было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела (наряда).

15.2.7. Секретарь судебного участка еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим.

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта, с соблюдением следующих требований.

15.2.8. Списание в архив уголовных дел производится в соответствии с требованиями п. п. 9.2.26, 9.2.27, 9.2.28, 9.2.29, 9.2.31, 9.2.32 настоящей Инструкции.

В случае, когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения (пп. 2 п. 2 ст. 302 УПК РФ) за непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлении приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после выполнения требований п. 15.2.7. настоящей Инструкции и направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.

15.2.9. При рассмотрении судом представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив судебного участка являются случаи, предусмотренные п. п. 9.2.33, 10.5 настоящей Инструкции; в отношении осужденных к иным мерам наказания - случаи, предусмотренные соответственно пп. а, б п. 9.2.34 настоящей Инструкции.

15.2.10. Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после вступления решения (определения) в законную силу.

15.2.11. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.

15.2.12. В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате либо возвращения исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении или невозможности взыскания, при условии истечения срока для предъявления исполнительного листа к исполнению.

15.2.13. Дело об административном правонарушении считается оконченным и подлежит сдаче в архив в соответствии с пп. а, б, в, г, д, е п. 10.1.9. настоящей Инструкции, а также в случаях, когда наложены взыскания в виде предупреждения, возмездного изъятия орудия совершения правонарушения, дисквалификации - по вступлении постановления в законную силу, срок которого исчисляется с момента его вручения под расписку или получения направленной копии лицом, в отношении которого оно было вынесено.

15.2.14. Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. № 000, предусматривает:

подшивку или переплет дела;

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (форма № 53);

составление внутренней описи документов (приложение 1);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

15.2.15. На обложках дел, подлежащих постоянному и временному хранению, указываются:

наименование судебного участка;

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

количество листов в деле и срок хранения дела, производства.

15.2.16. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

15.2.17. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению, производит секретарь судебного участка.

15.2.18. Секретарь судебного участка обязан тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.

15.2.19. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебного участка.

15.2.20. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом.

15.2.21. В оконченных производством нарядах постоянного и временного хранения подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (форма № 56).

15.2.22. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанными в Номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 15.2.15. настоящей Инструкции.

15.2.23. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по Номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

15.2.24. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.

15.2.25. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

15.2.26. Во всех нарядах составляется внутренняя опись (приложение 1) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

15.2.27. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

15.2.28. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив секретарем судебного участка, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись.

15.2.29. На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

15.2.30. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек секретарь судебного участка проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

15.2.31. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. Учетно-статистические карточки подшиваются в тома. В каждом томе должно быть не более учетно-статистических карточек.

15.2.32. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

15.2.33. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, в архив не передаются.

15.3. Экспертиза ценности документов.

Отбор документов и оформление их на уничтожение

15.3.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными специальным уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

15.3.2. Экспертиза проводится при определении сроков хранения судебных дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению в архиве судебного участка и их передаче на постоянное хранение.

15.3.3. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.

15.3.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка.

15.3.5. Экспертная комиссия создается приказом мирового судьи из числа наиболее квалифицированных работников в составе не менее 3 человек. Председателем экспертной комиссии является мировой судья. В состав экспертной комиссии входят работники аппарата судебного участка.

15.3.6. Экспертная комиссия работает в соответствии с Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным Приказом Росархива от 01.01.01 г. № 2.

Экспертная комиссия судебного участка осуществляет следующие функции:

дает заключения о характере документов для определения сроков хранения гражданских, административных и уголовных дел (далее - судебных дел (нарядов));

рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив;

выносит решения о представлении описей дел (нарядов) постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссией (ЭПК);

рассматривает акты о выделении к уничтожению дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;

рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного и временного хранения и акты об отсутствии дел (нарядов), подлежащих передаче в государственный архив;

рассматривает проекты сводной номенклатуры дел (нарядов) судебного участка.

15.3.7. Заседания экспертной комиссии судебного участка проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

15.3.8. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается членами экспертной комиссии и утверждается мировым судьей.

15.3.9. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются мировым судьей, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего государственного архива.

15.3.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссии судебного участка, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

15.3.11. Находящиеся в архиве дела (наряды), по которым истек срок хранения, установленный Перечнем, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) к уничтожению осуществляет секретарь судебного участка.

15.3.12. Отбор дел (нарядов) к уничтожению оформляется актом (приложение 5) и производится только после составления сводных описей дел (нарядов) постоянного и временного хранения за этот же период.

15.3.13. Акты судебного участка о сдаче дел (нарядов) на постоянное хранение (форма № 60), согласованные с экспертной комиссией судебного участка, подлежат утверждению мировым судьей только после соответствующего утверждения экспертно-проверочной комиссией государственного архива описей дел постоянного хранения за этот период. После этого судебный участок имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

15.3.14. Из отобранных к уничтожению дел (нарядов) на постоянное хранение необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 50 лет, после чего уничтожаются.

15.3.15. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в алфавитном порядке в наряд № 28 и помещаются в твердую обложку.

15.3.16. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила:

дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения;

в конце акта делается запись о том, что из дел (нарядов), производств изъяты подлинники судебных решений.

15.3.17. В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номеров и дат составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка.

15.3.18. Одновременно с судебными делами, материалами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды, по которым истекли сроки хранения, установленные номенклатурой дел.

15.3.19. Акты о выделении дел (нарядов) к уничтожению подшиваются в наряд № __ в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.

15.3.20. Дела (наряды), подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию (приложение 5). В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел.

15.3.21. Перед сдачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, вес бумажной макулатуры.

15.3.22. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем мирового судьи.

15.3.23. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и других документов для хозяйственных нужд.

15.4. Порядок нумерации листов

15.4.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами, валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно.

15.4.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.

15.4.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.

15.4.4. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

15.4.5. В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).

15.4.6. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв "а", "б", "в" и т. д.

15.4.7. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т. д. соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

15.4.8. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (форма № 53).

15.4.9. В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

15.4.10. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

ПРИМЕР: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются литерные листы с номерами 10а, 54б, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности № 000 осужденного

Секретарь судебного участка

15.04.2005 г.

15.5. Порядок определения сроков хранения дел (нарядов)

15.5.1. Сроки хранения дел (нарядов) устанавливаются в соответствии с Перечнем. Сроки хранения нарядов определяются по документам дела, имеющим наибольший срок хранения.

15.5.2. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Перечнем, устанавливаются экспертной комиссией судебного участка, исходя из их научной и практической ценности, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

15.5.3. Исчисление сроков хранения судебных дел и других документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.