Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 27).
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Необходимость составления внутренней описи документов дела отдельных дел определяется Инструкцией по делопроизводству.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.
Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Документы исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия являются республиканской собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Управлением по делам архивов Республики Бурятия, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ГУ «Национальный архив Республики Бурятия» как часть Архивного фонда Республики Бурятия.
Приложение
к п. 3.5.3
код ГУ «Национальный архив РБ»
код исполнительного органа
государственной власти
Республики Бурятия ___________
Ф.№ _____________ Оп.№ ____________ Д.№ ______________ |
_________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(Наименование государственного архива Республики Бурятия)
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
(Наименование исполнительного органа государственной власти
Республики Бурятия и структурного подразделения)
ДЕЛО № ________ ТОМ № _________
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
(Заголовок дела)
______________________________________________________________________
(Крайние даты)
На _______ лист
Хранить _________
Ф. № _____________ Оп. № ____________ Д. № _____________ |
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Приложение
к п. 3.5.3
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №_________
В деле подшито и пронумеровано _________________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ________________________________________________;
пропущенные номера листов _____________________________________________
+ листов внутренней описи ______________________________________________
Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
1 | 2 |
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210x297 мм)
Форма листа-заверителя дела
Приложение
к п. 3.5.3
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _______________
№ п. п. | Индекс | Дата | Заголовок | Номера листов | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого ________________________________________________ документов,
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего внутреннюю
опись документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
формат A4 (210x297 мм)
Форма внутренней описи документов дела
Приложение
к п. 3.5.4
Наименование исполнительного УТВЕРЖДАЮ
органа государственной власти Наименование должности
Республики Бурятия руководителя исполнительного
органа государственной власти
Республики Бурятия
Подпись Расшифровка подписи
Дата
А К Т
_________________ № ________
____________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих
хранению
На основании __________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
______________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _____________________
(название фонда)
№ | Заголовок | Дата | Номера | Индекс дела по номенк-латуре дел | Коли-чество | Сроки | Приме- чание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Итого ________________________________ дел за ___________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за _______________________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК __________________________________
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ___________________________ № ___________________)
Продолжение приложения № 28
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)
от _____________№______
Документы в количестве ____________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом __________ кг сданы в ____________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________№ ______________
Наименование должности
работника исполнительного
органа государственной
власти, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника
архива (службы ДОУ), внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Формат A4 (210x297 м
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Приложение
к п. 3.8.1
ЖУРНАЛ УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
№ | Оттиск | Наимено-вание | Дата | Предприятие- | Кому выдана |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Роспись | Дата возврата | Роспись | Дата уничтожения | Дата, |
7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Приложение
к п. 3.8.2
ЖУРНАЛЫ УЧЕТА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ
Журнал учета поступления бланков
Наименование | Дата | Дата и № | Наименование | Кол-во | Серия и номера |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Журнал учета выдачи бланков в структурные подразделения
Наименование | Кол-во | Серия и | Наименование | Расписка в | Приме-чания |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 |
