Перед уничтожением документов по акту комиссия тщательно сверяет номера и наименования документов, количество листов экземпляров с записями в акте, а также с книгами и журналами учета, где были учтены эти документы.
Уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения в специально оборудованных помещениях, либо механической переработки на бумагоперерабатывающих предприятиях.
Допускается уничтожать архивные дела иными способами, установленными приказом Министра обороны РФ.
Использовать документы из этих дел для черновиков и хозяйственных нужд запрещается.
Об уничтожении документов работник аппарата военного суда, ведущий делопроизводство, производит отметки в соответствующих книгах и журналах учета. На актах указывается о списании в журналах учета уничтоженных документов.
21.5. Проверка наличия дел (нарядов) в архиве суда
21.5.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда проводятся проверки комиссией, назначаемой председателем суда (судебной коллегии) или его заместителем.
21.5.2. В ходе проверки осуществляется:
- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
- выявление и устранение недостатков в учете документов;
- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
- выявление документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки.
21.5.3. Проверка проводится в сроки, установленные председателем военного суда (судебной коллегии), но не реже одного раза в пять лет.
Также проверка проводится, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату, результаты проверки оформляются актом, который докладывается председателю суда (судебной коллегии).
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
- при смене председателя суда, руководителя архива или лица, ответственного за работу архива.
21.5.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
- сохранять порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
- изымать дела, не внесенные в опись;
- изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
21.5.5. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов) или их неисправимые повреждения, то на основании распоряжения председателя суда организуется розыск необнаруженных дел (нарядов). Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места.
Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов.
21.5.6. После утверждения актов об отсутствии дел (нарядов) или неисправимых повреждениях, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей листов фондов.
21.5.7. По окончании проверки наличия и состояния документов в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей.
21.5.8. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы.
XXII. ОФОРМЛЕНИЕ ПРИЕМА И СДАЧИ ДЕЛ
22.1. Прием и сдача дел при смене председателя военного суда производится с участием председателя вышестоящего военного суда.
Для приема и сдачи дел приказом председателя вышестоящего военного суда создается комиссия.
22.2. Прием и сдача дел при смене начальника отдела гарнизонного военного суда производится в присутствии председателя гарнизонного военного суда или его заместителя.
22.3. Для приема и сдачи дел начальником отдела окружного (флотского) военного суда приказом председателя этого суда назначается комиссия, в состав которой входит один из судей окружного (флотского) военного суда.
22.4. До начала приема и сдачи дел, судебные дела, журналы, наряды как законченные, так и незаконченные производством должны быть надлежащим образом оформлены.
При приеме и сдаче дел должно быть проверено и сличено с журналом учета наличие уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях (рассмотренных, нерассмотренных, архивных), проверено состояние учета и наличие секретных и совершенно секретных документов, состояние журналов, книг, нарядов, состояние статистической отчетности, наличие вещественных доказательств, имущества и прочих материалов.
22.5. О приеме и сдаче дел составляется акт, который подписывается сдающим и принимающим дела, а также членами комиссии. Акт о приеме и сдаче дел утверждается председателем соответствующего военного суда. В акте должно быть отражено:
- общая характеристика делопроизводства, состояние учета, отчетности и архива данного суда;
- наименования журналов, книг, нарядов, карточек, которые ведутся в суде;
- количество листов в каждом наряде, журнале, книге, картотеке;
- неисполненные документы и нерассмотренные дела;
- перечень судебных дел, не сданных в архив;
- все документы архива суда, общее количество судебных дел находящихся в архиве;
- соответствие записей в журнале учета вещественных доказательств их фактическому наличию;
- соответствие наличия имущества суда данным учета.
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в военном суде, а второй направляется в вышестоящий военный суд.
Срок для приема и сдачи дел и должности председателя военного суда устанавливается не более 10 дней.
О приеме дел вновь назначенный председатель суда докладывает председателю вышестоящего военного суда.
22.6. При освобождении или переводе судей, государственных служащих аппарата военного суда, они обязаны в присутствии председателя военного суда (заместителя председателя военного суда) и с участием материально-ответственного лица передать все имеющиеся у них дела и неисполненные документы, а также служебную литературу, справочные материалы и материальные ценности другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей переводимого (освобождаемого) работника либо материально-ответственному лицу.
При обнаружении недостачи имущества, утраты дел, служебных изданий или документов председатель военного суда назначает служебное расследование.
Форма № 1
к п. 2.2.17.
Книга
учета профилактических мероприятий
Начата « » __________ 201_ г.
Окончена « » ________ 201_ г.
На ____ листах
№ п/п | Дата | Наименование мероприятия | Место проведения | Состав военнослужащих | Ответственный за проведение |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Форма № 2
к п. 3.1.2.
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Московского
гарнизонного военного суда
« » __________201_ г.
Акт
« »_________201_ г. г. Москва
Мы, нижеподписавшиеся, работники Московского гарнизонного военного суда____________________________________________________________________________
(должность, фамилия и инициалы)
________________________________________________________________________________
составили настоящий акт в том, что в военный суд поступил пакет (бандероль, посылка и т. п.) № _________ из (от) __________________________________________________________
(наименование отправителя)
При вскрытии указанного почтового отправления установлено, что ________________________________________________________________________________
(указываются выявленные недостатки)
________________________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в двух экземплярах. Первый экземпляр – адресату, второй – в наряд (дело).
Приложение:* 1. Документ № _______________
2. Лицевая сторона пакета
Подписи: _________________________
*Приложение указывается в том случае, если документы возвращаются отправителю обратно.
Форма № 3
к п. 3.1.4., 3.5.1.
Хабаровский гарнизонный военный суд
________________________________________________________________________________
По номенклатуре дел на 201_ г.
№____ том №____
ЖУРНАЛ
учета входящих (исходящих) документов
с №____ по №____
Начат « » _________ 201_.
Окончен « » _______ 201_ г.
На ____ листах
Порядковый учетный номер | Номер поступившего документа | Дата документа | Откуда (от кого) поступил или куда отправлен документ | Наименование или краткое содержание документа | Кол-во экземпляров |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
6 |
Номера экземпляров | Кол-во листов | Кому передан на исполнение или кем исполнен документ | Расписка в получении документа и дата | Расписка принявшего документ обратно и дата | Какой входящий или каким исходящим номером исполнен документ | Отметка о подшивке, отправке или уничтожении документа | Примечание | |
Номер дела | Номера листов | |||||||
7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
В военном суде ежегодно ведется два журнала: один – для учета входящих, другой – для учета исходящих документов.
Форма № 4
к п. 3.1.9.
Книга
принимаемых и передаваемых телефонограмм
94 гарнизонного военного суда
Начата « » _________ 201_ г.
Окончена « » _______ 201_ г.
На ____ листах
№ п/п | Дата | Время | Содержание | Кто передал | Кто принял |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Форма № 5
к п. 3.1.11.
Книга
принимаемых (передаваемых) факсограмм
и документов электронной почты
Краснознаменского гарнизонного военного суда
Начата « » _________ 201_ г.
Окончена « » _______ 201_ г.
На ____ листах
№ п/п | Дата и время поступле - ния (отправки) | Коррес-пондент поступления (отправ-ки) | Коли-чество листов | Краткое содержание документа | Ф. И.О. принявшего (отпра-вившего) документ | Ф. И.О. испол-нителя и руководителя подписавшего документ | Отметка о подшивке документа в дело |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Форма № 6
к п. 3.3.4.
Российская Федерация СЕВЕРО-КАВКАЗСКИЙ ОКРУЖНОЙ ВОЕННЫЙ СУД пр. М. Нагибина, д. 28/1, г. Ростов-на-Дону, 344038 , E-mail: *****@***ru № На № от | Заместителю Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации – начальнику Главного управления обеспечения деятельности военных судов |
Форма № 7
к п. 3.3.4.
Бланк
для резолюции на документе
(формат А6 105x148 мм)
Балтийский флотский военный суд Председатель суда ________________________________ « »___________ 201_ г. Вх. № _____ |
Форма № 8
к п. 3.3.10.
МОСКОВСКИЙ ОКРУЖНОЙ ВОЕННЫЙ СУД
____________________________________________________
ПРИКАЗ
дата № _______
г. Москва
В связи с __________________________________________________________________
(основание)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Направить в служебную командировку ______________________________________
_______________________________________________________________________
2.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ____________________
Председатель __________________ _____________________________
военного суда (подпись) (инициалы, фамилия)
Форма № 9
к п. 3.3.10.
Журнал
регистрации приказов
Начат « » __________ 201_ г.
Окончен « » ________ 201_ г.
На ____ листах
№ п/п | Дата | Краткое содержание приказа | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 |
Форма № 10
к п. 3.5.5.
Реестр № ____
для сдачи пакетов (документов)
№ п/п | Дата отправки пакетов (документов) | Номера пакетов (документов) | Кому адресовано | Дата и расписка в получении пакетов (документов) | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Форма № 11
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 |
