17.1.7. Выдаваемые судом копии приговоров, решений, постановлений, определений, в том числе вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, засвидетельствованы судьей с обязательным приложением гербовой печати. В тех случаях, когда приговор, решение, постановление, определение были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать на выдаваемой копии.
На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находится дело.
Лицо, получившее копии, должно оставить письменную расписку.
17.1.8. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам с обязательным оставлением в деле копии, засвидетельствованной председательствующим по делу.
Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на копии, оставленной в деле. В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.
XVIII. Подготовка дел, книг, журналов, нарядов к сдаче в архивы.
18.1. Общие положения.
18.1.1. Подготовка документов, подлежащих сдаче в архив, включает проверку правильности определения фондовой и структурной принадлежности, формирования и оформления дел (нарядов), проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения.
Кроме того, проверяется общее состояние каждого дела (наряда) (прочность подшитых листов, не поражены ли документы бумажными вредителями и болезнями, не применялся ли силикатный клей, мучной и крахмальный клейстеры, не выступают ли документы за края обложек и др.), а также наличие подписей и печатей, полнота заполнения всех граф в книгах и журналах.
18.1.2. Дела, наряды, книги, журналы и т. п., подлежащие передаче на хранение в архивы, должны быть оформлены в соответствии с требованиями приказов МО РФ по ведению секретного и несекретного делопроизводства.
При этом следует руководствоваться следующим:
а) обложки дел (нарядов) с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел (нарядов) с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов. Обложки дел (нарядов) с документами, имеющими длительные (25 лет и более) сроки хранения, должны быть изготовлены из плотного картона. Толщина дел (нарядов) со сроками хранения до 5 лет не должна превышать 10 см, а со сроками хранения более лет – 5 см;
б) надписи на обложках должны быть выполнены чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем разрешается печатать на машинке.
На обложках дел (нарядов), книг и т. п. указывается:
- срок хранения и номер статьи перечня;
- инвентарный номер (указывается на делах (нарядах), имеющих грифы секретности и учтенных в инвентарных книгах);
- гриф секретности (на несекретных делах (нарядах) эта графа не заполняется);
- наименование военного суда (без сокращений);
- присвоенный делу (наряду) номер. Если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома должно быть указано количество томов, на последующих – номер очередного тома, а на последнем – после его номера добавляется слово «последний»;
- наименование (заголовок) должно быть кратким;
- число, месяц (пишется прописью), год начала и окончания дела (наряда);
- количество занумерованных листов.
Правильность оформления обложки удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов»;
в) подшивка документов производится прочными нитками так, чтобы обеспечивалась полная возможность свободного чтения текста, который не должен подходить к линии подшивки ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. Если текст расположен близко к краю листа, то к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается в дело (наряд). В делах (нарядах) с грифом секретности место подклейки полоски бумаги к листу скрепляется мастичной печатью «Для пакетов» и об этом делается оговорка в заверительной надписи в конце дела (наряда). Металлические скрепления их дел (нарядов) удаляются.
Если в дело (наряд) подшиты документы с различными сроками хранения, то дело (наряд) расшивается и формируются новые дела (наряды), исходя их сроков хранения;
г) все листы в деле (наряде), книге и т. п. должны быть пронумерованы. Номера на листах проставляются в правом верхнем углу нумератором или графитным карандашом, не задевая текста.
Незначительные недочеты в нумерации листов устраняются проставлением номера предыдущего листа с прибавлением букв «а», «б» и т. д. Если при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, то листы дела (наряда) нумеруются заново, при этом старые номера зачеркиваются. В этих случаях во внутренние описи, имеющиеся в делах (нарядах), вносятся исправления или описи составляются заново;
д) внутренняя опись в деле (наряде) должна иметь заверительную надпись, пописанную лицом, ответственным за ведение делопроизводства и скрепленную печатью «Для пакетов». Листы внутренней описи нумеруются римскими цифрами и подшиваются (но не прошнуровываются) в начале дела (наряда);
е) в конце каждого дела (наряда) на специально вшитом чистом листе, а в книгах и журналах на оборотной стороне последнего чистого листа делается заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных и прошнурованных листов. В этой же надписи указываются все неустранимые дефекты (поврежденные и разрушенные листы; листы, залитые чернилами и т. п.). Заверительная надпись делается лицом, ответственным за ведение делопроизводства и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов»;
ж) в делах (нарядах), сдаваемых на хранение в архивы, не должно быть подлинных личных документов военнослужащих и иных лиц.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, книги (наряда), перед прошнуровкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
18.2. Подготовка уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях к сдаче в архивы.
18.2.1. Уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях оформляются в соответствии с требованиями Руководства по делопроизводству в военных судах.
На обложках этих дел указывается: срок хранения и номер статьи действующего перечня, наименование военного суда, рассматривавшего дело, а в графе «наименование дела» - фамилии, имена и отчества всех лиц, проходивших по делу в качестве обвиняемых, гражданских истцов, ответчиков, лиц, привлекавшихся к административной ответственности, с указанием норм закона и мер наказания, даты начала и окончания дела, а также количество листов в деле.
Все документы, подшитые в уголовные, гражданские дела и дела об административных правонарушениях, вносятся во внутренние описи, которые составляются по каждому тому в отдельности.
Во внутренней описи и в конце дела на вшитом чистом листе делаются заверительные надписи, которые подписываются лицом, ответственным за ведение дел и скрепляются мастичной печатью «Для пакетов».
В делах должно быть указано, какие, когда и куда направлены личные вещи, награды и документы осужденного.
Дела, имеющие грифы секретности, пронумеровываются и опечатываются (пломбируются) в установленном порядке.
Приостановленные (прекращенные) уголовные дела, судебные, кассационные и надзорные производства оформляются таким же порядком, что и уголовные (гражданские) дела.
Магнитофонные и видео записи судебных заседаний должны быть уложены в коробки (кассеты).
Из подлежащих уничтожению уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях изымаются и оставляются на постоянное хранение подлинные приговоры, решения и последующие постановления и определения, которые скрепляются (сшиваются нитками в верхнем левом углу), подбираются в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходивших по делам в качестве обвиняемых, гражданских истцов, ответчиков, лиц, привлеченных к административной ответственности и укладываются в папки с клапанами и завязками с трех сторон.
Уложенные в папку документы нумеруются, на них составляется опись, которая подписывается лицом, ответственным за оформление дел и скрепляется мастичной печатью «Для пакетов». Внутренняя опись хранится под верхней обложкой папки.
В одной папке помещаются документы только одного суда.
Датой начала таких дел будет дата самого раннего приговора (определения), решения, датой окончания – дата самого позднего приговора (определения), решения, независимо от места нахождения их в папке.
На всех лиц (обвиняемых, гражданских истцов, ответчиков, лиц, привлекавшихся к административной ответственности) проходящих по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, приостановленным уголовным делам, судебным, кассационным и надзорным производствам составляются алфавитные карточки.
Отдельные описи составляются на уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, судебные, кассационные и надзорные производства по уголовным делам.
Дела с постоянными сроками хранения вносятся в самостоятельные описи и располагаются по годам их рассмотрения. На дела с временными сроками хранения составляются описи по срокам хранения.
Дела в описи располагаются в алфавитном порядке фамилий, имен и отчеств лиц, проходящих по этим делам, причем если по одному делу проходит несколько лиц, то такие дела вносятся в опись по фамилии первого лица, проходящего по делу, а фамилии, имена и отчества других лиц помещаются вслед за фамилией первого лица.
Дела, состоящие из двух и более томов, в опись вносятся по порядку номеров томов. Приложения к делам (магнитофонные записи и т. п.) вносятся в опись вслед за делом, приложением к которому они являются.
Описи подписываются лицом, ответственным за ведение делопроизводства и утверждаются председателем военного суда. Подпись скрепляется гербовой мастичной печатью.
Описи на дела с грифами секретности составляются секретным порядком.
Дела и описи, подготовленные с нарушением требований, изложенных в Наставлении по архивному делу, в архивы не принимаются.
18.3. Порядок сдачи дел и документов в архивы.
18.3.1. Сдача документов, дел гарнизонных военных судов в архивы окружных (флотских) военных судов, производится в сроки, устанавливаемые годовыми планами, утверждаемыми председателем окружного (флотского) военного суда.
Заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году гарнизонные военные суды представляют в соответствующие архивы к 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количество дел и степень их секретности.
Подлежащие сдаче в архив документы упаковываются в мешки, которые опечатываются сургучем на бирке металлической печатью «Для пакетов» или пломбируются.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив одновременно транспортом сдатчика в сопровождении вооруженной охраны. Дата доставки согласовывается с архивом. За сохранность документов в пути следования и до окончания сдачи их в архив ответственность несет сдатчик.
После завершения сдачи документов и получения от архива описей на сданные дела в инвентарных книгах и других учетных документах делается отметка о сдаче дел в архив с указанием номера описи. Описи на сданные в архив документы подшиваются в отдельное дело, которое постоянно хранится в военном суде. Порядок сдачи дел, документов архивом окружного (флотского) военного суда в Центральные архивы определяется инструкциями, утверждаемыми начальниками центральных архивов.
В военном суде на архивные дела, отобранные к уничтожению, составляется акт, который утверждается председателем военного суда. Акты подшиваются в специальное дело.
Уничтожение архивных дел, включенных в акт, производится путем сожжения либо механической переработки на бумагоперерабатывающих предприятиях.
Допускается уничтожать архивные дела иными способами, установленными приказом Министра обороны.
Использовать документы из этих дел для черновиков и хозяйственных нужд запрещается.;
Доставка документов к месту переработки производится в крытых автомашинах в сопровождении вооруженной охраны. Оставлять документы без охраны, а также перерабатывать их в присутствии посторонних лиц запрещается.
Закончив уничтожение документов, все члены комиссии подписывают акт об уничтожении документов.
18.4. Оборудование и содержание архивохранилищ.
18.4.1. Помещения архивохранилищ должны быть сухими, безопасными в противопожарном отношении, с капитальными перегородками от других помещений и санитарно-технических коммуникаций. Использовать под архивохранилища подвальные, полуподвальные и другие помещения, не отвечающие требованиям хранения документов, запрещается.
Входные двери в архивохранилища должны быть металлическими (либо обиты железом) и иметь прочные запоры. Для вызова должностных лиц устанавливаются электрические звонки. Окна оборудуются металлическими решетками или прочными внутренними ставнями. Несветорассеивающие стекла окрашиваются белой краской. Для эвакуации имущества через окна часть решеток навешивается на петли, запираются на замок и опечатываются на бирку металлической печатью. Доступ к замкам должен быть с наружной и внутренней стороны.
Архивохранилища оборудуются металлическими или деревянными (пропитанными огнезащитным составом) стеллажами. Они устанавливаются на расстоянии 70-80 см друг от друга. Расстояние от пола до нижней полки и до стен должно быть не менее 10 см, а до отопительной системы не менее 1 м.
Ответственность за пожарную безопасность несут архивариусы. Архивохранилища оборудуются пожарными кранами и обеспечиваются пожарными рукавами. Кроме того, в хранилище должны быть огнетушители из расчета не менее одного на каждые 100 кв. м., но не менее двух на архив.
В качестве освещения допускается только электрическое. Электропровода прокладываются в специальных трубках. Каждый светильник должен быть защищен плафоном. Выключатели и розетки устанавливаются только герметичные.
В архивах на видном месте вывешивается инструкция о мерах пожарной безопасности, пожарный расчет и план эвакуации документов и имущества на случай пожара.
В архивохранилищах запрещается:
- курить;
- иметь легковоспламеняющиеся и взрывчатые предметы, спички, зажигалки и т. п.;
- пользоваться керосиновыми лампами, свечами;
- применять временную электропроводку;
- самостоятельно производить исправления в электропроводке;
- использовать настольные лампы со сгораемыми абажурами, а также электронагревательные приборы.
В архивохранилище всегда должны поддерживаться порядок и чистота, исключающие возможность появления плесени, грызунов и насекомых - вредителей бумаги.
Уборка производится ежедневно, пыль со стеллажей удаляется пылесосом или ветошью, смоченной двухпроцентным раствором формалина.
В архивохранилищах должно проводиться регулярное наблюдение за физическим состоянием документов. О каждом случае повреждения документов докладывается председателю военного суда.
Документы и коробки, имеющие следы плесени, должны быть немедленно изолированы от других документов. При обнаружении хотя бы одного дела, пораженного плесневыми грибками, дезинфекции подвергаются все дела, хранящиеся в коробке (пачке) и материалы на расстоянии 0,5 м во все стороны от пораженных дел. Дела, прошедшие дезинфекцию и дезинсекцию, укладываются отдельно от других дел на карантин сроком до 3-х месяцев, после чего они вновь подвергаются осмотру.
Архивные документы с постоянными и длительными сроками хранения укладываются и хранятся в архиве в специальных коробках. Дела со сроками хранения до 25 лет включительно могут храниться в пачках, обернутых в бумагу. На лицевой стороне каждой коробки (пачки) указывается ее номер. Совершенно секретные, секретные и несекретные дела в архивах хранятся вместе.
XIX. Оформление приема и сдачи дел.
19.1.1. Прием и сдача дел при смене председателя военного суда производится с участием председателя вышестоящего военного суда.
Для приема и сдачи дел приказом председателя вышестоящего военного суда создается комиссия.
19.1.2. Прием и сдача дел при смене начальника отдела гарнизонного военного суда производится в присутствии председателя гарнизонного военного суда или его заместителя.
19.1.3. Для приема и сдачи дел начальником отдела окружного (флотского) военного суда приказом председателя этого суда назначается комиссия, в состав которой входит один из судей окружного (флотского) военного суда.
19.1.4. До начала приема и сдачи дел, судебные дела, журналы, наряды как законченные, так и незаконченные производством должны быть надлежащим образом оформлены.
При приеме и сдаче дел должно быть проверено и сличено с журналом учета наличие уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях (рассмотренных, нерассмотренных, архивных), проверено состояние учета и наличие секретных и совершенно секретных документов, состояние журналов, книг, нарядов, состояние статистической отчетности, наличие вещественных доказательств, имущества и прочих материалов.
19.1.5. О приеме и сдаче дел составляется акт, который подписывается сдающим и принимающим дела, а также членами комиссии. Акт о приеме и сдаче дел утверждается председателем соответствующего военного суда. В акте должно быть отражено:
- общая характеристика делопроизводства, состояние учета, отчетности и архива данного суда;
- наименования журналов, книг, нарядов, карточек, которые ведутся в суде;
- количество листов в каждом наряде, журнале, книге, картотеке;
- неисполненные документы и нерассмотренные дела;
- перечень судебных дел, не сданных в архив;
- все документы архива суда, общее количество судебных дел находящихся в архиве;
- соответствие записей в журнале учета вещественных доказательств их фактическому наличию;
- соответствие наличия имущества суда данным учета.
Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается в военном суде, а второй направляется в вышестоящий военный суд.
Срок для приема и сдачи дел и должности председателя военного суда устанавливается не более 10 дней.
О приеме дел вновь назначенный председатель суда представляет рапорт председателю вышестоящего военного суда.
19.1.6. При освобождении или переводе судей, государственных служащих аппарата военного суда, они обязаны в присутствии председателя военного суда (заместителя председателя военного суда) и с участием материально-ответственного лица передать все имеющиеся у них дела и неисполненные документы, а также служебную литературу, справочные материалы и материальные ценности другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей переводимого (освобождаемого) работника либо материально-ответственному лицу.
При обнаружении недостачи имущества, утраты дел, служебных изданий или документов председатель военного суда назначает служебное расследование.
Форма № 1
Хабаровский гарнизонный военный суд
_________________________________________________________________________________
По номенклатуре дел на 200_г.
№____ том №____
ЖУРНАЛ
учета входящих (исходящих) служебных документов
с №____ по №____
Начат «____» _________ 200_г.
Окончен «____» _______ 200_г.
На ____ листах
В военном суде ежегодно ведется два журнала: один – для учета входящих, другой – для учета исходящих служебных документов.
Поряд-ковый учетный номер | Номер поступив-шего документа | Дата документа | Откуда (от кого) поступил или куда отправлен документ | Наименование или краткое содержание документа |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Кол-во экземпляров | Номера экземпляров | Кол-во листов | Кому передан на исполнение или кем исполнен документ | Расписка в получении документа и дата | Расписка принявшего документ обратно и дата | Какой входящий или каким исходящим номером исполнен документ | Отметка о подшивке, отправке или уничтожении документа | Примечание | |
Номер дела | Номера листов | ||||||||
6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 |
Форма № 2
Журнал
учета переходящих служебных документов
_____________________________________________________
(наименование военного суда)
№ п/п | Номер документа | От кого поступил документ | Коли-чество листов | Кому передан документ | Расписка в получении документа и дата |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
80 | 315 | 1.08.2001 из окружного военного суда | 2 | майору Иванову | Иванов 2.08.2001 |
Форма № 3
Реестр
на документы, переданные ____________________________
Номера документов | Количество листов | Расписка в получении и дата | Расписка в обратном приеме и дата | ||
входя-щий | исходящий | по журналу учета размножения | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Форма № 4
Книга
принимаемых и передаваемых телефонограмм
Пензенского гарнизонного военного суда
Начата «____» _________ 200_г.
Окончена «____» _______ 200_г.
На ____ листах
№ п/п | Дата | Время | Содержание | Кто передал | Кто принял |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Форма № 5
Книга
принимаемых (передаваемых) факсограмм
и документов электронной почты
Краснодарского гарнизонного военного суда
Начата «____» _________ 200_г.
Окончена «____» _______ 200_г.
На ____ листах
№ п/п | Дата и время поступления (отправки) | Корреспондент поступления (отправки) | Количество листов | Краткое содержание документа | Ф. И.О. принявшего (отправившего) документ | Ф. И.О. исполнителя и руководителя подписавшего документ | Отметка о подшивке документа в дело |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Форма № 6
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 |
