Инструкция по судебному делопроизводству в аппарате мировых судей Мурманской области (стр. 6 )

Например:

Председателю Комитета по ветеринарии и охране животного мира Мурманской области

При адресовании документа в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно.

Например:

Мировым судьям Мурманской области

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, проставляется должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

Председателю Комиссии по оперативным вопросам

Адрес не проставляется на документах, направляемых в вышестоящие органы и постоянным корреспондентам.

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

При адресации письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес. В реквизите «адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Например:

ГТРК "Мурман" Служба радиовещания пер. Русанова, д. 7, г. Мурманск, 183767

При адресовании документа физическим лицам, в ответах на жалобы и заявления граждан сначала указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

ул. Героев Рыбачьего, г. Мурманск, 183053

16.12. Текст документа.

В письмах используют следующие формы изложения:

-  от первого лица множественного числа («Просим предоставить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.);

-  от первого лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в …» и др.);

-  от третьего лица единственного числа («Мировой судья не считает возможным…»).

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Допускается уменьшение интервалов между реквизитами «Заголовок», «Текст», «Подпись» при необходимости размещения текста служебного документа на одной странице.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые должны быть пронумерованы арабскими цифрами.

Текст документа должен излагаться четко, последовательно, кратко. При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая", например:

!

В конце текста перед подписью возможно проставление слов "С уважением" (пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них не ставится).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего или нижнего поля листа.

16.13. Приложение.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то после текста указывают его наименование, количество листов, число экземпляров. При наличии нескольких приложений ставится порядковая нумерация.

Например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых воспроизводится в тексте, то отметка о приложении оформляется так:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется в следующем порядке:

Приложение: заключение Комитета по лесному хозяйству Мурманской области /1409 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложение отправляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Приложения к документу оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые реквизиты.

Слово «Приложение» печатается от левой границы текстового поля, без кавычек, отделяется от текста письма 2 межстрочными интервалами.

16.14. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, кроме внутренней переписки, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке, при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Мировой судья Иванов

Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия: "исполняющий обязанности...".

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии Фамилия

Секретарь комиссии Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" и проставлением косой черты перед наименованием должности.

Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.

Подпись отделяется от текста приложения тремя одинарными межстрочными интервалами.

16.15. Применение печатей.

На документах, требующих особого удостоверения, ставится гербовая печать. Печать удостоверяет подлинность подписи мирового судьи либо соответствие копии подлиннику.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Недопустимо ставить оттиск печати на личную подпись и на расшифровку личной подписи.

16.16. Все подписанные документы отправляются только через ответственного секретаря суда аппарата мирового судьи в установленном настоящей Инструкцией порядке.

Ответственный секретарь суда аппарата мирового судьи перед отправкой документа обязан проверить правильность написания адреса, фамилии имени и отчества адресата, наличие указанных в документах приложений и подписей. На письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр письма.

16.17. Процессуальные документы составляются по правилам, предусмотренным процессуальным законодательством.

16.18. Отметка об исполнителе.

Реквизит состоит из инициалов, фамилии исполнителя документа, номера его служебного телефона с указанием кода города, печатается размером шрифта № 10. Оформляется на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

(

17.  Архивное помещение судебного участка

17.1. Оформление и передача судебных дел и документов общего делопроизводства к последующему хранению в архивное помещение судебного участка, порядок определения сроков хранения судебных дел, нарядов и журналов, учет документов в архивном помещении судебного участка, осуществляется ответственными работниками аппарата мирового судьи и производится в соответствии Номенклатурой дел, нормативными правовыми актами Российской Федерации и нормативными правовыми актами Мурманской области.

____________________

Приложения к инструкции

Приложение

(полное наименование суда)

АКТ

об отсутствии документов или других

вложений в почтовых отправлениях

"__" ___________ 20__ г.

Работники _______________________ суда __________________________

(наименование суда) (должности, фамилии, инициалы)

___________________________________свидетельствуют нижеследующее.

В ______________________ поступило ______________________________

(наименование судебного (письмо, бандероль,

участка) посылка и т. п.)

с_______________________________________________________________

(указывается документ: исковое заявление, жалоба, письмо, обращение или др.)

с исходящим регистрационным N ____ от "__" ____________ 20__ г.

При вскрытии почтового отправления в нем не оказалось ______________

________________________________________________________________.

(самого документа или материалов, каких именно, указанных в приложении)

Настоящий акт составлен в 2 экземплярах.

Подписи _______________

_______________________

_______________________

Форма № 1

Журнал

учета входящей корреспонденции

N п/п (вх. номер)	От кого поступил документ	Краткое содержание документа	Зарегистрирован	Передан	Другие отметки
номер	дата	кому	дата	роспись
1	2	3	4	5	6	7	8	9

"__" __________ 20__ г.

(дата поступления корреспонденции

в отдел делопроизводства)

Форма

Журнал

учета исходящей корреспонденции

N п/п (исх. номер)	Наименование документа	Кому направлен	Дата направления	Другие отметки
1	2	3	4	5

Форма № 2

Журнал

учета дел, назначенных к рассмотрению

в судебном заседании

N п/п	Дата	Наимено - вание и N дела	Кому пере - дано	Расписка секретаря судебного заседания в получении	Дата и результат рассмот - рения	Дата сдачи дела в канцелярию	Расписка секретаря в получении дела
1	2	3	4	5	6	7	8

Форма № 4

Разносная книга

для местной корреспонденции

N п/п	Наименование корреспонденции	Кому от- правлена	Исходящий N и дата переписки	Дата полу- чения	Ф. И.О. получившего корреспонденцию	Расписка в получении
1	2	3	4	5	6	7

Форма № 3

СПИСОК № _______

внутренних почтовых отправлений

от ______________201____г.

Вид и категория РПО: Заказные письма с простым уведомлением о вручении

Отправитель: __________________________________________

Наименование и индекс места приема: ОПС Мурманск 1830___

Всего РПО: 2 Всего листов: ____ стр. № ____

№№ п/п	Адресат (Ф. И.О., почтовый адрес)	ШПИ (штриховой почтовый идентификатор)	Вес (кг.)	Сумма объявленной ценности (руб.)	Сумма наложенного платежа (руб.)	Сумма платы за пересылку, без НДС (руб.)	Сумма платы за пересылку, в т. ч. НДС (руб.)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1				-	-		-	наименование отправления
2				-	-		-
			Итого	-	-		-

Общее количество: ____ (_________)

(цифрами, прописью)

Общая сумма платы за пересылку: _______ (________________)

(цифрами, прописью)

НДС: ______ (_______________)

(цифрами, прописью)

Итого за пересылку, с НДС: _________ (________________)

(цифрами, прописью)

Дополнительные услуги:

Общая сумма платы за пересылку простых/заказных уведомлений о вручении с НДС: ____________ (_________________)

(цифрами, прописью)

В т. ч. НДС _______ (___________)

Всего к оплате __________ (________________)

В т. ч. НДС ___________ (__________________)

Сдал: _____________________________ Принял: ________________

(должность, ФИО, подпись) (должность, ФИО, подпись)

МП КПШ

Форма

СПИСОК №_____

простых почтовых отправлений

от _____________201____г

(дата)

Отправитель: ________________

Наименование и индекс места приема: ОПС Мурманск 1830______

№№ п/п	Вид почтового отправления	Вес одного почтового отправления, (гр)	Количество почтовых отправлений	Тариф за единицу без НДС, (руб.)	Общий тариф без НДС, (руб.)	Сумма НДС (руб.)
1	2	3	4	5	6	7
1	Простое письмо	До 20 гр
2	Простое письмо	21-40 гр
3	Простое письмо	41-60 гр

Общее количество: _______ (___________)