Делопроизводство профсоюзной организации (стр. 2 )

При работе с кадровой документацией профсоюзным организациям необходима Инструкция о правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждена постановлением Правительства Российской Федерации )13 и унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты (утверждены Постановлением Госкомстата России ). Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты содержит такие важные документы как: приказ о приёме работника на работу, штатное расписание, приказ о переводе работника на другую работу, приказ о предоставлении отпуска, график отпусков и другие.14[9]

Портфолео законодательных и общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой профсоюзной организации как справочный материал. Использование их при разработке локальных актов профсоюзной организации позволит иметь юридически грамотные профсоюзные документы.

3. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Основные правила составления и оформления профсоюзных документов закреплены в законодательных и нормативно-методических документах, перечисленных в главе настоящего пособия. На их основе каждая профсоюзная организация устанавливает свои требования к работе с документами, регламентируя их в правилах, положениях, инструкциях.

Выполнение единых правил оформления профсоюзных документов обеспечивает:

-юридическую силу документа;

-качественное и своевременное составление и исполнение документов;

-организацию оперативного поиска документов.

3.1 Понятие и состав реквизитов документов

Каждый профсоюзный документ имеет свои обязательные реквизиты, порядок оформления которых определяет ГОСТ Р 6.30 – 2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Для организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 30 наименований.15

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

[10]

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 —отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Все реквизиты можно разделить на постоянные, которые в обязательном порядке повторяются на бланках документов определённого наименования и переменные, использующихся при подготовке конкретного документа.

Каждый профсоюзный документ имеет индивидуальный набор реквизитов. Каждый реквизит содержит свой набор обязательных элементов.

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом. Схемы расположения реквизитов документов приведены на рисунках 3.1 и 3.2

Профсоюзные документы изготавливают на бумаге стандартных форматов. Стандарт бумаги соответствует действующему ГОСТу 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы».

Профсоюзные документы оформляются на бумаге:

- формат А3 (297Х420) применяется для оформления больших таблиц, схем, диаграмм и др.;

- форматы А4 (210х297) и А5 (148х210) для оформления организационно-

распорядительной документации: постановлений, приказов, распоряжений, протоколов, справок, деловых писем и др.

Каждый лист документа должен иметь поля. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003 размеры полей должны быть не менее:16

-левое поле 20 мм

-правое поле 10 мм

-верхнее поле 20 мм

-нижнее поле 20 мм

Международные документы: протоколы, договоры, письма и др. оформляются в соответствии со стандартами, принятыми международной организацией по стандартизации (ИСО) 3535:4977. За рубежом при оформлении

[11]

ГОСТ Р. 6

	20 20С	73		88
	3
		01 02 03		16 19
	51	08 09 10 04		15
	22	11 12 13 14		17
	18	18			297
		20
	20	21 22 25
	40	23 24 26 27
	20   16	28 30 29
	210
	Рисунок 3.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А 4 углового бланка
	ГОСТ Р 6.30 – 2003
	20 10
	3
	73	17	01	297 297
		20	08 09 10 04
		10	11 12 15
			13 14
	18		18 17
			20
	20		21 22 25
	40		23 24 26 27
		16	28 30 29
	20
	210
	Рисунок 3.2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А 4 продольного бланка

документов применяются следующие размеры полей:

-левое поле 20 мм

-верхнее поле 10 мм

Это минимальные размеры полей, меньше поля не допускаются, но больше поля допускаются.

При изготовлении профсоюзных документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края бумаги.17

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительной документации установлены ГОСТ Р. 6.30 – 2003.

В профсоюзной организации создаётся, как правило, два вида бланков: общий бланк и бланк для письма. Но может быть и третий вид бланка конкретного вида документа.18

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов (рисунок 3.3). В зависимости от учредительных документов общий бланк включает в себя реквизиты:

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 — наименование организации;

11 — дата документа;

14 — место составления или издания документа;

[12]

ГОСТ Р 6

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ДОКУМЕНТА

Профсоюз РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Красноярская территориальная (краевая) организация Профсоюзная организация кгпу _______________ № _________ Красноярск

Рисунок 3.3 Образец общего бланка профсоюзной организации

Бланк письма в зависимости от учредительных документов профсоюзной организации включает в себя реквизиты (рисунок 3.4 и 3.5):

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

Кроме того на бланке письма можно размещать реквизиты :

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа.

ГОСТ Р 6.30 – 2003

г~

Профсоюз РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Красноярская территориальная (краевая) организация Профсоюзная организация кгпу Лебедевой ул., 89 г. Красноярск, 660049 Тел. (39 E-mal *****@***ru , , ИНН// ____________ № ___________ На № ___________ от _____________

Рисунок 3.4 Образец углового бланка письма профсоюзной организации

Кроме бланка письма с угловым расположением реквизитов может быть бланк письма с продольным расположением реквизитов (рисунок 3.5).

ГОСТ Р 6.30 – 2003

Профсоюз РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Красноярская территориальная (краевая) организация Профсоюзная организация кгпу Лебедевой ул., 89 г. Красноярск, 660049 Тел. (39E-mal *****@***ru , , ИНН// ____________ № ___________ На № ______ от _____________

Рисунок 3.5 - Образец продольного бланка письма профсоюзной организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов профсоюзной организации включает в себя реквизиты (рисунок 3.6):

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 — наименование организации;

10 — наименование вида документа;

14 — место составления или издания документа.

Кроме того, на бланке конкретного вида документа можно размещать реквизиты:

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

ГОСТ Р 6

Профсоюз РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Красноярская территориальная (краевая) организация

Профсоюзная организация кгпу

ПРИКАЗ

_______________ № _________

Красноярск

Рисунок 3.6 Образец бланка конкретного вида документа профсоюзной организации.

В профсоюзной организации может быть бланк должностного лица – председателя профсоюзной организации. На бланке должностного лица наименование должности размещается ниже наименования организации (рисунок 3.7).

ГОСТ Р 6.30 – 2003

Профсоюз РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Красноярская территориальная (краевая) организация Профсоюзная организация кгпу Председатель Лебедевой ул., 89 г. Красноярск, 660049 Тел. (39E-mal *****@***ru , , ИНН// _______________ № ___________ На № ______ от _____________

Рисунок 3.7 Образец продольного бланка должностного лица – председателя профсоюзной организации.

Изложенные требования к бланкам документов являются обязательными при их изготовлении.

Вместе с тем можно отметить типичные ошибки при изготовлении бланков документов:

- размещение на бланке только сокращённого наименования организации;

- произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требованиям государственного стандарта;

- размещение в оформлении лишних линий, штрихов и других украшений.