Например:
Наименование организации
Вх. № __________
От _____________
Нумерация документов поступающей корреспонденции ведётся в течение календарного года.
Все конверты с документами, за исключением личной корреспонденции вскрываются, в документах сверяется количество страниц, наличие приложений. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверт. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.
Регистрации подлежат следующие документы:
· законодательные и нормативные акты, указы, постановления государственных органов власти всех уровней;
· постановления, решения и информационные письма органов местного самоуправления;
· постановления, письма и рекомендации, распоряжения вышестоящих профсоюзных органов;
· приказы, письма, обращения руководства учреждения;
· проекты документов, представляемых на рассмотрение, согласование, учёт мнения, заключение;
· предложение об изменении или частном уточнении нормативных документов;
· письма, предложения, заявления и жалобы граждан;
· внутренние документы профсоюзной организации (справки, докладные записки, информации и т. д.).
В каждой профсоюзной организации определяется перечень корреспонденции, которая не подлежит регистрации. В нерегистрируемые документы входят:
· печатные издания (брошюры, бюллетени, книги, журналы и т. д.);
· рекламные извещения, проспекты;
· пригласительные письма, открытки, билеты;
· поздравительные письма, телеграммы;
· формы статистической отчётности;
· сообщения о семинарах, совещаниях, заседаниях, повестки дня заседаний;
· платёжные поручения, банковские счета, накладные – первичные документы бухгалтерского учёта;
· прейскуранты, прайс-листы;
· планы и программы обучения;
· графики, заявки;
· документы, поступающие в копиях для сведения;
· корреспонденция, адресованная работникам, с пометкой «лично».
Данный перечень может быть конкретизирован с учётом специфики профсоюзной организации и должен быть закреплён в инструкции по делопроизводству, утверждённой председателем профсоюзной организации или коллегиальным органом.
Документы, не подлежащие регистрации, передаются по назначению членам выборных профсоюзных органов в соответствии с направлениями их работы, в бухгалтерию, в библиотеку.
Предложения, заявления, жалобы членов профсоюза, поступающие в профсоюзную организацию в устной или письменной форме, регистрируются отдельно от писем организации. В этих случаях к номеру документа прибавляется алфавитная буква фамилии заявителя.
Например:
Вх. (Борисов)
Форма журнала регистрации писем, жалоб, заявлений и устных обращений граждан:
№ п/п | Дата поступления или обращения | Фамилия, имя, отчество заявителя | Место работы и должность | Краткое содержание обращения | Дата ответа и принятия мер | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
Поступившие документы передаются на рассмотрение председателю профсоюзной организации и рассматриваются им в день их получения или на следующий рабочий день.
5.2 Порядок работы с исходящей корреспонденцией
Все документы, исходящие из профсоюзной организации, после их подписания председателем или заместителем, регистрируются в карточке или журнале исходящей корреспонденции.
Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции:
Исходящий номер | Дата | Куда и кому адресован документ | Краткое содержание документа | Номер исполнительного документа | Номер дела в которое подшит документ | Примечание (ответ получен, дата) |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
На исходящих документах проставляются дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу (карточке).
При письмах-ответах на бланке также указывается номер и дата документа, на который даётся ответ.
Например:
15.01.2001 № 34
на № 85 от 01.01.2001
Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй с видами согласования остаётся в деле организации.
Ответы на предложения, заявления и жалобы должны содержать тот же регистрационный номер, который даётся им при поступлении. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Протоколы и постановления профсоюзной организации, её выборных органов отправляются за теми же порядковыми номерами, которые были им присвоены.
Выписки из протокола и копии документов, направляемые в организации и гражданам, а также документы финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзной организации.
При направлении документа одновременно более чем четырём адресатам составляется список рассылки, который хранится в деле.
Исходящие документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте и др.
5.3 Контроль за исполнением документов
Контроль за своевременным и правильным исполнением документов поступающих в профсоюзную организацию, осуществляет председатель профсоюзной организации или его заместитель. Цель контроль – содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений, и обеспечение получения информации необходимой для оценки деятельности профсоюзной организации.
Контрольная деятельность предполагает:
· контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов;
· контроль за соответствием формы создаваемых документов, их содержанию и за своевременностью исполнения.
Сроки исполнения документов
· учёт мнения профсоюзной организации при принятии локальных актов, содержащих нормы трудового права - до 5 дней;
· учёт мнения профсоюзной организации при расторжении трудового договора по инициативе работодателя – до 7 дней;
· по письмам организаций – не более 10 дней;
· по предложениям, заявлениям и жалобам граждан – до 15 дней;
· по документам требующим изучения и проверки, подготовки справки и обоснования, а также рассмотрения профсоюзного документа – до 30 дней.
· Протокол разногласий: составление и направление - до 10 дней, рассмотрение до 20 дней.
Контроль исполнения включает:
· постановку документа на контроль;
· проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
· проверку и регулирование хода исполнения;
· учёт и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Началом срока исполнения считается день регистрации документа.
Все контрольные документы должны передаваться на исполнение под расписку с указанием даты получения документа исполнителем и проставлением отметки «контроль» или знака контроля «К» на документах.
Снимаются с контроля только исполненные документы. Документ считается исполненным после направления корреспонденту ответа по существу. Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзной организации.
Не реже двух раз в месяц необходимо проводить выверку неисполненных в срок документов, и по результатам работы за год анализировать исполнение документов на заседаниях профсоюзного комитета или его президиума.
Чётко налаженный контроль является средством повышения эффективности работы и создания деловой атмосферы в профсоюзной организации.
5.4 Номенклатура дел профсоюзной организации
Для обеспечения правильного формирования и учёта дел в профсоюзной организации должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.
Номенклатура дел профсоюзной организации утверждается коллегиальным органом: профсоюзным комитетом или президиумом и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел может утверждаться на срок полномочий выборного коллегиального органа.
Номенклатура дел составляется по установленной архивными органами форме, в которой каждая графа имеет своё назначение и требует правильного заполнения. На основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утверждённым Федеральной архивной службы России 06.10.2000.
Например:
Наименование раздела | ||||
Индекс | Заголовок дела | Количество дел | Срок хранения, и № статьи по перечню | Примечание |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
25-02 | Устав, положение о профсоюзной организации | 1 | Постоянно ст. 15 | |
25-03 | Свидетельство о государственной регистрации | 1 | Постоянно ст. 13 | |
25-04 | Приказы, распоряжения по основной деятельности | 1 | 75 л. ст. | |
25-05 | План работы профсоюзной организации | 1 | Постоянно ст. 90 |
В первой графе проставляется индекс дела, включённого в номенклатуру. Он состоит из двух частей – обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела профсоюзной организации. Например, 25-02: 25 – это цифровое обозначение профсоюзной организации КГПУ в номенклатуре дел вуза, 02 – порядковый номер положения о профсоюзной организации.
Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. Заголовок должен быть кратким и чётко сформулированным.
В третьей графе указывается в зависимости от количества документов сколько сформировано дел в томах. Графа заполняется по окончании календарного года, когда известен их объём (количество листов в деле).
В четвёртой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи типового перечня документальных материалов в соответствии с которым срок установлен.
Пятая графа «Примечания» заполняется в течение года, в неё вносятся отметки об уничтожении дел, передача дел в архив и т. д.
Номенклатура дел включает реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.
Формирование номенклатуры дел профсоюзной организации (приложение № … на …л., в … экз.) зависит от конкретной деятельности, соответствующего профсоюзного органа и от того какая информация и в каком объёме поступает к нему.
Пример номенклатуры дел профсоюзной организации (на правах районной), когда профсоюзная организация является юридическим лицом и имеет штат работников, приведён в приложении № … Данная номенклатура дел согласовывается с заведующим ведомственным или государственным архивом.
Пример номенклатуры дел профсоюзной организации факультета, общеобразовательного или дошкольного учреждения приведён в приложении № ..
При смене председателя первичной профсоюзной организации передаче подлежат все дела, а при смене казначея или бухгалтера – только те, которые входят в номенклатуру дел под названием «Бухгалтерия».
Номенклатура дел профсоюзной организации должна составляться в трёх экземплярах. Один экземпляр хранится у работника, ответственного за делопроизводство, второй – в архиве, третий – используется в профсоюзной организации в качестве справочного пособия по формированию дел.
5.5 Формирование дел
Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, т. к. обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.
В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов.
Порядок формирования и оформления дел должен закрепляться в инструкции по делопроизводству.
Формирование дел начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дел заводится отдельная папка (папка – скоросшиватель или папка – регистратор).
Работа по формированию дел включает следующие операции:
· распределение и раскладка исполненных документов по папкам:
· расположение документов внутри дела в определённой последовательности;
· оформление обложек дел.
Документы систематизируются в делах в соответствии с определёнными принципами. Наиболее удобными являются:
· вопросно-логический;
· хронологический:
· алфавитный;
· нумерационный.
При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в него. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов не допускается.
В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, заверительной надписи и т. п.).
Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.
В деле группируются документы одного календарного года. Расположение документов внутри дела производится в хронологическом порядке.
5.6 Подготовка документов к архивному хранению
Документы профсоюзной организации, имеющиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное хранение, либо хранятся в краткие сроки, а затем выделяются к уничтожению. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в профсоюзной организации для справочной работы. Затем они сдаются в Государственный архив или хранятся в архиве учреждения.
Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.
Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел профсоюзной организации. Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении дел к уничтожению.
Например:
При сдаче документов в архив проводится полное оформление дел.
Полное оформление дел предусматривает:
· подшивку или переплёт дела;
· нумерацию листов в деле;
· составление заверительной надписи дела;
· оформление обложки дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерации в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом.
Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.
Например:
Образец оформления обложки дела
ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Красноярская краевая организация
Профсоюзная организация
Красноярского государственного педагогического университета
Дело 25-03
Протоколы заседаний профсоюзного комитета за 2003 год
На 148 листах
хранить постоянно
На завершённые дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ежегодно составляются описи. На дела временного хранения (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Например:
Образец оформления титульного листа описи постоянного срока хранения
__________________________________________________________
(наименование краевого, областного, городского архива)
Фонд № _______________________
Опись № ______________________
___________________________________________________________
(название описи)
Крайние даты дел___________________
6. РАБОТА С ПИСЬМАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ
В профсоюзную организацию работники обращаются с личными и коллективными обращениями. Работа с письменными обращениями одно из важных направлений деятельности профсоюзной организации.
Все обращения работников делятся на три вида: предложение, заявление, жалоба.
Предложение – обращение работника, в котором обращается внимание на совершенствование работы государственных органов, учреждения, общественных организаций и рекомендуются конкретные пути и способы решения поставленных задач.
Предложение – это одно из средств участия работника в управлении учреждением, организацией. Работник на основе наблюдений и практики работы предлагает пути и способы решения тех или иных проблем.
Заявление – обращение работника, направленное на реализацию личных прав и законных интересов, не связанное с нарушением этих прав и интересов.
В отличие от предложения в заявлении не раскрываются пути и не предполагаются способы их решения.
Жалоба – обращение работника в государственный орган, общественную организацию, к должностному лицу по поводу нарушения прав и законных интересов конкретного работника.
Работа с обращениями и письмами граждан имеет свои особенности и ведётся отдельно от общего делопроизводства. Эта работа регламентируется «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утверждённым Постановлением Государственного комитета СССР по науке и технике, Государственного комитета СССР по стандартам и Главным архивным управлением при Совете Министров СССР от 01.01.01 года № 000/162/298 (приложение № ).
Типовое положение определяет чёткий порядок работы с документами граждан: предложениями, заявлениями, жалобами.
Обращения граждан должны подаваться в те органы, организации, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение этого вопроса.
Жалобы на профсоюзные организации, не имеющие вышестоящих органов, подаются в местные органы власти.
Ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут председатели профсоюзных организаций.
Технология работы с обращениями граждан включает:
· приём граждан;
· приём и обработка письменных обращений;
· регистрация обращений;
· рассмотрение обращений;
· уведомление заявителя направлении обращения в другие органы, организации, учреждения;
· контроль за сроками исполнения документа и выполнением принятых по ним решений;
· информационно-справочная работа по обращениям;
· анализ поступивших обращений.
Обращения работников в профсоюзные организации могут быть поданы в письменной форме, лично по почте, с помощью телеграфа, факса, электронной почты, а также устно председателю профсоюзной организации.
Обращения граждан регистрируются в специальном журнале. С даты регистрации документа начинается отсчёт срока исполнения документа. К обращениям граждан могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Профсоюзная организация и председатель профсоюзной организации вопросы, поставленные в обращении должны в пятидневный срок направлять по принадлежности для рассмотрения, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.
Приложение 1
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,
НА КОТОРЫХ ПРОСТАВЛЯЕТСЯ ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ
Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т. д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).
Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).
Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).
Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т. д.).
Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т. д.).
Положения (об организации; структурном подразделении; премировании и т. д.).
Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.).
Расценки на производство работ.
Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д.).
Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).
Структура и штатная численность.
Тарифные ставки.
Уставы организации.
Формы унифицированных документов.
Штатные расписания и изменения к ним.
Приложение 2
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ
СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).
Архивные справки.
Архивные копии.
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).
Заключения и отзывы.
Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).
Исполнительные листы.
Командировочные удостоверения.
Нормы расхода.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).
Положения об организациях.
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т. д.).
Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк).
Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т. д.).
Соглашения.
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т. д.).
Спецификации (изделий, продукции и т. д.).
Титульные списки.
Удостоверения.
Уставы организаций.
Штатные расписания.
Приложение №
ПРОФСОЮЗ РАБОТНИКОВ УТВЕРЖДЕНО на заседании
НАРОДНОГО ОБРАЗОВАНИЯ профсоюзного комитета
И НАУКИ РФ от ________________
ПРОФСОЮЗНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ КГПУ
Акт
20.06.2001 № 1
Красноярск
Приёмки – сдачи дел
профсоюзного комитета
Основание: решение отчётно-выборной профсоюзной конференции 15.06.2001, заседания профсоюзного комитета ё5.06.2001 протокол
Составлен комиссией:
Председатель: зам. председателя профсоюзной организации
Члены комиссии: 1. Вновь избранный председатель профсоюзной организации
2. Бухгалтер
.3. Председатель ревизионной комиссии ёва
Присутствовал: бывший председатель профсоюзной организации
Комиссия произвела приём-сдачу дел профсоюзного комитета Красноярского государственного педагогического университета по состоянию на 20.06.2001
В результате установлено:
1. Последняя ревизия финансово-хозяйственной деятельности профкома проведена ревизионной комиссией первичной профсоюзной организации за период с 01.01.2000 по 20.05.2001.
2. Инвентаризация имущественно-материальных ценностей и переучёт книжного фонда производились 20.05.2001.
3. На день приёмки-сдачи дел на учёте состоит 856 членов профсоюза, что составляет 95% к числу работающих.
4. План поступлений членских профсоюзных взносов по состоянию на 1-ое число месяца приёмки-сдачи дел выполнен на 25%.
5. Смета профсоюзной организации на 2001 год была утверждена на заседании профсоюзного комитета 25.12.2000.
Профбюджет (смета) исполнен в следующих размерах: доходы выполнены на 45% к годовому плану, что составляет 205 000 рублей.
6. Финансовое состояние по балансу на 1-ое число текущего месяца:
- остаток денежных средств в кассе 503 рубля*;
- средств на текущем счёте в банке № на сумму 53 000 рублей;
- основные средства: оборудование, культ-спортинвентарь, книги и др. на сумму 86 000 рублей;
- состояние бухгалтерского учёта и отчётности: заполнена полностью главная книга по состоянию на 20.06.2001. Данные синтетического учёта полностью соответствуют позициям аналитического учёта;
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 |
