Модель инициативного письма (стр. 7 )

№ реквизита	Сведения о применимости, особенностях содержания и оформления реквизита
14	Обязателен[29]
15	Не используется
16	Используется по необходимости
17	Обязателен
18	Используется по необходимости
19	Обязателен
20	Используется по необходимости
21	Обязателен
22	Не используется
23	Не используется
24	Не используется
25	Используется на копии
26	Обязателен
27	Обязателен
28	В соответствии с правилами использования
29	Используется при наличии электронной копии объяснительной записки

Администрация Кировского района Председателю КДМ

Комитет по делам молодежи (КДМ)

ОКПО_______

ОКУД 0286091

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

№ 14-27/ 03

г. Иваново

О причине опоздания на работу

Я опоздала на работу 25.01.2000. на 35 минут ввиду того, что на перекрестке улиц Ленина и 8-е Марта возникла автомобильная пробка в связи с неисправностью светофора. Поэтому движение автобуса, в котором я ехала, было временно приостановлено.

Специалист личная подпись

Ремнева

В дело 04-05

Модель служебной справки

Справка предназначена для описания или подтверждения (констатации) каких-либо фактов или событий, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов. Справки по значению отражаемых связей бывают: служебные (отражают основную деятельность организации) и частные (удостоверяющие какой-либо юридический факт); по отношению с внешней средой: внешние (для представления в другую организацию) и внутренние (для представления руководству организации или для рассмотрения в коллегиальный орган).

Текст служебной справки не содержит структурных элементов.

В тексте передаются сведения, описывающие ситуацию, сложившуюся в среде управления. В состав этих сведений входит: характеристика состояния среды управления и другие сведения, необходимые для того, кому представляется справка. Вид представления сведений не регламентируется.

Таблица 1

Название справки	Код ОКУД
По вопросам основной деятельности и кадровой деятельности	0253201

Таблица 2

№ реквизита	Сведения о применимости, особенностях содержания и оформления реквизита
01	В соответствии с положением о государственном гербе РФ
02	В соответствии с правовыми актами о гербе субъектов РФ
03	Не используется
04	Обязателен
05	Обязателен для справки, указанной в таблице 1
06	Обязателен[30]
07	Используется, если справка является внешней
08	Обязателен
09	Обязателен
10	Обязателен полный
11	Не используется
12	Используется, если место составления не может быть однозначно установлено из наименования организации
13	Используется по необходимости
14	Обязателен[31]
15	Не используется
16	Используется по необходимости
17	Обязателен
18	Не используется
19	Обязателен
20	Используется по необходимости
21	Обязателен[32]
22	Не используется
23	Не используется
24	В соответствии с правилами использования
25	Используется на копии
26	Обязателен
27	Обязателен
28	В соответствии с правилами использования
29	Используется при наличии электронной копии справки

Модель частной справки

Текст справки не содержит структурных элементов.

Назначение справки – передать сведения, удостоверяющие какой-либо юридический факт частного лица. В состав этих сведений входят: фамилия, имя, отчество (в дательном падеже) гражданина, о котором даются сведения; отношения, в которых находится гражданин с организацией, выдающей справку (работник, учащийся, проживающий и т. д.) и конкретные сведения, необходимые для того, кому предназначена справка. В тексте справки есть трафаретная часть сведений: «Дана… (указывается, кому дана справка) в том, что… (передаются конкретные необходимые для того, кому предназначена справка, сведения). Справка дана для представления…(указывается, для кого предназначена справка)».

Таблица 1

Название справки	Код ОКУД
По вопросам основной деятельности и кадровой деятельности	0253201

Таблица 2

№ реквизита	Сведения о применимости, особенностях содержания и оформления реквизита
04	Обязателен
05	Обязателен для справки, указанной в таблице 2
06	Обязателен
07	Обязателен
08	Обязателен
09	Обязателен
10	Обязателен полный
11	Не используется
12	Используется, если место составления справки не может быть однозначно установлено из наименования организации.
13	Используется по необходимости
14	Обязателен[33]
15	Не используется
16	Используется по необходимости
17	Обязателен
18	Не используется
19	Обязателен
	Продолжение таблицы 2
№ реквизита	Сведения о применимости, особенностях содержания и оформления реквизита
21	Обязателен. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные
22	Не используется
23	Не используется
24	В соответствии с правилами использования
25	Используется на копии
26	Обязателен
27	Обязателен
28	В соответствии с правилами использования
29	Используется при наличии электронной копии справки

Администрация г. Невьянска

Отдел кадров

ОКПО _________

ОКУД 0253201

СПРАВКА

20.01.2000 № 03-24/567

Дана в том, что она действительно работает ведущим специалистом планово-экономического отдела администрации г. Невьянска.

Справка дана для предоставления по месту требования.

Начальник

отдела кадров личная подпись

СОДЕРЖАНИЕ

модель инициативного письма........................................................... 1

Модель письма-ответа................................................................................ 3

Модель приказа по основной деятельности.............................. 8

Модель постановления........................................................................... 12

Модель распоряжения по основной деятельности........... 19

Модель протокола постоянно действующего коллегиального органа 23

Модель акта...................................................................................................... 31

Модель докладной записки................................................................... 38

Модель объяснительной записки.................................................... 42

Модель служебной справки.................................................................. 45

Модель частной справки........................................................................ 47

[1] Если причиной для составления письма послужил какой-либо документ, то указываются все его выходные данные: вид документа; кем издан документ; заголовок к тексту; регистрационный номер; дата документа.

[2] В зависимости от назначения письма, от характера и продолжительности отношений между адресатом и адресантом, применяются и другие схемы построения, в которых могут отсутствовать какие-то разделы или порядок их расположения может быть другим.

[3] Если письмо оформляется на официальном бланке, то печатью его можно не заверять.

1 Если письмо оформляется на официальном бланке, то его печатью можно не заверять.

[4] В обоснованных случаях в констатирующей части может отсутствовать причина и (или) нормативно-правовые основания.

[5] Приказы по основной деятельности подлежат хранению в отдельных делах. Поэтому их регистрационные номера соответствуют порядковым номерам приказов.

[6] Визы согласования проставляются на первом экземпляре приказа.

[7] Констатирующий раздел в обязательном порядке присутствует в постановлениях, имеющих отношение к социально-экономической и иной деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, по вопросам, затрагивающим жизненно важные интересы различных слоев населения, субъектов хозяйственной деятельности и т. п.

Констатирующий раздел может отсутствовать в постановлениях, которые затрагивают интересы конкретных физических лиц (вопросы наследования, землепользования и т. п.). К такого рода постановлениям в обязательном порядке прилагаются заявления, иные документы в соответствии с действующим законодательством, которые в определенной мере заменяют суть, содержание констатирующей части (указывают причины обращения, актуальность проблемы и т. п.).

[8] Если причиной для принятия постановления послужил какой-либо нормативный акт, то указываются все его выходные данные: наименование вида документа; кем издан; заголовок к тексту документа; регистрационный номер; дата документа.

[9] В констатирующем разделе обязательно должны отражаться причина и цель принятия постановления. Остальные же пункты могут быть представлены в пояснительной записке, прилагаемой к постановлению. «Развернутый» констатирующий раздел дает возможность осуществления комплексного, системного подхода к разрешению проблемной ситуации, выработке нестандартных многовариантных решений.

[10] Постановления подлежат хранению в отдельных делах. Поэтому их регистрационные номера соответствуют порядковым.

[11] Визы согласования проставляются на первом экземпляре постановления.

[12] В зависимости от характера распоряжения в нем может отсутствовать либо констатирующая часть в целом, либо некоторые ее разделы.

[13] Указывается в том случае, если причиной издания распоряжения послужил какой-либо документ.

[14] Распоряжения по основной деятельности подлежат хранению в отдельных делах. Поэтому их регистрационный номер соответствует порядковому.

[15] Визы согласования проставляются на первом экземпляре распоряжения.

[16] Приводится дата проведения работы коллегиального органа. Если он выполнял работу несколько дней, то приводится через тире дата начала и окончания работы. Например: 05-10.10.2000 или 30.10.-04.11.2000.

[17] По правилам делопроизводства для каждого вида протоколов должно заводиться отдельное дело, поэтому регистрационный номер соответствует порядковому номеру протокола.

[18] Заголовок к тексту протокола содержит название коллегиального вида деятельности и коллегиального органа. Например: «Собрания трудового коллектива».

[19] Протокол подписывается председателем и секретарем собрания. Расшифровка подписи не ставится. Перед личными подписями ставятся трафаретные слова: Председатель и Секретарь.

[20] Функции исполнителя возлагаются на секретаря.

[21] Название организации указывается в том случае, если должностное лицо работает не в этой организации, где осуществляется деятельность комиссии, т. е. комиссия носит межведомственный характер. При этом название организации включается в название должности.

[22] Сроки, объем и технология выполнения работы указываются, если это возможно.

[23] Приводится дата события (проверки, обследования, экспертизы). Если событие осуществлялось в течение нескольких дней, то приводится через дефис дата начала и окончания события. Например: 09-или 31.10.-04.11.2000.

[24] По правилам делопроизводства акты хранятся в отдельных делах, поэтому их регистрационные номера соответствуют порядковым.

[25] Заголовок к тексту акта содержит название события, по результатам которого составлялся акт. Заголовок к тексту должен грамматически согласовываться со словом «акт». Например: «Акт списания материальных ценностей», «Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института», «Акт о ликвидации».

[26]Может использоваться, если присутствует резолюция

[27] Акт подписывается председателем и членами комиссии. Расшифровка подписи не ставится. Перед личными подписями ставятся трафаретные слова «Председатель» и «Члены комиссии».

[28] Используется только блок обращения.

[29] Используется только блок обращения.

[30] Для внутренних справок достаточно указать наименование структурного подразделения.

[31] Используется только блок обращения.

[32] Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера - руководителем организации и главным бухгалтером. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

[33] Используется только блок обращения.