Модель инициативного письма (стр. 1 )

модель инициативного письма

Текст письма можно условно разделить на три раздела, которые называются: вводный, основной и заключительный.

1. Вводный раздел

Название раздела в письмо не вносится. Этот раздел условно может содержать два пункта: обращение и вступление.

Пункт Обращение

Название пункта в письме не указывается. Назначение пункта – мотивировочное. В состав сведений входит обращение к лицу (группе лиц), в адрес которых составлено письмо. Обращение может формулироваться в различных формах. Вид представления сведений – прозаический.

Пункт Вступление

Название пункта в письме не указывается. В пункте передаются сведения о причинах написания письма. В состав этих сведений входит описание ситуации, послужившей причиной составления письма[1]. Вид представления сведений – прозаический.

2. Основной раздел

Название раздела в письмо не вносится. Раздел не содержит структурных элементов. В этом разделе передаются сведения, необходимые для достижения цели документа. В состав этих сведений входят: состояние среды управления; сложившиеся связи; происходящие процессы и т. п.

Вид представления сведений не регламентируется.

3. Заключительный раздел

Название раздела в письмо не вносится. Этот раздел условно может содержать два пункта: резолютивный и «формулу» вежливого заключения.

Пункт. Резолютивный

Название пункта в письме не указывается. В пункте передаются сведения об основной цели написания письма. Если присутствуют выводы, то дается оценка ситуации и другие сведения, необходимые для принятия решения по существу письма; если присутствует предложение, то указывается суть предложения, кому оно адресовано и просьба об ответе на предложение; если присутствуют просьбы, то указывается, что необходимо сделать, кому и в какие сроки; если присутствует решение, то излагается кратко суть решения и его аргументация и т. п. Вид представления сведений не регламентируется.

Пункт «Формула» вежливого заключения

Название пункта не указывается. Назначение пункта – мотивировочное. В пункте передаются сведения, выражающие благодарность, признательность и уважение к адресату. Вид представления сведений – прозаический[2].

Таблица 1

Название письма	Код ОКУД
Об изготовлении печати, штампа	0211101
С сообщением о ликвидации	0213101
О выходе из совместного предприятия	0213102
По вопросам основной деятельности	0253101

Таблица 2

№ реквизита	Сведения о применимости, особенностях содержания и оформления реквизита
01	В соответствии с положением о государственном гербе РФ
02	В соответствии с правовыми актами субъектов РФ
03	Не используется
04	Обязателен
05	Обязателен для писем, указанных в таблице 1
06	Обязателен
07	Обязателен
08	Не используется
09	Обязателен
10	Обязателен полный
11	Не используется
12	Не используется
13	Используется по необходимости
14	Обязателен
15	Не используется
16	Используется по необходимости
17	Обязателен
	Продолжение таблицы 2
№ реквизита	Сведения о применимости, особенностях содержания и оформления реквизита
18	Используется по необходимости
19	Обязателен
20	Используется по необходимости
21	Обязателен
22	Используется по необходимости
23	Используется по необходимости
24	Обязателен[3]
25	Используется на копии
26	Обязателен
27	Обязателен
28	В соответствии с правилами использования
29	Используется при наличии электронной копии письма

Модель письма-ответа

Текст письма-ответа можно условно разделить на три раздела, которые называются: вводный, основной и заключительный.

1. Вводный раздел

Название раздела в письмо не вносится. Этот раздел условно может содержать два пункта: обращение и вступление.

Пункт Обращение

Название пункта в письме не указывается. Назначение пункта – мотивировочное. В состав сведений входит обращение, которое может формулироваться в различных формах. Вид представления сведений –прозаический.

Пункт Вступление

Название пункта в письме не указывается. В пункте передаются сведения, повторяющие выводы, предложения, просьбы инициативного письма. В данном разделе рекомендуется использовать какой-либо вариант трафаретного текста. Например: «В ответ на Вашу просьбу…», «Согласно Вашей просьбе…», «Ссылаясь на Ваш запрос…», «Изучив Ваше предложение…» и т. п.

2. Основной раздел

Название раздела в письмо не вносится. Раздел не содержит структурных элементов.

В этом разделе передаются сведения, характеризующие решение поставленного в инициативном письме вопроса. Если в инициативном письме присутствуют выводы, то в письме-ответе указывается, согласен адресант с представленными выводами или нет и, если не согласен, то почему. Если было сделано предложение, то указывается, принимается оно или нет, в случае отрицательного ответа называются причины, по которым предложение не может быть принято. Относительно просьбы дается ответ, будет она удовлетворена или нет, и, при необходимости, в какие сроки она будет удовлетворена и в каком объеме (полностью или частично) и т. п. Вид представления сведений не регламентируется.

3. Заключительный раздел

Название раздела в письмо не вносится. Этот раздел не содержит структурных элементов. Назначение раздела – мотивировочное. В нем передаются сведения, выражающие благодарность, признательность и уважение к адресату. Вид представления сведений - прозаический.

Таблица 1

Название письма-ответа	Код ОКУД
С сообщением о ликвидации	0213101
О выходе из совместного предприятия	0213102
По вопросам основной деятельности	0253101

Таблица 2

№ реквизита	Сведения о применимости, особенностях содержания и оформления реквизита
01	В соответствии с положением о государственном гербе РФ
02	В соответствии с правовыми актами субъектов РФ
03	Не используется
04	Обязателен
05	Обязателен для писем, указанных в таблице 1
06	Обязателен
07	Обязателен
08	Не используется
09	Обязателен
10	Обязателен полный
11	Обязателен
12	Не используется
13	Используется по необходимости
14	Обязателен
15	Не используется
16	Используется по необходимости
17	Обязателен
18	Используется по необходимости
19	Обязателен
20	Используется по необходимости
21	Обязателен
22	Используется по необходимости
23	Используется по необходимости
24	Обязателен 1
25	Используется на копии
26	Обязателен
27	Обязателен
28	В соответствии с правилами использования
29	Используется при наличии электронной копии