УТВЕРЖДЕНА
приказом Управления
Федеральной службы
государственной регистрации,
кадастра и картографии
по Республике Карелия
Инструкция
по делопроизводству в Управлении Федеральной
службы государственной регистрации, кадастра и
картографии по Республике Карелия
ОГЛАВЛЕНИЕ
I. Общие положения…………………………………………………… 4
II.Основные понятия…………………………………………………… 6
III Состав документов Управления..………………………………… . 7
3.1.Приказ (распоряжение)……………….…………………….Положение, правило, инструкция………………..………… 12
3.3.Договор (соглашение), контракт…….…………….……….. 13
3.4.Протокол заседания (совещания)………………..……...….. 14
3.5.Служебное письмо…………….…………………….............. 15
3.6.Записка (докладная, служебная, объяснительная)…...……. 16
3.7.Доверенность…………………………………….................... 16
3.8.Телеграмма……………...……………………………………. 17
IV.Документооборот…………………………………………………….Прием и первичная обработка поступающих документов… 18
4.2.Организация работы с документами в отделах Управления. 20
4.3.Регистрация исходящей корреспонденции………………… 20
4.4.Отправка исходящей корреспонденции…………………… 21
4.5.Организация приема и передачи документов с
использованием факсимильной связи……………………… 23
4.6.Учет объемов документооборота…………………………… 23
V. Работа исполнителей с документами………………………………. 24
VI. Контроль исполнения документов…………………………………. 25
6.1.Постановка поручений и документов на контроль………… 26
6.2.Предварительный контроль исполнения поручений
и документов…………………………………………………. 26
6.3.Предупредительный контроль исполнения поручений
и документов…………………………………………………. 26
6.4.Аналитический контроль……………………………………. 27
6.5.Снятие контрольных поручений и документов с контроля.. 27
6.6.Сроки исполнения контрольных документов………………. 27
VII. Порядок работы с обращениями граждан…………………………. 29
VIII. Порядок обращения со служебной информацией ограниченного
распространения…………………………..……………………….. 32
IX . Копировально-множительные работы………………………….…. 34
X. Печати и бланки………………………………………………….….. 35
10.1. Печати Управления……………………………………...….. 35
10.2. Бланки управления………………………………………….. 37
XI.Документальный фонд Управления……………………………..….. 38
11.1. Разработка и ведение номенклатуры дел……………..…… 38
11.2.Заголовки дел…………………………………………………Требования к заполнению формы номенклатуры дел...….. 40
11.4. Основные требования к формированию дел……………….Группировка отдельных категорий документов……...…… 42
11.6. Оперативное хранение и использование документов…….. 43
11.7. Экспертиза ценности документов………………………….. 43
11.8. Оформление дел………….…………………………….......... 44
11.9. Составление и оформление описей дел……………………. 47
11.10. Передача дел в архив Управления………………………… 48
XII Создание документов…………………………………………...…… 49
12.1.Оформление приказов (распоряжений)…………………….. 50
12.2.Оформление протоколов заседаний (совещаний)……...….. 56
12.3.Оформление служебных писем……………………............... 58
12.4.Оформление служебной записки (докладной,
объяснительной)………………………………………………...…. 65
12.5.Оформленире доверенности……………………..................... 65
12.6.Оформление телеграммы………………………………….…. 66
Приложения……….…………………………………………………….… 67
VII. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
Работа с обращениями граждан в Управлении ведется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», иными правовыми актами, регламентирующими порядок работы с обращениями граждан, и настоящей Инструкцией.
Организация, обеспечение учета и своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан в Управлении осуществляется отделом общего обеспечения.
Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на начальников отделов.
Поступившие в отделы обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.
В отдельных случаях при необходимости дополнительной проверки срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем или заместителем руководителя Управления, давшим соответствующее поручение, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения. Копия служебной записки о продлении срока рассмотрения обращения направляется в отдел общего обеспечения Управлении.
Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию Управления, направляются в 7-дневный срок по принадлежности за подписью руководителя Управления или его заместителя.
Решение о рассмотрении письменных обращений граждан с выездом на место сотрудников соответствующих отделов принимается руководителем Управления или его заместителем.
Письменные обращения граждан, поступившие в Управление с сопроводительным письмом на имя руководителя Управления или его заместителя, подписанные депутатом Государственной Думы или членом Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководством Минэкономразвития России, Росреестра, руководителем органа исполнительной власти, в день регистрации докладываются руководителю Управления. Письма с резолюцией руководителя Управления передаются исполнителю только через отдел общего обеспечения, где в случае необходимости берутся на особый контроль.
На особый контроль берутся обращения граждан, пересылаемые Росреестром из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Минэкономразвития России и иных органов государственной власти, если после разрешения обращения им требуется дать ответ. На «особый контроль» могут быть взяты и другие обращения.
Поручения по обращениям граждан передаются исполнителям не позднее следующего дня с момента вынесения резолюции. Если поручение дано нескольким отделам Управления, то работу по его рассмотрению координирует отдел, указанный в резолюции первым. Решение, принятое по такому письму, должно быть согласовано между всеми отделами Управления, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения противоречий окончательное решение принимает сотрудник, давший поручение.
Категорически запрещается:
- направлять обращения на рассмотрение должностным лицам или организациям, действия которых обжалуются;
- передавать обращения из одного отдела в другой, минуя отдел общего обеспечения.
По обращениям граждан окончательные ответы готовятся соответствующими отделами, визируются исполнителем, начальником отдела, заместителем руководителя Управления, курирующим данное направление работы, и через приемную руководителя Управления передаются ему на подпись.
Обращения граждан, поступившие в установленном порядке, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по вопросам, относящимся к компетенции Управления, недопустим. Рассмотрение вопроса считается завершенным только после отправки заявителю ответа о принятом решении.
Письменное обращение гражданина должно быть им подписано с указанием фамилии, имени, отчества, помимо изложения существа предложения, заявления либо жалобы, также указываются данные о месте его жительства. Обращение, не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит. При наличии в таких обращениях сообщений о злоупотреблении, нарушении законодательства, с указанием конкретного должностного лица Управления, обращение (заявление) направляется в соответствующее структурное подразделение для рассмотрения или списания в дело на усмотрение его руководства.
Организацию личного приема граждан руководством Управления осуществляет отдел общего обеспечения. Запись на прием к руководителю Управления или его заместителям производится в рабочем порядке по мере необходимости. Прием проводится в соответствии с утвержденным графиком приема.
Прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции специалистов отделов Управления, проводится специалистами и руководителями этих отделов.
Если во время приема невозможно решить поставленные вопросы, от посетителя принимается заявление, которое передается в отдел общего обеспечения для регистрации и направления по принадлежности.
Если поставленные посетителем вопросы не входят в компетенцию Управления, ему разъясняется его право на обращение в соответствующие органы.
Жалобы и заявления граждан с личного приема, поступающие на рассмотрение в отделы Управления, должны быть взяты ими на контроль.
На отдел общего обеспечения возлагается контроль за организацией работы с обращениями граждан в отделах Управления.
Отделы Управления обязаны своевременно информировать отдел общего обеспечения о завершении работы с обращениями граждан, поступившими с личного приема или с резолюцией руководства Управления, а также о передаче письма в другое подразделение.
Отдел общего обеспечения организует работу справочной службы, информирующей обратившегося в нее гражданина о ходе и результатах рассмотрения его обращения.
В отделах Управления регулярно проводится работа по анализу обращений граждан. На основании информации, полученной от руководителей структурных подразделений Управления, отдел общего обеспечения готовит по итогам полугодия служебную записку о характере обращений граждан в Управление.
Ответственность за достоверность представляемой информации в рамках своей компетенции несут начальники отделов. На обращение, поступившее впервые, заводится алфавитная учетная карточка (приложение 9). На алфавитной карточке проставляется регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество заявителя и его адрес; краткое содержание обращения; дата поступления в Управление; наименование отдела, куда обращение направлено для разрешения.
Регистрационный номер состоит из номенклатурного номера и цифр порядкового номера.
Алфавитная учетная карточка хранится в картотеке отдела общего обеспечения. На ней регистрируются все последующие обращения в Управление одного и того же лица под номером первичного заявления.
На обращение, поступившее впервые, отделом общего обеспечения заводится производство (Приложение 10), кроме того на производстве указывается наименование отдела, куда направляется заявление и фамилия заявителя. В производство подшиваются все документы и материалы, отражающие ход рассмотрения данного обращения и принятые по нему решения. Все последующие обращения одного и того же автора подшиваются в первоначально заведенное производство в хронологическом порядке (Регламент)
Решение об окончании рассмотрения обращения принимает руководитель Управления.
Законченные производства по обращениям граждан хранятся в отделе общего обеспечения и на основании Приказа руководителя Управления сдаются в архив Управления.
Исходящий регистрационный номер при переписке по обращениям граждан присваивается в отделе общего обеспечения.
Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:
- если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению;
- если со времени подачи первого обращения истек установленный законом срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.
Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.
Дубликатом обращения являются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Управление.
Дубликаты обращений, поступившие в течение месяца со дня направления заявителю исчерпывающего ответа, повторному рассмотрению не подлежат и списываются в дело с согласия руководителя Управления. Если они поступили из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Минэкономразвития России, Росреестра и не взяты ими на контроль, заявителю направляется повторный ответ.
