Утверждены
приказом И. о.Министра
образования и науки
Республики Казахстан
от «30» мая 2012 г.
№ 000
Методические рекомендации
к разработке регламента государственной услуги
«Прием документов и зачисление в организации образования, осуществляющие подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования»
1. Общие положения
1. Методические рекомендации к разработке регламента государственной услуги «Прием документов и зачисление в организации образования, осуществляющие подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования» (далее – Методические рекомендации) определяют основные требования к содержанию и порядку разработки регламента государственной услуги.
2. Целью Методических рекомендаций является установление требований к обеспечению соблюдения стандарта государственной услуги и определение порядка деятельности организаций образования, должностных лиц, а также физических и юридических лиц по оказанию государственной услуги.
2. Требования к разработке регламента государственной услуги
3. Регламент государственной услуги должен соответствовать следующим требованиям:
1) соблюдать четкую логическую взаимосвязь и согласованность между административными процедурами и должностными лицами при оказании государственной услуги;
2) охватывать сферу деятельности государственного органа, включая деятельность его структурных подразделений (подведомственных организаций);
3) если государственная услуга оказывается с участием нескольких государственных органов, их подведомственных организаций и иными физическими и юридическими лицами (далее - заинтересованные органы), то регламент оказания государственной услуги должен утверждаться совместным приказом заинтересованных органов;
4) излагаться кратко и четко.
4. Структура регламента государственной услуги должна состоять из следующих разделов:
1) основные понятия;
2) общие положения;
3) описание порядка действий (взаимодействия) в процессе оказания государственной услуги.
5. Раздел «Основные понятия» состоит из следующего пункта:
5.1. В настоящем регламенте государственной услуги «Прием документов и зачисление в организации образования, осуществляющие подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования» (далее – Регламент) используются следующие понятия:
1) государственная услуга – деятельность государственных органов, организаций технического и профессионального образования и иных физических и юридических лиц, являющаяся одной из форм реализации отдельных функций государственных органов, предусмотренная законодательством Республики Казахстан, направленная на удовлетворение потребностей физических и юридических лиц (за исключением государственных органов), носящая индивидуальный характер и осуществляемая по обращению физических и (или) юридических лиц (за исключением государственных органов);
2) потребители – физические лица, которым оказывается государственная услуга;
3) организация ТиПО – организация технического и профессионального образования, оказывающая государственные услуги;
4) структурно-функциональные единицы (далее-СФЕ)- ответственные лица заинтересованных государственных органов, информационные системы (подсистемы), участвующие в оказании государственной услуги.
6. Раздел «Общие положения» должен включать следующие пункты:
6.1 Регламент государственной услуги разработан в соответствии с пунктом 4 статьи 9-1 Закона Республики Казахстан «Об административных процедурах»;
6.2 Государственная услуга оказывается организациями технического и профессионального образования на основании Стандарта государственной услуги «Прием документов и зачисление в организации образования, осуществляющие подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования», утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от _____ 2012 года № _____ (далее-Стандарт);
6.3 Форма оказываемой государственной услуги: неавтоматизированная.
6.4. Регламент государственной услуги оказывается на основании Стандарта, а также подпункта 2) пункта 2, подпункта 4) пункта 3 статьи 6, статьей 26, пунктом 1 статьи 40 Закона Республики Казахстан от 27 июля 2007 года № 000-III «Об образовании», постановлением Правительства от 19 января 2012 года № 000 «Об утверждении Типовых правил приема на обучение в организации образования, реализующие профессиональные учебные программы технического и профессионального образования».
6.5. Результатом завершения оказываемой государственной услуги являются по приему документов - Расписка о приеме документов, по зачислению – Общий приказ о зачислении, либо мотивированный ответ об отказе в предоставлении услуги, либо собственное желание потребителя забрать документы. Государственная услуга оказывается на бумажном носителе.
6.6 Информацию по вопросам оказания государственной услуги, а также о ходе оказания государственной услуги можно получить в организациях технического и профессионального образования.
6.7. Информация о государственной услуге располагается на интернет-ресурсах и стендах, расположенных в фойе организаций технического и профессионального образования, а также на официальных сайтах Министерства образования и науки Республики Казахстан (www. edu. ), акиматов, управлений образования областей гг. Астана, Алматы.
6.8. Сроки оказания государственной услуги:
1) с момента сдачи потребителем необходимых документов, определенных в пункте 11 настоящего стандарта на этапе приема документов - не более 60 минут;
2) с момента обращения для получения государственной услуги – с момента поступления заявления до момента зачисления в установленные Типовыми правилами сроки по 30 августа на очную форму обучения, по 30 сентября на заочную форму обучения;
Не более чем в недельный срок со дня регистрации документов приемная комиссия извещает о допуске поступающих к вступительным экзаменам.
6.9. Услуга, оказываемая организацией образования, предоставляется на платной основе в соответствии с тарифом услуги, утверждаемой организацией образования и согласованной с учредителем.
6.10. Потребители государственной услуги согласно установленному графику работы приемной комиссии организации образования обращаются к члену приемной комиссии за оказанием услуги, получают соответствующую консультацию о порядке предоставления услуги, предоставляют оригиналы и копии документов, заполненные бланки, формы, заявление и другие документы, необходимые для получения государственной услуги в приемную комиссию.
Оригиналы документов предоставляются для сверки с копиями, которые после возвращаются получателю государственной услуги.
Специалистом приемной комиссии будет отказано в приеме документов в случае:
предоставления потребителем неполного пакета документов, указанных в пункте 11 Стандарта;
выявления недостоверных или искаженных сведений в документах, необходимых для принятия решения о предоставлении услуги.
7. Раздел «Описание порядка взаимодействия в процессе оказания государственной услуги» должен включать в себе следующие пункты:
7.1. При сдаче всех необходимых документов для получения государственной услуги потребителю выдается расписка о получении всех документов, в которой содержится дата получения государственной услуги.
7.2. Требования к информационной безопасности:
1) конфиденциальность (защита от несанкционированного получения информации);
2) целостность (защита от несанкционированного изменения информации);
3) доступность (защита от несанкционированного удержания информации и ресурсов).
7.3. После принятия документов в работу сотрудник приемной комиссии:
проверяет подлинность заявления и документов;
формирует в устной форме сообщения об отказе потребителю в запрашиваемой государственной услуге, в связи с имеющимися нарушениями в заявлении или в документах потребителя;
ведет запись данных потребителя, регистрацию заявления в «Книге регистрации поступающих в число обучающихся»;
подшивает необходимые документы, предоставленные потребителем к форме заявления;
выдает расписку о приеме документов потребителю услуги нарочно;
извещает о допуске к вступительным экзаменам при личном посещении потребителя;
обеспечивает участие потребителя на вступительных экзаменах;
доводит результаты зачисления до сведения потребителя.
Текстовое табличное описание последовательности действий (процедур, функций, операций) приемной комиссии организации технического и профессионального образования с указанием срока выполнения каждого действия приведено в приложении 1 к настоящему Регламенту.
7.4. В процессе оказания государственной услуги участвуют:
1) непосредственно специалисты приемной комиссии, которые осуществляют прием, регистрацию, обработку заявлений, выдачу результата завершения оказываемой государственной услуги;
2) коллегиальный орган управления организации образования;
3) руководитель организации образования.
7.5. Схема, отражающая взаимосвязь между логической последовательностью административных действий в процессе оказания государственной услуги и структурно-функциональных единиц, приведена в приложении 2 к настоящему регламенту.
7.6. В приложении 3,4 к настоящему Регламенту представлены формы, шаблоны бланков, в соответствии с которыми должен быть представлен результат оказания государственной услуги (выходной документ), включая формы уведомления.
7.7. Результаты оказания государственной услуги потребителям измеряются показателями качества и доступности в соответствии с приложением 5 к настоящему Регламенту.
Приложение 1
к Методическим рекомендациям
по разработке регламента государственной услуги
«Прием документов и зачисление в организации образования, осуществляющие подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования»
Таблица 1. Описание действий посредством организации ТиПО
Действия основного процесса (хода, потока работ) | ||||||
1 | № действия (хода, потока работ) | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
2 | Наименование | Организация ТиПО | Организация ТиПО | Организация ТиПО | Организация ТиПО | Организация ТиПО |
3 | Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание | Проверка подлинности заявления и документов | формирование сотрудником приемной комиссии в устной форме сообщения об отказе потребителю в запрашиваемой государственной услуге в связи с имеющимися нарушениями в заявлении или в документах потребителя | запись сотрудником приемной комиссии организации образования данных потребителя, регистрация заявления в «Книге регистрации поступающих в число обучающихся» | подшив сотрудником приемной комиссии организации образования необходимых документов, предоставленных потребителем к форме заявления | выдача расписки о приеме документов сотрудником приемной комиссии организации образования потребителю услуги нарочно. |
4 | Форма завершения (данные, документ, организационно-распоря дительное решение) | Прием заявления и документов на получение услуги | Устное сообщение об отказе | Регистрация запроса с присвоением номера заявлению | Формирование личного дела портебителя | Расписка о приеме документов |
5 | Сроки исполнения | Не более 30 минут | Не более 1 минуты | Не более 5 минут | Не более 5 минут | Не более 5 минут |
6 | Номер следующего действия | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Продолжение таблицы 1. Описание действий посредством организации ТиПО
Действия основного процесса (хода, потока работ) | |||||
1 | № действия (хода, потока работ) | 7 | 8 | 9 | 10 |
2 | Наименование | Организация ТиПО | Организация ТиПО | Организация ТиПО | Организация ТиПО |
3 | Наименование действия (процесса, процедуры, операции) и их описание | Приемная комиссия извещает о допуске поступающих к вступительным экзаменам | Проведение вступительных экзаменов | Проведение конкурса | Доведение результатов зачисления до сведения поступающих |
4 | Форма завершения (данные, документ, организационно-распоря дительное решение) | Извещение о допуске к вступительным экзаменам при личном посещении потребителя | Экзаменационная ведомость | Приказ о зачислении в состав обучающихся | информационные стенды, интернет - ресурсы |
5 | Сроки исполнения | Не более 7 дней со дня регистрации документов | Не более 2 часов 15 минут (3 предмета), 1 час 30 мин (2 предмета) при тестировании, не более 15 минут на 1 предмет при сдаче экзамена | Не более 5 дней (25 августа - 30 августа) | Не более 30 минут после издания приказа |
6 | Номер следующего действия | 8 | 9 | 10 |
Приложение 2
к Методическим рекомендациям
по разработке регламента государственной услуги
«Прием документов и зачисление в организации образования, осуществляющие подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования»
Рисунок 1. Диаграмма функционального взаимодействия при оказании «неавтоматизированной» государственной услуги организацией образования
Продолжение приложения 2
к Методическим рекомендациям
по разработке регламента государственной услуги
«Прием документов и зачисление в организации образования, осуществляющие подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования»
Таблица. Условные обозначения
Примечание: Типовое оформление диаграммы приведено в графической нотации BPMN 1.2, используемой для моделирования бизнес-процессов. Моделирование в BPMN осуществляется посредством диаграмм с небольшим числом графических элементов. Это помогает потребителям быстро понимать логику процесса. Выделяют четыре основные категории элементов:
1) объекты потока управления: события, действия и логические операторы;
2) соединяющие объекты: поток управления, поток сообщений и ассоциации;
3) роли: пулы и дорожки;
4) артефакты: данные, группы и текстовые аннотации.
Элементы этих четырёх категорий позволяют строить диаграммы бизнес процессов. Для повышения выразительности модели спецификация разрешает создавать новые типы объектов потока управления и артефактов, которые должны быть приведены в разделе «Примечания».
Приложение 3
к Методическим рекомендациям
по разработке регламента государственной услуги
«Прием документов и зачисление в организации образования, осуществляющие подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования»
Форма заявления на государственную услугу
Форма заявления на поступление на обучение в организацию образования,
осуществляющую подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования
__________________________________________________
(наименование учебного заведения)
Гражданин (ка)_______________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Родившегося_______________________ национальность__________________
(год, число, месяц)
Проживающегося___________________________________________________
(адрес постоянной прописки)
____________________________________________________________________
Окончившего(ей)___________________________________________________
(год окончания, наименование учебного заведения)
____________________________________________________________________
Результаты единого национального тестирования___серия__сертификат №____ (при предъявлении)
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу допустить меня к вступительным экзаменам для поступления на дневное, вечернее, заочное обучение (подчеркнуть) колледжа по специальности _____________________________специализации________________________
В соответствии с Правилами приема имею право на зачисление без вступительных экзаменов (вне конкурса) как ____________________________________________________
(указывается основание)
В школе (профессиональном лицее) изучал иностранный язык _____________
Место работы, занимаемая должность (профессия) и общий трудовой стаж к моменту поступления в колледж________________________________________
__________________________________________________________________
В общежитии нуждаюсь не нуждаюсь (подчеркнуть)
О себе дополнительно сообщаю: _______________________________________
__________________________________________________________________
Отец______________________________________________________________
Мать______________________________________________________________
«____» ______________20__ г. Подпись______________________
Приложение 4
к Методическим рекомендациям
по разработке регламента государственной услуги
«Прием документов и зачисление в организации образования, осуществляющие подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования»
Форма уведомления (извещения), предоставляемого потребителю для явки на сдачу вступительных экзаменов
_______________________________________________________________
(наименование и адрес организации технического и профессионального образования)
Гражданину (-ке) ____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Адрес __________________________________________________________
Извещение №_______________
Для сдачи вступительных экзаменов Вам надлежит явиться в ____________________________________________________________________ (наименование организации технического и профессионального образования)
«_____»________20_____г. к _____час.
Экзаменационный лист № __________необходимо получить у ответственного секретаря приемной комиссии накануне первого экзамена.
Директор ____________
(подпись)
«_____»________20_____г.
Выходная форма положительного ответа (извещение)
на государственную услугу
_______________________________________________________________
(наименование и адрес организации технического и профессионального образования)
Гражданину (-ке) ____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Адрес __________________________________________________________
Извещение №_______________
Приказом директора №______от ____________20_______г.
Вы зачислены в число обучающихся _____________________________________
(отделение/специальность)
на ______курс с предоставлением общежития
_________________________
без предоставления общежития
Начало занятий «______»_________20___г. в ____час.
Предлагаю Вам явиться к началу занятий в установленный срок.
В случае неявки на занятия по неуважительной причине Вы будете отчислены из числа обучающихся.
При невозможности явиться к назначенному сроку необходимо сообщить об этом в учебное заведение с указанием причины.
Директор ____________
(подпись)
«_____»________20_____г.
Выходная форма отрицательного ответа (отказ) на государственную услугу, предоставляемого потребителю
_______________________________________________________________
(наименование и адрес организации технического и профессионального образования)
Гражданину (-ке) ____________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
Адрес __________________________________________________________
Извещение №_______________
в приеме в число обучающихся Вам отказано по следующей причине:
______________________________________________________________
Для получения документов, сданных при подаче заявления о приеме, Вам необходимо явиться лично к секретарю по приему либо затребовать их заявлением о пересылке почтой по указанному Вами адресу.
Лица, не прошедшие по конкурсу в данном учебном заведении, могут поступить без экзаменов, в период с 26 августа по 10 сентября, в другое учебное заведение, в котором имеются вакантные места.
Справку о сданных приемных экзаменах и полученных отметках по каждому предмету выдает секретарь по приему.
Директор ____________
(подпись)
«_____»________20_____г.
Приложение 5
к Методическим рекомендациям
по разработке регламента государственной услуги
«Прием документов и зачисление в организации образования, осуществляющие подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования»
Форма анкеты для определения показателей
государственной услуги: «качество» и «доступность»
«Прием документов и зачисление в организации образования, осуществляющие подготовку кадров по образовательным программам технического и профессионального образования»
(наименование услуги)
1. Удовлетворены ли Вы качеством процесса и результатом оказания государственной услуги?
1) не удовлетворен;
2) частично удовлетворен;
3) удовлетворен.
2. Удовлетворены ли Вы качеством информации о порядке оказания государственной услуги?
1) не удовлетворен;
2) частично удовлетворен;
3) удовлетворен.
