Внесений проект розпорядження доповідається голові державної адміністрації або його заступнику /відповідно до розподілу обов’язків/, за дорученням якого апаратом проводиться опрацювання проекту, а також редагування тексту. На це відводиться до 10 робочих днів.
Проект розпорядження візується працівниками апарату, які здійснювали його опрацювання /в обов'язковому порядку - працівниками юридичної служби/, заступником голови державної адміністрації, який відповідає за його підготовку, та у разі необхідності іншими заступниками голови і передається керівнику апарату для доповіді його голові місцевої державної адміністрації.
Окремо доцільно відзначити важливу роль голови державної адміністрації, керівника установи як найбільш інформованого і компетентного, досвідченого керівника, у забезпеченні цілеспрямованості, високої якості розпоряджень ще на стадії їх підготовки та опрацювання їх проектів. Голова має бути переконаним, що підготовка цих документів - не технічна, не чорнова робота, а одна з найважливіших складових усієї діяльності державної адміністрації. Від якості розпоряджень великою мірою залежить і авторитет керівника. Він покликаний задавати тон у роботі, спрямовувати думку державних службовців апарату, брати особисту участь у виробленні нових ідей, пропозицій і рекомендацій, прогнозувати й оцінювати ситуації.
До вироблення проектів розпоряджень слід залучати найбільш компетентних фахівців. Доцільно також всебічно вивчати і враховувати громадську думку шляхом:
· безпосередніх зустрічей з людьми, прийому громадян, аналізу й узагальнення заданих під час проведення днів інформування запитань, висловлених зауважень і пропозицій;
· узагальнення матеріалів проведених за необхідності анкетних та запрограмованих усних опитувань громадян;
· аналізу документальних джерел /статистичних матеріалів, матеріалів преси, звернень громадян тощо/.
Практика переконує у важливості не тільки вивчення, але й активного формування громадської думки щодо необхідності видання того чи іншого розпорядження, що особливо стосується інтересів, умов життя і праці, добробуту громадян. З цією метою використовуються всі форми і методи роз’яснення мети, переконання людей у необхідності прийняття і реалізації відповідних актів чи здійснення заходів.
Проекти розпоряджень з питань соціально-економічного розвитку відповідної території у разі необхідності попередньо обговорюються на засіданнях колегії місцевої державної адміністрації.
Отже, важливо забезпечити практичну цінність змісту і форми кожного розпорядження /як і інших актів/. Для цього необхідні:
· його тісний зв’язок з раніше виданими актами Не слід дублювати невиконані або виконані лише частково розпорядження, наказу, якщо не виникли нові обставини, які істотно змінюють характер їх реалізації;
· визначення пріоритетних завдань і напрямів роботи структурних підрозділів державної адміністрації, виконавчої діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, їхніх підрозділів;
· максимальна /для даного виду акта/ конкретність накреслених заходів щодо поліпшення роботи, усунення недоліків, визначення способів, термінів виконання і конкретних виконавців;
· визначення чіткого порядку контролю за виконанням розпорядження і відповідальних посадових осіб.
Підготовка доповідної записки
Доповідна записка - службовий документ на адресу колегіального органу, на ім’я керівника установи або її структурного підрозділу з викладом певного питання, звітом про виконання поставленого завдання, доручення, з висновками і пропозиціями. Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.
Доповідні записки готуються з питань, які є особливо важливими, заслуговують колегіального розгляду, прийняття спеціального акту, вжиття заходів керівництвом або вимагають реагування на місцях. Їх змістом може бути узагальнення досвіду, наявність типових недоліків чи порушень, необхідність проведення масових заходів тощо.
З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює її автор, і зовнішні, які адресуються керівникові органу чи організації вищого рівня.
Доповідні записки можуть готуватися як окремим підрозділом, так і спільними зусиллями двох або кількох підрозділів.
За висвітлюваними проблемами доповідні записки відрізняються одна від іншої. Але всім їм властиві такі спільні елементи:
· зазначення мети або причини підготовки доповідної записки; розкриття важливості висвітлюваної проблеми (на виконання Указу Президента України…, постанови Кабінету Міністрів України…; розпорядження голови міської державної адміністрації…; наказу (доручення) генерального директора об’єднання…; з метою з’ясування причин…; для забезпечення якісного проведення огляду культури виробництва та стану техніки безпеки тощо);
· висвітлення об’єктивного стану справ з даного питання на підприємстві (в установі, організації) чи в структурному підрозділі, галузі, місті, районі, області. При цьому в доповідній записці недосить лише констатувати факти. Тут мають розкриватися чинники успіхів або причини недоліків і прорахунків, порушень – як ті, що залежать від самої організації, так і ті, які потребують втручання органів управління чи виконавчої влади вищого рівня. Обов’язковим елементом розкриття стану справ є зведені порівняльні дані, а також найбільш типові, характерні приклади, які дають можливість наочно й переконливо показати форми і методи роботи на місцях і їх результативність. Якщо наведені факти чи зроблені висновки, внесені пропозиції потребують документального чи статистичного обгрунтування, доповнення чи роз’яснення, вони оформлюються як додаток (додатки 1, 2, 3…) до доповідної записки,
· обгрунтовані пропозиції, врахування яких на місцях або при вирішенні питання, у зв’язку з яким подається доповідна записка, допоможе впровадити висвітлений позитивний досвід, усунути недоліки і їх причини, компенсувати втрати (збитки) від припущених порушень тощо. При цьому автор (автори) записки мають пропонувати не лише що необхідно зробити, але й найбільш ефективні прийоми, способи, методи, засоби для розв’язання проблеми;
· повідомлення про заходи, вжиті на місці під час перевірки, надану практичну допомогу;
· пропозиції щодо використання поданої доповідної записки органом чи керівником, якому вона адресована: розглянути; обговорити на колегії чи нараді; видати розпорядження чи наказ; надіслати доповідну записку в структурні підрозділи (чи на підприємства системи управління даного органу) для врахування в роботі чи з метою звернути увагу на типові недоліки; надіслати лист у міністерство тощо.
Пропозиції в доповідній записці не мають носити директивного характеру: це не постанова, наказ, а пропозиції, які можуть бути прийнятими або відхиленими. Тому доцільно користуватися певними усталеними формулюваннями, як-от: “На думку комісії…”; “Бажано…”; “Доцільно…”; “Заслуговує на увагу…”; “Вимагають невідкладного вирішення питання…”; “Потребують втручання керівництва виробничого об’єднання…”; “Досвід вирішення аналогічних питань в інших підрозділах підприємства (чи установи) переконує в …” та інші.
Доповідну записку внутрішнього характеру підписує її безпосередній автор або керівник відповідного підрозділу; зовнішнього характеру (адресовану органу вищого рівня) – керівник органу виконавчої влади, підприємства, установи, організації. Доповідну записку комісії з перевірки чи фінансової ревізії підписують всі члени відповідної комісії. Якщо доповідна записка надсилається за межі підприємства, установи чи організації, вона оформлюється на фірмовому бланку і реєструється.
У доповідних записках, які оформлюються не на бланках, повинні бути такі реквізити:
1) найменування адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка);
2) найменування документа (Доповідна записка);
3) заголовок (про що йдеться, з якого приводу подається документ);
4) текст-інформація чи пропозиції з відповідною аргументацією;
5) перелік додатків, якщо вони наявні, із зазначеною кількістю аркушів;
6) посада, підпис автора (чи авторів);
7) дата складання доповідної записки.
На основі результатів перевірки керівний орган, керівник робить висновок і приймає відповідне рішення. Заслуговує на увагу практика, коли проект такого рішення готує комісія, яка проводила перевірку, вивчала питання.
Пояснювальна та службова записки
У роботі органів, установ і організацій широко використовуються такі форми записок як пояснювальна та службова записки.
Пояснювальна записка – це письмове пояснення причин ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника (порушення дисципліни, невиконання чи неналежне виконання завдання тощо) на вимогу керівника або з ініціативи самого підлеглого.
У ряді випадків – це вступ до іншого документа: проекту розпорядження, плану, звіту, конструкторського, дослідного проекту. У даному разі – це супровідний документ, який пояснює зміст основних положень зазначених вище документів.
Текст пояснювальної записки першого виду має бути переконливим, правдивим і містити незаперечні докази чи самокритичну оцінку вчинків, дій, їх мотиви. При розгляді цього документа керівник або орган, якому пояснювальна записка подана, оцінює не лише саму ситуацію, але й щирість автора, його ставлення до того, що сталося чи до власного вчинку, його громадянську мужність, готовність визнати провину і взяти відповідальність на себе; здатність (або нездатність) до брехні тощо, а, значить, і можливість подальшого використання цього працівника на службі (роботі).
У службовій записці ставляться конкретні питання службового /виробничого/ характеру, прохання, які потребують вирішення.
Як правило, ці документи не виходять за межі установи. Тому вони оформлюються на бланку підрозділу /за його наявності/ або на стандартному папері формату А4 із зазначенням таких реквізитів:
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
