Методика підготовки офіційних документів органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (стр. 6 )

·  Оцінка ділових і моральних якостей працівника, його ставлення до праці, підвищення професійного рівня, участі в громадському житті колективу (міста, району), стосунків з іншими членами колективу, особистісних якостей. Наводяться дані про урядові нагороди, заохочення (або стягнення).

·  Висновки (загальна оцінка), призначення характеристики (за необхідності).

Якщо характеристика складається на працівника, що звільнився, або на випускника навчального закладу, текст викладається у минулому часі; якщо на працюючого чи того, що вчиться, - в теперішньому часі.

Головна вимога до тексту, змісту характеристики – об’єктивність оцінки, неупередженість, уникнення суперечностей. Не слід на одну й ту ж особу видавати характеристики “на замовлення”: в одне місце – позитивну, в інше (наприклад, орган внутрішніх справ) – різко негативну. Неприпустимо й непорядно, коли при вивченні органом вищого рівня кандидатур на висування на більш відповідальну посаду грамотному, здібному, старанному працівнику, але потрібному для цієї установи чи підрозділу, видається негативна (у певній частині) характеристика, а слабкому, якого хотіли б позбутися – позитивна. За подібний підхід керівник, який видав характеристику, заслуговує осуду.

При написанні характеристики неприпустимий суб’єктивізм (оцінка за принципом “особисто відданий і улюблений” або “особисто не подобається”). У разі такого підходу проект характеристики сліду винести на збори колективу підрозділу, в якому працює претендент.

Оцінкам у тексті характеристики мають бути властиві принциповість і визначеність у формулюваннях; не повинно бути вибачально-виправдовуючих серйозні недоліки і негативні риси формулювань (типу: “грубіян, але веселий”, “хам, але вміє бути уважним тощо”).

Слід також враховувати, що в житті нема людей без недоліків, окремих негативних рис характеру. Якщо вони у певного працівника помітні, виявляються яскраво, заради об’єктивності на них слід вказати в характеристиці (виявляє лінощі; не завжди щирий; припускався фактів обману й приписок; не виявляє прагнення до оволодіння державною мовою, незважаючи на численні запевнення; схильний до сутяжництва в колективі; схильний до лестощів і загравання з керівництвом; слабко працює (чи не працює) над підвищенням професійного рівня; несамокритичний, ігнорує зауваження колег; виявляє зверхність щодо товаришів по праці тощо). На такі недоліки з метою їх подолання важливо звернути увагу на новому місці роботи. А ознайомлення з характеристикою особи, якій вона видана, примусить її уважніше поставитися до подолання негативних рис у характері, поведінці та в праці.

Підпис (як правило, підписують характеристику керівник підприємства, установи чи організації, керівник структурного підрозділу; за необхідності – керівник профспілкової організації. В обов’язковому порядку зазначається посада особи, яка підписала характеристику.

Дата складання (ставиться нижче підпису, на відстані 2-3 інтервалів, від нульового положення табулятора.

Відтиск гербовой печатки (або круглої, яка прирівнюється до гербової).

Характеристика оформлюється на загальному бланку або на аркуші паперу формату А4 у двох примірниках: перший направляється за призначенням (запитом) або видається на руки працівникові, другий (копію) підшивають в особову справу.

* * *

Методика роботи з документами багато в чому залежить від конкретних умов життя країни, діяльності органів виконавчої влади нашої держави. У зв’язку з цим на різних етапах державотворення приймаються нормативно-правові акти, які стають керівництвом для підготовки і оформлення документів в органах виконавчої влади різних рівнів, в органах місцевого самоврядування. Постійне вивчення указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, відповідних інструкції дає можливість кожному державному службовцеві, працівникові місцевої ради зразки, орієнтири для забезпечення єдності змісту і форми управлінського, розпорядчого документа в сучасних умовах, методологію і методику його підготовки та оформлення.

Значного мірою допоможе в цьому і спеціальна література з питань роботи з документами різного характеру і спрямування, з якою доцільно ґрунтовно ознайомитися всім, хто має безпосередній стосунок з підготовкою управлінських документів.

Слід постійно пам’ятати, що документи державної установи, органу місцевого самоврядування - це, певною мірою, їхнє обличчя. По якості й культурі підготовки документів люди оцінюють стан управлінської культури установи чи організації, рівень професіоналізму їх керівників та працівників. Тому вдосконалення роботи з документами слід розглядати як невід’ємну складову частину вдосконалення всієї роботи установи чи організації, підвищення її ефективності.

.

Список рекомендованої літератури

Конституція України. Прийнята на п’ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року. - К.: Преса України, 1997. - Ст. 117, 118, 144.

Закон України "Про місцеві державні адміністрації": Офіційне видання. - К.: Парламентське видавництво, 1999.

Закон України "Про місцеве самоврядування в Україні" //Урядовий кур’єр, - 1997. - 14 червня. - № 000-108.

Закон України “Про відпустки” // Відомості Верховної Ради України. – 1997. - № 2. – Ст. 4.

Положення про порядок підготовки і внесення проектів указів і розпоряджень Президента України: Затверджено Указом Президента України від 10 вересня 1994 р. № 000/94 //Вісник державної служби України. - 1996. -№ 2. - С. 70-72.

Положення про порядок роботи з проектами законодавчих актів та матеріалами, що містять законодавчі пропозиції, які подаються на розгляд Верховної Ради України: Затверджено постановою Президії і Верховної Ради України від 30 жовтня 1995 р. // Вісник державної служби України. – 1996. - № 2.- С. 73-60.

Положення про підготовку проектів постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 8 липня 1993 р. № 000 //Вісник державної служби України. – 1993. - № 2. - С. 66-86.

Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 000 //Офіційний вісник України. - 1997. - № 43. – С. 50 - 105.

Постанова Кабінету Міністрів України “Про затвердження Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 11 грудня 1999 р. № 000 Типовий регламент місцевої державної адміністрації //Офіційний вісник України. - 1999. - № 50. - Ст. 2456.

Постанова Кабінету Міністрів України “Про внесення змін до Типового регламенту місцевої державної адміністрації” від 13 березня 2002 р. № 000 //Офіційний вісник України. - 2002. - № 12. - Ст. 598.

Про внесення змін до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади: Постанова Кабінету Міністрів України від 24 січня 2001 р. № 56 // Вісник державної служби України. – 2001. - № 1. – С. 28.

Про внесення доповнення до методичних рекомендацій щодо застосування Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади та зразків оформлення документів особових справ: Наказ Головного управління державної служби України від 12 грудня 2000 р. № 73 // Вісник державної служби України. – 2000. - № 4. – С. 106-107.

Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях: Наказ Мінпраці, Мінюсту, Мінсоцзахисту від 29 липня 1993 р. № 58. Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях // Бюллетень Міністерства праці України. – 1993. - № 9-10. Зміни й доповнення внесено спільним наказом Мінпраці України, Мінюсту України, Мінсоцзахисту України від 26 березня 1996 р. № 29, зареєстрованим у Мінюсті України 24 квітня 1996 р. № 000 / 1227.

Загальні методичні рекомендації щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань: Затверджено наказом Головдержслужби України від з1 травня 2002 р. № 39 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 3. – С. 74-88.

Загальний відділ Кабінету Міністрів України. Нормативні документи Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України з питань організації роботи з документами. - К., 1999.

Інструкція з реалізації положень Порядку проведення обов’язкової спеціальної перевірки відомостей, що подають кандидати на зайняття посад державних службовців: Затверджено наказом Головдержслужби України, Державної податкової адміністрації України, МВС України, Служби безпеки України від 1 серпня 2002 р. № 56 / 377 / 768 / 254 та зареєстровано в Мінюсті України 9 серпня 2002 р. № 000 / 6932 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 3. – С. 89-95.

Управління експертизи та аналізу розвитку територій Секретаріату Кабінету Міністрів України. Збірник нормативно-правових актів з питань діяльності місцевих державних адміністрацій. – Вип. 2. – К., 2000. – 162 с.

, Співак В. М., Хазін ільно-правові документи: зразки заяв, скарг, договорів, заповітів, доручень, контрактів, актів з цивільно-правових питань / За ред. В. Д Гвоздецького. – Вид. 4. – К.: Наукова думка, 2001. – 320 с.

, , Шевчук і ділові папери: Навч. посіб. для вищ. та серед. спец. навч. закладів. –3-тє ви., переробл. і допов. – К.: А. С.К., 2002. – 398 с.

Головач документов. - Киев-Донецк: Главное издательство Издательского обьединения "Вища школа", 1980. - І52 с.

Державне управління, державна служба і місцеве самоврядування: Монографія /Кол. авт.; за заг. ред. проф. . - Хмельницький: "Поділля", 1999. - 570 с.

Діденко діловодство: Навч. посібник. – 2-ге вид., перероб. і доп. – К.: Либідь, 2000.- 384 с.

Коваль ділового мовлення: Писемне та усне ділове спілкування. - Вид. 3. - К.: Вид-во при Київському державному ун-ті Видавничого об’єднання "Вища школа”, 1982. - 287 с.

Професійно-кваліфікаційна характеристика, посадова інструкція як основа роботи з державними службовцями // Вісник УАДУ. – 2001. - № 2. – Ч. 1. – С. 376-383.

Функція прийняття управлінських рішень //Вісник Української Академії державного управління при Президентові України. - 1999.-№ 3. - С. 42 - 50.

І., Сидорова діловий документ: Зразки найважливіших ділових документів українською мовою. - К.: "Тех­ніка", 1992. – 400 с.

Плотницька І. М. Ділова українська мова у сфері державного управління: Навч. посібн. – К.: Вид-во УАДУ, 2000. –192 с.

Пономарів О. Культура слова: Мовностилістичні поради: Навч. посібник. – К.: Либідь, 1999. – 240 с.

Справочная книга корректора и редактора: Редакционно-техническое оформление рукописи, вычитка, корректура / Под общ. ред. .- М.: “Книга”, 1974. – 416 с.

Тугаєнко-Сєряк ідник службовця. – К.: “А. С.К.”, 2000. – 416 с.

Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / , І. Л. Михно, іт та ін. – К.: Довіра; УНВУ “Рідна мова”, 1997. – С. 303-382.

Управленчиские процедуры. – М.: “Наука”, 1988. – 272 с.

Шевчук їнське ділове мовлення: Навч. посібник. – К.: Літера, 2000. – 480 с.

[1] Див: Типовий регламент місцевої державної адміністрації: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1999 р. № 000 // Офіційний вісник України. – 1999. - № 50. – Ст. 2456. (Зміни внесено постановою Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 р. № 000 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 2. – С. 29-36.

[2] Див.: Розпорядження Київського міського голови від 22 серпня 2002 р. № 000 “Про порядок підготовки розпоряджень Київського міського голови”.

3 Див. напр.: Положення про підготовку проектів постанов і розпо­ряджень Кабінету Міністрів України: Затв. постановою Кабінету Міністрів України від 8 липня 1993 р. № 000.

4 Див.: Типовий регламент місцевої державної адміністрації: Затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 11 грудня 1999 р. № 000 // Офіційний вісник України. – 1999. - № 50. – Ст. 2456. (Зміни внесено постановою Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 р. № 000 // Вісник державної служби України. – 2002. - № 2. – С. 29-36.