Методика підготовки офіційних документів органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (стр. 4 )

І. Адресат.

2. Назва виду документа (Пояснювальна записка; Службова записка).

3. Прізвище, ім’я, по батькові, посада виконавця із зазначенням підрозділу.

4. Зміст інформації, прохання і його мотивація; вид і дата порушення, виклад його причин і обставин, оцінка того, що сталося, пропозиції щодо реагування тощо.

5. Підпис, його розшифрування.

6. Дата.

Підготовка інформації

Інформація являє собою офіційний документ установи, організації чи її підрозділу щодо стану справ у галузі, області, районі; про стан виконання рішень /актів/ органів виконавчої влади вищого рівня, наказів керівників; про реалізацію планів, програм, заходів; про реагування на важливі суспільно-політичні події; про надзвичайні ситуації тощо.

Кожний інформаційний документ готується з дотриманням загальноприйнятих вимог до інформації. Йому мають бути властивими об'єктивність; правдивість і повнота; конкретність та історизм; своєчасність і оперативність; логічність, точність і лаконізм викладу. Має враховуватися потреба у систематичності інформування, а також забезпечуватися актуальність і новизна інформації.

Інформації можуть подаватися як на запит або вимогу керівництва органу, установи, організації, відповідно до актів органів виконавчої влади вищого рівня, так і за ініціативою знизу.

За значної різноманітності інформацій за метою і характером, тематичною спрямованістю і змістом, з урахуванням незначного обсягу /орієнтовно - 1,5 - 2 сторінки машинописного тексту чи тексту комп’ютерного набору/, кожна з них має:

·  розкрити суть поставленого, висвітлюваного питання, його головний зміст;

·  відобразити головні тенденції, напрями роботи установи, організації у справі здійснення поставлених завдань, з виконання рішень, розвитку ініціативи трудових колективів, мешканців мікрорайону, села тощо;

·  навести характерні приклади, порівняльні дані, які розкривають систему роботи з висвітлюваного питання, відображають зазначені тенденції і напрями. За необхідності це можуть бути відгуки, критичні висловлювання громадян;

·  показати результативність проведеної роботи з висвітлюваного питання, адекватну описаним проведеним заходам;

·  дати самокритичну оцінку стану справ щодо виконання поставлених в актах завдань, рішень, доручень, планів чи програм тощо.

При підготовці інформації слід уникати типових недоліків, які ще властиві значній кількості документів цього виду.

По-перше, не завжди зміст інформації розкриває суть поставленого в заголовку питання. Наприклад, в інформації про методичне керівництво роботою районних державних адміністрацій у справі здійснення контролю за виконанням рішень органів виконавчої влади вищого рівня висвітлюється робота самих районних державних адміністрацій, а не форми, методи методичної допомоги і керівництва з боку облдержадміністрації.

По-друге, часто в інформаціях відсутній глибокий аналіз стану справ: детально перераховуються проведені заходи: “з розпорядженням ознайомили...", "обговорили...", "провели семінари...", "випустили сторінку в районній газеті...", “провели чотири перевірки…”, "залучили до перевірок понад 40 фахівців…” тощо, - але не вказується конкретно - що змінилося в роботі установи, організації, стані населеного пункту, що фактично зроблено з даного питання, як виконані конкретні пункти розпорядження, заходи плану, як реалізовано звернення громадян, який кінцевий результат.

По-третє, істотним недоліком значної частини інформацій є недостатня критичність їх змісту, "гра" в позитивні приклади. В таких інформаціях сумлінно перераховуються позитивні приклади зробленого, але не повідомляється про недоліки, труднощі, прорахунки, невирішені питання, а якщо й повідомляється, то побіжно: “мають місце окремі недоліки, організація про них знає і вживає заходів до їх усунення”. Таке інформування не сприяє наданню організації реальної допомоги з боку органу вищого рівня.

По-четверте, окремим інформаціям не вистачає внутрішньої логіки, принциповості в оцінці стану справ, самокритичності керівництва організацій в оцінці власних дій. На початку інформації, наприклад, повідомляється, що певний орган питання боротьби зі злочинністю і корупційними проявами тримає під неослабним контролем, вживає всіх необхідних заходів до їх подолання. А в заключній частині наводяться зведені дані і факти, які цілком перекреслюють, спростовують дану попередню оцінку проведеної роботи.

По-п’яте, частина інформацій виконуються на низькому рівні культури, грамотності оформлення.

Причиною зазначених недоліків є те, що не завжди в органах вищого рівня дається оцінка якості змісту інформацій /основна увага приділяється лише своєчасності їх подання/. Конкретні інформації не аналізуються на нарадах апарату відповідних органів та керівних працівників організацій, що входять до системи управління цих органів. Ще зустрічаються факти, коли подана органами і організаціями нижчого рівня правдива, об’єктивна інформація критичного змісту використовується працівниками органів виконавчої влади вищого рівня не на користь названих органів і організацій. Питання методики інформування, як і методики підготовки інших документів, ще не зайняли належного місця у навчально-тематичних планах і програмах підготовки та підвищення кваліфікації державних службовців, працівників органів місцевого самоврядування.

Службові листи

Це найпоширеніший вид документації в системі управління.

Службовий лист - один із засобів обміну інформацією й оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності установ і організацій. Це узагальнена назва різноманітних за змістом документів, які служать засобом фіксованого спілкування установ і організацій із зовнішнім світом.

Форми листів, що використовуються в установах, вирізняються за певними ознаками.

За функціональними ознаками - це листи, що вимагають відповіді /листи-прохання, листи-звертання, листи-пропозиції, листи-подання, листи-запити, листи-вимоги/ і ті, що не вимагають її /листи-попередження, листи-нагадування, листи-підтвердження, листи-відмови, листи-повідомлення, листи-розпорядження, супровідні листи, інформаційні листи/.

За кількістю адресатів /чи авторів/ розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи.

Звичайний лист надсилається одній інстанції.

Циркулярний - надсилається цілому ряду підпорядкованих інстанцій з одного джерела - керівного органу чи його структурного підрозділу /департаменту, головного управління тощо/.

Колективний лист пишеться від імені кількох керівників установ і організацій і надсилається в одну установу з метою вирішення спільної для них проблеми або врахування колективного прохання чи пропозиції.

Залежно від насичення логічними елементами листи можуть бути:

Ø  простими - містять лише висновки: "Надішліть у розпорядження голови Державної комісії з проведення в Україні адміністративної реформи двох фахівців з питань державного контролю”,

Ø  складними - у них поєднуються вимоги, прохання щодо вирішення ряду питань; до вимоги, доручення додається мотивація, пояснення, обґрунтування.

За способом підготовки розрізняють листи:

Ø  стандартні - для них розроблені усталені конструкції, нерідко уніфіковані бланки, стійкі синтаксичні моделі, трафаретні тексти,

Ø  індивідуальні - з питань, які не повторюються, у випадку особливо важливої проблеми, до якої необхідно привернути увагу.

Переважна більшість листів виконується на бланках установи, організації, де є основні реквізити. Для всіх листів складовими частинами /реквізитами/є такі:

І. Назва й адреса відправника листа /поштова адреса, номер телефону, факсу/.

2. Номер і дата листа.

3. Назва й адреса одержувача листа /ним може бути установа чи підрозділ установи або відповідний керівник/.

4. Заголовок листа /за необхідності/.

5. Номер і дата документа, на який дається відповідь.

6. Текст листа.

7. Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада, підпис автора листа.

9. Прізвище та телефон виконавця листа.

Щодо змісту текстові листа властиві основні логічні елементи, до яких належать вступ, докази, висновки і заключення.

Вступ містить виклад причин, пригоду, які викликали необхідність у листі. Це може бути посилання на рішення органів вищого рівня /"Відповідно до...", "У зв’язку з...", "На виконання”.../, або на одержаний документ / На № 000-19 від 03.09.2000 р…”/, чи на порушення або іншу подію, яка вимагає певного реагування.

У доказах викладається історія питання, наводяться факти, посилання на чинне законодавство, вказівки чи рішення органів вищого рівня, цифрові дані, робляться логічні висновки. Докази мають переконати адресата у важливості поставленого питання і необхідності його позитивного вирішення.

Висновок - це головний логічний елемент листа, та його складова частина, у якій викладається суть питання, основна думка листа: пропозиція, прохання, згода, відмова, попередження тощо.

У заключній частині листа може бути висловлено й такі аспекти, як готовність до подальшої співпраці, очікуваний результат, порада звернутися за іншою адресою.

Подібність ситуацій, які стають приводом до листування, дає можливість застосовувати певні стандартні вислови при написанні всіх логічних частин листів. Знання й доречне їх використання значно полегшує як складання, так і сприймання змісту листа. До них належать: "З метою...", "У зв’язку з...", "Відповідно до...", "В порядку...", "По лінії...", "Організація зберігає за собою право...", "Організація не гарантує виконання після строку з дня офіційного звернення" та інші.