СНІТЧУК М. О.
Кандидат історичних наук, доцент
методика підготовки офіційних документів органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, ПІДПРИЄМСТВ, УСТАНОВ
І ОРГАНІЗАЦІЙ
 |
Документ /у перекладі з латинської – "повчальний приклад", "спосіб доказу"/ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини. Це матеріальні носії фіксованої інформації.
В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, друкарським, способом комп'ютерного набору.
Виділяються такі види документів за ознаками класифікації і групами:
За найменуванням – лист, заява, протокол, доповідна записка, розпорядження, наказ та інші.
За змістом інформації - загальні, адміністративні, спеціалізовані /з фінансових, комерційних питань тощо/.
За призначенням - організаційні, розпорядчі, інформаційні, колегіальних органів.
За походженням - внутрішні, зовнішні.
За напрямом - вхідні, вихідні.
За джерелами виникнення - первинні, вторинні.
За формою - стандартні /типові/, індивідуальні /нестандартні/. Стандартні документи мають однакову форму і заповнюються у певній послідовності й за обов'язковими правилами /типові листи, положення, інструкції/. Індивідуальні документи створюються у кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій.
За технікою відтворення - рукописні, відтворені механічним способом.
За ступенем гласності - для службового користування, таємні, цілком таємні.
За терміном зберігання - постійного зберігання, тривалого зберігання /понад 10 років/, тимчасового зберігання /до 10 років/.
За стадіями відтворення - оригінали, копії. Копії - це відтиск /повна копія оригіналу, що залишається у відправника/, витяг /відтворює частину тексту/, дублікат /другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу/.
За юридичною силою - справжні, підробні. Справжні документи бувають дійсні /що зберігають юридичну силу/ і недійсні /ті, що втратили юридичну силу/. Підробні - це документи, зміст або реквізити яких не відповідають істинним. Підробка буває матеріальною, коли подаються неправильні відомості, робляться виправлення підчищення, та інтелектуальною, коли документ готується свідомо неправильного змісту.
За носієм інформації - на папері, диску, магнітній плівці, фотоплівці, стрічці, перфострічці.
За складністю - прості /односкладні/ і складні /дво - і багатоскладні/. Прості документи відображають лише одне питання. Складні документи висвітлюють, як правило, кілька питань. Їх текст містить різні логічні елементи, додатки тощо.
За терміном виконання - звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.
Основні загальні вимоги до офіційних,
ділових документів
· Наукова обґрунтованість і цілеспрямованість.
· Відповідність чинному законодавству /законність/.
· Врахування документів органів виконавчої влади вищого рівня, наступність і погодженість з основними положеннями попередніх власних документів і рішень.
· Компетентність. Рішення, вказівки, вимоги, рекомендації, сформульовані в документі, не повинні суперечити загальнодержавним, загальногалузевим тощо. Документ має видаватися лише у межах повноважень, компетенції відповідного органу. Конкретні зобов’язуючі пункти рішень, розпоряджень, наказів не повинні адресуватися органам, організаціям, посадовим особам, які не мають повноважень і прав на вчинення певних дій, проведення заходів, визначених для них у документі.
· Достовірність, об'єктивність оцінки явищ, фактів, процесів.
· Своєчасність і справжня необхідність документа, відповідність його призначенню. Важливі раціональне скорочення паперового потоку, своєрідний "захист" справжньої необхідності прийняття того чи іншого рішення, видання розпорядження чи наказу, запиту письмових довідок та інформації.
· Повнота змісту, переконливість, конкретність, точність, стислість документа.
- Повним вважається текст документа, зміст якого вичерпує всі істотні обставини справи.
- Переконливим є обґрунтований текст документа, який сприяє прийняттю пропозиції чи задоволенню викладених прохань, реалізації внесених пропозицій. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.
- Конкретність документа виявляється в оперуванні його розробника конкретними фактами, цифрами, висновками, пропозиціями. Рішення, розпорядження, накази мають конкретно визначити: що треба зробити, яких заходів вжити; коли має бути виконане накреслене в документі; хто є конкретний виконавець. У цьому - важлива умова їх дієвості.
- Точним текст документа є тоді, коли в ньому відсутнє подвійне тлумачення слів та виразів, коли кожна думка чітко визначена і зрозуміла.
- Стислість документа виявляється в тому, що його текст є коротким за обсягом і глибоким за змістом. У ньому відсутні зайві слова, смислові повтори, довгі міркування і відступи не по суті справи, загальновідомі пояснення й екскурси.
· Дотримання вимог мовної культури оформлення тексту. Мовна культура - це й знання правил укладання кожного виду ділових паперів та їх оформлення. Це стосується як формуляру документа, так і його словесного наповнення: вибору слів і граматичної форми, окремих рис синтаксису.
· Послідовність і логічність викладу
· Дотримання вимог державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та передбачених примірною інструкцією, інструкціями з діловодства вимог до обсягу й оформлення кожного документа.
Методика підготовки окремих видів офіційних документів та інформаційних матеріалів
Загальними моментами, які слід мати на увазі, розпочинаючи підготовку документа, є:
· врахування мети документа і завдань, що вирішуються шляхом його прийняття /видання/;
· врахування загальних вимог, що ставляться до такого виду документів;
· наявність достатнього аналітичного матеріалу, фактів;
· визначення системи використання аналітичного матеріалу, фактів;
· визначення обсягу документа /інформаційного матеріалу/.
Підготовка доповіді
Важливу роль у підготовці та проведенні засідань колегіальних органів, зборів, нарад відіграють доповіді. Вони не є документами у повному розумінні цього поняття. Але їх зміст у поєднанні з можливостями усного публічного виступу справляє значний вплив на формування думки учасників засідань колегіальних органів, нарад і зборів, на остаточне формулювання рішень і рекомендацій.
Доповідь - це продуманий виклад узагальненої інформації з певних питань з глибоким аналізом стану справ, обґрунтованими і чітко сформульованими висновками і пропозиціями щодо шляхів розв'язання назрілих завдань, усунення недоліків та їх причин, удосконалення, поліпшення роботи галузі, території, підприємства, установи, сфери діяльності.
Доповідь керівника завжди має певний характер звіту перед учасниками засідання, наради, зборів. У цьому виявляється демократизм, прозорість діяльності органів виконавчої влади, керівництва підприємств та організацій.
Особливістю ділової доповіді є те, що її завчасно розданий учасникам засідання чи наради розтиражований текст може стати предметом обговорення, зазнавати критики, доповнюватися новими положеннями. Проте найефективнішим був і лишається усний виклад з наступним зацікавленим обговоренням.
Як і будь-який публічний виступ, усна доповідь містить елементи емоційності. Але надмірна, зайва емоційність під час її викладу небажана: захопившись “артистизмом”, аудиторія може некритично сприйняти зміст доповіді.
Деякі побажання при підготовці доповідей.
Ще нерідко в доповідях господарські питання аналізуються з точки зору суто господарських показників і результатів, перетворюються на статистичні, бухгалтерські звіти. у той же час недосить чітко розкриваються організаційно-виховні чинники, які впливають на вирішення господарських, виробничих завдань. Не можна випускати з уваги, що відповідні орган чи організація, керівник забезпечують реалізацію державної політики. Для них займатися господарством означає в першу чергу займатися людьми, які ведуть господарство, - керівниками, спеціалістами, іншими працівниками. Тому в доповіді слід також глибоко аналізувати засоби, форми, методи впливу органу виконавчої влади, керівництва організацій, що належать до системи його управління, на розв'язання кадрових проблем, організацію і виховання, політико-психологічний настрій у колективах, населених пунктах, на створення належних умов праці і життя людей.
Не слід під конкретністю доповіді на засіданні, нараді чи зборах розуміти її наповнення численними прикладами, фактичними даними, прізвищами керівників і фахівців. Перенасичення доповіді недостатньо узагальненими прикладами, числовими показниками, відсотками втомлює слухачів, знижує їх інтерес до обговорюваного питання. Конкретність виявляється не в кількості, а в типовості змісту прикладів, цифр. При цьому важливо не просто навести приклад, назвати проценти чи абсолютні дані. Їх треба подати в порівнянні /по роках чи періодах, з даними близьких за профілем підприємств, інших галузей, територій тощо/. Важливо проаналізувати причини сучасного стану справ, шляхи, що привели до успіху, чи висновки, які слід зробити з наведених прикладів і даних. Прізвища керівників, інших працівників треба не просто перерахувати, а назвати з необхідною характеристикою особистого внеску в успіх або недоліки, які вплинули на вирішення питання, що обговорюється.
|
Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 |
